機(jī)關(guān)單位人員與教師必懂的office10技巧.doc

機(jī)關(guān)單位人員與教師必懂的office10技巧*機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的財(cái)務(wù)人員，經(jīng)常要填寫(xiě)國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資變動(dòng)審批表圖1。工作量少時(shí)，一兩人的工資變動(dòng)，多時(shí)幾十、幾百人的工資變動(dòng)都要填寫(xiě)，且重復(fù)、易錯(cuò)。我們只要利用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能和Word的郵件合并功能就能輕松制作審批表。 第一步：先建立一個(gè)Word文件國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資變動(dòng)審批表(以下簡(jiǎn)稱(chēng)工資審批表)，格式為圖1所示需上報(bào)的審批表。 第二步：建立一個(gè)Excel文件工資變動(dòng)情況表，將工資審批表內(nèi)需填寫(xiě)的項(xiàng)目作為表格第一行列標(biāo)題。為下一步方便，列標(biāo)題盡可能使用簡(jiǎn)短的名稱(chēng)(如“不算工齡學(xué)習(xí)年限”可簡(jiǎn)稱(chēng)“學(xué)習(xí)年限”，使用批注功能注明其全稱(chēng))。從第二行起錄入工資變動(dòng)人員的數(shù)據(jù)，保存并關(guān)閉文件圖2。 第三步：打開(kāi)Word文件工資審批表，在工具欄右鍵單擊選擇“郵件合并”，調(diào)出郵件合并工具欄(將鼠標(biāo)在按鈕上停留三秒后會(huì)出現(xiàn)按鈕名稱(chēng))，如圖3所示。 點(diǎn)擊郵件合并工具欄“設(shè)置文檔類(lèi)型”按鈕，設(shè)置主文檔類(lèi)型為“信函”，點(diǎn)“確定”。再點(diǎn)擊“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕，在“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框中找到剛編輯的Excel文件工資變動(dòng)情況表，打開(kāi)“選擇表格”對(duì)話(huà)框。點(diǎn)選相應(yīng)的表格及選中“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題(F)”，單擊“確定”圖4。 第四步：移動(dòng)光標(biāo)到姓名后的空格，點(diǎn)擊郵件合并工具欄“插入域”按鈕，在“插入合并域”對(duì)話(huà)框中依次點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)庫(kù)域”“姓名”“插入”“關(guān)閉”，空格中顯示“姓名”，即完成第一個(gè)空格的合并域工作。依次將移動(dòng)光標(biāo)到其他空格，插入域。 第五步：根據(jù)文件格式要求及上述“插入域”的方法編輯“呈報(bào)單位或主管部門(mén)意見(jiàn)”。其中，書(shū)名號(hào)及其中的內(nèi)容是插入域的內(nèi)容，不能直接輸入圖5。 檢查以上操作、內(nèi)容均無(wú)誤后，進(jìn)入下一步(點(diǎn)擊“檢查錯(cuò)誤”按鈕，進(jìn)行錯(cuò)誤檢查，即可完成相應(yīng)工作)。 第六步：點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，即可顯示第一條記錄。點(diǎn)擊“首記錄”、“上一記錄”、“下一記錄”、“尾記錄”或在輸入框中輸入數(shù)字可進(jìn)行相應(yīng)記錄的查詢(xún)。 第七步：點(diǎn)擊“合并到新文檔”或“合并到打印機(jī)”，即可完成全部工資審批表的編輯工作或打印工作。 需要注意的問(wèn)題：如果改動(dòng)工資變動(dòng)情況表列標(biāo)題內(nèi)容，就必須相應(yīng)更改工資審批表“插入域”的內(nèi)容，否則會(huì)出錯(cuò)。如果移動(dòng)了工資審批表和工資變動(dòng)情況表的保存位置，在打開(kāi)工資審批表時(shí)要重新指定“數(shù)據(jù)源”的位置。*對(duì)巧用Excel函數(shù)分辨人員身份一文的補(bǔ)充 2002年第38期所刊巧用Excel函數(shù)分辨人員身份一文，提出了讓計(jì)算機(jī)自動(dòng)填寫(xiě)表格內(nèi)容的方法，減輕了工作負(fù)擔(dān)。筆者還對(duì)該文提出以下幾點(diǎn)補(bǔ)充，并推薦使用YEAR()、TODAY()、NOW()、LEN()和MID()函數(shù)。 