時間管理實際是對自我.ppt

時間管理實際是對自我的管理,時間管理,你最近工作忙不忙？,忙與盲 你是不是每天都很忙，但卻沒有顯著的工作效果？ 你是不是終日繁忙，但你的主管還認為你沒有盡力？ 你是不是經(jīng)常將時間消耗被動做事，平均每天有多少時間可以有效支配？,時間能為我們帶來?,知識及技能 效益及發(fā)展 時間可為我們積累財富 幸福和快樂 時間就是生命（TITANIC）,第一部分：,時間管理概述,時 間 管 理 概 述,時間不再生、是隨時失去的公平資源 時間管理實際是對自我的管理 時間管理要立足于今天 要找出浪費的時間、從節(jié)約時間開始,時間管理（自我管理）的目的,幫助我們解決工作壓力，提升工作效率和團隊工作效果，改進我們的生活質(zhì)量。,時間價值分析,對于每個人來講，每天都只有24小時 每天僅有1440分鐘；86400秒 有效的時間有多少？ 時間的價值計算,分析自己的時間 - Time Analysis Chart,時 間 分 配 圖,假設(shè)一個人壽命為72歲,四 代 時 間 管 理 理 論,第一代時間管理 -備忘錄型 第二代時間管理-事先規(guī)劃安排行程 第三代時間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操 之在我 第四代時間管理-創(chuàng)造高品質(zhì)生活,第一代時間管理,備忘錄型。 順其自然，不準確追求什么時間做什么事。 隨身攜帶，隨時檢查。 未完成內(nèi)容順延。,第二代時間管理,規(guī)劃與準備。 規(guī)定什么時間做什么事。 講究效率，責任。,第三代時間管理,以效率為中心。 制定短，中，長期目標。確立價值觀。 編制優(yōu)先順序。 利用計劃，組織在最短的時間里做最多的事。,第四代時間管理,最重要的事先做。 多方面平衡。 改變思想而非行為。 群策群力，平衡的自然原則。,第二部分：,時間管理的方法,時 間 管 理 的 方 法,分析現(xiàn)有時間使用情況，找出浪費的時間 明確你認為最重要的事情 明確自己所扮演的角色 對要做的事排列優(yōu)先順序,方法一 時間情況記錄,每天將記錄表放在身邊 開始前，記錄時間 完成此事時，記錄下時間。 （分析完成事情所需的時間） （時間的特性：膨脹性）,時間記錄表,保持工作區(qū)清潔 一個時間只做一件事 將工作按優(yōu)先級劃分 對于不屬于你的工作說不 試圖獨立解決問題 浪費別人的時間也浪費自己的時間 想辦法避免別人打擾,時間陷阱,方法二 有效地使用你的高峰時間,上午型。 下午型。 晚間型。,方法三 劃 分 事 件 的 四 個 象 限,重 要 性,急 迫 性,重 要 不緊急,不重要 不緊急,重 要 緊 急,不重要 緊 急,舉 例 說 明,緊 急,不緊急,重 要,不重要,干擾、電話 信件、報告 會議 迫在眉睫的事 符合別人期望的事,做規(guī)劃、計劃 人際關(guān)系的建立 準備工作 預(yù)防措施 提升自己的能力 抓住新機會,忙碌瑣碎的事 廣告函件 電話 逃避性活動 閑聊天,緊急狀況 迫切的問題 限期完成的工作 計劃好的會議,辦 事 的 次 序 應(yīng) 該 是,重 要 性,急 迫 性,重 要 不緊急 （做）,不重要 不緊急 （不做）,重 要 緊 急 （快做）,不重要 緊 急 （做）,1,3,重要性、緊急性工作分析表樣例,大石頭小石頭游戲。,如果你不先將大的鵝卵石放進罐子里 去，你也許以後永遠沒機會把它們再放進去了。,方法四 80 / 20 原 則,80%的價值來自20%的因子; 其余20%的價值來自80%的因子。 -意大利經(jīng)濟學家兼社會學家維弗列度.