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杭州集控軟件：浙江ERP企業(yè)系統(tǒng)實(shí)施中制度的建立會(huì)議制度ERP實(shí)施會(huì)議是實(shí)施過程中必不可少的一部分，通過ERP的實(shí)施會(huì)議可以輔助控制整個(gè)ERP實(shí)施的進(jìn)度，協(xié)調(diào)相關(guān)人員，討論和解決實(shí)施過程中遇到的問題.但會(huì)議也不是隨便能開的，錯(cuò)誤的時(shí)間在錯(cuò)誤的地討論了錯(cuò)誤的話頭或許會(huì)生適得其反的效果那個(gè)會(huì)議制度應(yīng)該包括哪些內(nèi)容呢？1、會(huì)議的組織制度即規(guī)定：什么時(shí)間在什么地開什么會(huì)議由哪些人參加，ERP的會(huì)議其實(shí)主要包括兩種，一種是固定的問題討論總結(jié)或匯報(bào)會(huì)議，另一類是臨時(shí)性專為解決某一問題而設(shè)的會(huì)議。對(duì)于前者，應(yīng)該對(duì)會(huì)議的議程做出一定的規(guī)范。常見的這類會(huì)議包括：周/月/季的ERP實(shí)施總結(jié)會(huì)議，不同的時(shí)間需要不同的人參與，對(duì)于部門主管經(jīng)理每周應(yīng)參加一到兩次相關(guān)議題的協(xié)調(diào)會(huì)議，而對(duì)工廠高級(jí)管理人員，每?jī)芍芤淮蔚目偨Y(jié)最好能親自出席。ERP的實(shí)施又稱之為一把手工程，可一把手也不一定有太多的時(shí)間顧及到，如何有效的利用一把手的時(shí)間可真還是個(gè)問題，會(huì)議也不是多多益善，相反過于密集和無聊的會(huì)議只會(huì)讓人厭煩。請(qǐng)注意：會(huì)議必須減少不必要的參加人員 -沒事讓他們呆在這干嗎？2、會(huì)議的文文件組織召開會(huì)議也就必須涉及到三種文檔的編寫：會(huì)議通知、會(huì)議記錄以及由會(huì)議討論內(nèi)容所形成的正規(guī)程序文件。切記：任何會(huì)議都需要有相關(guān)文檔支持，否則就是空談。A、會(huì)議通知會(huì)議通知應(yīng)包括如下內(nèi)容：什么人何時(shí)參加，哪類會(huì)議，會(huì)議主題是什么，主題的簡(jiǎn)單介紹。讓用戶做到有備而來，同時(shí)會(huì)議通知也應(yīng)考慮到該知會(huì)哪些領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議的議程有所了解，并安排相關(guān)人員出席。B、會(huì)議記錄常被忽略的一項(xiàng)會(huì)議記錄內(nèi)容就是簽到我們參加會(huì)議常遇到的問題就是遲到，八鐘開會(huì)九鐘到，十鐘開始做報(bào)告，可因?yàn)橐粋€(gè)人的問題而耽誤大家的時(shí)間，合理嗎？會(huì)議簽到是有效防止這類問題的方法之一會(huì)議中討論了什么內(nèi)容、如何對(duì)問題進(jìn)行分析規(guī)劃的、做出了哪些結(jié)論這些內(nèi)容都應(yīng)該一一予以說明。C、會(huì)議后形成的程序文件該部分內(nèi)容將在以后予以說明。3、會(huì)議內(nèi)容的執(zhí)行制度會(huì)議內(nèi)容的執(zhí)行也是會(huì)議的重要組成部分，會(huì)開了卻沒有效果，這樣的會(huì)議還會(huì)有誰參加？除了會(huì)議記錄以外，會(huì)議的內(nèi)容也要形成正規(guī)的操作指引來指導(dǎo)用戶進(jìn)行工作同時(shí)還應(yīng)在后續(xù)的會(huì)議中不斷總結(jié)和糾正執(zhí)行過程中的問題，使之達(dá)到預(yù)定的目的和操作手冊(cè)不同的是會(huì)議記錄的操作指引是針對(duì)某個(gè)特定的問題，他規(guī)定了該問題的解決方法、參與人員、完成時(shí)間以及需要達(dá)到的效果該文檔也常與會(huì)議記錄合并為一個(gè)文檔。二、培訓(xùn)制度對(duì)于整個(gè)實(shí)施的過程來說ERP的實(shí)施培訓(xùn)也是必不可少的，培訓(xùn)的內(nèi)容包括規(guī)章制度的宣導(dǎo)、ERP理念的宣導(dǎo)一直到ERP操作的指導(dǎo)培訓(xùn)，可以說培訓(xùn)貫穿ERP實(shí)施的整個(gè)過程。什么時(shí)間什么人物應(yīng)該參加哪類培訓(xùn)，這也是在實(shí)施初期需要給以規(guī)定的，系統(tǒng)的培訓(xùn)可以加快整個(gè)實(shí)施的過程，我個(gè)人認(rèn)為，有效的培訓(xùn)是ERP實(shí)施成功的主要因素之一。