公文寫作培訓課件(PPT 81頁)

三?,一、為什么要懂公文？（秘書為什么要懂公文寫作）二、要學些什么公文？（常用公文寫作基本知識）三、應如何寫好公文？（常用公文寫作幾個要領）,秘書的狀況,秘書的概念秘書有九大任務秘書怎樣寫好文章秘書的六個要素,一、為什么要懂公文？,一工作開展需要1、工作聯(lián)系2、信息聯(lián)絡3、公務往來,一、為什么要懂公文？,二服務上下需要1、為上級服務2、為橫向服務3、為下級服務,一、為什么要懂公文？,三提高自身需要1、可以獲得信息2、可以鍛煉能力3、可以增加知識,二、要學些什么公文?,（一）公文的概念主體國家機關及其他社會組織條件行使職權和實施管理（公務管理需要）要求有規(guī)定格式（不能自己想怎么寫就怎么寫的）,二、要學些什么公文?,（二）公文的分類（總的類型分“上平下”。常用的也有十幾種。其中各文種中還有細分類。1、指揮類命令、指令、指示、決定、決議、計劃、布告2、報請類報告、請示3、批轉類批復、批轉、轉發(fā),二、要學些什么公文?,4、知照類公告、通告、通報、通知5、記述類會議記錄、會議記要、總結、大事記6、聯(lián)系類函、介紹信7、規(guī)范類章程、規(guī)定、條例、辦法、規(guī)則,三、應如何寫好公文？,（一）借用四個要領一是要設計方案二是要選好材料三是要重視施工四是要嚴格裝修,三、應如何寫好公文？,（二）掌握五個要點1、真實2、準確3、精練4、簡明5、規(guī)范,三、應如何寫好公文？,（三）注意六個毛病1、文種錯誤2、語言毛病3、發(fā)文對象錯誤4、內容不全面5、主題不突出6、抄襲明顯,三、應如何寫好公文？,總結七點體會一是借意要精二是選話要活三是取樣要準四是填框要實五是修補要細六是儲存要多七是練習要勤,“三字”目標,知（懂得公文重要性）會（一般公文都會寫）精（公文寫作文字精）,第一章秘書公文寫作概述,公文的基本知識寫作目的與步驟寫作要求,一、公文的概念及作用,（一）公文的概念公文是各級各類機關、企事業(yè)單位、社會團體實施管理、組織運行的基本工具和基本手段。,（二）公文的作用,規(guī)制令使作用明事通情作用參謀決策作用宣傳輿論作用商洽聯(lián)絡作用存儲憑證作用,國家對行政公文的有關文件,第一、1981年暫行辦法；第二、1987年辦法；第三、從1994年開始施行，1999年發(fā)布的辦法。（前三個版本的暫行辦法和辦法都是國務院發(fā)布的，具有行政規(guī)章性質）第四、2000年8月24日，國務院以國發(fā)200023號文件國家行政機關公文處理辦法。（它是以國務院文件發(fā)布的，是迄今為止法律效力和權威性最高的一個辦法，具有行政法規(guī)性質。）,新的國家行政機關公文處理辦法中的新規(guī)定,新辦法的法律效力和權威性得到了提升。在行政機關公文辦理中強調加大職能部門的責任。突出強調加強公文的審核把關。送領導簽發(fā)前要審核。公文正式印制前文秘部門要復核。收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。,在行政規(guī)則中對部門行文和部門內設機構行文問題專門作了規(guī)定，從制度上、源頭上徹底制止濫發(fā)文電。對公文處理的規(guī)范問題有一些新的更加嚴格的要求。專門強調了公文管理問題。公文種類中取消了“指示”，增加了“意見”。在公文格式與公文用紙方面也有一些新的要求。,二、公文的分類規(guī)范,比較通行的分類方法，是以中共中央辦公廳1996年印發(fā)的中國共產黨機關公文處理條例中所列14種文種和國務院2000年發(fā)布的新國家行政機關公文處理辦法所列的13種文種為依據(jù)，把條例和辦法所共有的18種公文作為通用公文18種公文以外的機關公文列為常用公文常用公文以外的列為專用公文,通用公文,黨的機關正式文件的種類：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、請示、報告、批復、條例、規(guī)定、會議紀要、函等14種。行政機關公文的種類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種。