常見的新書發(fā)布會流程.doc

。常見的新書發(fā)布會流程一、 確定新書發(fā)布會的目的、性質(zhì)和主題。二、 確定新書發(fā)布會的時間和地點。三、 擬定新書發(fā)布會所邀請的嘉賓、媒體、經(jīng)銷商名單。四、按照邀請名單，分工合作發(fā)送邀請函和請柬，確保重要人員不因自身安排不周而缺席發(fā)布會?；厥沾_認(rèn)信息，制定參會詳細(xì)名單，以便下一步安排。五、 購買禮品，確定主持人，設(shè)計背板，布置會場。六、 測試設(shè)備，培訓(xùn)工作人員，預(yù)演。七、 正式發(fā)布會前提前一到兩個小時，檢查一切準(zhǔn)備工作是否就緒，并制定意外情況補救措施。八、 來賓簽到(可采用新型的電子簽到方式）貴賓接待、分發(fā)資料袋，按計劃開始發(fā)布會。九、 新書發(fā)布會尾聲，媒體提問，或者會后，媒體專訪。十、后續(xù)媒體追蹤，向媒體提供不同訴求重點的素材和照片，以及補充其他數(shù)據(jù)；將新書資料發(fā)給未出席新書發(fā)布會的媒體相關(guān)記者。十一、整理發(fā)布會文字、圖片及影像資料、收集會議剪報，制作發(fā)布會成果資料集（包括來賓名單、聯(lián)系方式整理，發(fā)布會各媒體報導(dǎo)資料集，發(fā)布會總結(jié)報告等），作為市場部資料保存，并可在此基礎(chǔ)上制作相應(yīng)的宣傳資料。十二、 評測新書發(fā)布會效果，收集反饋信息，總結(jié)經(jīng)驗。新書發(fā)布會前適合開新書發(fā)布會的產(chǎn)品并非所有的圖書都有必要開新聞發(fā)布會，具有新聞價值是辦會的最高指導(dǎo)原則。這也就是說，首先是那些圖書內(nèi)容應(yīng)涉及社會受眾興趣點、新聞敏感點，或者其作、譯者推薦人本身就有很好的知名度和有新聞價值，或者在同類產(chǎn)品中有其獨特之處；其次應(yīng)是出版社的出版方向和品牌形象的品牌圖書，或在某個領(lǐng)域有其重要的學(xué)術(shù)地位、價值。即從出版商角度是有炒點，從媒體角度有新聞點，從經(jīng)銷商角度是有賣點的圖書。策劃有創(chuàng)意的主題在決定舉辦新書發(fā)布會后，隨之而來的便是確定發(fā)布會的目標(biāo)、性質(zhì)和主題。策劃有特色的活動，一定要配合圖書內(nèi)容或是作者的特點來設(shè)計與安排；一定要依據(jù)明確的目的，確定的目標(biāo)對象。發(fā)布會的主題和目的確定后，就開始進行活動創(chuàng)意，看什么創(chuàng)意是可執(zhí)行的，那么就開始著手準(zhǔn)備?；顒訌奶嶙h到創(chuàng)意，開始的時候盡可能進行討論，到創(chuàng)意終止的時候，活動的具體內(nèi)容一定要落實在文字上。出版商在發(fā)布會上一定要將圖書最有價值的信息傳遞出去，激發(fā)讀者和與會人員的興奮點。案例：上海世紀(jì)出版集團北京世紀(jì)文景公司針對達芬奇密碼一書，邀請了活體雕塑的展演，配合與現(xiàn)場讀者的互動；另外，他們在何員外的何樂不為發(fā)布時，策劃了“尋找何不”的主題活動，特別根據(jù)書中漫畫形象制作了面具，帶了面具的人在現(xiàn)場走動，使何不的形象一下子突出。常見的幾種形式新書發(fā)布會的形式包括：直接和媒體的發(fā)布會，有媒體、作者以及相關(guān)專家參加的座談會，旨在現(xiàn)場演繹圖書內(nèi)容的現(xiàn)場表演（特色），紀(jì)念會，公益活動等。選擇發(fā)布的時機新書發(fā)布會所選擇的時機很重要，畢竟很多圖書都只有在特定背景下才能形成一種社會聚焦。選擇召開時機一要及時，不要拖；二要注意避開重大節(jié)日和社會活動。另外，應(yīng)該考慮嘉賓、媒體記者的時間安排。在訂貨會、書市或博覽會上，舉辦新書發(fā)布會是一種比較常見的方式。因為這個時候有很好的氛圍，人員也相對集中；但此時新產(chǎn)品也多，發(fā)布會集中，記者和經(jīng)銷商都在趕場，發(fā)布信息特別容易被淹沒，讀者還是照樣無法從中選擇和辨別。實際上，在以上場合舉辦新書發(fā)布會更適合大批量少批次的業(yè)態(tài)。另外，訂貨會主要針對經(jīng)銷商、書市上主要面向讀者、博覽會更多層面上是形象展示，因此不同背景下的新書發(fā)布會的側(cè)重點也不同。訂貨會時專門針對經(jīng)銷商的訂貨，做銷售策略安排，并通過與媒體的聯(lián)系給經(jīng)銷商增強銷售信心，把產(chǎn)品放在好的位置；書市時，主要目的是吸引讀者購書，形式上要多花心思；博覽會是與版權(quán)合作者約見的機會，功夫主要花在內(nèi)部，如果做會考慮與版權(quán)合作者聯(lián)合做新聞發(fā)布性質(zhì)的媒體會。