文字處理軟件的使.ppt

第3章 文字處理軟件的使用,1026,本章主要內(nèi)容,文字信息的計算機處理過程 漢字輸入法的使用 文字處理軟件Word2003的基本知識 文字處理軟件word2003的基本操作,本章的教學(xué)目標(biāo),1. 理解與熟練掌握： 漢字信息處理的基本問題。 Word2003的啟動和退出。 Word2003的編輯環(huán)境。 Word2003的基本編輯方法。 Word2003的編輯技巧和文本的排版。 2、一般理解與掌握： 數(shù)學(xué)公式的編輯。 模板、樣式和圖文混排。 文本的打印輸出、高級編輯技巧。,3.1 文字信息的計算機處理過程,計算機處理文字過程： 包括三個環(huán)節(jié)：文字信息輸入、文字信息處理加工、文字信息輸出。 3.1.1 文字處理的過程 1、文字信息的輸入 對于英文字符來說，通常通過鍵盤把組成英文詞匯的各個英文字母逐個地輸入。這一過程鍵盤的作用是把輸入的每個字、數(shù)字或符號轉(zhuǎn)換成它們所對應(yīng)的代碼，供下步信息處理用。,（1）鍵盤輸入 漢字的字符數(shù)目遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于英文鍵盤按鍵的數(shù)目，因此要用幾個鍵的組合來表示一個漢字。這種鍵的組合稱為“漢字輸入編碼”。,輸入碼,漢字輸入法軟件,機內(nèi)碼,常見的輸入碼有“形碼”，如鄭碼、五筆字型碼等； “音碼”，如“智能ABC”、 “ 清華紫光”等。,中文文字信息的處理,（2）其他輸入設(shè)備 光學(xué)字符閱讀器 (OCR- Optical Character Reader) 可以將印刷體漢字作為圖形點陣輸入，然后進(jìn)行字符識別，把漢字點陣轉(zhuǎn)換成對應(yīng)的機內(nèi)碼。這種方法已經(jīng)達(dá)到實用階段，但是設(shè)備較昂貴。 手寫板輸入 基于計算機模式識別技術(shù)，專用的軟件能夠識別手寫輸入的文字、符號，將其轉(zhuǎn)換為機內(nèi)碼。這種輸入設(shè)備已經(jīng)商品化。,3.1.2 文字信息處理 包括多種不同的處理要求。例如對文字的增、刪、改操作，或?qū)θ舾蓚€字、整個句子整段文字的增、刪、改操作。這些操作都可以通過預(yù)先編制好的處理程序，如Word 或WPS等軟件來實現(xiàn)。 .1.3 文字信息的輸出 文字信息處理完畢后，要把處理結(jié)果的代碼信息轉(zhuǎn)換成文字形式輸出，輸出的方式包括顯示和打印。為此，在計算機系統(tǒng)中要存儲有關(guān)文字的字形信息。,計算機中存儲的文字字形，是以點陣的形式表示的。通常，英文字符信息用57或79的點陣表示，如下圖所示。計算機輸出處理結(jié)果時，根據(jù)每個字符的代碼計算字形信息在存儲器的存儲地址，按照這一地址讀出字符的點陣信息，供顯示器或打印機輸出。,文字存儲點陣形式,漢字的點陣信息,字模：描述一個漢字點陣信息的若干個二進(jìn)制代碼串,無點位：用“0”表示,有點位：用“1”表示,（）漢字輸出主要是指漢字字形的輸出。輸出方式有兩種：顯示和打印。 （）不論哪一種輸出方式，都是把一個漢字看成一個二維圖形，并把筆劃離散化，用一個點陣來表示一個漢字。 （）描述一個漢字點陣信息的二進(jìn)制代碼串稱為漢字的“字?！?。所有漢字和各種符號的點陣信息就組成漢字的“字模庫”（簡稱字庫）。顯然，要實現(xiàn)近 8000 個常用漢字和符號的顯示和打印，字庫要占很龐大的存儲空間。例如1616點陣的漢字庫（包括一級和二級漢字）就需要約 240KB 的存儲空間。2424 點陣的漢字庫需 580KB，精密字庫所需的存儲空間更大。