山東省勞改檔案管理辦法

山東省勞改檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為加強(qiáng)山東省勞改檔案的科學(xué)管理，提高勞改工作質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省勞改工作實(shí)際情況，制定本辦法。勞改檔案是勞改機(jī)關(guān)在執(zhí)行刑罰過(guò)程中形成的，反映勞改工作活動(dòng)的，具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它對(duì)于準(zhǔn)確掌握罪犯情況，正確執(zhí)行刑罰，教育改造罪犯，維護(hù)監(jiān)管秩序，以及研究勞改工作歷史和規(guī)律都具有重要意義。（二）適用范圍本辦法適用于山東省境內(nèi)所有勞改機(jī)關(guān)，包括監(jiān)獄、未成年犯管教所等執(zhí)行刑罰的場(chǎng)所。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則勞改檔案由各勞改機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。任何單位和個(gè)人不得擅自分散保存或銷(xiāo)毀檔案。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀檔案，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和存儲(chǔ)方式，建立便捷高效的檔案檢索和利用服務(wù)體系，為勞改工作提供及時(shí)、有效的信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置各勞改機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)本單位檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。（二）人員配備與職責(zé)1.檔案管理人員要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉勞改工作業(yè)務(wù)，經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格證書(shū)。同時(shí)，應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，保守檔案機(jī)密。2.檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本辦法，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管本單位各類(lèi)勞改檔案，確保檔案的安全與完整。建立健全檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為勞改工作提供信息支持。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序做好檔案的銷(xiāo)毀工作。組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，提高檔案管理水平。對(duì)本單位各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍勞改檔案的收集范圍包括罪犯收押、調(diào)配、獎(jiǎng)懲、釋放等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料，主要有：1.罪犯基本情況檔案包括罪犯的判決書(shū)、裁定書(shū)、執(zhí)行通知書(shū)、入監(jiān)登記表、健康檢查表、指紋卡片等。2.罪犯改造檔案涵蓋罪犯的認(rèn)罪悔罪書(shū)、思想?yún)R報(bào)、獎(jiǎng)懲審批表、評(píng)審鑒定表、個(gè)別談話(huà)記錄、心理咨詢(xún)記錄、勞動(dòng)改造記錄等。3.獄政管理檔案如罪犯的考核記錄、禁閉審批表、申訴材料、控告檢舉材料、會(huì)見(jiàn)通信記錄等。4.教育改造檔案包括教學(xué)計(jì)劃、教案、考試試卷、文化技術(shù)學(xué)習(xí)記錄、法制教育記錄、職業(yè)技能培訓(xùn)記錄等。5.生活衛(wèi)生檔案有罪犯的伙食賬目、醫(yī)療病歷、衛(wèi)生防疫記錄等。6.刑滿(mǎn)釋放檔案包含釋放證明書(shū)、出監(jiān)鑒定表、安置幫教材料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地移交檔案管理部門(mén)。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)勞改檔案按照年度問(wèn)題分類(lèi)法進(jìn)行整理。即先將檔案按年度分開(kāi)，再在每個(gè)年度內(nèi)按問(wèn)題分為罪犯基本情況、改造、獄政管理、教育改造、生活衛(wèi)生、刑滿(mǎn)釋放等類(lèi)別。2.編號(hào)規(guī)則為便于管理和檢索，對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年度類(lèi)別順序號(hào)”的形式，如“2023改造001”表示2023年度改造類(lèi)的第一卷檔案。3.裝訂要求檔案材料應(yīng)去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于翻閱和保管。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所建設(shè)勞改機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定，并配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等。（二）保管措施1.檔案上架排列檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架排列，便于查找和管理。不同年度、類(lèi)別和保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.溫濕度控制庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。3.防火防盜庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等。加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。4.防蟲(chóng)防鼠定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害或鼠害跡象應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行防治。可采用防蟲(chóng)藥品、滅鼠器具等進(jìn)行預(yù)防和處理。5.檔案修復(fù)與保護(hù)對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)。修復(fù)檔案應(yīng)遵循保持原貌、最小干預(yù)的原則，采用專(zhuān)業(yè)的修復(fù)技術(shù)和材料進(jìn)行處理。（三）檔案數(shù)字化管理隨著信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)逐步推進(jìn)勞改檔案的數(shù)字化管理。建立檔案數(shù)字化加工平臺(tái)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)、備份和安全管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍勞改檔案的利用主要服務(wù)于勞改工作的決策、執(zhí)行和監(jiān)督，包括對(duì)罪犯的管理、教育改造、獎(jiǎng)懲考核等方面。同時(shí)，也可為司法機(jī)關(guān)、相關(guān)部門(mén)以及罪犯家屬等依法查閱檔案提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱服務(wù)勞改機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.借閱服務(wù)因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、期限等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和勞改機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，確需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.出具證明服務(wù)根據(jù)有關(guān)單位或個(gè)人的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)可依據(jù)檔案內(nèi)容出具相關(guān)證明材料。出具證明應(yīng)嚴(yán)格審核申請(qǐng)材料，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。同時(shí)，定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和勞改工作實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。一般分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）三種。對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。（二）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、年度、類(lèi)別、保管期限、數(shù)量等信息。銷(xiāo)毀清冊(cè)一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份報(bào)勞改機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷(xiāo)毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷(xiāo)毀檔案與銷(xiāo)毀清冊(cè)是否一致，確保檔案全部銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告檔案管理部門(mén)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制勞改機(jī)關(guān)應(yīng)建立健全檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）上級(jí)檢查指導(dǎo)上級(jí)勞改機(jī)關(guān)應(yīng)定期對(duì)下級(jí)單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促