運達實業(yè)集團行政公文案例.ppt

運達實業(yè)集團行政公文處理細則 講解及案例分析 周麗霞 第一章總則 第一條為使公文處理工作規(guī)范化 制度化特制定本細則 規(guī)范化 制度化 第二條公文處理是指公文的辦理 管理 整理 立卷 歸檔等一系列相互關聯(lián) 銜接有序的工作 公文辦理包括發(fā)文辦理和收文辦理 發(fā)文辦理包括草擬 審核 簽發(fā) 復核 繕印 繕校 用印 登記 分發(fā)等程序 收文辦理包括簽收 登記 審核 擬辦 批辦 承辦 催辦等程序 第三條公文處理應當堅持實事求是 精簡 高效的原則 做到及時 準確 安全 第四條各公司辦公室是公文處理的管理機構 辦公室負責人應高度重視公文處理工作 模范遵守本細則并加強對本公司公文處理工作的管理 辦公室是公文運轉的中心樞紐 第二章公文種類 第五條行政公文種類主要有 一 制度 辦法適用于公布公司規(guī)章制度 管理辦法 三大特性 特定性 規(guī)范性 強制性 如 績效考核管理辦法 運發(fā)字 2008 2號 二 決定適用于對重要事項或重大行動做出安排 獎懲有關單位及人員 變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項 人員任免等 如 聘任決定 運發(fā)字 2008 1號文件 三大特點 重大性 決策性 具體性 正文由原因和事項兩部分組成 三 通知適用于批轉下級單位的公文 轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文 傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項 如 關于國慶放假及執(zhí)行新作息時間的通知 運函字 2008 53號文件 五大特點 多功能性 發(fā)布性 指示性 中轉性 周知性 由標題 通知緣由 通知事項三部分組成 四 通報適用于表彰先進 批評錯誤 傳達重要精神或情況 如 二00七年績效考核獎懲通報 運通字 2008 3號和 處分通報 運通字 2008 20號 五大特點 提倡和褒獎作用 告誡和教育作用 提醒和啟示作用 知照性 指導性 由標題 緣由 事項 處理意見 原因分析 希望或要求等幾部分組成 五 報告適用于向上級單位匯報工作 反映情況 答復上級單位的詢問 如 9月17日房產公司向集團公司呈報的 關于運達國際廣場業(yè)主新一輪索賠苗頭情況的報告 兩大特點 陳述性 匯報性 由標題與正文組成 正文由引據 報告事項 結尾三部分 情況 做法 問題 意見 情況 原因 責任或處理意見 情況 問題 建議等 六 請示適用于向上級單位請求指示 批準 請示與報告區(qū)別 一 陳請性與陳述性 二 求復性 三 超前性 四 單一性 請示由標題 主送單位 正文和落款組成 標題一般寫明發(fā)文單位加事由加文種 寫標題要注意 不能將 請示 寫成 報告 或 請示報告 緣由中也不要重復出現(xiàn) 申請 請求 關于XXX的請示報告 之類的詞語 如 6月3日酒店管理公司呈報的 關于請求借調固定資產盤存人員的請示 6月16日汽車公司呈報的 關于申請設置專職倉庫材料會計的報告 正文包括緣由 事項和結束語 事項要具體和明白 避免不明確 不知要求解決什么問題 如 8月12日物管公司呈報文件 關于2008年員工購買社保的請示 結語有 以上請示 請批復 一 一文一事 二 單頭請示 三 不越級請示 四 不抄送下級 七 批復適用于答復下級單位請示事項 如 集團8月11日回復包裝公司 關于解決遷址擴建工程臨時供電問題的請示 的批復函 八 函適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作 詢問和答復問題 請求批準和答復審批事項 如 7月 集團公司就32樓安裝空調計費器一事 發(fā)工作聯(lián)系函給房產公司 九 會議紀要適用于記載 傳達會議情況和議定事項 四大特點 記實性 提要性 多向性 第三人稱 會議紀要由會議的依據 背景 中心 會議的概況 會議研究的問題與決定組成 會議紀要結構包括標題 日期和正文 正文一般呈 總 分 總 分 總 的結構形式 突出中心 講究用語的升華與分寸 會議記錄與會議紀要的區(qū)別 一 會議紀要屬于公文文種 有固定的格式與寫作要求 會議記錄則比較靈活 二 會議紀要用于重要的 取得一致意見后需要貫徹執(zhí)行的會議 會議記錄主要用于一般的會議 以便留存?zhèn)洳?