一、計(jì)算“年齡”時(shí)，因?yàn)?8位身份證號(hào)碼也比較多，而且身份證號(hào)的最后一位字符有可能為X，所以身份證號(hào)應(yīng)為字符型數(shù)據(jù)。 計(jì)算年齡時(shí)，若采用上期所講的，利用常數(shù)102作被減數(shù)，那么每年都要修改操作代碼。最好先用YEAR(TODAY()或YEAR(NOW()取出當(dāng)前年號(hào)，然后減去身份證號(hào)中取出的年號(hào)來(lái)求年齡。身份證的字長(zhǎng)可用LEN()測(cè)出。設(shè)表格單元格C2為身份證號(hào)，則年齡可由下式計(jì)算： 年齡=YEAR(TODAY()-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4)，MID(C2,7,2)+1900)， 或： 年齡=YEAR(NOW()-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4)，MID(C2,7,2)+1900)。 二、身份證號(hào)中只用一位字符即可判別性別，當(dāng)身份證號(hào)為18位時(shí)，則“性別”可由下式計(jì)算： 性別=IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=0,“男”,“女”)。 三、通常人們填寫(xiě)出生日期時(shí)只需年份與月份，當(dāng)身份證號(hào)為18位時(shí)，“出生年月”可由下式計(jì)算： 出生年月=MID(C2,7,4)。 分別考慮身份證號(hào)為15位和18位兩種字長(zhǎng)的情況，就可以順利地判別出“性別”與“出生年月”來(lái)了。 *更勝一籌Office XP的新功能 1.即時(shí)翻譯單詞 Word 2002提供了基本的雙語(yǔ)詞典和翻譯功能(中英互譯)，雖然功能相對(duì)其他專(zhuān)業(yè)翻譯軟件弱一些，但用起來(lái)還是很方便，而且你還可以通過(guò)Web獲得更多的翻譯服務(wù)。不過(guò)，這一功能并非Office XP的默認(rèn)安裝選項(xiàng)，必須選擇自定義安裝方式才行，但如果未安裝的話(huà)，首次使用時(shí)系統(tǒng)會(huì)提示你進(jìn)行安裝。 我們可以選中某個(gè)英文單詞或中文詞語(yǔ)后從右鍵菜單中選擇“翻譯”菜單項(xiàng)，就可以在如圖1所示的任務(wù)窗格中看到翻譯結(jié)果。 2.快速統(tǒng)計(jì)文檔的字?jǐn)?shù) 在Word 97/2000中，為了統(tǒng)計(jì)文檔的字?jǐn)?shù)，我們大都是選擇“工具/字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”菜單命令，是不是覺(jué)得很麻煩呢？Office XP中的Word 2002新增加了一個(gè)十分實(shí)用的“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”工具欄，我們可以通過(guò)右擊工具欄，從彈出的菜單中選擇“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”把它顯示出來(lái)(圖2)。雖然它只有一個(gè)下拉列表框和一個(gè)“重新計(jì)數(shù)”按鈕，但點(diǎn)擊下拉列表框右邊的下箭頭后可以從其中選擇字、字符(無(wú)空格)、字符(帶空格)、中文字符或朝鮮語(yǔ)單詞、非中文字符、行、頁(yè)、段落等多項(xiàng)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，選中相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)如“字符(無(wú)空格)”，再單擊右邊的“重新計(jì)數(shù)”按鈕即會(huì)在框中顯示最新的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。 3.保護(hù)作者的隱私 Office XP中的應(yīng)用程序如Word、Excel和PowerPoint等在文檔存盤(pán)時(shí)，都會(huì)同時(shí)保存文檔創(chuàng)建者的許多個(gè)人資料，如作者、單位、電子郵件標(biāo)題等多項(xiàng)內(nèi)容，一不小心就會(huì)暴露作者不愿意讓他人知道的隱私。因此，我們可以在Office XP任一應(yīng)用程序中選擇“工具/選項(xiàng)”菜單，在“安全性”選項(xiàng)卡下的“隱私選項(xiàng)”中選中“保存時(shí)從此文件中刪除個(gè)人信息”復(fù)選框(圖3)。