《招商大會方案》PPT課件.ppt

招商大會策劃方案,TVShopping,招商大會運籌期,目錄,CONTENTS,招商大會運作期,招商大會結(jié)束期,招商大會運籌期,運籌期要求,一、招商大會信息發(fā)布二、會場的選定三、會場的布置四、參會住宿及就餐五、會議資料及禮品的發(fā)放六、會議物資的籌備七、人員分組與協(xié)調(diào)八、會議議程的審定與演練九、會前動員及各小組工作流程演練,招商大會運作期,運作期要求,一、會務(wù)組的工作要求二、登記組的工作要求三、接站組的工作要求四、會場組的工作要求五、后勤組的工作要求六、業(yè)務(wù)、溝通組的工作要求七、主持人的工作要求八、公司留守人員工作要求九、用餐時注意事項十、突發(fā)事件及客戶投訴的處理,招商大會結(jié)束期,結(jié)束期要求,一、招商大會結(jié)束來賓的撤離與返程安排二、會務(wù)組撤離酒店注意事項,招商大會運籌期,招商大會信息發(fā)布,1、發(fā)布時間：發(fā)布時間擬定在招商會前20天左右，要做到供應(yīng)商信息后我們有充分的時間把資料寄去并電話進(jìn)行解釋、邀約和其有充分的準(zhǔn)備時間參加招商會議。2、發(fā)布內(nèi)容：突出優(yōu)勢和重點，言簡意賅，有限的空間說清楚有限的訴求，何年何月何地參加什么樣的一個會議，來參加有何好處就足夠了。3、發(fā)布形式：通過電話、電子郵件、短信發(fā)送參會回執(zhí)單，收到回執(zhí)后通過特快專遞或傳真的方式將邀請函發(fā)出。4、注意事項：發(fā)布內(nèi)容一定要反復(fù)校對，以免出錯；參會回執(zhí)單設(shè)計要科學(xué)合理，能清晰明了的看懂并填寫，回執(zhí)單回收要采取跟蹤制度。邀請函版面一定要選擇效果好的版面，招商內(nèi)容主題突出，一目了然；咨詢電話至少留兩部以上，確保每位參會人員能充分了解招商大會內(nèi)容。,招商大會運籌期,招商大會會場選定,1、交通便利：；2、在當(dāng)?shù)乇容^知名：3、具備同時開會、住宿、就餐的條件：,招商大會運籌期,招商大會會場布置,1、交通便利：；2、在當(dāng)?shù)乇容^知名：3、具備同時開會、住宿、就餐的條件：,招商大會運籌期,參會住宿及就餐,1、住宿要求：以雙人標(biāo)間為主，無噪音，會務(wù)組安排在樓層首間或便于查找的位置，根據(jù)到會數(shù)最好給會務(wù)組安排四個房間，便于溝通；與酒店樓層或總臺服務(wù)人員事選溝通好會議期間幾點定時拔打叫醒提示電話/用餐電話/會前通知；避免分散住宿，所有房間要集中安排；提前將房間鑰匙領(lǐng)取至?xí)?wù)組，來賓到會務(wù)組登記后領(lǐng)取房間鑰匙。2、就餐要求：就餐環(huán)境清潔衛(wèi)生，能滿足參會人員同時用餐的需求，每張餐桌是有餐桌號，便于分組后確認(rèn)。就餐按酒店標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)安排，原則是早餐、中餐自助，晚餐按10人臺計算，招商大會后答謝晚宴，菜可適當(dāng)增加，酒水以啤酒或紅酒為主。3、會場的費用的結(jié)算：專人負(fù)責(zé)和一人簽字負(fù)責(zé)制，一定要和酒店負(fù)責(zé)人協(xié)商好，鑰匙各個參會的客人一定要交押金給會務(wù)組，便于管理,招商大會運籌期,參會資料及禮品的發(fā)放,1、資料發(fā)放的種類：a、公司背景及組織結(jié)構(gòu)介紹b、公司形象VI宣傳資料c、公司優(yōu)勢及發(fā)展戰(zhàn)略介紹d、公司運作流程資料e、招商手冊f、參會禮品2、資料發(fā)放的方式：到達(dá)會場后的憑個人資料至?xí)?wù)組接待中心領(lǐng)取；3、資料發(fā)放的注意事項：a、憑邀請函領(lǐng)取會議資料；b、根據(jù)參會回執(zhí)單預(yù)登記的公司資料及個人姓名領(lǐng)取會議資料；c、根據(jù)相關(guān)商品開發(fā)人員的確認(rèn)并留下詳細(xì)資料后領(lǐng)取會議資料；d、如有臨時到場的嘉賓，會務(wù)組長簽字領(lǐng)取會議資料；e、每套資料都應(yīng)附有選部的名片，以備聯(lián)系。