,漢字字庫,字模庫 每個字模都要占用許多字節(jié)存儲空間，字模點陣的點數(shù)越多，占用的存儲空間就越大，但字形就越精美。,（）字庫可以存放在磁盤（軟盤或硬盤）上，稱為軟字庫。每次開機時，將字庫從磁盤調(diào)入計算機的內(nèi)存(RAM)中 ，供顯示用。另一種方法是把字庫裝在可擦除只讀存儲器 (EPROM) 或只讀存儲器 (Mask-ROM)里，這就是所謂硬字庫，俗稱“漢卡”。把漢卡插到微機擴充槽內(nèi)，作為機器的一個擴充 ROM存儲區(qū)使用。,3.2 漢字輸入法的使用,3.2.1 漢字輸入法的添加和刪除 添加輸入法: 打開”開始”/”設(shè)置”/”控制面板”, 雙擊”區(qū)域和語言”. 刪除輸入法:,3.2.2 輸入法的啟動和關(guān)閉,1 . 啟動漢字輸入法: 空格鍵 . 漢字輸入法之間的轉(zhuǎn)換:按 漢字輸入法狀態(tài)框 :,中文標(biāo)點符號和按鍵的對應(yīng)關(guān)系,3.3 文字處理軟件Word2003的基本操作,3.3.1 Word基本功能、特點 1、強大的文檔處理功能 通過對文檔進(jìn)行格式化處理，使文本外觀看起來美觀、大方，賞心閱目。 2、專業(yè)的排版功能 提供專門的功能或工具讓用戶輕松排版出專業(yè)且易于閱讀的文檔或刊物。 3、圖形與圖表制作 通過創(chuàng)建圖形工具，可以快速繪制常用的簡單圖形。 4、表格繪制與美化 提供多種不同方法創(chuàng)建并美化規(guī)則或不規(guī)則的表格。 5、郵件合并打印 提供的郵件合并功能，可以批量制作信函、信封、標(biāo)簽等。 6、預(yù)定模板和圖樣,3.3.2 Word2003的啟動和退出,(1) Word2003的啟動 快捷方式啟動:如果在桌面上建立了WORD的快捷方式，則雙擊該標(biāo)。 從程序菜單啟動：單擊“開始”按鈕選擇 “程序”選項在彈出的聯(lián)級菜單中,單擊“Microsoft Word”。 雙擊已經(jīng)建立的WORD文檔，將自動啟動WORD，打開文檔進(jìn)入文本編輯狀態(tài)。,(2) Word2003的退出 方法一：單擊Word操作環(huán)境中“文件”菜單里的“退出”命令 方法二：單擊Word窗口的“關(guān)閉”按鈕。 注意：在單擊“關(guān)閉”或“退出”按鈕后，如果沒有將編輯的文檔存盤，系統(tǒng)會彈出 一個對話框，詢問是否對當(dāng)前文檔存盤，當(dāng)回答“是”或者“否”后，才關(guān)閉文檔退出WORD編輯狀態(tài)，回到桌面。,3.3.3 Word2003的操作窗口（編輯環(huán)境）,“格式”工具欄,“常用”工具欄,文本區(qū),垂直標(biāo)尺,狀態(tài)欄,關(guān)閉當(dāng)前文檔,菜單欄,標(biāo)題欄,視圖按鈕,插入點,水平標(biāo)尺,垂直滾動條,水平滾動條,文檔視圖,1.普通視圖方式 2.Web版式視圖方式 3.頁面視圖方式 4.大綱視圖方式 5.閱讀版式視圖方式,文本編輯的基本方法,文本編輯的基本步驟 編輯文本文件是WORD的主要功能。而編輯過程包括“創(chuàng)建或打開文件、編輯文件、保存或關(guān)閉文件”這三部曲，任何文件操作過程都是這樣.具體操作包括有:文檔的建立 文檔的打開 文本的輸入 文本的復(fù)制、移動、刪除 文檔的保存 Word 文檔的的擴展文本的復(fù)制名為 .DOC,第一步：文檔的建立或打開,1.文檔的建立 方法1:單擊”常用”工具欄中的”新建空白文檔”按鈕. 方法2:執(zhí)行”文件/新建”命令,在”新建文檔”任務(wù)窗格中選擇”空白文檔”. 方法3:快捷鍵. 