采購組織和人員管理.ppt

1,采購管理 一、采購組織和人員管理 二、采購管理信息系統(tǒng) 三、需要關(guān)注的幾個領(lǐng)域,2,一、采購組織和人員管理 (一)采購組織管理 任何一個企業(yè)均有相應的采購組織，當然由于企業(yè)的性質(zhì)不同，企業(yè)的采購組織形式也是不一樣的。,3,在工業(yè)企業(yè)中，原材料的采購通常由一個專家組（或稱采購委員會）完成，他們直接向董事會匯報。 在一些中小企業(yè)中，采購可能是總經(jīng)理獨有的責任。 因此，采購的組織極大地依賴于公司的特點和所購買的產(chǎn)品特點。,4,5,采購部門直接歸總經(jīng)理督導，提升了采購人員的地位和執(zhí)行能力，主要目的是發(fā)揮降低成本的效能，使采購部門真正成為公司利潤的第二來源。適合于生產(chǎn)規(guī)模不大，材料在制造成本所占比率較高的情況。,6,7,8,9,采購部門歸屬生產(chǎn)部門，其主要職責是協(xié)助生產(chǎn)順利進行。適合于“生產(chǎn)導向”的企業(yè)，其采購功能比較單純，且材料價格比較穩(wěn)定。,10,說 明,企業(yè)的組織機構(gòu)是一個不斷調(diào)整的動態(tài)過程 采購的組織定位受以下因素影響： 在最終產(chǎn)品的成本中采購成本所占的份額； 公司的財務狀況； 公司對供應商的依賴程度,11,目前，許多跨國公司，同時設置多個與采購相關(guān)的部門，搞權(quán)力分立，如設立： 需求計劃部門； 采購部門； 供應商管理部門（資源部）； 供應物流部門； 這種四權(quán)分立的組織模式在外企中非常常見，并且國內(nèi)也在效仿。,12,（二） 采購人員應具備的基本知識,13,14,采 購 人 員 的 能 力 及 評 價 方 法,15,（三） 采購人員的培訓 對采購人員的培訓，不外乎三個目的： 第一，灌輸知識； 第二，提高工作技巧； 第三，改變觀念和行為。,16,采購培訓主要方法,17,18,案例：長城計算機公司的采購人員管理 采購管理是否成功，一方面取決于采購方的戰(zhàn)略和措施，另一方面在很大程度上還取決于采購團隊與供應商的溝通與信任。真正使采購管理者大傷腦筋的問題其實在于：如何“以人為本”去管理采購人員，激勵他們自覺主動地去搞好與供應商的關(guān)系，始終把降低成本放在第一位?,19,你認為在企業(yè)中： 對采購人員的管理有哪些有效途徑， 對采購人員的激勵可以采取哪些方法？,20,長城計算機公司對采購隊伍的管理，是根據(jù)歷史經(jīng)驗和同業(yè)競爭的趨勢，給采購部門下達降幅指標。完成了任務則獎勵，激發(fā)采購隊伍的熱情，完不成則要實事求是地幫其分析。,21,Daston E1ectronlcs公司的采購經(jīng)理PhilipWang認為，讓采購人員感受到工作帶給他們的成就感， 同時通過物質(zhì)上的獎勵激發(fā)工作熱情是激勵采購隊伍的兩個重要方面。,22,激勵是管理的支持，有效激勵的前提是明確的標桿和目標：建立監(jiān)控體系和激勵機制使采購團隊在面對大量現(xiàn)金流和物流的環(huán)境中擺正了自己與公司的關(guān)系，有效的管理方法能提高工作效率。 然而，如何將管理制度與管理方法有機結(jié)合，在提高效率的同時，使采購員能一切從公司利益出發(fā)仍是一個有待繼續(xù)探索的問題。,23,【案例】零售業(yè)“三三”制采購激勵模式,D商場是一家大型購物中心，意識到承包帶來的種種問題，一開始即建立了10人采購中心，進貨權(quán)、結(jié)算權(quán)全部集中在這10人手中，對10人的控制要比對近百人的控制簡單得多。