計算機會計第五講采購與付款管理.ppt

計算機會計學AccountingInformationSystem 第五章采購與付款核算與管理 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設計第四節(jié)采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)采購與入庫處理管理第六節(jié)采購發(fā)票 采購結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計分析 企業(yè)從采購到付款都要經(jīng)歷以下幾個步驟 采購與付款業(yè)務流程分析 采購與付款業(yè)務流程涉及的業(yè)務部門有 請購部門 采購部門 驗收部門 財務部門 供應商 外部部門 采購環(huán)節(jié) 請購 確定需求 選擇供應商 確定訂單 發(fā)布訂單 驗收貨物 確認發(fā)票 貨款支付 采購與付款流程 采購與付款業(yè)務核算與管理的特點 1 數(shù)據(jù)存儲量大2 數(shù)據(jù)變化頻繁3 管理要求高4 與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛 手工環(huán)境下采購與付款管理困惑的案例分析 福特北美公司在手工環(huán)境下的采購與付款流程 為什么要設置驗收報告與發(fā)票進行核對 為什么要設置訂單與發(fā)票進行核對 為什么會影響采購到付款流程的效率 流程圖P223 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設計第四節(jié)采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)采購與入庫處理管理第六節(jié)采購發(fā)票 采購結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計分析 采購與付款子系統(tǒng)的目標 1 靈活 正確地反映企業(yè)個性化特征2 正確反映采購與付款日常業(yè)務 并進行實時控制3 加強對資金的管理4 提供各種核算和管理信息5 充分應用網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)無紙采購與付款系統(tǒng) 采購與付款流程構(gòu)建的原則 數(shù)出一門 共同使用 質(zhì)檢 財務部門整個流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫 采購訂單 文件為主數(shù)據(jù)庫在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設計控制點 強化實時控制 柔性控制和剛性控制 請購與采購管理流程 存貨驗收流程 當供應商將存貨送入企業(yè) 此時 由檢驗崗位的人員對存貨進行檢驗 從采購訂單文件中獲取信息 并將存貨信息與實物進行核對如果檢驗合格 將檢驗合格信息寫入采購訂單文件 將自動生成入庫單傳遞到存貨子系統(tǒng)的入庫單文件中 請同學畫出流程圖 發(fā)票管理流程 1 發(fā)票處理 當采購部門或財會部門收到供應商的發(fā)票時 從采購訂單文件中獲取數(shù)據(jù) 自動生成采購發(fā)票的基本信息 2 發(fā)票管理崗位人員只將采購發(fā)票上的金額錄入計算機 并保存在臨時發(fā)票文件中 如果企業(yè)使用了EDI系統(tǒng)進行網(wǎng)上采購 那么可以通過EDI網(wǎng)絡系統(tǒng)自動定期獲取供應商發(fā)票并保存在臨時發(fā)票文件中 經(jīng)過發(fā)票與采購訂單核對后的發(fā)票 才能保存在采購發(fā)票文件中 發(fā)票管理流程 3 實時控制 對采購發(fā)票進行實時控制 計算機自動從采購訂單文件中獲取合同金額 從臨時采購發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額 如果發(fā)票金額大于合同金額 此發(fā)票不能處理 即對采購發(fā)票進行實時剛性控制 否則 生成采購發(fā)票 并將結(jié)果保存在采購發(fā)票文件中 這是一個非常重要的控制點 為杜絕不合法的采購事件發(fā)生起到重要的控制作用 在IT環(huán)境下 發(fā)票管理崗位可以設在財務部門 也可以設在采購部門 但該崗位的人員必須是財務人員 并受財務部門管理 發(fā)票管理流程 4 采購結(jié)算 根據(jù)采購發(fā)票等信息 入庫單信息確認采購成本 并根據(jù)財會人員預先設置憑證模版 自動生成轉(zhuǎn)賬憑證 傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時憑證文件中 