案例：浙少社年月北京圖書博覽會上舉辦的冒險小虎隊發(fā)布會，時機選擇了“哈利波特”第五集首發(fā)式前兩天，邀請了作者托馬斯參會，以求能與羅琳相提并論，這是在知名度上的借勢營銷；同時還邀請了童話大王鄭淵潔與托馬斯對談，意在國內(nèi)外童話大王共話童書，這也是鄭淵潔十多年來第一次亮相；在會上，還澄清了神勇小虎隊一書的侵權(quán)行為，與托馬斯訂了新的協(xié)議；此外還陸續(xù)在北京圖書大廈和王府井書店舉辦冒險小虎隊的情景表演，吸引了讀者的目光。這樣一來，不同媒體可從不同報道的角度著手，吸引了多家主流媒體參加報道，在央視和新浪網(wǎng)也做了專門的節(jié)目，北方市場上也因此得到了突破。案例：年月日，商務(wù)印書館總經(jīng)理楊德炎在西班牙馬德里代表商務(wù)印書館領(lǐng)取了第十四屆國際白金星質(zhì)量獎。月日，楊德炎總經(jīng)理返回北京后在機場召開了新聞發(fā)布會，向各界人士介紹了該獎項并展示了證書和獎杯。國際白金星質(zhì)量獎由國際著名的評估組織之一聯(lián)合商務(wù)通訊集團（）設(shè)立，每年對世界各地各類企業(yè)在經(jīng)營管理，特別是業(yè)務(wù)質(zhì)量等方面進行綜合評估，選出其中優(yōu)勝者頒獎。商務(wù)在第一時間將最新鮮的消息提供給國內(nèi)媒體，自然引起了熱烈的反響。選擇發(fā)布的場所“地利”的選擇除了要符合新書發(fā)布會的特性外，參加人數(shù)的多少也要事前準(zhǔn)確估算，免得空間太小記者們像擠沙丁魚一樣窩在一個小會議室里，或是空間太大顯得零零落落，其中還要考慮攝影記者的需要，一定要為攝影記者預(yù)留席位，以便取鏡和避免擋住他人視線，同時還要考慮到交通和停車的便利性。另外，應(yīng)在邀請函發(fā)布前預(yù)定會場。新書發(fā)布會的地點一般都會找一個會議室或者書店中的一隅，但也可以找茶餐廳、酒吧甚至戶外。案例：作家出版社戰(zhàn)士一書的發(fā)布會就在一個酒吧里進行的，先是作者率其搖滾樂隊演唱了一段搖滾，從與圖書和作者有關(guān)聯(lián)的內(nèi)容開始切入。案例：人民文學(xué)社年月日主辦的畢淑敏的新作拯救乳房發(fā)布會，因為是非典疫情剛剛平息，社會對疫情還有很深的恐懼，因此會議地點選擇在游船上。在六月的微風(fēng)中，游船緩緩繞昆玉河行進，艙內(nèi)人聲喧嘩，記者和作家正在進行一場生命關(guān)愛話題的研討，也是北京非典之后第一個新書發(fā)布會。場地變換讓人眼前一亮。案例：北京世紀(jì)文景在上海舉辦的三年記憶四年忘卻（上海人民出版社）新書發(fā)布會就特別用到一個概念情景，發(fā)布會現(xiàn)場選在藝術(shù)倉庫，布置與設(shè)計的感覺完全配合書中反映的那個年代，那個味道，使得與會者感性地領(lǐng)悟到了書中的別樣情致。擬定活動策劃案和具體操作方案活動策劃案是指導(dǎo)整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用，有較高的商業(yè)價值，一般只有組織活動的核心人員才掌握。具體操作方案則是用于出版社內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個活動的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時間上具體到分鐘。一般會議組織人員人手一份。在準(zhǔn)備的過程中，會有一些新情況出現(xiàn)，要隨機應(yīng)變。邀請媒體和嘉賓的原則及值得注意的問題新聞記者是發(fā)布會的重頭，先擬訂一份邀請記者的名單，邀請范圍主要根據(jù)圖書類型、目標(biāo)讀者范圍和影響而定，一般需要兼顧大眾媒體、出版專業(yè)媒體、與圖書受眾相關(guān)的媒體以及網(wǎng)絡(luò)媒體等。當(dāng)然，那些長期報道出版社發(fā)展的記者也要一并邀請。配合圖書的內(nèi)容和特色擬定邀請的嘉賓名單。一般，新書發(fā)布會需要邀請推薦人或與作者對話的人；如果是研討會，則要求嘉賓的分量更重些，專家、名人等，以求能造成熱烈的討論氣氛，也能吸引媒體的注意力，便于挖掘新聞點；若是紀(jì)念會、公益活動等形式的發(fā)布會，還需要邀請相關(guān)單位、方面的領(lǐng)導(dǎo)、代表等。提前一周時間寄發(fā)、傳真或邀請函，并在之后的天電話落實，確認(rèn)對方真的收到邀請。