【行政部】采購管理制度.doc

。 知識產(chǎn)權(quán)采購過程控制程序1.0目的 為加強行政部采購工作管理，規(guī)范行政采購行為，降低行政采購成本，提高行政采購質(zhì)量與經(jīng)濟效益，特制定本管理制度。2.0適用范圍 適用于公司所有對外物品（研發(fā)工具和材料、生產(chǎn)工具和材料、辦公設(shè)備類固定資產(chǎn)及低值易耗品、校訊通設(shè)備、裝修及改造、其他對外購買的產(chǎn)品或服務(wù)等）的采購。3.0 職責(zé)3.1行政部3.1.1 統(tǒng)籌負責(zé)制定并不斷優(yōu)化公司采購及供應(yīng)商管理等相關(guān)管理規(guī)范及流程。3.1.2 統(tǒng)籌負責(zé)實施、指導(dǎo)及監(jiān)督采購及供應(yīng)商管理的相關(guān)環(huán)節(jié)。3.1.3 持續(xù)提升采購專業(yè)水平，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展，降低采購總成本（包含質(zhì)量、價格、交付、售后等方面）。3.2采購需求部門3.2.1 結(jié)合實際需求及市場狀況，并與采購充分溝通后詳細填寫采購需求并發(fā)起申請。3.2.2根據(jù)不同物品的采購周期，提前發(fā)起采購申請，以確保能滿足公司辦公的需要。3.3 技術(shù)或研發(fā)部門負責(zé)新項目性采購物品的技術(shù)參數(shù)和規(guī)格的評估以及對相關(guān)技術(shù)參數(shù)和規(guī)格的確認。3.4 財務(wù)管理部門負責(zé)核對、監(jiān)督采購價格及付款報銷。4.0采購基本原則4.1 采購應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正、廉潔、效益的原則。4.2采購人員要嚴格自律，加強法制觀念，廉潔奉公、依法辦事、自覺抵制不正之風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或酬金。4.3主動拓寬采購渠道，及時掌握市場信息，盡量減少中間環(huán)節(jié)，提高效益，使采購的物料及服務(wù)質(zhì)優(yōu)價廉。4.4 增強服務(wù)意識，想方設(shè)法降低成本，保證所需物料及服務(wù)按時保質(zhì)保量，品質(zhì)不達標(biāo)的包退、包換、包損失。5.0采購需求及計劃申請所有物品的采購都必須由需求部門提前發(fā)起采購計劃，經(jīng)審批后報備至行政部采購實施并進行集中采購，便于議價及降低采購成本。5.1 常規(guī)性采購需求及計劃管理各單位日常已開展的工作或項目所需的物料、設(shè)備以及服務(wù)等物品的采購。5.1.1材料采購申請：由總經(jīng)理（1000-3000的元需行政副總審批）審批后給到行政部實施采購。5.1.2辦公設(shè)備類固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公場地設(shè)計、裝修及改造申請：由總經(jīng)理（超過5000元需董事長審批）審批后給到行政部實施采購。5.2.0若需求單位有指定供應(yīng)商或戰(zhàn)略供應(yīng)商，需事先報備至行政部采購或在采購需求流程中特別備注說明，指定供應(yīng)商或戰(zhàn)略供應(yīng)商名錄需經(jīng)總經(jīng)理審批。5.2.3需求單位必須評估所需采購物品的交貨時限，并應(yīng)事先與行政采購充分溝通；部分物品的采購周期應(yīng)需將供應(yīng)商送樣、測試老化封存樣品、行政采購開發(fā)供應(yīng)商等環(huán)節(jié)計算在內(nèi)。5.2.4 需求單位需對需物品的規(guī)格描述準確、清楚（使用行業(yè)通用的規(guī)格描述），必要時組織技術(shù)、研發(fā)、行政等部門討論，并承擔(dān)因描述不當(dāng)所產(chǎn)生的一切損失。5.2.5對于供應(yīng)商提供的樣品，在供應(yīng)商允許的情況下，由需求部門負責(zé)封存后交予行政采購人員保存。