兩者相加，共計有18種公文。這些就是我們學習和了解的重點。,2.按機關種類分類:黨務機關公文行政機關公文司法機關公文軍事機關公文企事業(yè)單位公文社會團體公文按公文行文方向分類：上行公文下行公文平行公文,上行公文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行公文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行公文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行公文。,4.按照公文的機密程度分類：絕密公文機密公文秘密公文內部材料普通公文5.按照公文的時限要求分類：特提公文特急公文加急公文平急公文普通公文6.按照使用范圍分類：通用公文專用公文,7行政機關公文的種類：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要行政機關中的其他公文：調查報告計劃工作總結簡報等按照規(guī)范性與否分類:規(guī)范性公文非規(guī)范性公文,計劃的特點,預想性。制定計劃要有科學的預見，根據(jù)對客觀現(xiàn)實的清醒認識，對未來一定時期的工作活動作出預想性安排。可行性。沒有可行性就不能稱其為計劃?？勺冃?。執(zhí)行中允許有所變通、調整和修改。約束性。計劃一旦通過、下達，就要遵照執(zhí)行。,計劃的分類（按性質分）生產計劃。為生產而制定的計劃。工作計劃。機關、團體、學校等部門或單位為進行工作而制定的計劃。學習計劃。單位或班組為進行學習而制定的計劃。文體計劃。是單位為開展或進行文化娛樂和體育等活動而制定的計劃。,計劃的分類（按范圍分）個人計劃。部門計劃。計劃的分類（按時間分）年度計劃。季度計劃。月份計劃。計劃的分類（按時間性分）短期計劃。長期計劃。（凡是三年以上的計劃，都叫長期計劃）,計劃的寫作方法,計劃的寫作格式條文式。把計劃分成若干條款或部分，通過文字敘述，逐一闡明內容。表格式。用表格的形式來表達計劃的內容。這種格式適用于時間較短，內容較為單一的具體安排。綜合式。既有文字敘述，又有表格。,計劃的具體寫法,標題。寫明單位名稱、時間期限、計劃種類。寫明單位名稱、內容范圍、計劃種類。有些標題還包含計劃本身的成熟程度。（初稿、討論稿）,正文。公文式計劃至少要包含前言與主體兩部分，不少計劃還有一個結尾部分。與計劃有關的一些材料，如果在計劃里一條條地列出不方便的時候，還可以在最后附表或附圖。前言。用簡練的文字說明制定這份計劃的依據(jù)和總的目標任務。這是計劃的總綱，用來統(tǒng)帥全文，雖短，但很重要。,主體。這是計劃的基本內容，開頭和中間既要寫明制定計劃的依據(jù)，也要寫明在計劃期限內完成的具體任務和應達到的具體目標，還要寫明完成任務、實現(xiàn)具體目標的措施。落款與日期。落款寫在正文之后的右下方，日期寫在落款的下面。如果上報或下發(fā)，還要按照公文的格式要求去做。附錄。一些工作計劃、財務計劃還要把指標和數(shù)字列表附在文后。,（二）會議記錄,會議記錄的含義會議記錄，是在有組織有領導地商議事情的集會上，把聽到的話或發(fā)生的事寫下來的公文。也就是開會時把會議的基本情況和會上的報告、討論的問題、發(fā)言和決議等內容記錄下來的書面材料。會議記錄是會議情況和內容的實錄，具有重要文件的性質。,會議記錄的作用史料作用。重要的會議記錄一定要歸入檔案，以備查考。素材作用。會議記錄是形成會議紀要、會議簡報的重要素材。文件作用。會議記錄可以作為傳達、執(zhí)行會議決議和貫徹會議精神的依據(jù)，也可以作為總結工作、檢查決議執(zhí)行情況、向上級匯報的依據(jù)。,會議記錄的特點,會議記錄的特點主要是實錄性、具體性。即凡是需要記錄下來的會議內容、過程、有關的人和事、問題等，都要記全，如實反映，保持本來面目，客觀準確。會議記錄的要求要記得全面。要記得準確。,會議記錄的寫法,主要分為兩部分，一部分是會議組織情況，另一部分是會議內容。組織情況的記錄標題、召集部門、開會時間、會議地點、出席人、缺席人、主持人、記錄人。這些情況要在會議主持人宣布開會前寫好。