培訓(xùn)也就會(huì)涉及到培訓(xùn)的文檔，我個(gè)人將培訓(xùn)資料分為以下五部分：1、培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施前便需要從全局考慮的問題，該如何培訓(xùn)，如何達(dá)到最佳的效果，需要通過哪些步驟，每培訓(xùn)的目的是什么？2、培訓(xùn)教材（文字性的說明）說明文件主要講解培訓(xùn)中遇到的概念性的問題，比如什么叫ERP、MRP、庫(kù)存管制等等，簡(jiǎn)潔的文字描述能讓用戶有一個(gè)初步的了解培訓(xùn)教材中也應(yīng)該包括圖型化的流程說明（即流程圖），簡(jiǎn)要介紹整個(gè)操作過程和步驟。3、培訓(xùn)教材（演示文件） 我常用Powerpoint制作演示文件，圖形動(dòng)加上生動(dòng)的說明才能吸引用戶的注意力 。4、培訓(xùn)教材（操作演示） Lotus的屏幕錄入軟件是個(gè)極好的工具，對(duì)于大部分簡(jiǎn)單的操作我們可以把整個(gè)操作過程分步驟的錄下來，用戶到了某個(gè)步驟不清楚下一步該如何進(jìn)行時(shí)便可以通過該軟件查看-這類教材尤其適合與實(shí)施初期的操作指導(dǎo)培訓(xùn) 。5、培訓(xùn)記錄培訓(xùn)記錄包括培訓(xùn)的人員、老師、培訓(xùn)的內(nèi)容（包括教材資料），本人就遇到過培訓(xùn)了四次反倒被用戶報(bào)怨的問題，好在有培訓(xùn)記錄和用戶自己的簽字在，否則被人投訴還無從辯解呢？不同的文檔重不同，但都有個(gè)相同的要求：通俗易懂用戶對(duì)ERP理解與電腦操作能力和文檔編寫者往往相差甚遠(yuǎn)，所以編寫文文件時(shí)特別需要按照用戶的語言去闡述問題，最好能結(jié)合用戶的手工操作，相對(duì)應(yīng)的進(jìn)行說明而對(duì)于ERP的操作，就按照實(shí)際的操作步驟一步一步的給以說明。三、實(shí)施操作制度這里所說的實(shí)施操作制度是指指導(dǎo)系統(tǒng)操作的文件，不同的公司有不同的問題反饋解決方法，這就需要您在實(shí)際的工作中予以思考并制定相應(yīng)的制度規(guī)章制度的提前制定也有利于對(duì)ERP系統(tǒng)的考核。有沒有考慮過應(yīng)該建立哪些文檔？我簡(jiǎn)單的歸納一下，至少應(yīng)該包括如下幾個(gè)部分：1、文文件總綱規(guī)定系統(tǒng)應(yīng)該包括哪些文檔，以及文檔的內(nèi)容和作用2、系統(tǒng)角色、職權(quán)、職責(zé)設(shè)定文檔，這類文檔主要包括：a. 系統(tǒng)授權(quán)手冊(cè)：說明哪些人需要授權(quán)、授予什么權(quán)利、作用是什么、由誰批準(zhǔn)、由誰執(zhí)行該操作等。b. 系統(tǒng)信息需求手冊(cè)：用戶需要哪些報(bào)表或需要增加哪些功能時(shí)需要填寫哪些文件，文件中同時(shí)應(yīng)解釋報(bào)表的格式和作用實(shí)際的操作過程中，用戶的需求也是不斷變化的，該文文件也可以促使用戶思考要求的合理性。c. 故障報(bào)告手冊(cè)：該手冊(cè)中需要記錄發(fā)問題時(shí)應(yīng)該如何報(bào)告、對(duì)已報(bào)告問題的記錄、問題登記/解決的時(shí)間方法以及導(dǎo)致該問題的原因、預(yù)防措施等。d. 用戶支持手冊(cè)：即用戶的培訓(xùn)記錄。3、系統(tǒng)完整性安全性設(shè)定文檔該部分文文件主要介紹系統(tǒng)的日常維護(hù)和備份制度，它包括：a. 系統(tǒng)日常維護(hù)手冊(cè)何時(shí)檢查系統(tǒng)日志、何時(shí)檢查ERP系統(tǒng)狀況（數(shù)據(jù)流量、數(shù)據(jù)庫(kù)大小、磁盤空間等）。b. 系統(tǒng)備份手冊(cè)系統(tǒng)備份包括哪些層次，何時(shí)進(jìn)行哪一層次的系統(tǒng)備份，如何備份，如何恢復(fù)等同時(shí)該文件也給日后的系統(tǒng)升級(jí)做了鋪墊，系統(tǒng)達(dá)到什么狀況時(shí)需要進(jìn)行升級(jí)。c. 系統(tǒng)安裝設(shè)定手冊(cè)系統(tǒng)的安裝包括兩部分：服務(wù)器端的安裝和客戶端的安裝服務(wù)器端的安裝主要是為了防止萬一系統(tǒng)崩潰時(shí)如何從原安裝盤恢復(fù)，從原盤的安裝恢復(fù)與備份恢復(fù)略有不同而客戶端的安裝則可以屬于日常維護(hù)的一部分。d. 