流程P228 付款流程 以采購訂單文件為數(shù)據(jù)基礎 通過應付款管理 出納付款 將資金付給供應商 完成整個采購和付款流程 流程P229 IT環(huán)境下與手工環(huán)境下采購與付款流程的區(qū)別 1 IT環(huán)境下實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時傳遞2 IT環(huán)境下保證數(shù)據(jù)一致性和工作高效性3 IT環(huán)境下加強了統(tǒng)計分析能力4 IT環(huán)境下使得無紙采購 付款業(yè)務成為可能 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設計第四節(jié)采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)采購與入庫處理管理第六節(jié)采購發(fā)票 采購結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計分析 采購與付款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼設計 制定編碼原則 按照一致性原則 層次性原則 易用性原則等設計供應商編碼 一致性原則 供應商是來自全面各地甚至不同國家 而國家 地區(qū)在在行政管理上國家已經(jīng)給出了統(tǒng)一的編號 如北京區(qū)號 010 南京區(qū)號 025 因此 供應商編碼應該與國家行政區(qū)號保持一致 層次性原則 供應商來自不同的省 市 縣等 因此 在編碼上要體現(xiàn)其層次性 便于按省 市進行統(tǒng)計和分析 易用性原則 供應商是法人 每個法人都有區(qū)別與其他法人的電話號碼 因此 在編碼設計時可以采用電話號碼 便于使用和記憶 采購與付款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼設計 選擇合理編碼方法 順序編碼位數(shù)編碼分組編碼 數(shù)據(jù)文件設計 請購單文件采購發(fā)票文件采購訂單文件 采購合同文件 供應商檔案文件采購價格文件 定期根據(jù)供應商提供的信息進行更新 入庫單文件 與存貨子系統(tǒng)共享 臨時憑證文件 與總賬子系統(tǒng)共享 供應商檔案文件 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 供應商檔案文件 1 作用 該文件存儲所有供應商的固定信息 文件中每個記錄對應一個供應商 該文件的建立是為企業(yè)的采購核算與管理 存貨核算與管理 應付賬款核算與管理服務 保證在填制采購入庫單 采購發(fā)票和進行采購結(jié)算 應付款結(jié)算和有關(guān)供應單位統(tǒng)計時提供一致的供應商信息 提高處理速度 減少工作差錯 2 存儲策略供應商檔案文件作為查詢用的目錄文件 因此 可以采用一年一個文件 3 存儲方式供應商檔案文件按供應商編碼建立索引文件 采購訂單文件 1 作用 該文件存儲企業(yè)確認的各種采購訂單 是整個流程的核心和基礎文件2 存儲策略既可將采購訂單文件設計成一個文件 也可將采購訂單文件分成兩個互相聯(lián)系的文件 采購訂單固定信息文件和變動信息文件 用 訂單號 關(guān)鍵字連接 3 存儲方式可以采用一年一個文件 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)P234 采購訂單文件 采購與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu) 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設計第四節(jié)采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)采購與入庫處理管理第六節(jié)采購發(fā)票 采購結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計分析 為什么要進行初始設置 由于現(xiàn)實企業(yè)采購的存貨 供應商檔案 付款條件 結(jié)算方式等都是實實在在存在的 而且是千差萬別的 因而 企業(yè)要實現(xiàn)用計算機完成采購與付款賬款核算和管理 在使用采購與付款子系統(tǒng)前 就要針對本企業(yè)的業(yè)務性質(zhì) 會計核算和財務管理的具體要求進行具體設置 將企業(yè)個性化特征嵌入系統(tǒng) 初始設置內(nèi)容 存貨檔案設置供應商檔案設置采購類型設置付款條件設置結(jié)算方式設置期初余額處理等 供應商檔案設置 解釋設置基本信息的目的 解釋設置信用信息的目的聯(lián)系信息 