專業(yè)資料檔案管理制度制定協(xié)議

專業(yè)資料檔案管理制度制定協(xié)議合同編號(hào)：___________甲方（資料檔案管理部門）：____________________________乙方（資料提供或使用方）：____________________________第一章總則1.1制度目的1.1.1為規(guī)范專業(yè)資料檔案的管理，保證資料檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，提高資料檔案的利用效率，特制定本制度。1.1.2本制度適用于甲方管理的所有專業(yè)資料檔案。1.2適用范圍1.2.1本制度適用于甲方內(nèi)部及乙方提供的所有專業(yè)資料檔案。1.2.2本制度不適用于甲方以外的其他單位或個(gè)人管理的資料檔案。1.3基本原則1.3.1完整性原則：保證資料檔案的完整性，防止丟失、損壞。1.3.2準(zhǔn)確性原則：保證資料檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，及時(shí)更新和糾正錯(cuò)誤。1.3.3安全性原則：采取必要的安全措施，防止資料檔案的泄露、篡改。1.3.4便捷性原則：提高資料檔案的檢索、借閱和利用效率。1.4職責(zé)分工1.4.1甲方職責(zé)：（1）建立健全資料檔案管理制度；（2）負(fù)責(zé)資料檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱和銷毀等工作；（3）對(duì)資料檔案進(jìn)行定期檢查和清理；（4）對(duì)乙方提供的資料檔案進(jìn)行審核，保證其符合規(guī)定要求。1.4.2乙方職責(zé)：（1）按照甲方要求提供完整、準(zhǔn)確的專業(yè)資料檔案；（2）配合甲方進(jìn)行資料檔案的收集、整理、歸檔等工作；（3）對(duì)提供的資料檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。第二章資料檔案的收集與整理2.1收集范圍2.1.1甲方內(nèi)部產(chǎn)生的各類專業(yè)資料；2.1.2乙方提供的各類專業(yè)資料；2.1.3其他相關(guān)單位或個(gè)人提供的專業(yè)資料。2.2收集要求2.2.1資料應(yīng)具有完整、準(zhǔn)確、可靠的特點(diǎn)；2.2.2資料應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)規(guī)范進(jìn)行分類、編目；2.2.3資料收集應(yīng)遵循保密原則，保證資料安全。2.3整理要求2.3.1資料應(yīng)按照時(shí)間、類別、主題等進(jìn)行分類；2.3.2每份資料應(yīng)附有詳細(xì)的目錄和索引；2.3.3整理后的資料應(yīng)整齊、規(guī)范、便于檢索。第三章資料檔案的保管與維護(hù)3.1保管條件3.1.1保管場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲；3.1.2保管設(shè)施應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，保證資料檔案的安全；3.1.3保管人員應(yīng)具備一定的專業(yè)知識(shí)，熟悉資料檔案的保管要求。3.2維護(hù)要求3.2.1定期檢查資料檔案的完好狀況，及時(shí)修復(fù)損壞的資料；3.2.2對(duì)易損資料采取必要的保護(hù)措施，如復(fù)制、數(shù)字化等；3.2.3定期對(duì)資料檔案進(jìn)行除塵、防潮、防蟲處理。第四章資料檔案的借閱與利用4.1借閱制度4.1.1甲方應(yīng)制定詳細(xì)的借閱規(guī)定，明確借閱手續(xù)、期限、權(quán)限等；4.1.2乙方應(yīng)遵守借閱規(guī)定，按時(shí)歸還資料檔案；4.1.3未經(jīng)許可，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)、傳播資料檔案。4.2利用方式4.2.1甲方應(yīng)提供資料檔案的檢索、借閱、復(fù)制等服務(wù)；4.2.2乙方有權(quán)根據(jù)需要查閱、復(fù)制或引用資料檔案；4.2.3乙方利用資料檔案時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和甲方規(guī)定。第五章資料檔案的銷毀與處置5.1銷毀條件5.1.1資料檔案已失去保存價(jià)值；5.1.2資料檔案涉及的國家秘密、商業(yè)秘密等已不再需要保密；5.1.3資料檔案的銷毀需符合國家有關(guān)規(guī)定。5.2銷毀程序5.2.1甲方應(yīng)制定詳細(xì)的銷毀程序，包括銷毀申請(qǐng)、審批、實(shí)施、記錄等環(huán)節(jié)；5.2.2乙方應(yīng)對(duì)銷毀的資料檔案進(jìn)行確認(rèn)，并在銷毀記錄上簽字；5.2.3銷毀后的資料檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。第六章資料檔案的數(shù)字化與電子管理6.1數(shù)字化目標(biāo)6.1.1對(duì)重要資料檔案進(jìn)行數(shù)字化，提高檔案的保存和利用效率；6.1.2通過數(shù)字化手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索和遠(yuǎn)程訪問。6.2數(shù)字化流程6.2.1選擇合適的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和格式；6.2.2對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和轉(zhuǎn)換；6.2.3對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行整理、編目和；6.2.4建立電子檔案庫，并制定電子檔案的安全保護(hù)措施。6.3電子管理要求6.3.1電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)符合安全性和穩(wěn)定性要求；6.3.2制定電子檔案的訪問權(quán)限和操作規(guī)程；6.3.3定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和恢復(fù)演練。第七章資料檔案的保密管理7.1保密原則7.1.1嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)；7.1.2對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。