5.2.7需求單位應(yīng)做好保密工作，不應(yīng)將初步論證的結(jié)果向供應(yīng)商透露。6.0詢價議價通過貨比三家模式進行操作。6.1貨比三家，是將同一批產(chǎn)品（或服務(wù)），同時向多家供應(yīng)商詢價、招（邀）標(biāo)或談判，并結(jié)合質(zhì)量、服務(wù)、價格、交貨周期、結(jié)算方式、合作歷史記錄等因素進行綜合評估，最后選擇性價比高的供貨商落實采購。6.2因某些產(chǎn)品、服務(wù)的特殊性或公司已指定供應(yīng)商，須由總經(jīng)理審核、可豁免貨比三家手續(xù)。此類經(jīng)豁免的產(chǎn)品或服務(wù)，納入指定供應(yīng)商產(chǎn)品/服務(wù)清單。該清單至少每年評估、重新審批一次，保管期限至少三年。6.3詢價采購：除指定供應(yīng)商或特殊情況下經(jīng)總經(jīng)理批準豁免貨比三家外，對所有申購總金額大于3000元（含）且小于10萬元的產(chǎn)品或服務(wù)采購，需采取詢價采購方式，并留下書面的詢價比價記錄。對于申購總金額小于3000元的采購，暫不強制要求留下書面的詢價比價記錄。6.3.1申購審批環(huán)節(jié)確認為詢價采購的，采購人員需在合格供應(yīng)商名冊中選擇三家或以上供應(yīng)商，通過詢價、議價、比價（除研發(fā)階段的小批量試產(chǎn)、打樣允許口頭詢價外，其他需對方傳真有蓋章的報價單），填寫供應(yīng)商比價表供應(yīng)商報價單作為附件，按審批權(quán)限進行審批。審批后的供應(yīng)商比價表的掃描件在采購人員發(fā)起“采購合同蓋章申請”時以附件形式上傳。前述經(jīng)審批的詢價比價記錄，需按日期予以編號、訂裝，保管期限至少三年。供應(yīng)商提供報價產(chǎn)品（或服務(wù)）的規(guī)格與申購規(guī)格不同時，采購人員需要與申購部門確認。6.3.2采購人員可以根據(jù)市場價格變動頻率，對需采購的常規(guī)產(chǎn)品或服務(wù)進行分類，并按類別設(shè)置詢價比價記錄的有效期限，由總經(jīng)辦主任審核，總經(jīng)理簽批后正式生效，抄送審計部門備案。在前述有效期限內(nèi)，如有相同產(chǎn)品或服務(wù)的采購，可以直接復(fù)印前次供應(yīng)商比價表，按審批權(quán)限進行審批并實施采購。6.4招（邀）標(biāo)采購：除指定供應(yīng)商或特殊情況下經(jīng)公司總經(jīng)理批準豁免貨比三家外，對所有申購總金額大于10萬元（含）的產(chǎn)品或服務(wù)采購，需采取招（邀）標(biāo)采購方式確定供應(yīng)商。6.5采取何種采購方式，由采購人員在申購審批環(huán)節(jié)按上述規(guī)定進行對應(yīng)選擇，并按審批權(quán)限進行審批。如因特殊情況（如采購需求時限緊急等），不能按上述指定方式采購，采購人員需在申購階段注明原因，并按特別授權(quán)處理，即由正常審批權(quán)限的上一級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。7.0供應(yīng)商管理行政部門統(tǒng)籌負責(zé)供應(yīng)商的管理，定期進行供應(yīng)商的評估。7.1供應(yīng)商開發(fā)7.1.1采購人員負責(zé)供應(yīng)商開發(fā)工作。7.1.2需求部門、技術(shù)部負責(zé)協(xié)同進行對供應(yīng)商及其產(chǎn)品的鑒定和評價。7.2供應(yīng)商選擇標(biāo)準公司指定供應(yīng)商篩選標(biāo)準包含如下：7.2.1質(zhì)量水平。包括：(1)物料來件的合格率；(2)質(zhì)量保證體系；(3)樣品質(zhì)量；(4)對質(zhì)量問題的處理。7.2.2交貨能力。包括：(1)交貨的及時性；(2)擴大供貨的彈性；(3)樣品的及時性；(4)增、減訂貨的批應(yīng)能力。7.2.3價格水平。包括：(1)優(yōu)惠程度；(2)消化漲價的能力；(3)成本下降空間。7.2.4技術(shù)能力。