其他信息P237 供應商檔案設置 期初余額設置 期初余額設置模塊的功能是將用戶輸入的采購 應付賬款等期初余額存入相應的文件中 為計算機系統(tǒng)核算和管理采購 應付賬款等業(yè)務提供基礎數(shù)據(jù) 期初余額模塊是會計業(yè)務連續(xù)的要求 是手工采購 應付賬款核算向計算機核算和管理轉(zhuǎn)化的基礎 錄入的期初余額主要包括 采購初始業(yè)務 即將手工采購業(yè)務送入計算機并保存在采購訂單文件中 應付賬款初始業(yè)務 即將各供應商的應付賬款期初數(shù)據(jù)送入計算機并保存在發(fā)票文件中 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設計第四節(jié)采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)采購與入庫處理管理第六節(jié)采購發(fā)票 采購結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計分析 采購與入庫處理管理 采購與采購入庫管理是采購與付款子系統(tǒng)中的主要功能模塊 為了做好采購管理又將采購管理模塊進一步劃分為 請購單處理采購價格管理選擇供應商采購訂單管理 處理請購單 1 錄入請購單2 自動獲取請購單3 審核請購單 采購價格管理 采購價格管理模塊的功能是幫助用戶解決 如何管理不同 相同 供應商在不同 相同 時期對不同 相同 產(chǎn)品的報價 如何隨時提供給采購部門最新最完整的存貨采購價格 如何處理存貨的新老報價等等問題 提供采購價格管理屏幕 采購價格管理模塊一般提供多種采購價格管理的屏幕顯示格式 以供應商為關(guān)鍵字顯示該供應商所有存貨報價信息以存貨為關(guān)鍵字顯示該存貨不同供應商的報價信息P244 采購價格獲取方法 方法一 通過采購價格管理屏幕 將供應商提供的存貨采購價格信息 紙張 一一送入計算機 并將相應數(shù)據(jù)保存在采購價格文件中 方法二 自動獲取 即充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡功能 管理者通過選擇系統(tǒng)提供的 自動獲取 功能指揮計算機自動從網(wǎng)上獲取供應商的存貨采購價格信息 并將相應數(shù)據(jù)存入采購價格文件 修改采購價格 方法一 以 供應商 存貨 為關(guān)鍵字 從采購價格文件中自動獲取信息 顯示在屏幕上 并對價格進行修改 方法二 以 存貨 供應商 為關(guān)鍵字 從采購價格文件中自動獲取信息 顯示在屏幕上 并對價格進行修改 選擇供應商 選擇供應商的基本原理一般來講 隨著管理軟件的不斷完善 在采購與付款子系統(tǒng)中應該設計選擇供應商模塊 幫助企業(yè)科學地選擇供應商 選擇供應商模塊主要包括兩個基本功能 供應商評價指標體系設置 自動生成供應商排名 P245圖 選擇供應商 供應商評價指標體系設置以供應商的交貨指標 服務指標 價格指標 質(zhì)量指標及各指標的權(quán)重等 形成一個完整的評價體系 以此作為評價供應商的依據(jù) 該模塊允許管理者自行定義評價指標個數(shù) 并將具體指標通過屏幕輸入系統(tǒng) 保存在指標體系文件中 選擇供應商 自動生成供應商排名該模塊從供應商評價體系文件中獲取評價指標 從供應商檔案文件 采購價格文件等文件獲取供應商的質(zhì)量信息 交貨信息 價格信息等 按以下步驟進行排名 1 獲取供應商的評價值2 計算出每個指標的實際得分和相應的級別3 根據(jù)權(quán)重計算每個供應商的總評估值4 將結(jié)果保存在供應商排名文件中 采購訂單管理 采購訂單是企業(yè)與供應商之間簽訂的一種協(xié)議或者經(jīng)濟合同 主要包括 采購什么貨物采購多少由誰供貨什么時間到貨到貨地點運輸方式價格 運費等 采購訂單管理 采購訂單是經(jīng)濟活動中的重要組成部分 因此采購訂單管理是企業(yè)采購管理尤為重要的內(nèi)容采購訂單管理模塊的功能主要包括 編制采購訂單修改和審核采購訂單關(guān)閉采購訂單等 采購訂單示例 如何編制采購訂單 錄入采購訂單根據(jù)請購單編制 調(diào)請購單 功能按鈕根據(jù)供應商排名選擇供應商 查詢排名 采購入庫處理 采購的存貨到達企業(yè)時 用戶填制 修改 審核 打印和處理采購入庫單 完成采購入庫工作 采購入庫單的類型采購入庫單錄入方式采購入庫單的入口 采購入庫單的類型 按進出倉庫方向劃分 入庫單退貨單按業(yè)務類型劃分 普通業(yè)務入庫單受托代銷入庫單 商業(yè) 采購入庫單錄入方式 直接錄入根據(jù)采購訂單生成采購入庫單根據(jù)采購發(fā)票生成采購入庫單 采購入庫單的入口 在采購與付款子系統(tǒng)中設計采購入庫模塊 同時在存貨子系統(tǒng)中也設計采購入庫模塊 