企業(yè)商務(wù)紀(jì)念品管理辦法

企業(yè)商務(wù)紀(jì)念品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司商務(wù)紀(jì)念品的管理，規(guī)范商務(wù)紀(jì)念品的采購、使用、保管等行為，確保商務(wù)紀(jì)念品的合理使用，提升公司形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在商務(wù)活動中涉及的商務(wù)紀(jì)念品管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保商務(wù)紀(jì)念品管理活動合法合規(guī)。2.必要性原則根據(jù)商務(wù)活動實際需求，合理確定商務(wù)紀(jì)念品的種類、數(shù)量和預(yù)算，避免不必要的浪費。3.適度性原則商務(wù)紀(jì)念品的選擇和贈送應(yīng)適度，注重體現(xiàn)公司文化和形象，避免過度奢華或不當(dāng)行為。4.歸口管理原則商務(wù)紀(jì)念品管理工作實行歸口管理，明確責(zé)任部門，確保各項工作有序開展。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善商務(wù)紀(jì)念品管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司商務(wù)紀(jì)念品的采購、調(diào)配等工作。3.審核商務(wù)紀(jì)念品采購計劃和預(yù)算，確保采購行為符合公司規(guī)定。4.對商務(wù)紀(jì)念品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核商務(wù)紀(jì)念品采購費用的預(yù)算和報銷，確保費用支出合理合規(guī)。2.對商務(wù)紀(jì)念品的財務(wù)收支進(jìn)行核算和監(jiān)督，定期提供財務(wù)報告。（三）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)活動需求，提出商務(wù)紀(jì)念品的采購申請和使用建議。2.負(fù)責(zé)本部門商務(wù)紀(jì)念品的領(lǐng)取、發(fā)放和使用管理，并及時反饋使用情況。（四）采購部門1.根據(jù)行政管理部門下達(dá)的采購任務(wù)，按照規(guī)定的采購流程進(jìn)行商務(wù)紀(jì)念品的采購。2.負(fù)責(zé)商務(wù)紀(jì)念品供應(yīng)商的選擇、評估和管理，確保所采購的紀(jì)念品質(zhì)量可靠、價格合理。3.及時與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。三、采購管理（一）采購計劃1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)活動計劃和實際需求，提前制定商務(wù)紀(jì)念品采購計劃，明確紀(jì)念品的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。2.采購計劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政管理部門匯總。行政管理部門結(jié)合公司整體情況進(jìn)行綜合平衡，形成年度商務(wù)紀(jì)念品采購計劃，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)按照公開、公平、公正的原則，通過招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式選擇合格的商務(wù)紀(jì)念品供應(yīng)商。2.對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等進(jìn)行全面評估，建立供應(yīng)商檔案，定期進(jìn)行考核和更新。3.優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理且能提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)的供應(yīng)商。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或詢價函，明確采購要求、交貨時間、付款方式等條款。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)報價，并提供樣品或產(chǎn)品資料。采購部門對供應(yīng)商的報價和樣品進(jìn)行審核和比較，選擇最優(yōu)方案。3.采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。4.商務(wù)紀(jì)念品到貨后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等，確保符合采購合同要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。四、使用管理（一）使用范圍商務(wù)紀(jì)念品主要用于公司對外商務(wù)活動，包括但不限于商務(wù)會議、商務(wù)宴請、商務(wù)拜訪、展會活動等。（二）領(lǐng)取與發(fā)放1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，填寫商務(wù)紀(jì)念品領(lǐng)取申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政管理部門領(lǐng)取。2.行政管理部門應(yīng)建立商務(wù)紀(jì)念品發(fā)放臺賬，詳細(xì)記錄領(lǐng)取時間、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、紀(jì)念品種類和數(shù)量等信息。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)商務(wù)紀(jì)念品的發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、紀(jì)念品種類和數(shù)量等內(nèi)容。（三）使用規(guī)范1.業(yè)務(wù)部門在商務(wù)活動中使用商務(wù)紀(jì)念品時，應(yīng)遵循適度、得體、尊重的原則，確保紀(jì)念品的發(fā)放和使用符合公司形象和文化。2.不得將商務(wù)紀(jì)念品用于個人消費或其他非商務(wù)目的。3.在商務(wù)活動中發(fā)放商務(wù)紀(jì)念品時，應(yīng)注意場合和方式，避免引起不必要的誤解或負(fù)面影響。五、保管管理（一）倉庫管理1.行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門的商務(wù)紀(jì)念品倉庫，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，確保紀(jì)念品的安全存放。2.倉庫管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)商務(wù)紀(jì)念品的入庫、保管、出庫等工作，建立庫存臺賬，定期進(jìn)行盤點，確保賬實相符。3.對庫存的商務(wù)紀(jì)念品應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。同時，要做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保紀(jì)念品的質(zhì)量不受影響。（二）盤點與清查1.倉庫管理人員應(yīng)每月對商務(wù)紀(jì)念品進(jìn)行盤點，編制盤點報表，報行政管理部門審核。2.行政管理部門應(yīng)定期組織對商務(wù)紀(jì)念品進(jìn)行全面清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括庫存數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等，確保賬實相符。3.如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與賬面記錄不符或紀(jì)念品存在質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。六、預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和商務(wù)活動安排，結(jié)合以往商務(wù)紀(jì)念品使用情況，編制商務(wù)紀(jì)念品年度預(yù)算。2.商務(wù)紀(jì)念品預(yù)算應(yīng)包括采購費用、運輸費用、保管費用等各項支出，并明確預(yù)算總額和分項預(yù)算金額。3.預(yù)算編制應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)發(fā)展需求和成本控制要求，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.商務(wù)紀(jì)念品采購和使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算支出。如有特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定履行審批程序。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對商務(wù)紀(jì)念品預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。3.行政管理部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查工作，確保預(yù)算執(zhí)行的嚴(yán)肅性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門應(yīng)定期對商務(wù)紀(jì)念品的采購、使用、保管等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對商務(wù)紀(jì)念品費用支出的審核和監(jiān)督，確保費用支出合理合規(guī)。3.公司審計部門應(yīng)定期對商務(wù)紀(jì)念品管理情況進(jìn)行審計，重點檢查采購程序的合規(guī)性、費用支出的合理性、庫存管理的規(guī)范性等，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。2.關(guān)注社會公眾對公司商務(wù)紀(jì)念品管理的評價和反饋，不斷改進(jìn)管理工作。八、違規(guī)處理（一）對于違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.未經(jīng)審批擅自采購商務(wù)紀(jì)念品的；2.超預(yù)算采購商務(wù)紀(jì)念品的；3.將商務(wù)紀(jì)念品用于個人消費或其他非商務(wù)目的的；4.在商務(wù)活動中發(fā)放商務(wù)紀(jì)念品時違反規(guī)定，造成不良影響的；5.商務(wù)紀(jì)念品保管不善，導(dǎo)致丟失