如果對(duì)隱私還有更高的要求，可以同時(shí)選中其余兩項(xiàng)，這樣在文檔存盤(pán)時(shí)系統(tǒng)就會(huì)刪除其中的個(gè)人資料，或者用一些通用的資料來(lái)取代個(gè)人資料。 4.在別人的電腦上使用“自己的”O(jiān)ffice Office XP允許用戶(hù)創(chuàng)建一個(gè)定制化設(shè)置文件，其中包括菜單、工具條和模板的設(shè)置，該文件可以存儲(chǔ)在本地硬盤(pán)或遠(yuǎn)程的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)器上，當(dāng)你在他人的計(jì)算機(jī)上工作時(shí)，就可以使用該配置文件虛擬地將這臺(tái)計(jì)算機(jī)變?yōu)樵瓉?lái)你十分熟悉的計(jì)算機(jī)，這樣使用Office XP時(shí)就會(huì)非常得心應(yīng)手，相當(dāng)于做了一次“克隆”。 要建立這個(gè)定制化設(shè)置文件，可以從開(kāi)始菜單的“微軟Office工具”下執(zhí)行“用戶(hù)設(shè)置保存向?qū)А泵?，在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框中點(diǎn)擊“下一步”，再選擇“保存本機(jī)的設(shè)置”選項(xiàng)(圖4)。點(diǎn)擊“下一步”按鈕繼續(xù)，再在出現(xiàn)的窗口中選擇是將這個(gè)設(shè)置文件保存到Web還是保存到文件(如果你有個(gè)人主頁(yè)的話(huà)可以保存到Web頁(yè)上)，如果要保存到軟盤(pán)上就插入一張已格式化的軟盤(pán)，點(diǎn)擊“完成”按鈕即可。 注意:進(jìn)行該操作必須退出所有Office XP的應(yīng)用程序，否則無(wú)法進(jìn)行該操作。 5.在互聯(lián)網(wǎng)上保存與獲取文檔 如果你需要與別人共享文檔，可以考慮將文件保存到微軟MSN門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的一個(gè)免費(fèi)站點(diǎn)上。當(dāng)然，你需要有微軟的安全I(xiàn)D和口令。在使用Hotmail或MSN Instant Messenger等微軟公司提供的其他服務(wù)時(shí)也同樣需要，而申請(qǐng)是完全免費(fèi)的。這里的ID就是指Hotmail電子郵件地址，口令與訪(fǎng)問(wèn)收件箱的口令相同。 在第一次使用這個(gè)功能時(shí)，Office XP會(huì)為你自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)存儲(chǔ)站點(diǎn)，然后這個(gè)站點(diǎn)將作為文件夾出現(xiàn)在“另存為”對(duì)話(huà)框中。當(dāng)需要在互聯(lián)網(wǎng)上保存文件時(shí)，只要像在其他文件夾中保存文件那樣點(diǎn)擊它即可。要打開(kāi)保存在互聯(lián)網(wǎng)上的文件，同樣在“文件”菜單中使用“打開(kāi)”命令，當(dāng)然還有一個(gè)登錄的過(guò)程。 當(dāng)我們將文件保存在互聯(lián)網(wǎng)上以后，我們就可以在任何一臺(tái)能夠上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上把它取回來(lái)。方法是打開(kāi)IE，連接到“//files”地址，其中的“”是你的ID，輸入通訊證ID和口令，稍候就會(huì)看到一個(gè)在Office XP各種應(yīng)用程序中存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)上的文件的基于瀏覽器的目錄，只要點(diǎn)擊需要的文件就可以將它下載到本機(jī)硬盤(pán)中。 6.一次性顯示所有特定字符 Office XP中的“查找”功能已大大增強(qiáng)，在“查找和替換”窗口中不僅可以統(tǒng)計(jì)出特定字符在文檔中的應(yīng)用次數(shù)和位置，如果選中“突出顯示所有在該范圍找到項(xiàng)目”復(fù)選框，點(diǎn)擊“全部查找”按鈕，程序會(huì)告訴你該字符在文檔中的出現(xiàn)次數(shù)，并且為便于識(shí)別，會(huì)加亮顯示所有包含該字符的短語(yǔ)。 7.輕松添加圖示 PowerPoint 2002新增加了一個(gè)“插入/圖示”菜單項(xiàng)，也可以通過(guò)“繪圖”工具欄中的“圖示”工具進(jìn)行，這樣往幻燈片中添加一份有組織的圖示就非常簡(jiǎn)單了。圖示類(lèi)型包括循環(huán)圖、目標(biāo)圖、射線(xiàn)圖、維恩圖、棱錐圖等(圖5)，我們可以使用這些圖示來(lái)使文檔和演示文稿更生動(dòng)。 