公文寫作與公文處理.ppt

公文寫作與公文處理,中共蘭州市委黨校科研處 馬玉香,一、公文寫作與其他寫作的區(qū)別 1、從作品的創(chuàng)作者來說,文學(xué)作品的創(chuàng)作者 不受任何限制 有才華和勇氣 寫出作品 得到讀者的尊重 成為作家,公文文稿的創(chuàng)作者 受到限制 得到組織和領(lǐng)導(dǎo) 的認可 才有寫作的機會 處在特殊的群體,、從作品的內(nèi)容來說,文學(xué)作品的內(nèi)容 不受任何的規(guī)定 寫什么樣的題材 作者自己決定 作品的讀者 不受任何限制,公文文稿的內(nèi)容 受到嚴(yán)格限制 特意撰擬文稿 撰擬者被動接受 按照規(guī)律和格式 讀者受到限制 執(zhí)行部門及人員,、從作品的時間來說,文學(xué)作品 不受時間約束 構(gòu)思很長時間 寫作很長時間 流傳的時間越長 價值越大,公文文稿 受到時間限制 解決困難和問題 不及時行文 后果不堪設(shè)想 造成社會的不穩(wěn)定,、從作品表達方式來說,文學(xué)作品 任何表達方式 敘述、議論、說明、抒情、描寫 為故事情節(jié)完整 人物性格鮮明服務(wù),公文文稿 不能隨心所欲 采用三種表達方式 敘述、議論、說明 說明基礎(chǔ)上夾敘夾議 單純的敘述、議論 不能出現(xiàn)在寫作中,二、寫作中應(yīng)注意的幾個方面,、版式設(shè)計 版式指排版的樣式，也就是未來被印制完成的公文格式。 公文用紙幅面尺寸為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長寬 =297210）。 用紙幅面尺寸、版心尺寸（156225） 天頭寬371；釘口寬281 天頭寬，地腳窄，左大于右。,、主要內(nèi)容安排次序與位置,標(biāo)題： 紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字 ，可一行或多行居中排布；回行時，間距恰當(dāng)。 主送機關(guān)： 標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識 回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo) 全角冒號。,正文： 主送機關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 附件： 如有附件，在正文下1行左空2字用3號仿宋體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點符號。,成文時間： 用漢字將年、月、日標(biāo)全；數(shù)字用漢字的小寫，其中“零”應(yīng)寫為“0”。 印章： 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不寫發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2-4，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，左右各空7字 兩印章之間不相交或相切，相距不超過3。,附注： 如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1行。 主題詞： “主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。,抄送機關(guān)： 如有抄送，在主題詞下1行，左右各空1字用3號仿宋體標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號，抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊，在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。 印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期： 位于抄送機關(guān)之下占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。,、字體、字號的選擇,宋體、仿宋體、楷體、黑體及部分變形體。 按照規(guī)定 ：公文中正文與標(biāo)記采用3號仿宋體。 A4幅面的公文正文一般每面排22行，每行排28個字。 收緊稍放寬行距，或者用縮行、空行、加行等方法解決這一問題。 頁碼分別置于公文左下角或右下角，用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。,、公文標(biāo)題,：發(fā)文機關(guān)事由文種（典型的公文標(biāo)題） ：事由文種（通常稱為介詞結(jié)構(gòu)） ：文種 ：新聞標(biāo)題 ：其它,三、 公文文種的寫作,文種是公文中的一個不可缺少的組成部分，它可以概括表明公文的性質(zhì)和用途，同時也決定著公文的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、語言運用。因此，在撰擬公文文稿之前，必須正確地選定文種。,、通知,通知是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部時使用的一種公文。,通知的寫作格式：,“標(biāo)題”： 發(fā)文機關(guān)事由文種； 事由文種； 文種。 “正文”： 由緣由、事項、要求三部分組成。,緣由-概括地介紹背景，分析形勢，肯定成績，指出問題，說明根據(jù)，闡述發(fā)布通知的目的、意義和指導(dǎo)思想等。一般用“特作如下通知”、“現(xiàn)通知如下”、“望按以下通知執(zhí)行”等語引入通知事項。 事項-是通知的主體，一般要提出工作任務(wù)，原則規(guī)定、執(zhí)行要求、基本措施、注意事項。 要求-是通知的結(jié)束部分，多是指號召、督促、希望的內(nèi)容。,、報告,報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問或要求的公文文體。 分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件與物品的報告等。,報告的寫作格式 ：,標(biāo)題： 行文機關(guān)事由文種；事由文種 主送機關(guān)： 行文單位的主管部門或單位。 