飛書業(yè)務(wù)運營管理辦法

飛書業(yè)務(wù)運營管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司飛書業(yè)務(wù)的運營管理，提高工作效率，優(yōu)化協(xié)作流程，確保公司各項業(yè)務(wù)在飛書平臺上高效、有序開展，充分發(fā)揮飛書工具的優(yōu)勢，提升公司整體運營效能。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有使用飛書進行業(yè)務(wù)溝通、協(xié)作、項目管理等相關(guān)工作的部門和人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保飛書業(yè)務(wù)運營合法合規(guī)。2.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化飛書平臺的使用流程和功能配置，減少不必要的溝通成本和時間浪費。3.協(xié)作性原則：強調(diào)團隊協(xié)作，促進不同部門、崗位之間的信息共享與協(xié)同工作，打破信息壁壘，提升整體協(xié)作效果。4.安全性原則：高度重視數(shù)據(jù)安全和信息保密，采取有效措施保護公司在飛書平臺上的各類數(shù)據(jù)資產(chǎn)，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被非法篡改。二、組織與職責(zé)（一）飛書業(yè)務(wù)管理小組公司設(shè)立飛書業(yè)務(wù)管理小組，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)飛書業(yè)務(wù)的整體規(guī)劃、推進實施、監(jiān)督評估等工作。管理小組由公司高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負責(zé)人為成員。主要職責(zé)：1.制定和修訂飛書業(yè)務(wù)運營管理的戰(zhàn)略方針、政策和制度。2.審議飛書平臺的功能優(yōu)化需求，協(xié)調(diào)資源支持相關(guān)項目的開展。3.定期對飛書業(yè)務(wù)運營情況進行評估和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。4.協(xié)調(diào)解決跨部門在飛書使用過程中出現(xiàn)的重大問題和爭議。（二）各部門職責(zé)1.行政部門負責(zé)飛書賬號的統(tǒng)一管理與維護，包括新員工賬號的開通、離職員工賬號的注銷等。組織飛書相關(guān)的培訓(xùn)工作，提高員工對飛書功能的認知和使用技能。協(xié)助其他部門解決飛書使用過程中的技術(shù)問題，與飛書官方保持溝通，及時獲取平臺更新信息并傳達給公司內(nèi)部。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門在飛書平臺上的日常業(yè)務(wù)運營，包括建立和維護部門內(nèi)部的溝通群組、項目管理流程等。推動本部門員工積極使用飛書工具，根據(jù)業(yè)務(wù)需求合理運用飛書的各項功能，提高工作效率和協(xié)作質(zhì)量。及時反饋本部門在飛書使用過程中遇到的問題和優(yōu)化建議，配合公司整體的飛書業(yè)務(wù)管理工作。3.信息安全部門制定飛書平臺的數(shù)據(jù)安全策略和管理制度，確保公司數(shù)據(jù)在飛書環(huán)境下的安全性。開展數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)和教育活動，提高員工的數(shù)據(jù)安全意識。定期對飛書平臺的數(shù)據(jù)進行安全檢查和風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的數(shù)據(jù)安全隱患。三、飛書賬號管理（一）賬號開通與注銷1.新員工入職時，行政部門應(yīng)在收到人力資源部門提供的入職信息后，及時為其開通飛書賬號。賬號信息應(yīng)與員工在公司內(nèi)部系統(tǒng)中的信息保持一致，包括姓名、工號、所屬部門等。2.員工離職時，所在部門負責(zé)人應(yīng)及時通知行政部門，行政部門在確認離職手續(xù)辦理完畢后，于[X]個工作日內(nèi)注銷其飛書賬號。3.對于因工作調(diào)動等原因需要更換飛書賬號所屬部門的員工，行政部門應(yīng)在收到相關(guān)通知后，及時進行賬號信息的調(diào)整。（二）賬號權(quán)限管理1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，由所在部門負責(zé)人提出賬號權(quán)限申請，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部門負責(zé)為員工設(shè)置相應(yīng)的飛書賬號權(quán)限。