f、會議資料的內(nèi)容準(zhǔn)備，儲備量是確定參會人員總和的150%,招商大會運籌期,會議物資的籌備,1、會議物資的準(zhǔn)備：會議資料的內(nèi)容準(zhǔn)備，儲備量是確定參會人員總和的150%。A、來賓資料袋內(nèi)容：公司背景及組織結(jié)構(gòu)介紹、公司形象VI宣傳資料、公司優(yōu)勢及發(fā)展戰(zhàn)略介紹、公司運作流程資料、招商手冊、參會禮品、筆記本、筆、代表證；B、會務(wù)組資料內(nèi)容：接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時刻表；C、溝通組資料內(nèi)容：來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份）；D、常用物資：電腦、打印機(jī)、打印紙、微波爐、飲用水、飲水機(jī)、一次性水杯、照相機(jī)、電池、備用插座、便簽紙、裁紙刀、剪刀、膠帶紙（寬窄均備）、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆等等。,招商大會運籌期,人員分組與協(xié)調(diào),1、分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是配合其他組的需要2、分組的設(shè)置：A、總指揮：由公司老總或者副總擔(dān)任，主要是會議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)；B、副總指揮：這個崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負(fù)責(zé)左右細(xì)節(jié)的安排和處理，同時注重會議議程科目和時間安排，建議設(shè)置兩人；C、會務(wù)組組長：由行政部經(jīng)理擔(dān)任或者市場部經(jīng)理擔(dān)任，要求心態(tài)平和，熟悉各個3、注意事項：分工固定但所設(shè)人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事有人做。盡量做到包干到人，科學(xué)分配，避免一件事幾次換人等重復(fù)用工現(xiàn)象。,招商大會運籌期,會議議程的審定與演練,1、會議前10天確定已成內(nèi)所有致辭講話稿內(nèi)容，并由致辭人提供講稿；2、會議前10天完成所有會議用VCR的制作、審查、測試工作；3、會議前3天與會議致辭領(lǐng)導(dǎo)及人員再次確定時間，確定無其他沖突；4、會議前3天與會議嘉賓再次確定時間，確定無其他沖突；5、會議前3天與會議場地方再次確定時間，確定無其他沖突；6、會議前3天與會議所有主持人開會，再次溝通并確定會議流程；7、會議前1天將會議物資運送至?xí)觯?、會議前1天對會議會場的各項布置工作進(jìn)行施工并完成測試；9、會議前1天要求所有工作人員到場進(jìn)行實地彩排；10、會議總指揮、副總指揮會議前1天完成對所有與會有關(guān)工作的檢查。,招商大會運籌期,會前動員及各小組工作流程演練,1、會前總動員要讓每個與會員工了解整個會議的重要性，并把大家的心態(tài)調(diào)整到期最佳；2、會前的演練十分重要，通過模擬演練發(fā)現(xiàn)工作流程中的不足和人員分工是否合理，及時調(diào)整。3、所有工作人員進(jìn)入會場后應(yīng)統(tǒng)一著裝，配帶公司徽標(biāo)，注意整體形象；4、參會工作人員在會議期間盡量做到不吸煙，保持健康精品的行業(yè)形象，如遇特殊情況也應(yīng)避開公共場合，公共場合交流中注意文明用語；5、需要住在會場的工作人員在休息過后一定要將個人用品及床上用品收拾到位，保證給客戶提供舒適的溝通環(huán)境；6、注意公司形象，給會場留下好的映象，為下次合作提供基礎(chǔ)。