當兩個系統(tǒng)集成使用時 為保持數(shù)據(jù)一致性 采購入庫單入口采用以下原則 若采購入庫單在采購與付款子系統(tǒng)中的采購入庫模塊中錄入 在存貨系統(tǒng)就只允許修改和審核 反之亦然 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設計第四節(jié)采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)采購與入庫處理管理第六節(jié)采購發(fā)票 采購結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計分析 采購發(fā)票編制 采購發(fā)票編制模塊的功能是支持用戶在計算機上輸入和審核采購發(fā)票 并將結(jié)果保存在發(fā)票文件中 采購發(fā)票分類專用發(fā)票普通發(fā)票 普通 農(nóng)收 廢收 其他收據(jù) 運費發(fā)票 采購發(fā)票編制 采購發(fā)票格式 P250錄入發(fā)票時考慮的問題直接錄入 貨到前 后錄入根據(jù)入庫單產(chǎn)生發(fā)票 若貨到入庫 可以自動生成發(fā)票 調(diào)入庫單 采購訂單 加速發(fā)票生成的速度 采購發(fā)票實時控制方式的設計 在手工環(huán)境下 采購發(fā)票的控制受人為影響因素比較大 其結(jié)果是無效的采購發(fā)票進入企業(yè) 財會人員被動地編制憑證 記賬 導致采購過程失控 采購成本居高不下 在IT環(huán)境下 由于財會人員能夠?qū)崟r從數(shù)據(jù)庫中獲得采購訂單 入庫單等控制依據(jù) 因此 對采購發(fā)票進行實時控制成為可能 在設計采購與付款子系統(tǒng)時 應該改變觀念 將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷崟r控制 并用實時控制的方法控制采購活動 采購發(fā)票實時控制方式的設計 用結(jié)構(gòu)化描述語言PDL描述準則在系統(tǒng)中設置控制準則實時控制原理 系統(tǒng)自動從采購訂單文件中提取數(shù)據(jù) 從控制方法文件中提取控制準則 與采購發(fā)票進行對比 并將結(jié)果顯示在屏幕上 實時控制原理 采購結(jié)算 采購結(jié)算也叫采購報賬 在手工業(yè)務中 采購業(yè)務員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導審批過的采購發(fā)票和倉庫確認的入庫單到財務部門 由財務人員確認采購成本 在IT環(huán)境下 由于各子系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享 因此 系統(tǒng)提供 自動采購結(jié)算 人工輔助采購結(jié)算 自動采購結(jié)算 將發(fā)票中的單價與采購訂單文件中訂貨單價和暫估入庫單價相核對發(fā)票中的數(shù)量與入庫單文件中收貨數(shù)量相核對如果核對結(jié)果完全相符 生成結(jié)算表 并在入庫單文件 采購發(fā)票文件 采購訂單文件中做采購結(jié)算標志如果不完全相符 提示采用手工輔助采購結(jié)算 手工輔助采購結(jié)算 手工輔助采購結(jié)算模塊的功能是計算機根據(jù)采購訂單號自動從采購訂單文件 存貨子系統(tǒng)中的入庫單文件中選擇出與正在錄入的發(fā)票相關(guān)的數(shù)據(jù)進行核對 當發(fā)現(xiàn)暫估入庫貨物的暫估單價與發(fā)票單價不相符時 將反映該筆先入庫后報銷的采購入庫業(yè)務的入庫單 采購發(fā)票 以及采購訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上進行審核 如果發(fā)票單價超出訂貨單價和暫估入庫單價 及時查明原因如果認為原因合理 審核人員發(fā)出 審核通過 命令 系統(tǒng)自動根據(jù)該張入庫單生成一張紅字入庫單 單到回沖 并根據(jù)采購發(fā)票結(jié)算出存貨成本 生成一張藍字入庫單 自動傳入存貨子系統(tǒng) 同時在入庫單文件 采購發(fā)票文件 采購訂單文件中做采購結(jié)算標志 生成采購結(jié)算表 并將其轉(zhuǎn)換為記賬憑證 借 材料或材料采購等應交稅費 應交增值稅 進項稅額 貸 應付賬款傳遞到總賬子系統(tǒng) 付款管理 應款管理模塊的功能 從采購發(fā)票文件中篩選出特定付款到期日未付款發(fā)票用戶根據(jù)企業(yè)情況選擇將要付款的發(fā)票系統(tǒng)自動生成準備付款通知書 供出納使用 自動付款有些先進的應付處理模塊根據(jù)付款準備通知書文件自動開支票 并生成付款