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文檔簡介
行政事務管理規(guī)定一 、總 則第一條為加強公司行政事務管理,理順公司內(nèi)部關系,使各項管理標準化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公用品管理、庫房管理、郵發(fā)管理等。二 、檔案管理第三條歸檔范圍:公司的規(guī)化、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。 第四條檔案管理要指定專人負責,明確責任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全。第五條檔案的借閱與索取: (一)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門主任、主管經(jīng)理、借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔。(二)公司其他人員需借閱檔案時,需經(jīng)部門主管批準,并辦理借閱手續(xù)。(三) 借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制,一般內(nèi)部檔案由公司辦公室主任批準方可摘錄和復制。第六條 檔案的銷毀:(一) 任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料。(二) 若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準后方可銷毀。(三) 經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案人員要認真填寫,編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。三 、印鑒管理 第七條 公司印鑒由公司辦公室主任負責保管。 第八條公司印鑒的使用一律由副總經(jīng)理以上領導簽字許可后管理印簽人方可蓋章,如違反此項規(guī)定造成后果由直接責任人員負責。第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明以及對外開出的任何公文,應統(tǒng)一編號登記,以備查詢、存檔。 第十條公司一般不允許開具空白介紹信、證明,如因工作需要或其它特殊情況確需開具時,必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字方可開出,持空白介紹信外出工作,歸來必須向公司匯報其介紹信的用途,未使用者必須交回。 第十一條 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。 四、 公文打印管理第十二條 公司公文的打印工作由公司辦公室負責。第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負責人簽字,交辦公室統(tǒng)印。第十四條 公司各部、室所有打印公文、文件至少一式二份,交公司辦公室留底存檔。五、 辦公用品的管理第十五條 辦公室用品的購發(fā):(一) 公司辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算,經(jīng)總經(jīng)理批準后負責將辦公用品購回,根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各部、室,由部主任簽字領回。(二) 除正常配給的辦公用品外,若還需用其他用品須經(jīng)公司辦公室主任批準方可領用。(三)公司新聘工作人員辦公用品,公司辦公室根據(jù)部室負責人提供的名單和用品清單,負責為其配齊,以保證新聘人員正常工作。(四)負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全,量足質(zhì)優(yōu),庫存合理,開支適當,用品保管好。(五)負責購發(fā)辦公用品人員要建立賬簿,辦好入庫、出庫手續(xù),出庫需由領取人簽字。(六) 辦公室用品管理一定要做到文明、清潔。注意安全、防火、防盜,嚴格按照規(guī)章制度辦事,不允許非工作人員進入庫房。 六、 庫房管理第十六條 庫房物資存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立賬卡。第十七條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單,收票時要當面點清數(shù)目,檢查包裝是否完好,如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應立即拆包清點數(shù)目,如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時,庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。第十八條 物資入庫后,應當日填寫賬卡。第十九條 嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù),物資出庫必須填寫出庫單,經(jīng)公司辦公室主任批準后方可出庫。第二十條 庫房物資,一般不可外借,特殊情況由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準辦理外借手續(xù)。第二十一條嚴格管理賬單資料,所有賬冊、賬單要填寫整潔、清楚、計算準確,不得隨意涂改。第二十二條 庫房內(nèi)嚴禁吸煙、禁止無關工作人員入內(nèi),庫內(nèi)必須配備消防設施,做到防火、防盜、防潮。 七、 郵發(fā)管理第二十三條 公司辦公室負責為各部室郵發(fā)信件、郵件。所有公發(fā)信件、郵件由收發(fā)員登記,負責寄發(fā)。 八、 附則第二十四條 本規(guī)定如有未盡事宜或隨公司的發(fā)展,有不適應工作需要的各部門可提出修改意見,辦公室研究并呈請總經(jīng)理批示。 第二十五條 本規(guī)定解釋權歸
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