系統(tǒng)故障處理手冊(cè)發(fā)生系統(tǒng)故障時(shí)應(yīng)該如何處理，對(duì)于每次的系統(tǒng)故障應(yīng)給予記錄大型的ERP系統(tǒng)系統(tǒng)故障處理手冊(cè)應(yīng)按ERP系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)三大部分進(jìn)行分類，而硬件系統(tǒng)更應(yīng)該注明硬件維護(hù)/維修/保障服務(wù)公司的聯(lián)絡(luò)方法。4、系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程主要指系統(tǒng)的操作手冊(cè)，嚴(yán)格意義上講操作手冊(cè)包括兩大部分：a. 部門級(jí)的操作手冊(cè)該手冊(cè)由各部門自行編寫，主要是結(jié)合本部門的實(shí)際操作進(jìn)行編寫b. 全局性的操作手冊(cè)該手冊(cè)按系統(tǒng)功能模塊進(jìn)行編寫，同一個(gè)系統(tǒng)功能模塊的操作可能會(huì)涉及到不同的部門，該文檔必須從全局的角度出發(fā)，介紹各部門應(yīng)該如何相互配合以及如何培訓(xùn)該文文件還需要指出，交接的程序和文件包括哪些這是整個(gè)文檔中最重要的部分，由ERP實(shí)施顧問負(fù)責(zé)編寫。5、資料的修正程序這里把資料的修正程序單獨(dú)列出的原因在于錯(cuò)誤的資料對(duì)ERP系統(tǒng)的影響往往及其巨大，比如說系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置錯(cuò)誤甚至能導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，而資料與資料間往往相互關(guān)聯(lián)，牽一發(fā)而動(dòng)全身對(duì)于資料的修正一般由ERP系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，但對(duì)資料的修正必須經(jīng)過相關(guān)人員的簽字確認(rèn)該程序包括三大部分：a. 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定的修改該部分主要是指導(dǎo)ERP系統(tǒng)維護(hù)人員對(duì)ERP系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置的修訂，對(duì)這部分參數(shù)的修訂影響到的不絕僅僅是幾個(gè)資料，設(shè)置錯(cuò)誤的參數(shù)或錯(cuò)誤的步驟有可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，必要時(shí)對(duì)系統(tǒng)參數(shù)的修改時(shí)需要對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行資料備份。b. 模塊參數(shù)的修改該部分內(nèi)容同樣由ERP系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，如對(duì)制造模塊的工場(chǎng)控制或分銷模塊中的采購(gòu)控制功能的調(diào)整，或?qū)RP系統(tǒng)進(jìn)行流程重組等模塊參數(shù)的修改不同于系統(tǒng)參數(shù)的修改，文檔中應(yīng)指明修改后對(duì)用戶操作的影響有哪些，操作上應(yīng)如何調(diào)整，完成參數(shù)調(diào)整后還需要對(duì)哪些文檔的操作進(jìn)行修正等。c. 基礎(chǔ)資料的修正基礎(chǔ)資料是指影響到其它模塊/程序運(yùn)作的資料，如料件資料、倉(cāng)庫(kù)資料、工藝流程資料等等以料件資料為例，需要修改料件的庫(kù)存單位時(shí)影響到的就不僅僅是維護(hù)料件中的庫(kù)存單位，而且包括庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)存單位為公斤時(shí)，庫(kù)存資料100表示100公斤，如果將庫(kù)存單位更改為克時(shí)，庫(kù)存資料應(yīng)該相應(yīng)的乘以 1000。d. 對(duì)于維護(hù)ERP資料進(jìn)行業(yè)務(wù)流程相關(guān)操作時(shí)出的錯(cuò)誤，如收錯(cuò)P/O、開錯(cuò)生訂單等，該錯(cuò)誤不影響到其它系統(tǒng)運(yùn)作時(shí)可以將錯(cuò)誤的修正程序在部門級(jí)的操作手冊(cè)中予以說明。四、問題的反饋制度問題的反饋也是 ERP實(shí)施過程中常遇到的問題，用戶往往在發(fā)了問題以后便停留在那不予處理和反映，或者自己嘗試解決，但用戶的權(quán)限或能力往往不能達(dá)到要求，這樣只能使問題越來越大不同的公司有不同的問題反