,招商大會運作期,會務(wù)組工作要求,1、確定會場后，會務(wù)組成員要熟悉會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等，保留聯(lián)系方式，各個組長每一個人一份，以備急時需要；2、會務(wù)組人員確定會務(wù)組房間后將會議物資全部放好并進(jìn)行登記，分類并標(biāo)注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機(jī)、相機(jī)、等設(shè)備的妥善保管，責(zé)任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進(jìn)駐會場至撤離會務(wù)組應(yīng)24小時有人在崗；3、了解會場所能提供的服務(wù)，如：接送車輛、叫醒報務(wù)、免費早餐、市內(nèi)免費電話等。并與服務(wù)部門詳細(xì)說明如何配合。如：接送車輛何時、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時間，方式，語氣等；,招商大會運作期,會務(wù)組工作要求,4、如來賓需要特殊的服務(wù)如：長話、加餐、用餐時點酒點煙等要與前臺說明，來賓自己結(jié)算，會務(wù)組概不負(fù)責(zé)；5、會務(wù)組除安排日常接待辦公房間外還需安排用于專門與客戶溝通的房間；6、會務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會務(wù)組成員不得在床上休息；7、來賓提出的合理建議或問題在第一時間解決，如果客戶提出的問題超標(biāo)，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權(quán)處理；8、掌握所有會議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過何種方式得知的消息；9、如接站車輛途遇塞車，及時向來賓解釋，請其等候或自己打車趕往會場；10、做好有突發(fā)事件的心理準(zhǔn)備以及應(yīng)對策略和第一、第二責(zé)任人，如：來賓之間產(chǎn)生糾紛，有人在會議現(xiàn)場無理取鬧，競爭對手參與等。,招商大會運作期,登記組工作要求,1、根據(jù)會場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。2、登記處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關(guān)物品。3、與酒店前臺及客房部保持緊密聯(lián)系，及時了解入住信息，確保客人的入住安排。4、提前向前臺領(lǐng)取客房鑰匙，為來賓省去復(fù)雜的登記過程。5、收取房屋鑰匙押金，并轉(zhuǎn)交服務(wù)臺，防患以未然，同時也使客戶愛惜客房物品，避免最終由公司承擔(dān)的不必要的損失。,招商大會運作期,接站組工作要求,1、詳細(xì)檢查接站所用物品：接站牌、接站人員一覽表等；2、接站組成員應(yīng)詳細(xì)了解所接對象，并有其移動聯(lián)系方式；3、如出現(xiàn)晚點應(yīng)耐心等候，在無接任務(wù)時注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠(yuǎn)；4、接站司機(jī)應(yīng)隨時待命，合理安排行車路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象；5、接到來賓應(yīng)熱情主動的協(xié)助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明；6、如遇塞車現(xiàn)象應(yīng)及時向會務(wù)組反映情況；7、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會務(wù)組；8、若客人要求外出游玩必須請示會務(wù)組，得到同意后方可出行；,招商大會運作期,會場組工作要求,1、與會場服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。2、在會議開始前一小時進(jìn)入會場，檢測會場設(shè)備；3、選擇并預(yù)留攝像機(jī)位，盡量減少人員走動對攝像效果的影響。