添加或更改圖示時(shí)，圖示周?chē)鷷?huì)顯示出相應(yīng)的繪圖空間，其外圍還有非打印邊框和尺寸控點(diǎn)?？梢允褂谜{(diào)整大小命令調(diào)整圖示，將繪圖區(qū)域擴(kuò)大以便得到更大的工作空間；或通過(guò)使邊框離圖示更近以去掉額外空間?？梢允褂妙A(yù)設(shè)樣式格式化整個(gè)圖示，或與格式化形狀(如添加顏色和文本、更改線(xiàn)條的粗細(xì)和樣式以及添加填充、紋理和背景)一樣只格式化圖示的幾個(gè)部分，可以使用“圖示”工具欄添加元素或線(xiàn)段并將它們向前或向后移動(dòng)，也可以動(dòng)畫(huà)顯示圖示以強(qiáng)調(diào)圖示的各個(gè)部分，并控制演示文稿中的信息流。 8.使用不同顏色的工作表標(biāo)簽 過(guò)去，Excel中的工作表標(biāo)簽都是統(tǒng)一的無(wú)顏色的，不夠醒目?，F(xiàn)在，我們可以用不同的顏色來(lái)區(qū)分同一工作簿中的不同工作表，在Excel 2002中右擊某個(gè)工作表標(biāo)簽(如Sheet1、Sheet2、Sheet3)，從快捷菜單中執(zhí)行“工作表標(biāo)簽顏色”命令，在出現(xiàn)的“設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色”對(duì)話(huà)框中選擇一種你喜歡的顏色后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。 注意:雖然工作表標(biāo)簽用顏色做了特殊的標(biāo)記，但當(dāng)選中該工作表標(biāo)簽時(shí)，其名稱(chēng)會(huì)按用戶(hù)指定的顏色加下劃線(xiàn)，如果工作表標(biāo)簽顯示時(shí)具有背景色(用戶(hù)設(shè)置的顏色)，則說(shuō)明工作表當(dāng)前處于未選中狀態(tài)。 9.使用監(jiān)視功能 你是否覺(jué)得僅拖動(dòng)滾動(dòng)條無(wú)法滿(mǎn)足工作時(shí)的需要？Excel 2002新增加的“監(jiān)視窗口”功能可以讓用戶(hù)在一個(gè)比較小的卻永遠(yuǎn)位于頂層的窗口中監(jiān)視某些特殊的單元格，甚至當(dāng)那些單元格位于其他工作簿或當(dāng)前工作簿屏幕以外的位置也可以。只要對(duì)所監(jiān)視的單元格中的數(shù)值進(jìn)行了修改，立刻就可以在監(jiān)視窗口中觀察得到，這樣就無(wú)需前后上下地點(diǎn)擊滾動(dòng)條進(jìn)行切換了。 如果想將某個(gè)單元格添加到監(jiān)視窗口，只要右擊該單元格，選擇“添加監(jiān)視點(diǎn)”命令，就會(huì)彈出如圖6所示的監(jiān)視窗口，這個(gè)監(jiān)視窗口將一直停留在工作表的頂層，不管你查看工作簿的任意位置，監(jiān)視窗口都會(huì)在屏幕上顯示。當(dāng)然，監(jiān)視窗口也像其他工具欄一樣，你可以任意拖動(dòng)到其他位置。如果你對(duì)某個(gè)單元格不想繼續(xù)監(jiān)視，只要在監(jiān)視窗口中選中該單元格，然后單擊“刪除監(jiān)視”按鈕即可。 *利用Excel 2000管理學(xué)生成績(jī) 作為一名教師，每次考試后都要統(tǒng)計(jì)成績(jī)，十分辛苦。在計(jì)算機(jī)日益普及的今天，我們可以利用它來(lái)統(tǒng)計(jì)、管理學(xué)生的成績(jī)，使教師們從繁重的勞動(dòng)中解脫出來(lái)。 電子表格軟件Excel 2000不僅可以制作表格，強(qiáng)大的功能還可以作為一個(gè)小型數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理一些數(shù)據(jù)。下面就以班級(jí)各科匯兌成績(jī)統(tǒng)計(jì)為例來(lái)說(shuō)明如何使用Excel 2000來(lái)方便管理學(xué)生成績(jī)。 首先，我們應(yīng)該建立成績(jī)統(tǒng)計(jì)模板。 一、輸入統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目 運(yùn)行Excel 2000，在該表第一行中輸入以下內(nèi)容：學(xué)號(hào)、姓名、各考試科目名稱(chēng)(語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)等)、總分、名次，然后在對(duì)應(yīng)列中錄入學(xué)生的學(xué)號(hào)、姓名。 