方法4:在”新建文檔”任務(wù)窗格中選擇”本機上的模版”新建一個文檔(“文件”菜單-“新建”命令)。,2.打開文檔, 打開一個或多個文檔 方法1: 單擊“常用”工具欄上的“打開”按鈕 方法2: 執(zhí)行”文件/打開”按鈕 方法3: 使用快捷鍵. 打開最近使用過的文檔 方法1：單擊“文件”菜單，選擇底部顯示的文件名列表中的文檔。 方法2：在“開始工作”任務(wù)窗格選擇“打開”文件名(“視圖”菜單-“任務(wù)空格”命令) 。,（2）打開文檔操作,選定想要打開的文件,注意：Word默認(rèn)的文檔擴展名是.doc。如果在文件類型下拉框中無法找到要打開文檔所屬的類型，意味著無法使用Word直接編輯，必須事前進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。,1,2,3,所謂編輯文檔，概括起來就是利用WORD 的編輯功能，對已錄入的文稿進(jìn)行增、刪、改，插入和頁面設(shè)置等操作，這些操作將在后面介紹。,第二步:編輯文檔,1、 保存當(dāng)前活動文檔，即保存正在編輯的文檔， 三種操作方式： 方法一：鍵盤命令方式：+S。 方法二：單擊工具欄的保存圖標(biāo)。 方法三：單擊“文件”菜單下的“保存”選項。 上述三種方法都可以將正在編輯的文檔存盤.如果是新建文檔初次存盤，系統(tǒng)先彈出“是否保存文檔”對話框，回答“是”以后，彈出“保存文檔對話框” ；如果不是首次存盤，則按原文件所在位置存盤。,第三步: 保存或關(guān)閉文檔,是否保存文檔對話框,1,3,2,2、將當(dāng)前文檔另行存盤 單擊“文件”菜單下的“另存為”選項，待出現(xiàn)“保存文檔對話框”后，系統(tǒng)則按用戶回答的路徑和文件名存盤。 Word將自動關(guān)閉原來活動文檔。同時將其最新內(nèi)容以改名后的文檔名保存并變成當(dāng)前文檔，其后的編輯與原來的文檔無關(guān)。 3、保存全部打開的文檔 當(dāng)Windows 打開多個窗口編輯不同的文檔，如需要對它們?nèi)勘４?，則按住鍵單擊“文件”菜單，再選擇“全部保存”選項，就將全部打開的文檔保存。,4、文檔的保護(hù),（1）設(shè)置自動保存功能 單擊“工具/選項”命令，在“選項”對話框中單擊“保存”選項卡 單擊“自動保存時間間隔”復(fù)選框。 在“分鐘”框中鍵入自動保存文檔時間間隔。 單擊“確定”按鈕。,4、文檔的保護(hù),（2）文檔加密 單擊“工具/選項”命令，在“選項”對話框中單擊“安全性”選項卡，進(jìn)入“安全性”對話框。 在“打開文件時的密碼”或“修改文件時的密碼”框中鍵入密碼。 單擊“確定”按鈕。,思考： 1. 在使用Word編輯文本的過程中，如果不隨時將已編輯好 的文本存盤，遇到突然停電也不會丟失很多數(shù)據(jù)，這是 因為: A. Word會在停電的瞬間將被編輯的文本存盤。 B. Word在內(nèi)存保留一個被編輯的文本的備份文件， 可以代替丟失的文本。 C. Word在Cache中隨時被編輯的文本的一個最新版， 遇到停電就存盤。 D. Word會按一定的時間間隔自動將被編輯文本存 盤。 2. 在編輯結(jié)束時，如果沒有將編輯的文檔存盤而選擇“文 件”菜單的“關(guān)閉”選項，會發(fā)生什么情況？,3.4.2 文本的輸入,1.文字輸入的一般原則 不用空格來增加字符的間距,而是錄入完后,設(shè)置文本的字符間距 輸入內(nèi)容到達(dá)頁右邊界,系統(tǒng)會自動換行;一個段落輸入完后,可按回車鍵,進(jìn)行下一段錄入;換行不換段落, 可按組合鍵: shift+enter 不要用按回車鍵的方式來加大段落之間的間距,而是錄入完成后,為文本設(shè)置段落格式來設(shè)置段落之間的間距。