三 會議記錄強調忠實于會議內容 如實記錄 會議紀要講究綜合 概括 提煉 抓大放小 刪繁就簡 第三章公文格式 第六條公文一般由秘密等級 緊急程度 發(fā)文單位標識 發(fā)文字號 簽發(fā)人 標題 主送單位 正文 附件說明 成文日期 印章 主題詞 抄送單位 印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成 一 涉及公司秘密的公文應當標明密級 根據緊急程度標明 特急 或 普通 無保密要求的普通文件 有保密要求的保密文件 密級 絕密文件 機密文件和秘密文件 公文辦理 特急公文跟蹤催辦 從文件遞交時起半天內回復 如遇特殊情況 及時與呈報公司辦公室負責人聯(lián)系 普通公文定期催辦 制度和工程施工類的文件 從最終遞交之日起7個工作日內回復 其他文件從最終遞交之日起3個工作日內回復 需董事長審批的公文重點催辦 如遇特殊情況文件需暫押的 及時與呈報公司辦公室負責人聯(lián)系 二 發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱 公司規(guī)范化簡稱 集團 房產公司 酒店管理公司 遠豪公司 水清木華公司 包裝公司 機械公司 汽車公司 榮德公司 浦琦特公司 三 發(fā)文字號應當包括單位代字 年份 序號 詳見 湖南運達實業(yè)集團有限公司公文辦理規(guī)定 運發(fā)字 2006 24號文件 四 公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類 公文標題中除法規(guī) 規(guī)章名稱加書名號外 一般不用標點符號 五 主送單位指公文的主要受理單位 應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱 統(tǒng)稱 抄送單位指除主送單位外 需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位 應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱 統(tǒng)稱 六 公文如有附件 公文中應當注明附件順序和名稱 七 公文除會議紀要以外 應當加蓋印章 八 成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準 九 公文應當標注主題詞 十 文字從左至右橫寫 橫排 第七條公文用紙一般采用國際標準A4型 210mm 297mm 左側裝訂 張貼的公文用紙大小 根據實際需要確定 第四章發(fā)文辦理 第八條發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程 包括草擬 審核 簽發(fā) 復核 繕印 用印 登記 分發(fā)等程序 第九條行文應當確有必要 注重效用 由主管部門起草 分管領導審核 辦公室發(fā)文 草擬公文應當做到 一 符合公司的規(guī)章制度及其它有關規(guī)定 二 情況確實 觀點明確 表述準確 結構嚴謹 條理清楚 直述不曲 字詞規(guī)范 標點正確 篇幅力求簡短 三 公文的文種應當根據行文目的 發(fā)文的職權和與主送單位的行文關系確定 四 擬制緊急公文 應當體現(xiàn)緊急的原因 并根據實際需要確定緊急程度 五 人名 地名 數(shù)字 引文準確 引用公文應當先引標題 后引發(fā)文字號 引用外文應當注明中文含義 日期應當寫明具體的年 月 日 六 結構層次序數(shù) 第一層為 一 第二層為 一 第三層為 1 第四層為 1 七 應當使用國家法定計量單位 八 文內使用非規(guī)范化簡稱 應當先用全稱并注明簡稱 使用國際組織外文名稱或其縮寫形式 應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名 九 公文中的數(shù)字 除成文日期 部分結構層次序數(shù)和詞組 慣用語 縮略語 具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外 應當使用阿拉伯數(shù)字 第十條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定 一般不得越級請示和報告 第十一條公司各部門依據部門職權可以以函的形式互相行文和向下一級相關部門行文 各公司除辦公室外不得向集團公司 對外正式行文 第十二條擬制公文 對涉及其他單位職權范圍內的事項 