包括：(1)工藝技術(shù)的先進性；(2)后續(xù)研發(fā)能力；(3)產(chǎn)品設(shè)計能力；(4)技術(shù)問題的反應(yīng)能力。7.2.5后援服務(wù)。包括：(1)零星訂貨保證；(2)配套售后服務(wù)能力。7.2.6公司實力。包括：(1)公司規(guī)模；（2）公司資質(zhì)；（3）經(jīng)營團隊；(4)員工素質(zhì)。7.2.7現(xiàn)有合作狀況。包括：(1)合同履約率； (2)合作年限；(3)合作融洽關(guān)系。7.3供應(yīng)商選擇辦法7.3.1對每類物料，由采購部經(jīng)市場調(diào)研后，各提出3-6家候選供應(yīng)商名單。7.3.2經(jīng)對各候選供應(yīng)商逐條對照10.2標(biāo)準打分，并計算出總分排序后決定取舍，提 供供應(yīng)商資料和供應(yīng)商基本調(diào)查表。7.3.3確定候選供應(yīng)商后，由采購人員，必要時連同上級領(lǐng)導(dǎo)對候選供應(yīng)商進行實地調(diào)查。7.3.4調(diào)查通過的供應(yīng)商需建立合格供應(yīng)商名錄。7.3.5對選定的供應(yīng)商，公司與之簽訂長期供應(yīng)合作協(xié)議，在該協(xié)議中具體規(guī)定雙方的權(quán)利與義務(wù)、雙贏互惠條件。7.3.6采購人員負責(zé)組織每半年對列入供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商進行評估，不合格的解除長期供應(yīng)合作關(guān)系。-可編輯修改-11.1 供應(yīng)商比價表供 應(yīng) 商 比 價 表日期：序號供應(yīng)商是否通過合格供應(yīng)商評審聯(lián)系人及電話產(chǎn)品名稱規(guī)格型號數(shù)量單價 金額稅率含稅總金額備注綜合評估：注：無法貨比三家的理由：A、指定供應(yīng)商名冊上的產(chǎn)品或服務(wù)；B、公司董事長批準豁免貨比三家；C、合格供應(yīng)商名冊內(nèi)以及周邊市場無法找到三家或以上的供應(yīng)商。制表（采購人員）：_ 審核（部門負責(zé)人）：_ 審批（總經(jīng)理）：_ 日期：_ 日期：_ 日期：_ 11.2 開標(biāo)、評標(biāo)記錄表招標(biāo)項目： 開標(biāo)時間：序號投標(biāo)單位名稱企業(yè)資質(zhì)審核（A）技術(shù)、服務(wù)能力審核（B）是否建議（打“”）建議的原因1標(biāo)準1： 標(biāo)準2：標(biāo)準3：標(biāo)準1得分： A1標(biāo)準2得分： A2標(biāo)準3得分：A3標(biāo)準1： 標(biāo)準2：標(biāo)準3：標(biāo)準1得分：B1標(biāo)準2得分：B2標(biāo)準3得分：B32標(biāo)準1： 標(biāo)準2：標(biāo)準3：標(biāo)準1得分： A1標(biāo)準2得分： A2標(biāo)準3得分：A3標(biāo)準1： 標(biāo)準2：標(biāo)準3：標(biāo)準1得分：B1標(biāo)準2得分：B2標(biāo)準3得分：B33標(biāo)準1： 標(biāo)準2：標(biāo)準3：標(biāo)準1得分： A1標(biāo)準2得分： A2標(biāo)準3得分：A3標(biāo)準1： 標(biāo)準2：標(biāo)準3：標(biāo)準1得分：B1標(biāo)準2得分：B2標(biāo)準3得分：B3注：（1）本表需評標(biāo)人每人一份。（2）評標(biāo)標(biāo)準需在編制招標(biāo)文件時擬訂，由招標(biāo)小組組長最終確定。 