柏瑞圖 此原則決定事情的重要程度,80%,時間管理的二八原則,80%,20%,80/20 舉 例 說 明,80%的結(jié)果來自投入的20%的時間 80%的價值集中在20%的項目上 80%的銷售額是源自20%的顧客 80%的工作失誤來自20%的管理不當 80%的看報時間都花在20%的版面 80%的病假來自20%的員工,如 何 處 理 高 價 值 活 動,讓高價值活動充實每一天，剩余的時間再用于做瑣碎的小事。 堅持重點，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。 設(shè)定最后期限，合理安排事情的進展。 將大項目分解，逐步完成。 高效運用自己的黃金時段 獎勵自己，始終保持積極進取的態(tài)度。,如 何 處 理 低 價 值 的 活 動,授權(quán)或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間。 降低自己的標準，不要追求完美。 學會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。 將它們匯總，集中時間處理。 做正確的事比正確的做事更重要,方法五 填寫每日時間待辦單的步驟,列出計劃中要完成的工作（分A，B，C三類） 列出怕遺忘的立即要做的事項，如客戶投訴等 列出昨日遺留的未完成的工作 排出優(yōu)先順序,時間管理ABC法,“A”必須在幾小時內(nèi)完成 “B”必須在24小時內(nèi)完成 “C”可以在幾天內(nèi)完成,待 辦 單 樣 例,_,年 月 日,順序 序號 事項 完成人 確認,To do list 日計劃表 周計劃表 月計劃表 季度計劃表,Microsoft Outlook,工作目標計劃分解,時間管理工具表,目標分解計劃書 每月行事月歷 工作待辦單（TO DO LIST）,充 分 利 用 效 率 手 冊,方法六 解決常見時間浪費現(xiàn)象,每組抽取一道問題 小組內(nèi)用五分鐘討論解決問題的方法，并將討論結(jié)果記錄在教材上。 派代表發(fā)言三分鐘 其他人員做補充,方法六 解決常見時間浪費現(xiàn)象,1不會拒絕 2習慣拖延 3不速之客干擾 4電話干擾 5雜亂的辦公環(huán)境 6缺乏計劃及條理,問 題 一 ：不 會 拒 絕,耐心聽完對方的要求, 表示對其尊重, 了解內(nèi)涵 不能回答時，說明需要考慮及所需時間 拒絕時，顯示你了解這種請求對對方的重要性 和顏悅色地略表歉意 拒絕時態(tài)度堅決，不給對方留下說服你的信號。 明確說明拒絕的理由。 如可能向?qū)Ψ教岢鰟e的替代解決方式,問 題 二 ：習 慣 拖 延,切香腸法，各個擊破，逐步解決 用平衡表分析，對比拖延的理由和不拖延的好處。 改變自己愛拖延的思維方式 避免過分的追求完美,問題三：不速之客的干擾,不要采取無條件的“門戶開放政策” 規(guī)定對外交流的時間 在辦公室外接待不速之客，縮短會見時間 站著解決問題 讓他人幫助控制會談時間 談話前限定會談的時間,問 題 四 ：電 話 干 擾,事后回復(fù)電話 集中打電話的時間 避免以題外話作為開場白 打好腹稿再打電話,問 題 五：文 件 滿 桌,該扔則扔 不要移師暗處 不放無關(guān)物品，將物品放在固定地方。 養(yǎng)成良好的文件管理習慣 下班最后一件事 - 收拾辦公桌,造 成 辦公桌凌亂 的 原 因,無條理的思路 猶豫不決 半途而廢的工作習慣 故意縱容文件的堆積 擔心遺忘文件的心理,如何取得效果,任何技能只有不斷實踐，反復(fù) 練習，成為習慣性行為后才能產(chǎn)生 應(yīng)有的效果。,什么是習慣？,逐漸養(yǎng)成的，一時不容易改變的行為， 傾向。是對思維和性格的寫照。,習 慣,習慣不能幫助我們辨別事情的好壞。 習慣左右著我們的行動。,如何改變舊的習慣,寫下想改變的習慣。 寫下你的目標。 列