一般來說，帶有出版社標(biāo)志、印章的邀請函能表明新聞發(fā)布會是很正規(guī)的。確認(rèn)過程中，同時咨詢本社發(fā)布會是否與其他發(fā)布會、活動撞期，若嘉賓或記者透露當(dāng)天活動較多，可能無法出席，應(yīng)立即報告主管應(yīng)變。為了進一步確認(rèn)和掌握出席狀況，還需要在會前天通過電話、短信等形式確認(rèn)，善意提醒開會的時間、地點。會議材料的準(zhǔn)備提供給媒體的資料，一般以出版社手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：會議議程、新聞通稿和輔助資料、演講發(fā)言稿、出版社的宣傳冊、相關(guān)圖片資料、參會嘉賓的名單以及樣書、禮品紀(jì)念品、媒體聯(lián)絡(luò)人的名片。會前一定要檢查確認(rèn)，避免資料袋中有所疏漏，免得嘉賓或記者產(chǎn)生誤會。每次發(fā)布會都應(yīng)提供新聞通稿和背景介紹，以便記者能在會議涉及的問題之外挖掘新聞事件、加大報道范圍。新聞通稿最好提前發(fā)給記者，這意味著當(dāng)記者一來簽到時就能拿到它，這樣就可以一邊聽一邊翻看。不過，材料要設(shè)計得便于快速閱讀，勿要冗長拖沓。如果需要提供聲像資料給記者，那么還需要安排專業(yè)攝像師攝像。新聞資料一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：消息稿。字?jǐn)?shù)較短，一般在字以內(nèi)，發(fā)布起來快，適合日報、晚報、都市報等媒體選用。書評稿。篇幅較長，內(nèi)容充實，一般是深度分析，重點報道。消息一般是一篇即可，書評稿則可以從不同角度提供多篇。另外，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。背景材料。如引進版圖書，可介紹該書在海外的表現(xiàn)。作者簡介等。圖片資料。圖書的封面、內(nèi)頁插圖、作者的照片等。以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。重要發(fā)言。對新聞記者有用的發(fā)言稿。比如，最高負(fù)責(zé)人的發(fā)言，有些有新聞價值的代表的發(fā)言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報道有益為標(biāo)準(zhǔn)。、出版機構(gòu)的宣傳冊。、參會嘉賓的名單。發(fā)布會整體投入的預(yù)算核算新書發(fā)布會的成本，第一要從全年的宣傳經(jīng)費背景下來考慮，有的還要從單品種的成本核算，即要考慮該書到底能帶來多少毛利，能有多少經(jīng)費用來辦新書發(fā)布會（一般是毛利的）。舉辦一場新聞發(fā)布會一般包括場地費用、設(shè)計費用、展示內(nèi)容、道具費用、嘉賓和媒體的車馬費、吃住費用等。圖書是一種特殊商品，和其他消費品不同，不會形成重復(fù)購買。所以在舉辦活動的時候一定選擇投入產(chǎn)出最優(yōu)的方案。在成本一定的情況下，讓邊際效益最大化。新書發(fā)布會不宜僅以成本核算為限，該花的錢應(yīng)該到位，不應(yīng)偷工減料，以免媒體和嘉賓對出版社產(chǎn)生負(fù)面印象。如果資金確實有限，而又需要舉辦該新書發(fā)布會，則可通過一些合作的環(huán)節(jié)，減免有關(guān)費用。發(fā)布會現(xiàn)場互動活動的安排發(fā)布會開的時候一定要讓了解圖書精華的作者或編輯多講，多留些時間給記者，會場一定要形成互動，這樣記者報道起來才會有深度。三分之二的時間是嘉賓向讀者傳達相關(guān)的信息，三分之一的時間留給嘉賓與讀者互動、媒體提問。新書發(fā)布會期間到場時間如果發(fā)布會活動現(xiàn)場已經(jīng)提前布置好，或者只需做最簡單的布置，一般主辦單位人員在發(fā)布會前個小時到即可；否則要盡可能提前到，時間安排盡量充裕一點。在會前最后檢查一切準(zhǔn)備工作是否就緒，相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復(fù)調(diào)試，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，保證發(fā)布會進行過程中不出技術(shù)故障。現(xiàn)場布置場地布置的原則現(xiàn)場體現(xiàn)出的氛圍應(yīng)該跟圖書的內(nèi)容比較貼切，并考慮記者采訪的便利。現(xiàn)場相關(guān)設(shè)備及物品主桌及