鄭州酒店低耗品管理辦法

鄭州酒店低耗品管理辦法一、總則（一）目的為加強鄭州酒店低耗品管理，規(guī)范低耗品采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的操作流程，降低酒店運營成本，提高經(jīng)濟效益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于鄭州酒店內(nèi)所有涉及低耗品管理的部門和崗位，包括但不限于客房部、餐飲部、前廳部等。（三）定義本辦法所稱低耗品，是指酒店在日常經(jīng)營過程中消耗的價值相對較低、使用周期較短的各類物品，如客房一次性洗漱用品、餐飲一次性餐具、清潔用品等。（四）管理原則1.節(jié)約原則：倡導全體員工樹立節(jié)約意識，合理使用低耗品，避免浪費。2.規(guī)范原則：建立健全低耗品管理制度和操作流程，確保各項工作有章可循、規(guī)范有序。3.效益原則：通過科學管理，降低低耗品采購成本和庫存成本，提高酒店經(jīng)濟效益。二、組織與職責（一）管理小組成立以酒店總經(jīng)理為組長，財務總監(jiān)、運營總監(jiān)為副組長，各相關部門負責人為成員的低耗品管理小組。管理小組負責全面領導和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)酒店低耗品管理工作，制定管理政策和目標，審議重大決策。（二）各部門職責1.采購部門負責根據(jù)酒店經(jīng)營需求和庫存情況，編制低耗品采購計劃。選擇合格的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同。確保采購低耗品的質量符合相關標準和要求。2.倉庫管理部門負責低耗品的驗收入庫、存儲保管和發(fā)放工作。建立低耗品庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。對庫存低耗品進行分類存放，做好防潮、防蟲、防火等工作。3.使用部門負責本部門低耗品的領用、使用和管理。按照規(guī)定的標準和流程使用低耗品，避免浪費。定期向倉庫管理部門反饋低耗品使用情況和需求信息。4.財務部門負責審核低耗品采購計劃和費用支出，進行成本核算和控制。監(jiān)督低耗品管理工作的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行財務處理。定期提供低耗品成本分析報告，為管理決策提供依據(jù)。三、采購管理（一）采購計劃編制1.各使用部門應根據(jù)本部門業(yè)務量、歷史消耗數(shù)據(jù)以及未來業(yè)務發(fā)展趨勢，每月底前向采購部門提交次月低耗品需求計劃。2.采購部門結合各部門需求計劃、庫存情況以及市場供應情況，綜合編制酒店月度低耗品采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等信息。3.采購計劃需經(jīng)部門負責人審核、財務總監(jiān)審批后執(zhí)行。如遇特殊情況需要臨時采購，應填寫臨時采購申請表，按照規(guī)定的審批流程進行審批。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等進行綜合評估和篩選。2.定期對供應商進行考核評價，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格變動情況、售后服務等。對于考核不合格的供應商，應及時進行調(diào)整或淘汰。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。（三）采購實施1.采購人員應按照采購合同要求，及時與供應商溝通聯(lián)系，確保低耗品按時、按質、按量供應。2.對于采購的低耗品，采購人員應要求供應商提供產(chǎn)品質量證明文件、發(fā)票等相關資料，并及時將這些資料移交倉庫管理部門。3.采購過程中如發(fā)生變更或調(diào)整，采購人員應及時與相關部門溝通協(xié)調(diào)，并按照規(guī)定的審批流程辦理變更手續(xù)。四、庫存管理（一）驗收入庫1.倉庫管理部門在收到采購的低耗品后，應按照采購合同和相關標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量、外觀等。2.對于驗收合格的低耗品，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將入庫單分別送交采購部門、財務部門和使用部門。3.對于驗收不合格的低耗品，倉庫管理人員應及時與采購部門聯(lián)系，要求供應商進行退換貨處理，并做好記錄。