7.2保密措施7.2.1對(duì)涉密檔案進(jìn)行分類管理，設(shè)置不同的保密級(jí)別；7.2.2限制涉密檔案的查閱、復(fù)制和使用；7.2.3對(duì)涉密檔案的保管場(chǎng)所和設(shè)施進(jìn)行安全監(jiān)控；7.2.4定期對(duì)涉密人員進(jìn)行保密教育。第八章資料檔案的移交與接收8.1移交條件8.1.1資料檔案的移交應(yīng)滿足國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定；8.1.2移交的資料檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、安全。8.2移交流程8.2.1乙方提前向甲方提交移交申請(qǐng)，并附上資料檔案清單；8.2.2甲方對(duì)移交申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)資料檔案的完整性；8.2.3雙方在移交清單上簽字確認(rèn)，并由甲方出具接收證明。8.3接收要求8.3.1甲方接收資料檔案時(shí)應(yīng)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性；8.3.2接收后的資料檔案應(yīng)按照原分類和管理要求進(jìn)行整理；8.3.3甲方應(yīng)在接收證明上注明接收日期和接收人。第九章資料檔案的評(píng)估與改進(jìn)9.1評(píng)估內(nèi)容9.1.1資料檔案管理的規(guī)范性；9.1.2資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性；9.1.3資料檔案的利用效率和用戶滿意度。9.2評(píng)估方法9.2.1定期進(jìn)行自查和互查；9.2.2組織第三方進(jìn)行評(píng)估；9.2.3收集用戶反饋意見。9.3改進(jìn)措施9.3.1針對(duì)評(píng)估中發(fā)覺的問題，制定改進(jìn)計(jì)劃；9.3.2實(shí)施改進(jìn)措施，不斷提高資料檔案管理水平；9.3.3定期跟蹤改進(jìn)效果，持續(xù)優(yōu)化管理流程。第十章資料檔案管理的監(jiān)督與考核10.1監(jiān)督機(jī)構(gòu)10.1.1甲方內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)資料檔案管理進(jìn)行監(jiān)督；10.1.2監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期開展監(jiān)督檢查工作。10.2考核內(nèi)容10.2.1資料檔案管理的規(guī)范性；10.2.2資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性；10.2.3資料檔案的利用效率和用戶滿意度。10.3考核方式10.3.1通過查閱資料檔案管理記錄、現(xiàn)場(chǎng)檢查、用戶調(diào)查等方式進(jìn)行考核；10.3.2定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，并根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。第十一章資料檔案管理的培訓(xùn)與交流11.1培訓(xùn)計(jì)劃11.1.1甲方應(yīng)根據(jù)資料檔案管理的需求，制定培訓(xùn)計(jì)劃；11.1.2培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括檔案管理知識(shí)、操作技能和保密意識(shí)等內(nèi)容；11.1.3甲方負(fù)責(zé)組織內(nèi)部培訓(xùn)和邀請(qǐng)外部專家進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。11.2培訓(xùn)實(shí)施11.2.1培訓(xùn)應(yīng)以提高人員業(yè)務(wù)水平、加強(qiáng)資料檔案管理能力為目標(biāo)；11.2.2乙方應(yīng)積極組織人員參加培訓(xùn)，并要求相關(guān)人員按時(shí)完成培訓(xùn)課程；11.2.3培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行考核，保證培訓(xùn)效果。11.3交流合作11.3.1甲方與乙方應(yīng)定期開展資料檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)；11.3.2交流內(nèi)容可包括管理制度、操作流程、新技術(shù)應(yīng)用等；11.3.3雙方應(yīng)積極分享成功經(jīng)驗(yàn)和解決方案，共同提高資料檔案管理水平。第十二章資料檔案管理的特殊處理12.1緊急情況下的資料檔案管理12.1.1在自然災(zāi)害、等緊急情況下，甲方應(yīng)保證資料檔案的安全；12.1.2乙方應(yīng)協(xié)助甲方做好緊急情況下的資料檔案保護(hù)和恢復(fù)工作。12.2資料檔案的遷移與銷毀12.2.1在檔案管理場(chǎng)所發(fā)生變化時(shí)，甲方應(yīng)制定檔案遷移方案；12.2.2遷移過程中，應(yīng)保證檔案的完整性和安全性；12.2.3達(dá)到銷毀條件的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和雙方約定進(jìn)行銷毀。第十三章資料檔案管理的持續(xù)改進(jìn)13.1改進(jìn)機(jī)制13.1.1甲方應(yīng)建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，保證資料檔案管理水平的不斷提升；13.1.2雙方應(yīng)定期評(píng)估資料檔案管理效果，找出改進(jìn)空間。13.2改進(jìn)措施13.2.1根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施；13.2.2實(shí)施改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)效果；13.2.3定期總結(jié)改進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，形成持續(xù)改進(jìn)的良好氛圍。甲方（資料檔案管理部門）：____________________________乙方（資料提供或使用方）：__