,2、插入和改寫文本,插入狀態(tài) 每插入一個字符，插入點右邊的所有字符均右移一個位置。 改寫狀態(tài) 每插入一個字符，將覆蓋插入點右邊的一個字符。,3、文本刪除,刪除一個字符或漢字方法：,刪除多行文本塊方法：,首先選定要刪除的文本塊，然后按Delete鍵,4、文本恢復(fù),如果刪除之后想恢復(fù)所刪除的文本，在沒有保存之前， 可用“常用”工具欄里的“撤銷”按鈕或按便可。,5、常用符號和特殊符號輸入,常用符號 利用鍵盤輸入（鍵面上有的） 利用Word 符號欄輸入（“視圖”-“工具欄”- “符號欄”） 特殊符號 利用菜單輸入(“插入” - “特殊符號”),3.5 文本的編輯技巧,查找文本: “編輯”菜單 “查找”或按快捷鍵Ctrl+F，將打開“查找和替換”對話框 在“查找”選項卡中的“查找內(nèi)容”中鍵入查找關(guān)鍵字 單擊“查找下一處”按鈕開始查找 如單擊“取消”將關(guān)閉該對話框。插入點停留在當(dāng)前查找到的文本處。,3.5.1 字符串查找和替換,替換文本: 選擇菜單“編輯” “替換” ，將打開“查找和替換”對話框中的“替換”選項卡 在“查找內(nèi)容”中鍵入要查找的文本，在“替換為”中填入要替換為的內(nèi)容 單擊“查找下一處”按鈕開始查找，找到的文本高亮顯示，如要替換，則單擊“替換”按鈕。反復(fù)進(jìn)行，可邊審查邊替換 如果要全部替換，單擊“全部替換”就可以一次替換完畢,關(guān)于“查找與替換”中的通配符,要使用通配符，必須選擇“使用通配符”選項，才會把其當(dāng)作通配符使用，否則把其看作是普通字符。,選中“使用通配符”復(fù)選框后，Word 只查找與指定文本精確匹配的文本。（請注意，“區(qū)分大小寫”和“全字匹配”復(fù)選框會變暗，表示這些選項已自動選中，您不能清除這些選項。）,3.5.2 塊處理,1、選定文本塊：如果要復(fù)制或移動文本的某一部分，首先要選定（選中）這部分文本。方法如下: （1）移動鼠標(biāo)到在文本塊開始處，按下左鍵拖 拽直到文本塊結(jié)尾處松開即可。 （2）鼠標(biāo)選擇文本塊開始處的一個或多個字符，然后按住鍵不放，再用鼠標(biāo)選擇文本塊結(jié)尾處的一個或多個字符即可。,被選中的文本塊,2、文本塊的移動,為什么要移動？ 在編輯文檔的時候，經(jīng)常需要將某些文本從一個位置移動到另一個位置，以調(diào)整文檔的結(jié)構(gòu),方法1：選定文本塊后，用鼠標(biāo)拖在拽到目標(biāo)位置。 方法2、先“剪貼”選定的文本塊，然后再“粘貼”到目標(biāo)位置上。,希望移動到這個位置,3、文本塊的復(fù)制,在輸入文本或編輯文檔時，常常會重復(fù)輸入一些已經(jīng)輸入過的文本，使用復(fù)制操作可以減少輸入次數(shù)和錯誤，提高效率。,將選定的文本復(fù)制到這里,3.5.2 表格的插入和編輯,表格是一種簡明、扼要的表達(dá)方式，結(jié)構(gòu)嚴(yán)密，效果直觀。在現(xiàn)實生活中經(jīng)常見到許多表格，如課程表、成績單、履歷表、價目表以及各種報表等。在文檔中也要插入一些表格以說明問題，word系統(tǒng)為表格的處理提供了方便的手段。,1、建立空白表格,方法1: （1）光標(biāo)定位:將光標(biāo)移到需要插入表格的位置。 （2）選擇菜單欄的“表格（A）”下的“插 入（I）” -”表格（T）”選項。,（3）確定表格列數(shù)行數(shù)。,最多63列,沒有限制,（4）確定后生成空白表格,方法2: 點擊常用工具欄中的“插入表格”圖標(biāo)，在彈出的表格框中用鼠標(biāo)框選行數(shù)和列數(shù)即可。