（二）存儲保管1.倉庫管理部門應根據(jù)低耗品的性質、特點和用途，進行分類存放，并設置明顯的標識牌。2.對庫存低耗品應定期進行檢查和盤點，確保物品完好無損、賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺、損壞等情況，應及時查明原因，并按照規(guī)定的程序進行處理。3.做好倉庫的安全防范工作，確保低耗品存儲環(huán)境安全，防止發(fā)生火災、盜竊、損壞等事故。（三）發(fā)放管理1.使用部門根據(jù)工作需要填寫低耗品領用申請表，注明領用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審批后到倉庫管理部門領取。2.倉庫管理人員應按照審批后的領用申請表發(fā)放低耗品，并填寫出庫單。出庫單應一式三聯(lián)，分別送交使用部門、財務部門和倉庫管理部門留存。3.對于限量領用的低耗品，倉庫管理人員應嚴格按照規(guī)定的限量進行發(fā)放，并做好記錄。五、使用管理（一）標準制定1.各使用部門應根據(jù)本部門業(yè)務特點和實際需求，制定低耗品使用標準和操作規(guī)范。使用標準應明確各類低耗品的使用數(shù)量、使用頻率、使用范圍等內(nèi)容。2.使用標準和操作規(guī)范需經(jīng)部門負責人審核、酒店管理層批準后執(zhí)行，并定期進行評估和修訂。（二）培訓教育1.人力資源部門應將低耗品管理相關知識納入員工培訓計劃，定期組織員工進行培訓教育，提高員工的節(jié)約意識和操作技能。2.培訓內(nèi)容包括低耗品管理政策、使用標準、操作規(guī)范、節(jié)約技巧等方面。通過培訓，使員工了解低耗品管理的重要性，掌握正確的使用方法，避免浪費。（三）監(jiān)督檢查1.酒店應建立低耗品使用監(jiān)督檢查機制，定期對各使用部門的低耗品使用情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括使用標準執(zhí)行情況、物品浪費情況、領用記錄等。2.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應及時進行糾正，并按照酒店相關規(guī)定進行處理。對節(jié)約意識強、使用低耗品表現(xiàn)突出的部門和個人，應給予表彰和獎勵。六、成本控制與分析（一）成本核算1.財務部門應建立健全低耗品成本核算體系，對低耗品采購成本、庫存成本、使用成本等進行詳細核算。2.低耗品采購成本包括采購價格、運輸費用、稅費等；庫存成本包括倉儲費用、保管損耗等；使用成本包括實際消耗的低耗品價值。（二）成本分析1.財務部門應定期對低耗品成本進行分析，找出成本變動的原因和影響因素。分析內(nèi)容包括采購成本變動分析、庫存成本變動分析、使用成本變動分析等。2.通過成本分析，發(fā)現(xiàn)成本管理中存在的問題和不足之處，并提出相應的改進措施和建議，為酒店管理層決策提供依據(jù)。（三）成本控制措施1.根據(jù)成本分析結果，制定針對性的成本控制措施。如優(yōu)化采購渠道，降低采購成本；合理控制庫存水平，減少庫存積壓和浪費；加強使用管理，嚴格執(zhí)行使用標準，降低使用成本等。2.各部門應積極配合財務部門開展成本控制工作，共同努力降低酒店低耗品成本。七、信息化管理（一）系統(tǒng)建設1.酒店應建立低耗品管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.低耗品管理信息系統(tǒng)應具備采購計劃編制、供應商管理、庫存管理、領用管理、成本核算、數(shù)據(jù)分析等功能模塊，提高管理效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.各部門應指定專人負責低耗品管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護工作，確保數(shù)據(jù)的及時、準確、完整。2.采購部門應及時錄入采購訂單、到貨情況等信息；倉庫管理部門應錄入庫存變動情況、出入庫記錄等信息；使用部門應錄入領用情況、使用標準執(zhí)行情況等信息。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.財務部門和相關管理部門應充分利用低耗品管理信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，進行成本分析、趨勢預測、決策支持等工作。2.通過對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分析，及時發(fā)現(xiàn)