文件及數(shù)據(jù)管制程序VIP

深圳培訓(xùn)網(wǎng) 文件及數(shù)據(jù)管制程序修訂日期修訂單號(hào)修訂內(nèi)容摘要頁(yè)次版次修訂審核批準(zhǔn)2011/03/30/系統(tǒng)文件新制定4A/0/更多免費(fèi)資料下載請(qǐng)進(jìn)：http:/55好好學(xué)習(xí)社區(qū)批準(zhǔn)：審核：編制：文件及數(shù)據(jù)管制程序一、 目的：使質(zhì)量系統(tǒng)所使用之文件迅速、正確流通，以確保各相關(guān)單位能適時(shí)獲得適當(dāng)且有效之最新文件。二、范圍：本校所提供之服務(wù)對(duì)象為各單位教職員工及學(xué)生。 三、權(quán)責(zé)： 3.1文件審核權(quán)限。 制 作審 查會(huì) 簽核 準(zhǔn)品質(zhì)手冊(cè)管理代表秘書(shū)室相關(guān)單位主管校 長(zhǎng)程 序承辦人二級(jí)單位主管相關(guān)單位主管一級(jí)主管辦法、規(guī)范承辦人二級(jí)單位主管相關(guān)單位主管一級(jí)主管窗體、紀(jì)錄承辦人二級(jí)單位主管相關(guān)單位主管一級(jí)主管 3.2文件之分發(fā)、收回、銷(xiāo)毀及管制：文書(shū)組。 3.3文件制訂、修訂及廢止：原制訂單位主管。四、定義：無(wú)。五、作業(yè)內(nèi)容： 5.1 文件編碼系統(tǒng)：各類(lèi)文件之制訂、修訂均需由文書(shū)單位，依文件編碼系統(tǒng)編號(hào)處理。 5.1.1 文件編碼系統(tǒng)： 流水號(hào) M：品質(zhì)手冊(cè) 文件類(lèi)別 P：程序 單位別（如附件一） W：辦法、規(guī)范 5.1.2 窗體編碼系統(tǒng)： 窗體版本A.B.C. 窗體流水號(hào) 文件編號(hào) 5.1.3 總務(wù)文管人員對(duì)文件編碼應(yīng)予以管制，文件編碼不得有重復(fù)之情形。 5.2 文件制訂、修訂、廢止作業(yè)： 5.2.1 文件制訂作業(yè)：視業(yè)務(wù)需要及組織任務(wù)，由相同單位指定專(zhuān)人，以各類(lèi)文件標(biāo)準(zhǔn)格式，依業(yè)務(wù)需求擬案后，填妥文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)單，由擬案單位以標(biāo)準(zhǔn)文件格式擬案送相關(guān)單位會(huì)簽無(wú)議后，呈擬案單位主管審查后，頒布上網(wǎng)發(fā)行（文件審查、核準(zhǔn)、頒布上網(wǎng)發(fā)行等階段，若有任何異議 得由原擬案者修改之，必要時(shí)得召開(kāi)會(huì)議）。 5.2.2 各文件發(fā)行時(shí)，文件及窗體編碼均為A版，修訂變更后為B版，依 此類(lèi)推為CZ，再重復(fù)使用。5.2.3 文件之修訂作業(yè)：文件若有不合現(xiàn)狀需修改、增訂者，得由提議單位填寫(xiě)文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)單，提出修訂原因，交原擬案單位研議修改。修改完成后文件審查、核準(zhǔn)、頒布發(fā)行作業(yè)內(nèi)容，同文件制訂作業(yè)。 5.2.4 手冊(cè)、程序或辦法、規(guī)范之修訂，以5.2.2 規(guī)定發(fā)行之。窗體修訂時(shí)，原擬案單位應(yīng)以文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)單提出，經(jīng)相關(guān)單位主管審核后由網(wǎng)管人員予以上網(wǎng)更新。 5.2.5 文件之廢止作業(yè)： 文件廢止之申請(qǐng)、審查、核準(zhǔn)、頒布作業(yè)同文件修訂作業(yè)。 文件廢止后，原文件之編號(hào)應(yīng)列管，不可再重復(fù)應(yīng)用。 5.3 文件分發(fā)、收回作業(yè)：5.3.1 經(jīng)頒布發(fā)行之文件，得由總務(wù)文書(shū)人員，以文件總覽表列帳管理，并予以上網(wǎng)。5.3.2 窗體不予以上網(wǎng)，以書(shū)面方式頒布發(fā)行，由總務(wù)文書(shū)人員加蓋發(fā)行章，并于換版時(shí)舊版自動(dòng)失效。 5.3.3 修訂及廢止時(shí)，應(yīng)由總務(wù)文書(shū)人員，要求網(wǎng)管人員予以上網(wǎng)更新。 5.3.4 修訂及廢止時(shí)，舊版失效文件應(yīng)于新文件頒布后發(fā)行時(shí)，即刻失效。5.3.5 各文件使用之窗體均當(dāng)作附件。 5.4 文件保存、作廢作業(yè)： 5.4.1 各文件類(lèi)別之保存及作廢： 收文單位應(yīng)依據(jù)文件總覽表對(duì)應(yīng)上網(wǎng)文件之正確性。 總務(wù)文書(shū)組需將前次版本變更之原案加蓋作廢章后予以保存，并與有效文件分開(kāi)保存。5.5 文件之檔案管理：5.5.1 各單位使用之文件需置于各單位作業(yè)場(chǎng)所。5.5.2 使用單位不得打印正式文件。5.5.3 各部門(mén)需設(shè)有專(zhuān)人管理文件，且納入內(nèi)部質(zhì)量稽核項(xiàng)目中，以確保資料之正確使用。5.5.4 總務(wù)文書(shū)人員需依據(jù)文件變更狀況更新文件總覽表，以顯示文件之最新版本，及分發(fā)狀況。5.6 電子媒體:5.6.1 電子媒體應(yīng)于文件總覽上標(biāo)示現(xiàn)行之版本。5.6.2 使用備份之磁盤(pán)亦應(yīng)標(biāo)示文件版本狀態(tài)避免誤用,并應(yīng)防止其損壞。5.6.3 所有