,會議內容的記錄,會議上的報告、發(fā)言及決議事項都是會議記錄的內容。記錄時應寫上發(fā)言人的姓名和發(fā)言內容。記錄這些內容一般有兩種記錄方法，一種是簡要地記錄，一種是詳細的記錄。除重要會議要把每個人的發(fā)言作出詳細記錄外，一般會議要有詳有略。如果討論的是關鍵性的問題，特別是意見不一致的時候，一定要詳細的記下來。如果有討論決議的事項，要記清表決情況?？傊?，要力求做到不遺漏，不歪曲，盡量準確完整。,（三）簡報,簡報的含義簡報是內容比較簡略的報道。它是機關、單位、團體用來匯報工作，反映情況，傳遞信息，交流經(jīng)驗的一種公文。簡報是新中國成立以后發(fā)展起來的一種機關事務文書，隨著社會進步而不斷發(fā)展，簡報的應用范圍越來越廣泛，逐漸成為一種獨立的文體。,簡報的作用,反映情況。通過簡報，可以將工作進展情況以及工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、新經(jīng)驗，及時反映給領導機關，便于領導機關了解下情，指導工作。同時也可以為領導機關制定政策提供參考。交流經(jīng)驗。發(fā)揮對工作的指導和推動作用。傳播信息。人們從中了解情況，吸取經(jīng)驗，學習先進，借以改進工作。,簡報的種類,綜合情況類簡報。主要向上級機關及時反映工作情況和問題，以供上級研究和參考。專項工作簡報。配合某項中心工作所編發(fā)。會議簡報。是在大型會議或研究重要議題的會議期間辦的簡報。主要反映會議情況、進程和重點內容。經(jīng)驗類簡報。主要用于交流經(jīng)驗。社會動態(tài)簡報。反映對國內外重大事件的看法、評價、認識等。,簡報的特點,簡報的主要特點是針對性、簡明性、新聞性、及時性。簡報是一種應用文體，其基本功能是匯報情況、反映問題。因此，簡報的內容必須真實、具體，又要簡明扼要，有針對性，所報道的事情都是新近發(fā)生的，同時具有很強的時間要求。,簡報的編寫方法,報頭密級工作簡報第3期區(qū)廣播電視局編印二00九年五月四日,正文,2.標題,概括式標題。準確、簡要地概括出文章的基本內容。形象化標題。形象生動，引起讀者注意。提問式標題。簡明醒目，具有一定的尖銳性。正副式標題。副標題對正標題有補充說明作用。警句式標題。用簡練而含義深刻的句子作標題，引起人們的注意和關心。對比式標題。在對比中引起注意。引用式標題。引用名人名言起到警示作用。,3.正文的寫法,簡報的正文，沒有固定的寫法，總的要求是觀點鮮明、材料精當、條理清晰、語言簡潔。通常采用的方法有下面的一些形式：條款并列式。把選用的材料分條分款地寫出來。消息報道式。采用新聞報道的寫作方法。講話、發(fā)言摘要式。,列小標題式。圍繞中心，把材料分成幾個部分來寫。集錦、動態(tài)式。圍繞一個中心，選取一些典型事例，突出情況、工作進展的一個斷面，分別寫成幾則“動態(tài)”、“簡訊”，從不同側面反映同一個主題。簡要通訊式。采用通訊或新聞小故事的寫法。數(shù)據(jù)、圖表分析式。通過數(shù)字的統(tǒng)計、比較和分析，客觀全面地反映情況，說明問題。,4.報尾,報送單位：校對：送至單位：聯(lián)系電話：3365872（共印342份）統(tǒng)計工作簡報（第3期）區(qū)廣播電視局編二00九年五月四日,（四）調查報告,調查報告的含義調查報告是對某一單位、某項工作、某個問題或某一事件進行調查研究后，加以分析綜合，將獲得的事實材料和結論加以整理，而寫成的書面報告的公文。調查報告在各項公務活動中使用非常廣泛，它的作用有：可以弄清事實真相；可以為領導決策提供依據(jù)；可以傳播推廣先進經(jīng)驗；可以揭露事實真相，回答社會問題；培養(yǎng)實事求是的精神。,調查報告的種類,按調查報告的內容范圍分綜合性調查報告。專題性調查報告。按調查報告的作用性質分總結經(jīng)驗的調查報告。揭露問題的調查報告。反映情況的調查報告?？疾鞖v史事實的調查報告。,調查報告的特點,明確的目的性，強烈的針對性。尊重客觀事實，憑借事實說話。揭示事物的本質和規(guī)律。體現(xiàn)時代精神，有較強的時間性。調查報告的寫作方法調查報告的寫作，包括標題、正文、落款和日期四部分。,標題。