,24,為避免與賣場的矛盾，這10人同時兼任各賣場的副經(jīng)理，把采購部、賣場的利益綁在一起；供貨商的“贈品”、“回扣”、“返點”采取“三三制” （商場、賣場、個人）分配，將灰色收入公開化； 對部門、人員的考核也建立了一整套核算、獎勵機制，這樣商品信息反饋靈敏，進貨層次減少，成本降低，成為當?shù)亓闶蹣I(yè)的佼佼者。 D商場將購銷分離獲得成功，原因在于將采購人員、賣場人員組成了一個利益共同體，而不是對立方。,25,資料美國采購人員資格認證 越來越多的崗位要求從業(yè)者持證上崗，許多行業(yè)實行執(zhí)業(yè)資格審查制度。對于中介行業(yè)，沒有職業(yè)執(zhí)業(yè)資格證就根本不能上崗。會計師、律師、建筑師、醫(yī)生等職業(yè)都需要職業(yè)資格證書。目前，采購從業(yè)人員雖無此擔憂，但是拿一本權(quán)威采購協(xié)會頒發(fā)的資格認可證書對就業(yè)來講其優(yōu)勢是不言而喻的。,26,在20世紀，西方發(fā)達國家相繼成立了各種各樣的采購協(xié)會，如 美國的國家采購管理協(xié)會（National Association of Purchasing Management, NAPM） 及加拿大采購管理協(xié)會（Purchasing Management Association of Canada, PMAC） 等已有數(shù)十年的歷史，是世界馳名的采購協(xié)會。還有國際性的采購協(xié)會，如采購與物料管理國際聯(lián)盟（International Federation of Purchasing and Materials Management, IFPMM）。,27,這些協(xié)會的主要目的是從事采購教育與培訓，它們在對采購從業(yè)人員進行適當?shù)目荚嚭?，給合格者頒發(fā)證書。下面主要談談由美國采購協(xié)會（American Purchasing Society， APS）與美國認證協(xié)會（American Certification Institute， ACI）聯(lián)合頒發(fā)的經(jīng)認證的采購從業(yè)人員資格證書的相關(guān)內(nèi)容。,28,一）CPP與CPPM CPP為Certified Purchasing Professional的縮寫，即經(jīng)認證的專業(yè)采購人員，可稱作執(zhí)業(yè)采購師。CPPM為Certified Professional Purchasing Mannager的縮寫，即經(jīng)認證的專業(yè)采購經(jīng)理，可稱作執(zhí)業(yè)采購經(jīng)理。CPPM的認證必須在獲得CPP認證資格后獲得。,29,二）CPP和CPPM認證的背景 由于認識到了提高行業(yè)廉正和提高采購競爭力的必要性，美國商業(yè)界的一批有識之士于1970年發(fā)起建立了美國采購協(xié)會，開始進行個人專業(yè)認證工作。協(xié)會的主要工作之一是為那些資質(zhì)合格的專業(yè)采購人員提供專業(yè)認證服務。,30,三）符合CPP認證條件的人員 所有從事采購、物流管理或處于經(jīng)理主管位置的人員都可申請認證，參加認證的前提是最少具備五年工作經(jīng)驗，或是具有社會認可大學學歷外加兩年工作經(jīng)驗，另外，申請人還必須符合規(guī)定中提到的其它要求。,31,四）認證的要求 首先協(xié)會要對認證申請人的道德水準和人格的成熟程度作出評估。評估的主要依據(jù)是申請人的聲譽和他們所表現(xiàn)出來的溝通能力。 