采購人員合同管理辦法

采購人員合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購合同管理，規(guī)范采購行為，維護公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購人員在采購活動中簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則采購合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保合同合法有效。2.公平公正原則合同雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則，明確各自的權(quán)利和義務(wù)，不得損害任何一方的合法權(quán)益。3.誠實守信原則采購人員應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得隱瞞或欺詐對方。4.風(fēng)險防范原則加強合同風(fēng)險管理，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行提前評估和防范，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂前管理（一）采購需求確定1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出采購申請，明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等詳細信息。2.采購部門對采購申請進行審核，評估其合理性和必要性，對于不符合要求的申請及時與申請部門溝通調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進行實地考察或背景調(diào)查。3.制定供應(yīng)商評估標準，對潛在供應(yīng)商進行綜合評估，評估內(nèi)容包括但不限于：企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、交貨期、售后服務(wù)等。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進行商務(wù)談判。（三）合同條款擬定1.采購人員應(yīng)根據(jù)采購需求和談判結(jié)果，擬定合同條款。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.合同主要條款應(yīng)包括：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準；價格及付款方式；交貨時間、地點、方式；驗收標準及方法；違約責(zé)任；爭議解決方式等。3.在擬定合同條款時，應(yīng)充分考慮公司利益和風(fēng)險防范，對于涉及公司重大利益的條款，應(yīng)報上級領(lǐng)導(dǎo)審核。（四）合同審批1.采購合同擬定完成后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批流程一般包括采購部門負責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.各審核部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對合同條款進行嚴格審核，重點審核合同的合法性、合規(guī)性、合理性、完整性以及風(fēng)險防范措施等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與采購人員溝通修改。3.經(jīng)審批通過的合同，方可加蓋公司公章或合同專用章。三、合同簽訂管理（一）簽訂流程1.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商就合同條款達成一致意見后，及時簽訂書面合同。合同文本應(yīng)一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨?.簽訂合同前，采購人員應(yīng)確保合同雙方簽字蓋章齊全，合同內(nèi)容與審批通過的合同條款一致。3.合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門做好合同執(zhí)行的準備工作。（二）合同編號與存檔1.為便于合同管理，公司應(yīng)對每份采購合同進行編號。合同編號應(yīng)具有唯一性，能夠準確反映合同簽訂的年份、類別、順序等信息。2.采購人員應(yīng)及時將簽訂好的合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，交由公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案臺賬，對合同的編號、名稱、簽訂時間、履行情況等進行詳細記錄。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.采購人員應(yīng)負責(zé)合同履行的跟蹤工作，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、交貨情況、質(zhì)量狀況等，確保合同按時、按質(zhì)、按量履行。2.建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，詳細記錄合同履行過程中的各項信息，如發(fā)貨時間、運輸方式、預(yù)計到貨時間、實際到貨時間、驗收情況等。對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決，并記錄在跟蹤臺賬中。（二）交貨驗收1.供應(yīng)商交貨前，采購人員應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好驗收準備工作。驗收部門應(yīng)按照合同約定的驗收標準對采購物品或服務(wù)進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括但不限于：數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。對于驗收合格的物品或服務(wù)，驗收部門應(yīng)出具驗收報告；對于驗收不合格的，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行整改或退換貨，并記錄在驗收報告中。3.采購人員應(yīng)督促供應(yīng)商按照驗收報告的要求及時處理問題，確保合同順利履行。（三）付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間進行付款審核與支付。付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核合同執(zhí)行情況、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.對于不符合付款條件的，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購人員與供應(yīng)商溝通解決。采購人員應(yīng)負責(zé)跟蹤付款進展情況，確保公司按時付款，維護公司良好的商業(yè)信譽。五、合同變更與解除管理（一）變更管理1.在合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等。2.合同變更協(xié)議簽訂后，采購人員應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批通過后，將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門，并對合同執(zhí)行跟蹤臺賬進行更新。（二）解除管理1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解除合同，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等。2.合同解除協(xié)議簽訂后，采購人員應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批通過后，將解除協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門，并對合同執(zhí)行跟蹤臺賬進行核銷。3.對于因解除合同給公司造成損失的，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商賠償事宜，如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.采購人員應(yīng)加強合同管理，嚴格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的跡象，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施化解矛盾，防止糾紛擴大。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，采購人員應(yīng)及時向公司報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。公司應(yīng)成立糾紛處理小組，負責(zé)對糾紛進行調(diào)查、分析和處理。2.糾紛處理小組應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，制定解決方案。解決方案一般包括協(xié)商解決、仲裁解決、訴訟解決等方式。在選擇糾紛解決方式時，應(yīng)充分考慮公司利益和成本效益原則。3.對于通過協(xié)商解決的糾紛，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商達成和解協(xié)議，并按照協(xié)議履行各自的義務(wù)。對于通過仲裁或訴訟解決的糾紛，公司應(yīng)積極配合，按照法律程序維護公司合法權(quán)益。七、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立合同監(jiān)督檢查制度，定期對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括但不限于：合同審批流程執(zhí)行情況、合同條款履行情況、合同檔案管理情況、糾紛處理情況等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立采購人員合同管理考核評價制度，對采購人員的合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括但不限于：合同簽訂的及時性、準確性；合同履行的質(zhì)量、進度；