貨代單證操作流程.doc

。貨代單證操作流程1.接受到客戶的訂艙委托書，按照客戶的要求的船期和箱型去船公司訂艙。等船公司出了箱號以后，給客戶出入貨通知（寫明船名航次，提單號，場站地址和聯(lián)系人，注明客戶在什么時間以內(nèi)把貨物運(yùn)至場站）。如果客戶要求貨代找車，請聯(lián)系好車隊，并和客戶確認(rèn)好陸運(yùn)的價格，把入貨通知傳真給車隊的師傅，安排好時間，請車隊師傅去港口背向去客戶工廠裝貨。2.報關(guān)：要求客戶提供正本的報關(guān)委托和核銷單，箱單，發(fā)票，與客戶核實好商品的品名，HS編碼，企業(yè)在海關(guān)所錄入的10位數(shù)編碼，貨物件重尺等規(guī)格。3.報檢，要求客戶提供正本的報檢委托，箱單，發(fā)票，和銷售合同書，等客戶工廠驗貨后出通關(guān)單。安排通關(guān) 4.在開船以前和客戶確認(rèn)提單。5.在船開以后給客戶傳真費(fèi)用明細(xì)，讓客戶確認(rèn)回傳6.要求客戶付款買單。有的客戶買單的時間比較急，請和客戶溝通好時間，防止影響客戶的交單 操 作 規(guī) 范一.訂艙1.業(yè)務(wù)將資料明確填寫在業(yè)務(wù)作業(yè)單上后交給操作主管，由主管進(jìn)行登記。主管再將單證派發(fā)給各操作員手中。資料要求業(yè)務(wù)填寫數(shù)據(jù)明確（除浮動部分），不得擅自更改，在開船前確定費(fèi)用，。2.如果艙位、價格方面出現(xiàn)問題,應(yīng)及時反饋給主管及業(yè)務(wù)員。3.在艙位緊張的時候,可向船東先預(yù)定艙位。二.請派1.接到船東放箱后,及時傳真給拖車請派,冷凍柜要提前聯(lián)絡(luò)柜檢單。2.在請派單上體現(xiàn)的到柜時間要比客人要求的提前半個小時。 3.如果是長途的客人,必須向客人提供司機(jī)的手機(jī)號碼以便聯(lián)絡(luò)。4.如果一個工廠同時裝幾個貨柜的，要傳真給工廠船名航次，提單號，港口及柜號。5.和工廠保持聯(lián)絡(luò)到柜時間,若未及時到柜的,要及時查明原因。6.在裝柜過程中產(chǎn)生額外費(fèi)用的,在確認(rèn)無法申請后，要告知業(yè)務(wù)員。由業(yè)務(wù)員決定如何向客人收取。三.單證1.客人提供資料后,應(yīng)立即制作有我公司格式的提單樣單給客人確認(rèn)，以客人的OK件再和船東確認(rèn)提單。2.操作員必須根據(jù)OK件先和船東核對提單無誤后再發(fā)給客人。發(fā)到其他公司的傳真應(yīng)一一確認(rèn)是否收到。3.操作員在向外勤分配單證時,要告知單證的輕重緩急。單證必須在幾點送達(dá)，如果因特殊原因，不能按時送達(dá)的，交給主管進(jìn)行調(diào)整。備注：二程（中轉(zhuǎn)）船期的跟蹤及反饋，如果遇到特殊情況應(yīng)及時應(yīng)對。每個月各家船公司的船期更改也要及時反饋。四.費(fèi)用結(jié)算1.操作員在確認(rèn)此票裝船后,根據(jù)船東的費(fèi)用單,在開船后一天之內(nèi)請款,經(jīng)過主管審核無誤后,交給財務(wù)。船公司運(yùn)價盡量由商務(wù)部掌握，由操作主管與船公司相關(guān)業(yè)務(wù)人員溝通價格事宜。2.因冷凍柜的制冷費(fèi)用問題,操作員要及時向相關(guān)的拖車公司索要費(fèi)用以便核對。3.操作員在開船后一天之內(nèi)要把DEBIT NOTE和我司的貨代提單發(fā)送給代理。4.除了和我公司有月結(jié)協(xié)議的客人,其他客人一律要所有費(fèi)用結(jié)算清楚后退還核銷單。5.操作在下班之前要把第二天早上付款的請款單交給主管。為第二天的操作爭取時間。貨代單證的具體操作流程（海運(yùn)）走海運(yùn)時, 把貨及invoice, packing list ,booking 交到forwarder倉庫,還要拿走一份入倉單, 請問之后要怎樣, 入倉單有什么用? 是否還要換什么數(shù)據(jù)提供給客戶? 打制訂艙單 1. 訂艙單用下貨紙根據(jù)貨主提供的委托單制作。需要填制的項目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY 、POR、MARKSNOS、QUANTITY、DESCRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。 2. 打制完上述內(nèi)容后，注明運(yùn)輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。 1.單證必須齊全。 