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保員工僅擁有完成工作所需的最少權(quán)限。2.對于涉及公司核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和敏感信息的崗位，其賬號權(quán)限應(yīng)進行嚴格管控，實施分級授權(quán)管理，并定期進行權(quán)限審核和清理，確保權(quán)限的合理性和安全性。3.員工離職或崗位變動后，所在部門負責(zé)人應(yīng)及時通知行政部門調(diào)整其賬號權(quán)限，避免權(quán)限濫用或信息泄露。四、溝通協(xié)作管理（一）即時通訊1.鼓勵員工在飛書即時通訊工具上進行日常工作溝通，保持信息的及時傳遞和交流。溝通內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、主題明確，避免無關(guān)閑聊和冗長表述。2.在使用即時通訊時，應(yīng)注意區(qū)分工作群組和私人聊天，工作相關(guān)信息應(yīng)在工作群組中發(fā)布，避免因私人聊天干擾工作秩序。3.對于重要的工作事項和決策，應(yīng)盡量通過正式的溝通渠道進行確認和記錄，如郵件、會議紀要等，確保信息的準確性和可追溯性。（二）群組管理1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要合理創(chuàng)建飛書群組，群組名稱應(yīng)清晰反映其功能和用途，便于成員識別和查找。2.群組成員應(yīng)嚴格遵守群組規(guī)則，不得在群內(nèi)發(fā)布與工作無關(guān)的信息、廣告、惡意言論等，維護群組的良好秩序。3.群組管理員負責(zé)群成員的管理、信息發(fā)布的審核以及群公告的更新等工作，確保群組信息的有效性和安全性。對于違反群組規(guī)則的成員，管理員有權(quán)進行警告、禁言或移除等處理。4.定期對群組進行清理和優(yōu)化，對于長期不活躍或已完成工作使命的群組，可予以解散或合并。（三）會議管理1.充分利用飛書會議功能開展各類工作會議，會議組織者應(yīng)提前在飛書平臺上創(chuàng)建會議日程，明確會議主題、時間、參與人員、會議議程等信息，并提前發(fā)送會議邀請。2.參會人員應(yīng)提前做好準備，準時參加會議。在會議過程中，應(yīng)保持麥克風(fēng)靜音，攝像頭開啟，確保會議的正常進行。如有特殊情況需要暫時離開會議，應(yīng)提前向主持人說明。3.會議組織者負責(zé)會議的記錄和紀要整理工作，會議結(jié)束后應(yīng)及時將會議紀要發(fā)送給參會人員，并根據(jù)需要進行任務(wù)分配和跟進。對于重要會議，應(yīng)將會議紀要歸檔保存，以備后續(xù)查閱。4.鼓勵采用線上協(xié)作會議的方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的線下會議，減少會議成本和時間消耗。對于必須線下召開的會議，應(yīng)在飛書平臺上同步會議相關(guān)信息，確保無法參會的人員能夠及時了解會議內(nèi)容。五、項目管理（一）項目創(chuàng)建與規(guī)劃1.項目負責(zé)人在接到項目任務(wù)后，應(yīng)在飛書項目管理模塊中創(chuàng)建項目，并填寫項目基本信息，包括項目名稱、起止時間、項目目標、項目成員等。2.根據(jù)項目需求，制定詳細的項目計劃，明確項目階段、里程碑、任務(wù)分解以及責(zé)任人等信息。項目計劃應(yīng)在項目啟動初期提交給項目管理小組審核，并在飛書平臺上進行公示。3.在項目規(guī)劃階段，應(yīng)充分利用飛書的文檔協(xié)作、任務(wù)管理等功能，對項目相關(guān)的文檔、資料進行集中管理和共享，確保項目團隊成員能夠及時獲取所需信息。（二）任務(wù)分配與跟蹤1.根據(jù)項目計劃，項目負責(zé)人將具體任務(wù)分配給項目團隊成員，并在飛書任務(wù)管理模塊中明確任務(wù)的起止時間、優(yōu)先級、交付成果等要求。2.任務(wù)負責(zé)人應(yīng)按照任務(wù)要求按時完成工作，并及時在飛書平臺上更新任務(wù)進度。項目負責(zé)人應(yīng)定期對項目任務(wù)的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。3.對于項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的風(fēng)險和問題，應(yīng)及時在飛書項目群中進行溝通和討論，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，并在項目風(fēng)險管理文檔中進行記錄和跟蹤。