其次，協(xié)會要對申請人的學術(shù)成就、經(jīng)驗和對采購的貢獻進行審核，并分項評分。 最后，申請人必須接受一次書面考試以證明其對采購專業(yè)技術(shù)的熟悉程度。CPP申請人需要進行一次關(guān)于采購知識的書面考試。,32,五）認證的有效期 認證的有效期為五年。要延長證書的有效期，證書持有人必須每五年進行一次重新申請，通常情況下，延長有效期的工作程序只要求提供首次申請或上次更新后新的數(shù)據(jù)信息。要獲得長期合格證書資格，申請人至少要額外多獲得15分。,33,六）認證要求的道德準則 申請人應： 保持對其的雇主的忠誠。在不違反國家法規(guī)和/或政府條例的前提下，員工應以本道德準則相符的精神去達成所在單位的目標。 不帶個人偏見，在考慮全局的基礎(chǔ)上，從提供最佳價值的供應商處采購。 堅持以誠信作為工作和行為的基礎(chǔ)，譴責任何形式的不道德商業(yè)行為和做法。 規(guī)避一切可能危害商業(yè)交易公平性的利益沖突。 誠實地對待供應商和潛在的供應商，以及其它與自己有生意來往的對象。 保持高水準的個人操行。 拒絕接受供應商或潛在供應商的贈禮。,34,二、采購管理信息系統(tǒng) （一）采購內(nèi)部管理流程分析 采購業(yè)務計算機管理數(shù)據(jù)流程圖如下,35,36,(二)采購業(yè)務計算機管理功能 模塊設計 采購管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖,37,38,39,（三）采購決策支持系統(tǒng) 1、具有決策支持功能的采購管理系統(tǒng)的基本處理邏輯如下：,40,41,2、具有決策支持功能的采購管理系統(tǒng)處理邏輯圖 采購決策支持系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖所示：,42,采購決策支持系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖,43,3、與普通的計算機管理系統(tǒng)相比，決策支持系統(tǒng)所需的后臺支持數(shù)據(jù)較多，除去數(shù)據(jù)庫而外，還有模型庫、方法庫、知識庫以及文檔數(shù)據(jù)庫等。各庫的功能如下： (1)通用數(shù)據(jù)庫 用于存儲與采購有關(guān)的定量數(shù)據(jù)。 (2)文檔數(shù)據(jù)庫 用于存儲與采購有關(guān)的文檔型數(shù)據(jù)，支持全文搜索，統(tǒng)計功能。,44,(3)模型庫 于存儲有關(guān)的決策模型。 (4)方法庫 用于較為固定的問題解決算法，模型基本上就是由一系列方法組成的。 (5)知識庫 用于存儲提高決策智能化程度的知識，主要用于模型的自動構(gòu)建。,45,三、需要關(guān)注的幾個領(lǐng)域 1、MRO采購 （1）什么是MRO Maintenance,repair,operating 維護、修理和運營用品及材料。 MRO采購量平均占總采購量的20%。 例：1997美國公司的全部MRO采購金額約為5000億美元，供應商約為60000個。,46,（2）MRO包含哪些材料 MRO包含的典型材料和服務： 電器和機械的（維修零件、儀器設備） 電子材料（零件、設備、計算機） 專業(yè)設備（包括實驗室設備和用品） 工業(yè)用品（一般維修用品） 安全和保健設備、零件 機器加工車間用品（工業(yè)機器、設備和工具） 辦公用品和設備 化工用品和設備 車輛、船舶用品和設備等,47,（3）對MRO項目進行管理的必要性 MRO采購的特點決定的： 美國的一項調(diào)查表明：對于許多MRO采購，每筆交易的平均支出為50美元左右，而購買和管理成本卻超過65美元。