,快捷圖標(biāo),2、表格編輯,表格編輯指的是改變表格的結(jié)構(gòu)。包括插入或刪除表格的行、列或單元格，改變行高和列寬，合并或拆分單元格等。 (1) 在表格中插入行或列 插入行,1,2,3,插入列 菜單法：選定一列，選擇菜單欄的“表格(A)” “插入(I)”選項 “列（在左側(cè)）(L)”或“列(在右側(cè))(R)”，選擇一種方式即可。,1,2,3,刪除行：,1,2,3,刪除列：,1,2,3, 刪除整個表格: 是指把整個表格結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)全部刪除。 方法：先選定整個表格，然后按退格鍵或使用菜單命令。 刪除整個表格數(shù)據(jù): 保留表格結(jié)構(gòu)，刪除數(shù)據(jù)。 方法：先選定整個表格，然后按刪 除鍵或使用菜單命令。,合并單元格,將相鄰的兩個或兩個以上的單元格合并成一個單元格。,1,2,3,1,步驟： 1、首先選定相鄰的兩個或多個單元格。 2、選擇菜單欄“表格(A)”下的“合并單元格 (M)”選項即可。,拆分單元格,拆分單元格的作用是將一個單元格拆分成兩個或多個單元格。,1,2,3,1,步驟： 1、首先選定待拆分的單元格。 2、選擇菜單欄“表格(A)”下的“拆分單元格(P)”選項。 3、在彈出的對話框中，選擇或輸入拆分的行數(shù)或列數(shù)， 按“確定”即可。,調(diào)整表格尺寸,在文檔中插入無格式表格時，默認(rèn)所有單元格的寬度和高度完全相同。在實際使用中往往需要調(diào)整。 1、用菜單命令調(diào)整高度和寬度 2、用鼠標(biāo)調(diào)整行高或列寬 3、用標(biāo)尺調(diào)整行高或列寬,用鼠標(biāo)左鍵拖動可以改變行高,用鼠標(biāo)左鍵拖動可以改變列寬,表格與文字互換,執(zhí)行命令,數(shù)學(xué)公式的編輯,對于編排復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式WORD2000提供了一種專門工具：Microsoft 公式3.0。該工具提供了許多特殊的數(shù)學(xué)符號和構(gòu)成數(shù)學(xué)公式的框架。根據(jù)選定的框架，只要輸入公式中用到的有關(guān)參數(shù)，便能構(gòu)成一個完整的數(shù)學(xué)公式。 需要說明的是，Microsoft公式3.0實際上是“Microsoft Office工具”組件中的一個應(yīng)用程序。它不是Word 2000自帶的，需要另行安裝?？梢栽诎惭bOffice 2000時，采用自定義安裝方式，根據(jù)需要選擇安裝組件。,3.6 文本的排版,文本輸入、修改完畢后，要想達(dá)到賞心悅目的效果，需要進(jìn)行排版和頁面設(shè)置。Word 2003具有的“所見即所得”的特點，給文本的排版提供了很大的方便。內(nèi)容包括:,文字的格式化與修飾 段落的格式化 頁面設(shè)置 插入頁碼 文檔視圖 圖文混排,3.6.1 文字的格式化,1. 字體與字號 （1）字體（字的形狀與風(fēng)格）,（2）字號（字的大?。?英文常用的字號標(biāo)準(zhǔn)：”磅(pt)”，磅數(shù)越大文字越大。漢字一般采用的字號標(biāo)準(zhǔn)：“號”，號數(shù)越大文字越小。,2. 粗體字與斜體字,粗體+斜體,3. 下劃線與字符邊框,4. 顏色與效果,設(shè)置文字效果,1.文本的縮進(jìn) （1）段落 以回車符為標(biāo)記， 每按一次Enter鍵就插入一個段落標(biāo)記。