主辦單位應當主動與有關單位協(xié)商 取得一致意見 簽字確認后方可行文 第十三條公文送負責人簽發(fā)前 應當由辦公室進行審核 審核的重點是 是否需要行文 行文方式是否妥當 是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求 公文格式是否符合本細則的規(guī)定等 第十四條以公司名義制發(fā)的上行文 下行文或平行文 由公司主持工作的負責人簽發(fā) 各公司所有涉及集團和對外的重要公文 需報集團公司審核把關后方可正式發(fā)文 如 榮德公司發(fā)華鐙函件 第十五條 請示 應當一文一事 一般只寫一個主送單位 如需同時送其他單位的 應當以抄送形式 但不得抄送其下級單位 第十六條公文正式印制前 辦公室應當進行復核 重點是 審批 簽發(fā)手續(xù)是否完備 附件材料是否齊全 格式是否統(tǒng)一 規(guī)范等 經復核需要對文稿進行實質性修改的 應按程序復審 審核確定是否需要行文 審核是否符合行文規(guī)則 審核是否符合擬制公文的基本要求 把住內容關 政策關 文字關 會簽關 審核公文格式 第五章收文辦理 第十七條收文辦理指對收到的公文進行辦理的過程 包括簽收 登記 審核 擬辦 批辦 承辦 催辦等程序 第十八條收到下級單位上報的需要辦理的公文 辦公室應當進行審核 審核的重點是 是否應由本單位辦理 是否符合行文規(guī)則 內容是否符合國家法律 法規(guī)及公司有關規(guī)定 涉及相關公司職權的事項是否已協(xié)商 會簽 文種使用 公文格式 行文是否規(guī)范 第十九條經審核 對符合本細則規(guī)定的公文 辦公室應當及時提出擬辦意見送相關負責人批示或者交有關部門辦理 對不符合本細則規(guī)定的公文 經辦公室負責人批準后 及時退回呈報單位并說明理由 呈報日期 以最終呈報之日為準 辦公室應提出擬辦意見 對收文提出如何處理的初步意見 以供相關人員批示或批辦 緊急公文要提出辦理時限 第二十條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理 不得延誤 推諉 緊急公文應當按時限要求辦理 確有困難的 應當及時予以說明 對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的 應當及時退回交辦的辦公室并說明理由 及時辦理 按時辦結 對不能按時辦結的公文及時予以說明 對不屬于職權范圍的及時退回交辦的辦公室 第二十一條收到上級單位下發(fā)或交辦的公文 由辦公室提出擬辦意見 送相關負責人批示后辦理 辦公室要提出擬辦意見 送領導人批示 然后再承辦 第二十二條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文 辦公室負責催辦 做到緊急公文跟蹤催辦 重要公文重點催辦 一般公文定期催辦 建立催辦制度 送領導人批示的公文要催辦 送部門辦理的公文要催辦 第六章公文管理 第二十三條公文辦完后 應當根據公司 行政事務管理制度 中檔案管理規(guī)定 及時整理 立卷 歸檔 個人不得保存應當歸檔的公文 第二十四條歸檔范圍內的公文 應當根據其相互聯(lián)系 特征和保存價值整理 立卷 要保證歸檔公文的齊全 完整 能準確反映本單位的主要工作情況 便于保管和利用 第二十五條擬制 修改和簽批公文 書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求 第二十六條公文由辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā) 審核 用印 歸檔和銷毀 第二十七條公文保管期限分永久 長期 10年 和短期 5年以下 三種 凡記述和反映公司主要職能活動和公司建設的重要和密級文件 如組織類檔案 公司章程類檔案 公司影像資料 在職人員人事檔案 電子文檔等永久保管 凡在工作中需要長期查考的有關文件 如行政事務類檔案 經營業(yè)務類檔案 重大活動策劃資料 企業(yè)文化成果等為長期保管 在工作中需要短期查考的文件 客戶檔案 日常事務類文件 離職員工檔案列為短期保管 財務和工程技術類檔案按行業(yè)要求保管 詳見 員工手冊 2008版 P69頁 行政事務管理制度 中的 檔案管理 有明確規(guī)定 第二十八條上級單位的公文 除密級或注明不準翻印的以外 經辦公室負責人批準 可以翻印 翻印時 應當注明翻印的部門 日期 份數(shù)和印發(fā)范圍 第二十九條