，購買成本比所采購項目本身的成本還要高。,48,49,（4）MRO采購管理的傳統(tǒng)方法 一般企業(yè)都將MRO采購放在極其次要的位置，幾乎是任何一個采購人員都可以從他們選中的任何供應商那里購買MRO，對此幾乎沒有任何的管理。,50,MRO采購趨向聯(lián)合、標準化或外包，MRO的采購外包日益受到關(guān)注，原因如下： 大部分公司已經(jīng)接受這種觀點：第三方可以更加有效地提供采購服務； 一些第三方采購實踐成功地降低了MRO采購成本； MRO聯(lián)合外包采購能分散采購成本，使企業(yè)更加集中于核心業(yè)務； 新技術(shù)的飛速發(fā)展，信息系統(tǒng)的完善管理分工更加細化，為采購外包提供了可能。,51,目前美國15%的公司MRO采購由第三方來進行，74%的公司認為MRO應該外包。 通用電氣和IBM已經(jīng)將其MRO采購外包出去；而福特、貝爾等公司正在考慮其采購外包。,52,2、需要關(guān)注的幾項采購服務采購 服務包括：,通訊：廣告、快信、出版、攝影 商務：審計、會計、金融、市場調(diào)查、數(shù)據(jù)處理、編程、咨詢、監(jiān)理等 物流：倉儲、運輸、裝卸搬運等 保險 法律服務 清潔服務：樓層管理、環(huán)境美化 培訓 醫(yī)療 公用事業(yè)：水、電、氣 建筑拆除、工程設計、廢物處理,53,服務的特征,無法存儲性：要求所提供的服務與服務采購者的需求時間一致等； 服務質(zhì)量要有保證：服務質(zhì)量分有形和無形的評價指標。,54,服務采購典型調(diào)查,美國的高級采購研究中心，于1995年完成了一個研究項目，調(diào)查產(chǎn)品采購費用和服務采購費用情況，并將二者進行比較，調(diào)查涉及20種商品和69種服務。 結(jié)果是：采購費用中超過一半（54%）的金額是用于服務的采購。,55,服務采購占總采購額的明細表,56,以上調(diào)研有兩個結(jié)論,服務采購費用不容忽視：國外的公司管理者已經(jīng)開始重服務采購這塊富饒的新大陸； 采購部門在服務采購中發(fā)揮的作用還遠遠不夠：過去許多服務只能是由政府提供：如公共事業(yè)、水、電、保險、醫(yī)療、航空客運、鐵路運輸?shù)龋鳛椴少彿經(jīng)]有選擇余地。,57,服務采購的過程,優(yōu)秀采購團隊的組建； 正式的程序包括： 制訂方案請求書； 分析供應方案，選擇供應商 簽訂采購協(xié)議 采購協(xié)議五花八門，需要進行規(guī)范,58,服務供應商的選擇,供應商分析：廣泛收集信息； 價格分析：可通過談判等方式； 自制或外購決策： 國際上流行服務外包：如安全、餐飲、維修、法律咨詢、工程、軟件開發(fā)、培訓等，應該對自制或外包做出決策。,59,制訂服務采購方案時應考慮的因素,服務的價值、重復性、確定性、服務對象、服務的提供、需求的特性、交貨特征、按需要定制的程度、提供服務所需要的技術(shù)等,60,服務采購案例,培訓主管各有采購一本經(jīng) 要從總體素質(zhì)一般的供給市場中挑選出能滿足企業(yè)需求、并給企業(yè)帶來最大價值的培訓服務，培訓采購者需有“霧中探花”的本領(lǐng)。,61,目前，中國的培訓市場發(fā)展很不成熟，培訓公司提供的服務不完善，企業(yè)的培訓需求卻在旺盛增長。在這種背景下，企業(yè)培訓的采購者需要具備什么樣的素質(zhì)呢？ 北大商學網(wǎng)負責人總結(jié)：企業(yè)培訓的采購者，需要有洞察力和前瞻的眼光，需要了解本企業(yè)的戰(zhàn)略和業(yè)務發(fā)展，最需要深入了解培訓市場的供應情況。