文章式標題。概括調查報告的基本內容。公文式標題。標明調查對象和主要事由。正副式標題。正標題揭示調查報告的思想意義，副標題標明調查的事項和范圍。提問式標題?？偨Y某項工作經(jīng)驗，或揭露某個問題，可采用提問式標題，以引起發(fā)人深省的效果。,2.正文,開頭。這部分著重介紹基本情況和提出問題。有關調查工作本身的概況，如調查的起因和目的、時間和地點、對象和范圍、經(jīng)過和方法等。有關被調查事物的概況，如組織規(guī)模、有關背景、歷史和現(xiàn)狀、主要成績或問題、事件形成概貌等。有關調查研究結論的概括，如肯定意義、指出影響、提示結論意見、點明文章主要內容等。不同的調查報告對這些內容有不同的取舍或側重。,主體。這是正文的主體部分。要寫明調查到的具體情況，總結出來的經(jīng)驗和規(guī)律。必須做到：注意觀點和材料的統(tǒng)一。要選擇能反映事物本質的、有代表性的、有新意的典型材料、綜合材料、數(shù)據(jù)材料、對比材料、分類材料來說明觀點。選擇恰當?shù)慕Y構形式?？v式、橫式、綜合式。注意避免寫作主體中容易出現(xiàn)的毛病。,結尾,這是調查報告的結論部分，是全文的結束語?？刹捎玫姆椒ㄓ校嚎偨Y全文，深化主題，加深理解；提出解決問題的辦法、措施、意見、建議。面對現(xiàn)實，展望未來，指出方向。補充說明，使內容更周全，主題更完善。發(fā)出號召，鼓舞斗志。要干凈利落，不要畫蛇添足，不要拖泥帶水。,3.落款。在正文后面右下角寫明調查報告的機關（單位）名稱。如果在標題下面寫明了，在此就不必再落款了。4.日期。在落款之后寫明撰寫此調查報告的年、月、日。,（五）總結,總結的含義總結是對規(guī)定的時限內的某項工作加以回顧、分析研究，從中找出經(jīng)驗和教訓，引出規(guī)律性的認識、明確今后實踐的方向，把這些內容系統(tǒng)化、條理化，形成文字的公文?？偨Y是對實踐的認識，總結的過程是由感性認識上升到理性認識的過程?？偨Y應對實踐進行全面、深刻和本質的概括。,總結的作用,總結經(jīng)驗，發(fā)揚成績。反思過去，展望未來。互通情報，共同提高?？傊偨Y是提高我們思想認識、不斷改進工作的重要方法。我們要充分重視，使之能夠更好地反映事物的本來面目，以指導我們的工作，搞好社會主義建設。,總結的種類,按內容分：綜合性總結、專題性總結、簡介性總結；按性質分：工作總結、學習總結、思想總結；按范圍分：個人總結、單位總結；按時間分：年度總結、季度總結、階段總結；,總結的特點,總結是自身實踐的本質的反映?？偨Y是人們對前一階段工作實踐的回顧，它的內容，應當完全忠實于自身的實踐活動?？偨Y是一種理性認識?？偨Y不是對工作的照像和復制，它不只要反映“怎么樣”，還要闡明“為什么”。總結講求群眾性。要反映群眾的智慧和力量，避免為個人樹碑立傳。,總結的寫作方法,標題。陳述式標題。由單位、時間、事由和文種構成。論斷式標題。這類標題是對有關總結作出明確的判斷。概括式標題。根據(jù)內容概括題目，類似一般文章標題的寫法。嚴肅性和重要性的特點比較鮮明。,2.正文。正文反映總結的具體內容，是總結的核心部分，由前言、主體、結尾三部分組成。前言。前言也稱導語、開頭。一般是概述基本情況，概述主要成績，概述基本經(jīng)驗。這部分要用語精練，概括全面。主體。這是正文的重點，一般包括：基本情況的概述、總結成績和經(jīng)驗、存在的問題和教訓、今后的努力方向。結尾。這部分行文要求簡短、有力和自然。3.落款和日期。單位總結的具名一般放在標題下面。日期寫在結尾處。,（六）通知,通知的含義通知是發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，批轉下級公文，轉發(fā)上級機關和不相屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項、任免人員所使用的公文。通知的特點使用的廣泛性。使用頻率最高。種類比較多。通知中的語言要簡明、扼要、精確。,通知的寫作方法格式標題。通知標題的寫法有三種：一是寫明發(fā)文機關、發(fā)文事由和文種，即寫出完整的標準式的公文標題。二是寫明發(fā)文事由和文種，省去發(fā)文機關。