評標(biāo)人簽名：_ 小組組長簽名：_日 期：_ 日 期：_11.3 綜合評分匯總表招標(biāo)項目： 開標(biāo)時間：序號投標(biāo)單位名稱投標(biāo)單位法人或委托代理人（需授權(quán)）企業(yè)資質(zhì)審核得分（A）（占15%）技術(shù)、服務(wù)能力審核得分（B）（占25%）總報價（元）總報價得分（C）（占60%）加權(quán)得分中標(biāo)排序1標(biāo)準1得分：A1/N標(biāo)準2得分：A2/N標(biāo)準3得分：A3/N 小計：A=(A1+A2+A3)/N標(biāo)準1得分：B1/N標(biāo)準2得分：B2/N標(biāo)準3得分：B3/N 小計：B=(B1+B2+B3)/NC15%A+25%B+60%C2標(biāo)準1得分：A1/N標(biāo)準2得分：A2/N標(biāo)準3得分：A3/N標(biāo)準1得分：B1/N標(biāo)準2得分：B2/N標(biāo)準3得分：B3/NC15%A+25%B+60%C3標(biāo)準1得分：A1/N標(biāo)準2得分：A2/N標(biāo)準3得分：A3/N標(biāo)準1得分：B1/N標(biāo)準2得分：B2/N標(biāo)準3得分：B3/NC15%A+25%B+60%C4備注：A1為各位評標(biāo)人對A項中標(biāo)準1評分的分值之和；N為參與評標(biāo)的人數(shù)。參評人員聯(lián)合簽名：_ 采購人員簽名：_ 評標(biāo)小組組長簽名：_ 審批人：_ 日 期：_ 日 期：_ 日 期：_11.4 深圳市陽光博睿教育技術(shù)有限公司采 購 訂 單（模板）供應(yīng)商：XXXXXXXXXXX訂單編號：XXXX-XXXXXX聯(lián)系人：XXX訂購日期：XXXX/XX/XX電 話：0755-XXXXXXXX電 話：0755-XXXXXXXX傳 真：0755-XXXXXXXX傳 真：0755-XXXXXXXX序號物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價總價備注1XXXXXXXXXXXXXX張1702.65000 450.50 合計（含17%增值稅） 450.00貨款總額（大寫）肆佰伍拾元交貨日期X年X月X日前交貨交貨地點深圳南山高新中四道龍?zhí)├萍即髲B6樓601室付款方式月結(jié)30天服務(wù)承諾按照樣品生產(chǎn)。違約責(zé)任如果質(zhì)量有問題陽光博睿公司有權(quán)要求退貨，換貨。參數(shù)按提供的設(shè)計源文件的要求生產(chǎn)。供方：XXXXXXXXXXXXX需方：深圳市陽光博睿教育技術(shù)有限公司地址:XXXXXX地址：深圳南山高新中四道龍?zhí)├萍即髲B6樓601室聯(lián)系人：XXX（簽字蓋章后回傳）聯(lián)系人：XXX11.5 采購合同蓋章及預(yù)付款流程說明：請將采購申請流程關(guān)聯(lián)此流程一同發(fā)起。序號供應(yīng)商名稱物料/物品名稱數(shù)量稅點總金額(元)付款條件備注付款方式：_，付款方式為預(yù)付款時，請?zhí)顚戭A(yù)付比例：_，合計_元部門領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理財務(wù)會計財務(wù)中心法務(wù)董事長印章管理員流程設(shè)置如下，詳細請參照OA系統(tǒng)的模板流程采購合同蓋章及預(yù)付款流程：1、 未超過3000元：發(fā)起人-部門負責(zé)人-總經(jīng)理-會計-財務(wù)中心-法務(wù)-印章管理員、出納2、超過3000元：發(fā)起人-部門負責(zé)人-總經(jīng)理-會計-財務(wù)中心-法務(wù)-董事長（超過10000元或未按已審批的請購計劃）-印章管理員、出納11.6 反商業(yè)賄賂協(xié)議書（模板）甲方：深圳市陽光博睿教育技術(shù)有限公司 乙方: 為了維護甲、乙雙方正常的業(yè)務(wù)關(guān)系和市場秩序，加強廉潔合作，確保合作業(yè)務(wù)高效優(yōu)質(zhì)完成，甲、乙雙方除嚴格遵守中華人民共和國國家工商行政管理局關(guān)于禁止商業(yè)賄賂行為的暫行規(guī)定、中華人民共和國反不正當(dāng)競爭、中華人民共和國刑法等有關(guān)禁止商業(yè)賄賂行為規(guī)定外，經(jīng)充分協(xié)商，雙方達成如下協(xié)議，以資共同遵守：一、甲方責(zé)任1、甲方有責(zé)任對甲方人員進行防范和處理商業(yè)賄賂的教育。 