,62,中美史克全國銷售培訓經(jīng)理,買前要試聽： 跟眾多公司購買培訓課程的程序一樣，購買之前我們會做充分的市場調(diào)研，接觸后要進行試聽，尤其是那些比較貴的課程，一定先要試聽。 我們公司比較特別的一個判斷標準是：講師講課所帶出的文化要和我們的企業(yè)文化相符，他們推薦的“銷售模式、管理模式、思維方式”等要跟我們公司一致。,63,我們認為：培訓中講師所涉及到的精神層面和方向性的內(nèi)容，必須與本企業(yè)一致。因此在購買培訓服務、進行講課之前，都要及時與講師溝通。要先培訓講師，讓他們變成自己的人。所以，對于采購培訓的人來說，這方面的把關(guān)要求很高。,64,東方誠信企業(yè)管理咨詢公司,培訓前向不同的機構(gòu)索要相關(guān)信息，對具體事宜，如培訓機構(gòu)簡介、課程情況、收費等進行對比； 考察培訓機構(gòu)的信譽，了解已接受過該培訓機構(gòu)服務的公司的評價； 考察培訓教材：培訓項目所針對的技能、格式及培訓結(jié)果； 了解培訓主講人的情況：教育背景、語言水平、工作經(jīng)歷和培訓經(jīng)驗等，有的培訓要求培訓師有相應的機構(gòu)認證。,65,對于內(nèi)訓課程，要求培訓公司在企業(yè)內(nèi)進行需求調(diào)查，并根據(jù)培訓需求分析和培訓預算等，制定出詳細的培訓計劃； 了解培訓結(jié)束后，培訓機構(gòu)是否提供評估和跟蹤服務等 培訓結(jié)束后，收集參加人員意見，對該培訓機構(gòu)進行評估并存檔供以后的培訓參考。,66,神州數(shù)碼培訓部主管,建立星榜： 在目前整個培訓市場缺乏對服務的量化和評價標準的情況下，“口碑”是大家判斷一家培訓公司好壞的重要標準。 因此，在選擇一定公司的培訓之前，主要是調(diào)查其以前的“大客戶”對這家公司的講師、課程的評價； 另外，我們還建立了一個培訓機構(gòu)的資料庫，合作過的四五十家培訓公司的資料都在庫里面，我們按照每次培訓的情況，對培訓公司進行星級評價，最好的是五個星；最次的一個星。,67,3、流通企業(yè)的采購,流通企業(yè)以沒有生產(chǎn)過程為特征。 流通企業(yè)的基本業(yè)務活動包括：購、運、儲、銷； 流通企業(yè)的業(yè)務活動可以概括為：采購、銷售和物流； 其中采購和銷售屬于商務職能，在流通企業(yè)中至關(guān)重要。,68,流通企業(yè)與工業(yè)企業(yè)采購的區(qū)別,底線思維：流通企業(yè)采購的主要目的是銷售，商業(yè)政策的主要目標就放在銷售額和利潤上，并努力實現(xiàn)售價和總成本的最大利差，因此，營業(yè)額、利潤和物流成本是合理采購決策的基礎(chǔ)。 廣泛的商品類別：流通企業(yè)經(jīng)營商品的類別平均為25000種，對所有這些物品來說，定單、價格、數(shù)量和供應商的情況和銷售信息都應該被監(jiān)控。,69,流通企業(yè)與工業(yè)企業(yè)采購的區(qū)別,迅速反饋：流通企業(yè)通常是即買即賣，因而銷售的結(jié)果會更快地顯現(xiàn)，這使得向購買者作出快速的反饋成為可能。如此快的信息反饋在工業(yè)企業(yè)中是不可能的。因此流通企業(yè)采購決策的優(yōu)劣很容易評判。 供應特點：流通企業(yè)經(jīng)營的產(chǎn)品一般為標準產(chǎn)品，這和工業(yè)企業(yè)的定制產(chǎn)品有很大區(qū)別，這樣流通企業(yè)改變供應商就比較容易，也不象工業(yè)企業(yè)與供應商之間那種共同產(chǎn)品開發(fā)的關(guān)系。