貨主必須提供的單據(jù)有：合同副本（售貨確認(rèn)書、形式發(fā)票）、正本裝箱單至少一份、正本發(fā)票至少一份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關(guān)監(jiān)管條件還必須提供相應(yīng)證件。 2.如果貨主提供的單據(jù)已繕制好，可以從以下方面審核： A、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的尺碼、重量是否一致。 B、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的金額以及幣種是否一致（合同金額不小于發(fā)票金額）。 C、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的發(fā)票號是否一致。 D、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的合同號是否一致。 E、正本單據(jù)不許有任何涂改。 F、合同不能是手寫，否則用打字機(jī)重新繕制。 3.如果貨主提供的單據(jù)空白，可按下列項目繕制： A、裝箱單主要填制的內(nèi)容為麥頭、發(fā)票號碼、合同號、裝貨港、卸貨港、品名、規(guī)格、數(shù)量、毛重、凈重。 B、發(fā)票主要填制的內(nèi)容為嘜頭、合同號、發(fā)票號、裝貨港、卸貨港、貨物描述、數(shù)量、單價、總價。 轉(zhuǎn)報關(guān)單據(jù) 接到船公司集港通知后，取回下貨紙。在集港前一天下午3時前，電話同港務(wù)局貨運(yùn)科做集港計劃，制下貨小條（一式三聯(lián)）。 A、轉(zhuǎn)至報關(guān)行的單據(jù)有，裝箱單、發(fā)票、合同、委托報關(guān)協(xié)議、報關(guān)單、下貨紙、聯(lián)系單（一式兩聯(lián)）、海關(guān)監(jiān)管條件涉及的證件，上述單據(jù)各1份。 B、編號為1、2、3的單據(jù)必須由貨主提供。 C、委托報關(guān)協(xié)議（副本也可以），用規(guī)定格式加蓋出口單位公章，填上相應(yīng)內(nèi)容。 D、下貨紙。在前述訂艙單的基礎(chǔ)上，在相應(yīng)的位置補(bǔ)充船名、航次、提單號，貨物描述需用中文加以標(biāo)識，報關(guān)只需提供裝貨單收貨單留底聯(lián)，每一聯(lián)的右上角都應(yīng)加蓋代理人方章。下貨紙裝貨單應(yīng)蓋有該條船船代的簽章。 E、聯(lián)系單。聯(lián)系單是代理人與報關(guān)行聯(lián)系的單據(jù)，上面列明代理人轉(zhuǎn)給報關(guān)行何種單據(jù)及份數(shù)，將單據(jù)轉(zhuǎn)至報關(guān)行前，應(yīng)填好一式兩聯(lián)的聯(lián)系單，單據(jù)轉(zhuǎn)至報關(guān)行后，其中一聯(lián)應(yīng)有報關(guān)行相關(guān)人員的簽字，以備存檔。 F、合同、裝箱單、發(fā)票、報關(guān)單、許可證、商檢證轉(zhuǎn)至報關(guān)行前應(yīng)有留底。確認(rèn)提單 A、繕制提單前應(yīng)注意貨主有無特殊要求，一般情況下，貨主都會在委托中注明。 B、如要求在提單中顯示SHIPPED ON BOARD簽單時，應(yīng)注意上、下簽章（其中之一應(yīng)簽在SHIPPED ON BOARD 旁邊）。 C、如果涉及倒簽、預(yù)借，應(yīng)事先與船公司確認(rèn)好是否能接受，如果可以接受，應(yīng)填制好保函傳真給貨主，讓其加蓋公章，返回后再由代理人提供給相關(guān)船公司。 意見如下： A. 如貨代代理報關(guān)或接受委托報關(guān)，則需提供正本出口收匯核銷單，否則，貨代則不需要貨主的出口收匯核銷單。 B. 發(fā)票的金額可以大于合同的金額。因為進(jìn)出口合同中普遍存在溢短裝條款，除非合同中無此條款或客戶L/C中明確規(guī)定如實際走貨金額大于合同金額則拒付。 3. 船公司一般不做拼箱貨,是由專門的拼箱公司操作,將各個貨主的貨物拼在一個柜再向船司定艙.拼箱公司和船司定艙是以CY-CY的條款,而貨主與拼箱公司定的是“CFS-CFS”“LCL-LCL”條款.船司只出具一套提單給拼箱公司,不會出具多套以“CFS-CFS”條款的提單給直接客人,拼箱公司再簽發(fā)自己公司的貨代單給客人.故拼箱貨無船東單可言,只能默認(rèn)拼箱公司所簽發(fā)的提單為船東單。拼箱公司的提單上所載的目的港代理一般是該公司自己的代理，而不是船公司的。出船運(yùn)貨代的單證操作流程