（三）項目協(xié)作與溝通1.項目團隊成員應(yīng)密切協(xié)作，通過飛書即時通訊、群組、會議等工具保持高效溝通，及時共享項目進展情況、遇到的問題及解決方案等信息。2.鼓勵項目團隊成員在飛書文檔中進行協(xié)作編輯，共同撰寫項目報告、方案策劃等文檔，提高文檔的撰寫效率和質(zhì)量。3.定期召開項目進度會議，由項目負責(zé)人匯報項目進展情況，討論解決項目中存在的問題，并對下一階段的工作進行安排和部署。會議紀要應(yīng)及時在飛書平臺上發(fā)布，確保項目團隊成員能夠及時了解會議內(nèi)容。（四）項目驗收與總結(jié)1.項目結(jié)束后，項目負責(zé)人應(yīng)及時組織項目驗收工作，按照項目合同或任務(wù)要求對項目成果進行檢查和評估。驗收通過后，應(yīng)在飛書平臺上發(fā)布項目驗收報告。2.項目團隊?wèi)?yīng)對項目進行全面總結(jié)，分析項目執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進建議和措施?？偨Y(jié)報告應(yīng)提交給項目管理小組，并在公司內(nèi)部進行分享，以便其他項目團隊借鑒參考。3.將項目相關(guān)的文檔、資料進行歸檔整理，保存至公司指定的存儲位置，以便后續(xù)查閱和使用。六、數(shù)據(jù)安全管理（一）數(shù)據(jù)分類與分級1.根據(jù)數(shù)據(jù)的敏感程度和重要性，對公司在飛書平臺上存儲和處理的數(shù)據(jù)進行分類分級，如分為公開數(shù)據(jù)、內(nèi)部數(shù)據(jù)、敏感數(shù)據(jù)等。2.針對不同級別的數(shù)據(jù)，制定相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全保護策略和措施，明確訪問權(quán)限、存儲方式、加密要求等。（二）數(shù)據(jù)存儲與備份1.飛書平臺的數(shù)據(jù)存儲應(yīng)遵循公司的數(shù)據(jù)存儲策略，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。對于重要數(shù)據(jù)，應(yīng)進行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置。2.加強對數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的管理和維護，定期進行檢查和清理，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，建立數(shù)據(jù)存儲的監(jiān)控機制，及時發(fā)現(xiàn)并處理異常情況。（三）數(shù)據(jù)訪問控制1.嚴格按照數(shù)據(jù)權(quán)限管理規(guī)定，對飛書平臺的數(shù)據(jù)訪問進行控制。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級別的數(shù)據(jù)，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。2.采用身份認證、授權(quán)管理等技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)訪問的安全性。定期對用戶的賬號權(quán)限進行審核和調(diào)整，及時發(fā)現(xiàn)并處理權(quán)限濫用等問題。（四）數(shù)據(jù)加密1.對于敏感數(shù)據(jù)，在傳輸和存儲過程中應(yīng)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲介質(zhì)中的保密性。2.采用符合國家相關(guān)標準的加密算法和技術(shù)，對數(shù)據(jù)進行加密保護。同時，加強對加密密鑰的管理，確保密鑰的安全性和保密性。（五）數(shù)據(jù)安全審計1.建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對飛書平臺的數(shù)據(jù)訪問、操作等行為進行審計和記錄。審計內(nèi)容應(yīng)包括訪問時間、訪問人員、操作內(nèi)容等信息。2.定期對數(shù)據(jù)安全審計記錄進行分析和審查，及時發(fā)現(xiàn)潛在的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險和違規(guī)行為，并采取相應(yīng)的措施進行處理。同時，將數(shù)據(jù)安全審計結(jié)果納入公司的信息安全考核體系。