,70,流通企業(yè)的采購流程,估計需求：產(chǎn)品的銷售機會是靠市場調(diào)查和市場預測來估計的。 決定產(chǎn)品類別政策和分銷戰(zhàn)略。在這一階段，要決定每一產(chǎn)品的數(shù)量及每一產(chǎn)品組合中產(chǎn)品類別的數(shù)量。具體問題還包括：哪些商品是應該是存儲的；哪些商品是靠公司的分銷中心發(fā)送的；哪些商品是供應商直送的。,71,選擇合適的供應商。 合同簽訂； 供貨：零售商一般都把重點放在產(chǎn)品的銷售上，所以零售商店中庫存空間有限，因而需要頻繁地運送貨物，這就涉及到配送中心的建立問題（物流問題）；絕大多數(shù)零售商采用一些先進的物流技術(shù)，包括物流信息技術(shù)，以保證供貨的可靠性。如自動補貨系統(tǒng)。,72,沃爾瑪之所以能夠取得成功，是因為沃爾瑪有一個補貨系統(tǒng)。每一個商店都有這樣的系統(tǒng)，包括在中國的商店。它使得沃爾瑪在任何一個時間點都可以知道，現(xiàn)在這個商店當中有多少貨品，有多少貨品正在運輸過程當中，有多少是在配送中心等等。同時它也使沃爾瑪可以了解，沃爾瑪某種貨品上周賣了多少，去年賣了多少，而且可以預測沃爾瑪將來可以賣多少這種貨品。,案例：沃爾瑪?shù)淖詣友a貨系統(tǒng),73,沃爾瑪之所以能夠了解這么細，就是因為沃爾瑪有UPC統(tǒng)一的貨品代碼。商場當中所有的產(chǎn)品都要有一個統(tǒng)一的產(chǎn)品代碼叫UPC代碼。沃爾瑪所有的貨品都有一個統(tǒng)一的產(chǎn)品代碼，這是非常重要的，在中國叫EAN碼。沃爾瑪之所以認為所有這種代碼都是非常必要的，是因為可以對它進行掃描，可以對它進行閱讀。,74,在沃爾瑪?shù)乃猩虉霎斨?，都不需要用紙張來處理訂單。沃爾瑪這個自動補貨系統(tǒng)，可以自動向商場經(jīng)理來訂貨，這樣就可以非常及時地對商場進行幫助。經(jīng)理們在商場當中走一走，然后看一看這些商品，選到其中一種商品，對它掃描一下，就知道現(xiàn)在商場當中有多少這種貨品，有多少訂貨，而且知道有多少這種產(chǎn)品正在運輸?shù)缴痰甑倪^程當中，會在什么時間到，所有關(guān)于這種商品的信息都可以通過掃描這種產(chǎn)品代碼得到，不需要其它的人再進行任何復雜的匯報。,75,在商場當中，商場的經(jīng)理擁有這樣的自由度他可以不聽從這些物流系統(tǒng)對他的建議。雖然系統(tǒng)的建議很多，但是經(jīng)理還可以訂更多的貨；或是系統(tǒng)建議的數(shù)額太大，經(jīng)理有一些自主權(quán)來減少一些。 在美國，這個系統(tǒng)每天提供的這種信息，都下載到沃爾瑪?shù)氖澜绺鞯氐霓k公室當中，世界各地的這些信息又都可以傳送到沃爾瑪?shù)目偛慨斨?。只要有一個人進行訂單，沃爾瑪就通過這種電子方式來和供貨商進行聯(lián)系。,76,沃爾瑪還有一個非常好的系統(tǒng)，可以使得供貨商們直接進入到沃爾瑪?shù)南到y(tǒng)，沃爾瑪叫做零售鏈接。任何一個供貨商可以進入這個系統(tǒng)當中來了解他們的產(chǎn)品賣得怎么樣，昨天，今天，上一周，上個月和去年賣得怎么樣。他們可以知道這種商品賣了多少，而且他們可以在24小時之內(nèi)就進行更新。供貨商們可以在沃爾瑪公司每一個店當中，及時了解到有關(guān)情況。,77,在中國，沃爾瑪有三百多家供貨商，在深圳他們也可以進入沃爾瑪?shù)牧闶坻溄赢斨校梢粤私馑麄兊纳唐焚u得如何。在中國，沃爾瑪沒有數(shù)以千計的商店，而在美國沃爾瑪則有數(shù)以千計的商店。通過零售鏈接，供貨商們就可以了解賣的情況