三是只寫明文種“通知”，省去發(fā)文機關和事由。這是在通知的事項比較簡單、不作為正式文件發(fā)布、在機關內部使用的標題。另外，遇到特別緊急的情況，可在通知的前面加上“緊急”二字。,正文。正文是通知的主體和核心部分，其寫法應視通知的實際情況和需要而定。一般寫法是：首先寫明制發(fā)通知的原因、依據(jù)、理由和目的，即寫明為什么要制發(fā)這個通知。其次要寫明通知的事項，如有關政策、規(guī)定，需要周知、辦理、執(zhí)行的事項等等。結尾一般要寫明“特此通知”。3.落款。正文之后右下角寫明制發(fā)通知的機關名稱。如在標題中已有名稱的，可以不再寫。,日期。在落款的下面寫明制發(fā)此通知的年、月、日。內容1.發(fā)布性通知。即國家行政機關以通知方式，發(fā)布（或廢止）行政法規(guī)和規(guī)章（包括規(guī)定、辦法、細則等），要求受文機關遵照執(zhí)行。此類通知正文很簡短，一般寫明發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章的名稱和執(zhí)行要求即可。對所發(fā)布的公文作為附件同時發(fā)出。,批轉性通知。即由上級機關采用通知的方式，對下級機關發(fā)來的報告、意見、工作要點、請示等公文予以批示之后轉發(fā)到所屬單位，要求遵照執(zhí)行。這就是批轉性通知。此類通知正文寫法，一般是首先寫明對所批轉的下級公文的立場、態(tài)度和評價；其次寫明有關的意義和作用；最后寫明貫徹執(zhí)行的希望與要求。篇幅一般都比較短小。轉發(fā)性通知。即以通知的方式，把同級機關或不相隸屬機關的公文，轉發(fā)到所屬單位，要求貫徹落實或參照執(zhí)行。寫法要求：首先寫明轉發(fā)公文的名稱，然后寫明對轉發(fā)公文的態(tài)度或貫徹落實的要求。,4.辦理性通知。即以通知的方式要求下級機關按照具體的規(guī)定辦理有關事情，以便于工作、生產等方面的進行。寫法一般是：首先寫明制發(fā)本通知的根據(jù)、理由；其次是寫明辦理（處理）的有關事項是什么，怎樣辦，要寫得具體、明確、易懂；最后寫明貫徹執(zhí)行本通知的希望與要求。5.執(zhí)行性通知。即上級機關以通知的方式，向下級機關指明政策，部署工作任務，交代辦法，闡述原則等等。寫法基本同“辦理性通知”。,6.會議性通知。即以召開某次某種會議的有關事項為內容，告知有關單位或人員，以便出席參加并開好會議。此類會議通知正文寫法一般應寫明會議的目的、名稱、議題、起止時間、主持單位，開會和住宿地點，報到的時間和地點，出席會議人員條件、材料的準備，以及其他的注意事項等等。由于各種會議和出席人員的不同，一定要從實際出發(fā)，針對不同情況寫明具體而明確的要求。具有保密性質的會議，議題和目的可以不寫。,四、行政公文樣式,版心尺寸,公文首頁、文末頁版式,公文內容的要求避免邏輯混亂，理清結構層次關系。避免陳詞濫調，防止假話空話大話。避免主次顛倒，注意調整先后關系。避免平分秋色，力求材料詳略得當。避免缺乏依據(jù)，提高政策理論水平。,公文語言的要求,避免重復啰嗦，力求簡明扼要。避免雜亂無章，注意條理清晰。避免生造詞語，做到語言規(guī)范。避免語體混亂，規(guī)范表達方式。避免詞不達意，增強說服力度。避免格式錯誤，做到正確書寫。避免矯揉造作，樹立良好文風。,四、公文的處理,收文處理收文處理是指對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理活動。一般程序過程可以分為四個階段。第一階段，公文的收受與分流，具體包括：簽收、外收文登記、啟封、內收文登記、分辦、摘編；第二階段，辦理收文，具體包括：擬辦、批辦、承辦、注辦；第三階段，組織傳閱與催辦查辦；第四階段，處置辦畢公文，包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。,收文辦理中的公文分類1.按是否需要辦理進行分類2.按來文的方向分類3.按秘密等級分類4,按需要或急緩程度分類5.按審批事項分類,收文辦理的主要程序,簽收送出文件：填寫發(fā)文單位、送達日期、