如果刪除段落標(biāo)記，前后兩段文本就合并起來，變?yōu)橐粋€段落。,3.6.2 段落的格式化,（2）左、右縮進(jìn),左縮進(jìn),右縮進(jìn),（3）首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn),首行縮進(jìn),懸掛縮進(jìn),2.段落的對齊 段落對齊方式有左對齊、右對齊、居中、兩端對齊和分 散對齊等五種方式，默認(rèn)方式是兩端對齊，因此在編輯時兩端對齊按扭是凹陷的。各種對齊方式的含義是： 左對齊：把選定的文字與左縮進(jìn)對齊。 居 中：把選定的文字放在左、右縮進(jìn)的中間。 右對齊：把選定的文字與右縮進(jìn)對齊。 兩端對齊：把選定文字同時以左、右縮進(jìn)對齊若某行不足一行寬度，則左對齊。 分散對齊：把選定的文字同時以左、右縮進(jìn)對齊若 某行不足一行寬度，則增大字間距,使文字恰好從左縮進(jìn)排到右縮進(jìn)。,3.字間距和行間距 字間距：文本字符之間的水平距離。操作步驟： 先選定文本區(qū)域，若不選定文本區(qū)域，則對新輸入的文字應(yīng)用字符間距格式。 選擇“格式”菜單下的“字體”選項，彈出“字體”對話框。 單擊“字符間距”選項卡，在“間距”下拉表中選擇“標(biāo)準(zhǔn)、加寬、緊縮”之中的一種。默認(rèn)為“標(biāo)準(zhǔn)”間距。, 行間距：文本行之間的垂直距離。操作步驟： 選擇需要更改行間距的文字區(qū)域，或?qū)⒐鈽?biāo)移到段落內(nèi)。 選擇“格式”菜單下的“段落”選項，彈出“段落”對話框。 選擇“縮進(jìn)和間距”選項卡，在“行距”的下拉表中選擇如下幾個選項：單倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值、多倍行距中的一種。默認(rèn)的是單倍行距。,頁面設(shè)置的目的之一是涉及整個版面的整體布局，更重要的是保證文本打印的內(nèi)容與打印紙張相匹配。因此，頁面設(shè)置的內(nèi)容包括紙張大小的選擇，頁的走向、頁邊距、頁眉、頁腳的設(shè)計等。 1. 頁面的基本概念 （1）頁 為使文檔打印的內(nèi)容在寬度和長度上與打印紙張的尺寸相匹配，系統(tǒng)將整個文檔分成若干“頁”。因此，“頁”就是一個打印頁面。 頁與頁之間用“分頁符”進(jìn)行分隔。在不同的視圖下“分頁符”的呈現(xiàn)效果是不一樣的，在普通視圖下，“分頁符”是一條虛線；在頁面視圖下不出現(xiàn)虛線，但呈現(xiàn)實際的分頁效果。 WORD有自動分頁和人工分頁兩種方式。,3.6.3 頁面排版與設(shè)置,（2）節(jié) 如果文檔的內(nèi)容比較豐富，往往這些不同部分都是要分別進(jìn)行頁面設(shè)計，按不同的格式輸出，為了區(qū)分的方便，把這些不同的部分設(shè)置為不同為“節(jié)”。節(jié)的大小不限，小到可以是一個標(biāo)題。 “節(jié)”用兩排虛線作為分隔符。人工分節(jié)的操作是：將光標(biāo)移到要分節(jié)的位置，單擊“插入”菜單下的“分隔符”選項，然后確定“分節(jié)符類型”，最后按確定按鈕，完成分節(jié)符的設(shè)置。,2. 頁面設(shè)置方法 用來改變文檔打印參數(shù)，如紙張的大小、頁邊距、頁面放置方向以及打印紙張來源等。,左邊距,右邊距,上邊距,下邊距,可用文本區(qū)域,插入頁碼,方法：單擊選擇工具欄上的“插入(I)”頁碼(U)”選項。,（1）手工繪制圖形 使用繪圖工具進(jìn)行手工繪制 選擇Word自帶的“自選圖形”繪制 插入藝術(shù)字 修飾：著色、