4、由8-10人在會場入口處迎接來賓，引導(dǎo)來賓按桌牌就坐，如來賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，幫助我方調(diào)節(jié)會議氣氛；6、來賓入席后由會場服務(wù)員提供茶水，但是一定要減少倒水的次數(shù)，頻繁倒水一是會擾亂會場秩序。8、為保證會議議程不受干擾，會議期間會場內(nèi)除攝像人員可以來回走動外，其他人員盡量減少走動。,招商大會運作期,業(yè)務(wù)溝通組工作要求,1、在登記組將到會名單提供后，在第一時間內(nèi)將名單進(jìn)行分組。分組原則是將關(guān)系好的來賓分在一起，并在每桌安排一個我方工作人員，對有意向或是身份不明的來賓，可在其旁邊安排和我方關(guān)系較好的來賓去促進(jìn)；2、了解來賓的住宿房間位置，對目標(biāo)人進(jìn)行初步的交流，探訪；3、準(zhǔn)備VI手冊，運營手冊，各種合同資料的準(zhǔn)備；4、會前將有意向來賓的情況進(jìn)行充分了解，如果有可能最好事前先溝通。5、溝通時要把握“探其所虛，供其所求”的原則，先傾聽，后判斷；6、對準(zhǔn)備簽約的來賓先重點突破，促其形成帶頭作用。,招商大會運作期,主持人工作要求,1、主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內(nèi)容等；2、會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項進(jìn)行公布；3、擬定每位嘉賓的經(jīng)歷與職務(wù)簡介，當(dāng)嘉賓上臺前進(jìn)行介紹；4、致辭結(jié)束后用簡單的總結(jié)發(fā)動來賓為嘉賓鼓掌；5、事先準(zhǔn)備好活躍會議期間的話題、活動；6、主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關(guān)。,招商大會運作期,公司留守人員工作要求,1、留守期間詳細(xì)接聽電話，并詳細(xì)記錄。2、如在留守期間有來賓或客人到公司參觀應(yīng)熱情接待，并說明招商會情況，如有需要通知會務(wù)組派車將客人接至?xí)觥?、留守期間注意防盜、防電等安全，嚴(yán)禁脫崗。4、用餐時可輪換，或叫餐上門。,招商大會運作期,用餐期間注意事項,1、會議用餐前一小時與餐廳負(fù)責(zé)人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預(yù)備量；2、用餐前五分鐘安排員工召集休息來賓，并引導(dǎo)來賓就坐；3、如有特殊習(xí)慣或宗教信仰的來賓應(yīng)提前安排；4、對餐廳前臺人員說明，煙、酒、加餐等只能通過會務(wù)組專人進(jìn)行安排，客人如自行安排會務(wù)組概不負(fù)責(zé)。5、待來賓全部入座后員工填補(bǔ)到每桌的間隙，盡量不要出現(xiàn)員工扎堆用餐。6、會務(wù)組和登記組用餐執(zhí)行輪換制，并準(zhǔn)備些牛奶或點心充饑，確保工作人員充沛體力。,招商大會運作期,突發(fā)事件及客戶投訴處理,1、制定突發(fā)事件處理預(yù)案，劃定責(zé)任人；2、如遇來賓酒后失態(tài)，來賓貴重物品丟失等突發(fā)事件，應(yīng)及時尋找有關(guān)部門配合解決，盡量低調(diào)處理，不引起其它來賓的注意；3、如在工作中遇到來賓投訴，無論對錯，先賠禮道歉，然后彌補(bǔ)，會后再追究過失問題。公司內(nèi)部的問題內(nèi)部解決，尤其是在會議結(jié)束以后；4、公司自己員工之間無論發(fā)生什么事情都不能當(dāng)著客戶的面互相拆臺，保持公司統(tǒng)一的對外形象。,招商大會結(jié)束期,會議結(jié)束后來賓的撤離與返程安排,1、根據(jù)客戶的需求，組織專人協(xié)助客戶完成相關(guān)的訂票工作；2、安排接站組在固定時間集中送客戶到達(dá)機(jī)場、火車站、汽車站等地；3、在客戶離開會場時，收集所有住宿客戶的房卡并退還客戶的住房押金；4、如遇客戶有本地逗留需求的，幫助客戶預(yù)定相關(guān)的酒店。,招商大會結(jié)束期,會務(wù)組撤離酒店注意事項,會物組撤離賓館的時候，有幾個細(xì)節(jié)要注