七、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計劃1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和員工飛書使用情況，制定年度飛書培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)涵蓋飛書的基本功能、高級應(yīng)用、安全知識等方面的內(nèi)容。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資等信息，并提前在公司內(nèi)部進行公示，確保員工能夠提前做好培訓(xùn)準備。（二）培訓(xùn)方式1.線上培訓(xùn)：利用飛書在線課程、視頻教程等資源，開展線上自主學(xué)習(xí)培訓(xùn)。員工可以根據(jù)自己的時間和需求，自主安排學(xué)習(xí)進度。2.線下培訓(xùn)：定期組織線下集中培訓(xùn)，邀請飛書官方講師或公司內(nèi)部專家進行授課。線下培訓(xùn)應(yīng)注重實踐操作和互動交流，提高員工的學(xué)習(xí)效果。3.專項培訓(xùn)：針對特定業(yè)務(wù)場景或功能需求，開展專項培訓(xùn)。專項培訓(xùn)可以根據(jù)實際情況采用線上或線下相結(jié)合的方式進行，確保員工能夠熟練掌握相關(guān)業(yè)務(wù)在飛書平臺上的操作方法。（三）培訓(xùn)效果評估1.在每次培訓(xùn)結(jié)束后，通過問卷調(diào)查、實際操作考核等方式對培訓(xùn)效果進行評估。了解員工對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度、培訓(xùn)方式的滿意度以及對培訓(xùn)的改進建議等。2.根據(jù)培訓(xùn)效果評估結(jié)果，對培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)內(nèi)容進行調(diào)整和優(yōu)化，不斷提高培訓(xùn)質(zhì)量，滿足員工的學(xué)習(xí)需求。（四）技術(shù)支持1.行政部門應(yīng)設(shè)立飛書技術(shù)支持熱線或在線客服渠道，及時解答員工在飛書使用過程中遇到的技術(shù)問題。2.對于員工反饋的技術(shù)問題，應(yīng)及時進行記錄和跟蹤，協(xié)調(diào)飛書官方技術(shù)人員或公司內(nèi)部技術(shù)團隊進行解決。在問題解決后，應(yīng)及時將處理結(jié)果反饋給員工。3.定期收集員工在飛書使用過程中遇到的共性問題和優(yōu)化建議，整理后反饋給飛書官方，推動飛書平臺功能的不斷完善。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.飛書業(yè)務(wù)管理小組定期對公司各部門的飛書業(yè)務(wù)運營情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括賬號管理、溝通協(xié)作、項目管理、數(shù)據(jù)安全等方面。2.通過查看飛書平臺的使用記錄、查閱相關(guān)文檔資料、與員工進行溝通交流等方式，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促相關(guān)部門進行整改。（二）考核指標1.賬號管理：考核賬號開通與注銷的及時性、賬號權(quán)限設(shè)置的合理性、賬號信息的準確性等指標。2.溝通協(xié)作：考核即時通訊的使用效率、群組管理的規(guī)范性、會議組織與參與情況等指標。3.項目管理：考核項目計劃的制定與執(zhí)行情況、任務(wù)分配與跟蹤的有效性、項目協(xié)作與溝通的順暢性、項目驗收與總結(jié)的完整性等指標。4.數(shù)據(jù)安全：考核數(shù)據(jù)分類分級的準確性、數(shù)據(jù)存儲與備份的規(guī)范性、數(shù)據(jù)訪問控制的嚴格性、數(shù)據(jù)加密的執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)安全審計的有效性等指標。5.培訓(xùn)與支持：考核培訓(xùn)計劃的執(zhí)行情況、培訓(xùn)效果評估結(jié)果、技術(shù)支持的響應(yīng)速度和解決問題的能力等指標。（三）考核方式1.采用定量與定性相結(jié)合的考核方式，對各部門和員工的飛書業(yè)務(wù)運營情況進行綜合評價。定量考核依據(jù)各項考核指標的完成情況進行打分，定性考核根據(jù)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及改進情況進行評價。2.考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核在每季度末進行，年度考核在每年年底進行。年度考核結(jié)果作為員工績效評定、晉升、獎勵等的重要依據(jù)。（