2、若甲方員工要求乙方給予其任何形式的不正當(dāng)利益，乙方必須及時投訴，并提供相關(guān)證據(jù)給甲方，經(jīng)甲方查實后作出處理，并為乙方保密。對于乙方的協(xié)助，甲方將根據(jù)情況給予乙方更多的商業(yè)合作機會。 3、對于乙方舉報甲方人員違規(guī)的情況，甲方應(yīng)及時進行調(diào)查、處理和反饋。二、乙方責(zé)任1、乙方保證乙方及其員工不以金錢方式（包括但不限于支付現(xiàn)金，贈與銀行卡，贈與有價證券，如購物卡、提貨單、娛樂場所會員卡、打折卡、代幣券證券）賄賂甲方的業(yè)務(wù)人員、高管人員等與合同履行相關(guān)的人員（下稱“合同履行相關(guān)人員”）。 2、乙方保證乙方及其員工不以實物方式（包括但不限于贈送或出借錄像攝像設(shè)備、家電設(shè)備、健身器材、汽車、住房等實物）賄賂甲方的合同履行相關(guān)人員。 3、乙方保證乙方及其員工不以消費方式（包括但不限于宴請、娛樂消費、旅游、國內(nèi)或國外考察等方式）賄賂甲方的合同履行相關(guān)人員。 4、乙方保證乙方及其員工不以其他任何方式（包括但不限于以朋友名義提供各種好處、活動抽獎、賭博中故意輸錢、性賄賂等方式）賄賂甲方的合同履行相關(guān)人員。三、違約責(zé)任若乙方違反上述任一約定，甲方有權(quán)隨時解除與乙方的一切合同業(yè)務(wù)且不被認為是違約行為。在賠償甲方實際損失的同時，甲方有權(quán)要求乙方支付合同總金額的300%且不低于人民幣1萬元的金額作為乙方的違約金，并保留隨時向法院訴請乙方賠償甲方的一切名譽及商業(yè)損失的權(quán)利。同時，在10年內(nèi)，乙方不得參與甲方及其關(guān)聯(lián)公司的業(yè)務(wù)。四、其它事項。本協(xié)議一式二份，雙方各執(zhí)一份，自簽字蓋章之日生效。本協(xié)議作為甲、乙雙方自愿簽訂的法律文件，在簽訂協(xié)議之日起10年內(nèi)，甲乙雙方對相關(guān)賄賂行為有權(quán)追究。不論雙方業(yè)務(wù)合同是否簽訂、生效或履行完畢或被宣布無效，均不影響本協(xié)議的效力。甲方：深圳市陽光博睿教育技術(shù)有限公司 乙方： 法定代表人/授權(quán)代表人簽字： 法定代表人/授權(quán)代表人簽字：日期： 日期：11.7新項目性采購需求審批表申請人：XXX 部門：XXXX 日期：XXXX-XX-XX 單據(jù)編號：XXXX項目名稱：項目概況：測試單位（需求單位）填寫項目需求采購清單（包括品牌、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等）：采購物品總預(yù)算：要求交貨時間：其它情況說明：申請部門負責(zé)人技術(shù)部門總經(jīng)理采購總經(jīng)辦董事長備注：發(fā)起此申請單時請附上經(jīng)審批后的新項目立項方案。11.8新項目性采購樣品測試報告測試責(zé)任人：部門： 時間： 單據(jù)編號：項目名稱供應(yīng)商名稱供應(yīng)商技術(shù)對接人和聯(lián)系方式序列號/型號/版本號詳細配置測試開始時間測試結(jié)束時間測試需求主要測試目的測試單位填寫（需求單位）主要測試內(nèi)容系統(tǒng)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫其他測試過程中其他情況簡述：（如一切正?？梢灾惶顚懻＃y試結(jié)論：(若測試不達標(biāo)，應(yīng)具體說明原因) 測試驗證日期：最終判定結(jié)果： 合格 不合格 測試結(jié)果確認測試部門負責(zé)人技術(shù)部門測試部門分管領(lǐng)導(dǎo)備注：在測試完畢后，由測試負責(zé)人在2個工作日內(nèi)發(fā)起新項目性采購樣品測試報告（固定模板），總經(jīng)理審批通過后由總經(jīng)辦采購實施后續(xù)采購環(huán)節(jié)。新供應(yīng)商所提供資料需提供資料：營業(yè)執(zhí)照掃描件、稅務(wù)登記掃描件、組織機構(gòu)代