異地分公司采購管理辦法

異地分公司采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司異地分公司采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬異地分公司的各類物資采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競爭的機(jī)會(huì)，采購決策應(yīng)公平公正。4.歸口管理原則：采購工作實(shí)行歸口管理，明確各部門在采購活動(dòng)中的職責(zé)和權(quán)限。二、采購管理職責(zé)分工（一）分公司采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定分公司采購計(jì)劃和預(yù)算，并組織實(shí)施。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.組織采購項(xiàng)目的招標(biāo)、詢價(jià)、談判等采購活動(dòng)，簽訂采購合同。4.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等工作，協(xié)調(diào)處理采購過程中的問題。5.定期向上級(jí)采購管理部門匯報(bào)采購工作情況，提供采購數(shù)據(jù)和分析報(bào)告。（二）分公司其他部門職責(zé)1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提出采購申請(qǐng)，明確采購物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)審、商務(wù)談判等工作，提供專業(yè)意見和建議。3.配合采購部門做好采購物資的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。（三）上級(jí)采購管理部門職責(zé)1.制定公司整體采購戰(zhàn)略和政策，指導(dǎo)異地分公司采購工作。2.協(xié)調(diào)分公司之間的采購資源共享，優(yōu)化采購渠道。3.監(jiān)督檢查分公司采購工作的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。4.組織開展采購業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高分公司采購人員的業(yè)務(wù)水平。三、采購計(jì)劃與預(yù)算管理（一）采購計(jì)劃編制1.各部門應(yīng)于每年末根據(jù)本部門下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和工作安排，編制采購需求計(jì)劃，詳細(xì)列出所需采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.采購部門匯總各部門采購需求計(jì)劃后，結(jié)合分公司庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，進(jìn)行綜合平衡和分析，編制分公司年度采購計(jì)劃。年度采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、預(yù)算金額、采購時(shí)間等。3.對(duì)于臨時(shí)性、緊急性采購需求，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫采購申請(qǐng)表，說明采購原因、物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部門。采購部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并納入采購計(jì)劃安排。（二）采購預(yù)算管理1.采購部門根據(jù)年度采購計(jì)劃編制采購預(yù)算，采購預(yù)算應(yīng)與分公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算相銜接，確保采購資金的合理安排。2.采購預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購項(xiàng)目的預(yù)算金額，對(duì)于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)預(yù)算編制。采購預(yù)算經(jīng)分公司財(cái)務(wù)部門審核、分公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如因市場價(jià)格波動(dòng)、業(yè)務(wù)需求變化等原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，采購部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、分公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行調(diào)整。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.對(duì)于潛在供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行初步調(diào)查和評(píng)估，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。3.對(duì)符合基本條件的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等。實(shí)地考察后，采購部門應(yīng)撰寫考察報(bào)告，提出是否納入合格供應(yīng)商名錄的建議。（二）供應(yīng)商評(píng)估與選擇1.采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。評(píng)估方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種形式。2.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購部門建立供應(yīng)商等級(jí)評(píng)價(jià)體系，將供應(yīng)商分為A、B、C三個(gè)等級(jí)，其中A級(jí)為優(yōu)秀供應(yīng)商，B級(jí)為合格供應(yīng)商，C級(jí)為待改進(jìn)供應(yīng)商。3.在采購項(xiàng)目實(shí)施過程中，采購部門應(yīng)優(yōu)先選擇A級(jí)供應(yīng)商；對(duì)于B級(jí)供應(yīng)商，應(yīng)加強(qiáng)管理和監(jiān)督；對(duì)于C級(jí)供應(yīng)商，應(yīng)暫停合作，督促其進(jìn)行整改，整改合格后方可繼續(xù)合作。4.對(duì)于重大采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行供應(yīng)商綜合評(píng)審，從多個(gè)方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，選擇最合適的供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商檔案管理1.采購部門應(yīng)為每個(gè)供應(yīng)商建立獨(dú)立的檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、產(chǎn)品樣本、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、業(yè)績證明材料、合作記錄、評(píng)估報(bào)告等。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和管理。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，及時(shí)傳達(dá)公司采購政策和需求信息，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和合作意向。2.對(duì)于供應(yīng)商提出的問題和建議，采購部門應(yīng)及時(shí)給予回應(yīng)和處理，共同協(xié)商解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的合作表現(xiàn)，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)，如優(yōu)先采購、增加訂單量、延長付款期限等；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)提出整改要求，如整改不力，可終止合作。五、采購方式與流程（一）采購方式1.招標(biāo)采購：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。2.詢價(jià)采購：對(duì)于金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇最低價(jià)供應(yīng)商成交。3.談判采購：對(duì)于一些特殊采購項(xiàng)目，如獨(dú)家代理產(chǎn)品、定制產(chǎn)品等，可采用談判采購方式。采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行一對(duì)一談判，協(xié)商確定采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可采用單一來源采購方式：（1）只能從唯一供應(yīng)商處采購的；（2）發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；（3）必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。（二）采購流程1.采購申請(qǐng)：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部門。2.采購審批：采購部門收到采購申請(qǐng)表后，對(duì)采購申請(qǐng)的必要性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核。對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，提出評(píng)審意見。采購申請(qǐng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、分公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。3.采購實(shí)施：采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，按照選定的采購方式組織實(shí)施采購活動(dòng)。對(duì)于招標(biāo)采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作；對(duì)于詢價(jià)采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇最低價(jià)供應(yīng)商成交；對(duì)于談判采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行一對(duì)一談判，協(xié)商確定采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款；對(duì)于單一來源采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.合同簽訂：采購部門與供應(yīng)商達(dá)成一致意見后，應(yīng)簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、分公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。5.物資驗(yàn)收：采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。6.付款結(jié)算：采購部門根據(jù)采購合同約定和物資驗(yàn)收情況，填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、分公司財(cái)務(wù)部門審核、分公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購部門應(yīng)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方式進(jìn)行。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握市場價(jià)格變化情況。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，采購部門可采用套期保值、簽訂長期合同、分批采購等方式，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用評(píng)價(jià)體系，對(duì)供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行定期評(píng)估。在簽訂采購合同前，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函，以降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約跡象，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或追究其違約責(zé)任。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購物資質(zhì)量的控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告和質(zhì)量保證承諾。在物資驗(yàn)收過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。同時(shí)，采購部門應(yīng)建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資進(jìn)行追溯，查明原因，追究相關(guān)責(zé)任。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。在采購合同簽訂過程中，采購部門應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。同時(shí)，采購部門應(yīng)建立法律咨詢機(jī)制，及時(shí)咨詢法律專業(yè)人士，解決采購過程中遇到的法律問題。七、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）采購監(jiān)督1.上級(jí)采購管理部門應(yīng)定期對(duì)異地分公司采購工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃執(zhí)行情況、采購方式選擇、采購流程合規(guī)性、供應(yīng)商管理、采購合同簽訂與履行等方面。2.分公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的真實(shí)性、合法性、效益性等方面。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。3.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，采購部門應(yīng)接受公司其他部門和員工的監(jiān)督，對(duì)舉報(bào)和投訴的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）采購審計(jì)1.分公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)公司年度審計(jì)計(jì)劃，定期對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、采購方