輸入學(xué)號(hào)時(shí)，由于學(xué)號(hào)是連續(xù)的，我們可采用自動(dòng)填充的功能，如：先輸入第一、二個(gè)學(xué)生的學(xué)號(hào)201、202，然后選定這兩個(gè)單元格，將光標(biāo)移到選定單元格的右下角，光標(biāo)變?yōu)榧?xì)十字，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖拉，至所有學(xué)生學(xué)號(hào)出現(xiàn)。如圖1。(圖) 在學(xué)號(hào)下方依次輸入“均分”、“優(yōu)分人數(shù)”、“及格人數(shù)”、“最高分”，用于統(tǒng)計(jì)、分析成績(jī)。在“姓名”對(duì)應(yīng)列中輸入所有學(xué)生姓名。 二、用條件格式來(lái)標(biāo)出各分?jǐn)?shù)段內(nèi)成績(jī) 選定所有錄入學(xué)生成績(jī)的單元格，單擊菜單欄中“格式”按鈕，在下拉菜單中執(zhí)行“條件格式”命令。然后在“單元格數(shù)值”范圍中填入“80”與“100”，單擊“格式”按鈕，在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框(圖2)(圖)中將單元格數(shù)值設(shè)置為你喜歡的格式：如數(shù)值顏色為藍(lán)色、字形為傾斜等，這樣，在80到100之間的分?jǐn)?shù)在輸入后自動(dòng)變?yōu)樗{(lán)色并傾斜。單擊“確定”，返回條件格式對(duì)話(huà)框，單擊“添加”，在單元格數(shù)值范圍中輸入“60”到“79”，單擊“格式”按鈕，將分?jǐn)?shù)在60到79之間的又設(shè)置為你喜歡的格式。其它可類(lèi)推。 三、利用求和公式計(jì)算每位學(xué)生的總分 單擊總分下的單元格，在編輯欄中輸入=SUM(C2:H2)，在下一個(gè)單元格中輸入=SUM(C3:H3)，然后選定這兩個(gè)單元格，將光標(biāo)移動(dòng)到兩個(gè)單元格的右下角，到變成細(xì)十字，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖拉至最后一名學(xué)生，利用自動(dòng)填充的功能向每名學(xué)生對(duì)應(yīng)的總分欄中輸入求和公式，以后只要你輸入學(xué)生各科成績(jī)，每位學(xué)生的總分即自動(dòng)求出。 四、利用RANK函數(shù)給學(xué)生的總成績(jī)排名次 在Excel 2000中可以用單元格自動(dòng)排序的方式給成績(jī)排序，但不好處理同分?jǐn)?shù)的名次，利用RANK函數(shù)則沒(méi)有這樣的問(wèn)題。其方法是：總分位于I列，名次位于J列，在第一名學(xué)生的名次單元格中輸入=RANK(I2,$I,$2:$I$55)，該公式的目的是排出I2單元格的數(shù)據(jù)從I2到I55所有數(shù)據(jù)中的位次(假設(shè)該班共54名學(xué)生，學(xué)生的姓名，成績(jī)等數(shù)據(jù)從第2行排到第55行)，在第二名學(xué)生的名次單元格中輸入=RANK(I3,$I$2:$I$55)，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)，選中這兩個(gè)單元格，利用自動(dòng)填充的功能，在每個(gè)學(xué)生的名次單元格中輸入RANK函數(shù)的公式。這樣你只要將學(xué)生各科成績(jī)輸入到對(duì)應(yīng)的單元格中后，RANK函數(shù)即自動(dòng)求出該學(xué)生的名次，同分?jǐn)?shù)的名次則自動(dòng)排為相同的名次，下一個(gè)名次數(shù)值自動(dòng)空出。 五、利用AVERGE函數(shù)計(jì)算各科平均分 在語(yǔ)文平均分單元格中輸入公式=AVERAGE(C2:C55)，在數(shù)學(xué)平均分單元格中輸入公式=AVERAGE(D2:D55)，拖動(dòng)鼠標(biāo)，選中這兩個(gè)單元格，利用自動(dòng)填充的功能，在每科均分的單元格中輸入對(duì)應(yīng)的公式。這樣，將每科的成績(jī)輸入完了后，該科的平均分即可自動(dòng)求出。 六、利用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計(jì)每科各分?jǐn)?shù)段人數(shù) 在管理學(xué)生成績(jī)時(shí)，老師常常要將優(yōu)分人數(shù)和不及格人數(shù)統(tǒng)計(jì)出來(lái)，有了COUNTIF函數(shù)，就不必要計(jì)數(shù)了。使用方法是：在語(yǔ)文優(yōu)分人數(shù)的單元格中輸入公式=COUNTIF(C2:C55,“=80”)(假設(shè)各科的滿(mǎn)分為100分)，在數(shù)學(xué)優(yōu)分人數(shù)的單元格中輸入公式=COUNTIF(D2:D55,“=80”)，選中這兩個(gè)單元格，利用自動(dòng)填充的功能將