酒店物料采購管理辦法

酒店物料采購管理辦法一、總則（一）目的為加強酒店物料采購管理，規(guī)范采購流程，確保物料質(zhì)量，控制采購成本，提高酒店運營效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于酒店各部門所需各類物料的采購管理，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、維修材料等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)酒店實際經(jīng)營需求，合理確定采購數(shù)量和時間，避免積壓和浪費。2.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控采購物料的質(zhì)量，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和酒店要求，保障酒店運營安全和服務(wù)質(zhì)量。3.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高酒店經(jīng)濟效益。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，選擇合適的供應(yīng)商，確保采購活動的合法性和合規(guī)性。5.效率優(yōu)先原則：優(yōu)化采購流程，提高采購工作效率，及時滿足酒店各部門的物料需求，保障酒店正常運營。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)酒店各類物料的采購工作，制定采購計劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理，確保供應(yīng)商的供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。3.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.收集市場信息，分析物料價格走勢，為酒店采購決策提供參考依據(jù)。5.協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行采購成本核算和控制，定期編制采購報表，匯報采購工作情況。（二）使用部門1.根據(jù)本部門的實際需求，提前向采購部門提交物料申購計劃，詳細(xì)說明物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.參與采購過程中的供應(yīng)商選擇、樣品確認(rèn)、驗收等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見和建議，確保所采購的物料符合本部門的使用要求。3.負(fù)責(zé)對采購回來的物料進(jìn)行驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符，及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.配合采購部門做好庫存管理工作，合理控制物料庫存水平，避免積壓和浪費。（三）財務(wù)部門1.審核采購合同，確保合同條款符合酒店利益和財務(wù)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)采購資金的安排和支付，對采購成本進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保采購費用的合理性和合規(guī)性。3.定期與采購部門核對采購賬目，協(xié)助采購部門進(jìn)行成本分析和控制。（四）質(zhì)量管理部門1.制定物料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，參與采購過程中的質(zhì)量控制和驗收工作。2.對采購回來的物料進(jìn)行抽檢或全檢，確保物料質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和酒店要求。3.對不合格物料進(jìn)行判定和處理，跟蹤不合格物料的整改情況，防止不合格物料流入酒店使用環(huán)節(jié)。三、采購流程（一）申購1.使用部門根據(jù)本部門的實際需求，填寫《物料申購單》，詳細(xì)注明物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。2.《物料申購單》需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。3.對于緊急采購的物料，使用部門可通過電話、郵件等方式提前通知采購部門，但事后需及時補辦《物料申購單》手續(xù)。（二）審批1.采購部門收到《物料申購單》后，對申購內(nèi)容進(jìn)行審核，核實申購的必要性和合理性。2.對于金額較大或重要的物料采購申請，采購部門需提交至酒店管理層進(jìn)行審批。3.經(jīng)審批通過的《物料申購單》，由采購部門留存一份，作為采購依據(jù)，同時將一份復(fù)印件返回給使用部門，以便其跟蹤采購進(jìn)度。（三）采購1.采購部門根據(jù)審批后的《物料申購單》，制定采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商。2.采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，詢價、比價、議價，確定采購價格、交貨期、付款方式等條款，并簽訂采購合同。3.采購合同需明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、地點、驗收方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。4.采購人員根據(jù)采購合同，及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。（四）驗收1.物料到貨前，采購部門應(yīng)提前通知使用部門和質(zhì)量管理部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.使用部門和質(zhì)量管理部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，對采購回來的物料進(jìn)行驗收。3.驗收內(nèi)容包括物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面，確保物料符合采購合同和酒店要求。4.如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符，驗收人員應(yīng)及時填寫《物料驗收不合格報告》，詳細(xì)說明問題情況，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。（五）入庫1.驗收合格的物料，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《物料入庫單》，注明物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.《物料入庫單》需經(jīng)倉庫管理人員、驗收人員簽字確認(rèn)后，作為物料入庫的依據(jù)。3.倉庫管理人員按照規(guī)定的存儲方式和位置，對入庫物料進(jìn)行妥善保管，確保物料的安全和完好。（六）付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購發(fā)票、驗收報告、入庫單等相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對《付款申請單》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，核實采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性和準(zhǔn)確性。3.經(jīng)財務(wù)部門審核通過的《付款申請單》，提交至酒店管理層審批。4.酒店管理層審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商作為酒店的合作伙伴，并與之簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期為每年一次。2.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。4.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策，鼓勵其繼續(xù)保持良好的合作關(guān)系；對于不合格供應(yīng)商，及時進(jìn)行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商考核1.采購部門建立供應(yīng)商考核機制，對供應(yīng)商的日常表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括交貨準(zhǔn)時率、產(chǎn)品合格率、售后服務(wù)響應(yīng)時間等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎懲措施，如扣除貨款、暫停合作、終止合作等。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購人員與供應(yīng)商保持密切溝通，定期走訪供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)。2.及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護良好的合作關(guān)系。3.組織供應(yīng)商參加酒店的供應(yīng)商大會或培訓(xùn)活動，加強雙方的交流與合作。五、采購成本控制（一）預(yù)算控制1.財務(wù)部門根據(jù)酒店年度經(jīng)營計劃，制定采購預(yù)算，明確各類物料的采購金額和控制指標(biāo)。2.采購部門在采購過程中，嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行，確保采購費用不超出預(yù)算范圍。3.對于超出預(yù)算的采購項目，采購部門需提交詳細(xì)的說明和申請，經(jīng)酒店管理層審批后方可實施。（二）價格控制1.采購人員通過市場調(diào)研、詢價、比價、議價等方式，選擇性價比高的供應(yīng)商和產(chǎn)品。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同時，明確價格條款和價格調(diào)整機制，確保采購價格的穩(wěn)定性。3.定期分析物料價格走勢，及時調(diào)整采購策略，降低采購成本。（三）庫存控制1.倉庫管理人員根據(jù)物料的庫存情況和使用需求，制定合理的庫存補貨計劃，避免庫存積壓或缺貨。2.建立庫存盤點制度，定期對庫存物料進(jìn)行盤點，確保賬實相符。3.對于積壓物料，及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取促銷、退貨、報廢等措施進(jìn)行處理，減少庫存占用資金。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.分析各類風(fēng)險的發(fā)生原因、影響程度和可能性，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險評估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。2.風(fēng)險等級分為高、中、低三個級別，針對不同級別的風(fēng)險采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.對于市場風(fēng)險，密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.對于質(zhì)量風(fēng)險，加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格執(zhí)行驗收標(biāo)準(zhǔn)，確保采購物料的質(zhì)量。3.對于供應(yīng)商風(fēng)險，建立供應(yīng)商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約的風(fēng)險。4.對于合同風(fēng)險，加強合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性和有效性，避免合同糾紛。5.對于法律風(fēng)險，加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保采購活動符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，避免法律風(fēng)險。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.酒店內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本的控制情況等。2.審計人員通過查閱文件、賬目、報表，實地走訪供應(yīng)商和倉庫等方式，獲取審計證據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保采購費用的合理性和合規(guī)性。2.審核采購發(fā)票、報銷憑證等，防止虛假報銷和違規(guī)支出。3.定期與采購部門核對采購賬