正文： 基本情況-應(yīng)簡要交待時間、背景和條件 主要成績-應(yīng)把工作的過程、措施、結(jié)果和成績敘述清楚。,經(jīng)驗體會-對工作實踐的理性認識，從實際工作中概括出規(guī)律性的東西，以便指導(dǎo)今后的工作。 存在的問題-寫出工作中的缺點與不足。 今后的意見-提出解決存在問題的意見或者提出今后開展工作的意見。 A是偏重總結(jié)性的報告，只寫情況、成績和經(jīng)驗體會，不寫問題和意見。 B偏重匯報性的報告，著重寫情況、成績和問題，不寫經(jīng)驗體會。 C需上級批轉(zhuǎn)的呈轉(zhuǎn)性的專題工作報告，可少寫或不寫成績、問題，著重寫今后工作意見 。,、請示,請示是下級機關(guān)請求上級機關(guān)對 某項工作或某項事情給予指示、批準(zhǔn)， 做出答復(fù)時使用的公文。,請示的寫作格式：,標(biāo)題： 行文機關(guān)事由文種； 事由文種（介詞結(jié)構(gòu)的標(biāo)題）； 文種。 主送機關(guān)： 與報告的主送機關(guān)相同，不可越級請示。 正文： 緣由、事項、具體的要求、結(jié)語。,正文： 緣由-主要是詳細、準(zhǔn)確地寫明請示的背景和依據(jù)，也就是為什么要請示。 事項-是請求上級給予指示、批準(zhǔn)、答復(fù)的具體事宜。 具體要求-是對上級提出的、包括希望或按某個方案批復(fù)的懇求。 結(jié)語： 慣用“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否？請指示”等等。,、 報告與請示的區(qū)別,第一，用途不同。 報告是陳述性公文。其目的是讓上級機關(guān)及時掌握情況，做好工作。 請示則是請求指示和審批的公文。其主要目的是請求上級機關(guān)對某項工作或某項事情給予指示，做出答復(fù) 。 第二，時間有別。 報告寫作時間比較靈活， 請示則必須事前行文 。,第三，寫法各異。 首先，標(biāo)題應(yīng)該分清。不能寫成“請示報告”。 其次，正文的寫法各異。報告內(nèi)容較多，行文較長 ，不需要上級的答復(fù)；請示一事一文，行文較短，必須請上級答復(fù)或?qū)徟?其三，結(jié)語。報告可用“特此報告”、“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等；請示結(jié)語用“當(dāng)否？請批示”“可否？請批復(fù)”之類的結(jié)語。,、工作計劃,工作計劃是行政管理機關(guān)、基層單位 在一定時間內(nèi)為完成某項任務(wù)而事先擬定 的方法、步驟的書面安排或打算。,工作計劃的寫作格式：,標(biāo)題： 包括單位名稱計劃內(nèi)容適用期限文種 只寫計劃內(nèi)容適用期限文種 正文： 包括六項基本內(nèi)容。 文尾： 即落款部分。這一部分要交代制定計劃的單位名稱或個人姓名，交代制定計劃日期。如標(biāo)題中已有單位名稱，這里只寫制定計劃的日期即可。,目標(biāo)。即人們通常所說的“總的要求”、“總的目的”等。 工作事項。即指出為了實現(xiàn)目標(biāo)必須做哪些方面的工作。 時間。目的的實現(xiàn)，必須合理地、仔細地計劃時間，效率的關(guān)鍵因素之一是時間。 責(zé)任部門、單位和人員。即將目標(biāo)分解到各個工作方面以后，確切地指出由誰來完成。 程序。即通常所說的工作步驟。 工作辦法。包括政策、措施、制度、方法。,、工作總結(jié),工作總結(jié)是機關(guān)、單位在實現(xiàn)工作目標(biāo)或完成特定任務(wù)之后，對工作情況加以回顧分析、檢查和評價，找出經(jīng)驗、教訓(xùn)，用來指導(dǎo)今后工作的文書。 綜合性總結(jié)-是比較全面地總結(jié)一個單位、一個部門，在一定時期里的整個工作情況的好壞、經(jīng)驗、教訓(xùn)等。 專題性總結(jié)-是對一定時期的某一項工作或某一方面的經(jīng)驗進行專門的總結(jié)，而對其他方面的情況則不予涉及。,工作總結(jié)的寫作格式：,正文： 基本情況的回顧：此部分是把這段時間里的工作做一個全面的估價。 經(jīng)驗教訓(xùn) ： 一是，先敘述工作進展情況和具體作法，然后概括幾條經(jīng)驗，提出存在的問題。 二是，以提出的問題為中心，把情況和經(jīng)驗結(jié)合在一起，夾敘夾議，既談情況，也談經(jīng)驗教訓(xùn)。 三是，在敘述工作的一般發(fā)展情況之后，提出幾個較突出的問題，再分別列舉若干個不同做法加以分析比較，得出正確的結(jié)論。 四是，把整個工作過程按時間的先后順序劃分成幾個階段，再分階段分別介紹工作情況和經(jīng)驗教訓(xùn)。,存在的問題和今后努力的方向 ： 寫出工作中存在的問題與不足以及給工作帶來的影響、造成的損失，出現(xiàn)問題、失誤的主觀原因；在總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，針對工作中的實際問題，提出改進措施、今后打算、努力方向，或說明工作發(fā)展趨勢，提出新目標(biāo)。 常見的結(jié)構(gòu)形式還有下面幾種： 二分式。第一部分寫基本情況，第二部分寫經(jīng)驗體會。條例式。常用數(shù)目字標(biāo)明層次的順序，把內(nèi)容分條例項，按順序交代清楚。小標(biāo)題式。把總結(jié)分成幾個專題，按專題把內(nèi)容交代清楚。全文貫穿式。不例條項，不定小標(biāo)題，而是靠文字?jǐn)⑹鲆粴夂浅傻仃愂隹偨Y(jié)的中心問題。,、述職報告,述職報告是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位的干部，向主管領(lǐng)導(dǎo)部門、人事部門、職工群眾陳述自己在一定的任職期內(nèi)的工作實績、問題和設(shè)想的自我評述性的應(yīng)用文體。 述職報告是總結(jié)的一種特殊形式，它既不是個人總結(jié)，更不是工作總結(jié)，而是職務(wù)總結(jié)。它與個人總結(jié)、工作總結(jié)是不一樣的。,述職報告的寫法 ：,標(biāo)題： 文稱式（述職報告） 公文式（由任職時限、所任職務(wù)、文種） 新聞式（正副標(biāo)題，正標(biāo)題寫述職報告的主旨或基本觀點、主要經(jīng)驗、教訓(xùn)和態(tài)度；副標(biāo)題寫何人何職務(wù)的述職報告。） 署名： 置述職人所在單位的全稱和本人姓名。,正文：包括四部分。 交待清楚自己的職責(zé)。這是述職的基點。 闡述如何