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文書檔案管理辦法 文書檔案管理辦法 一、管理職責(zé) （一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。 （二）對機(jī)關(guān)各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （三）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案。 （四）開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。 （五）在集中主要力量抓好機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)上，對直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 （六）按規(guī)定向省檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。 （七）根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機(jī)關(guān)檔案存、毀制度。 （八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。 （九）負(fù)責(zé)廳機(jī)關(guān)大事記的搜索、整理和編印。 二、立卷歸檔 （一）歸檔范圍 凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔。 （二）歸檔要求 1各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價(jià)值的文件材料收集齊全、完整，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)整理立卷。 2廳機(jī)關(guān)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。各處室必須把應(yīng)歸檔的文件材料按立卷要求整理預(yù)歸成卷，經(jīng)檔案室檢查合格后方可歸檔。 3聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，照片檔案應(yīng)將照片和底片分別整理歸檔。 4會議審計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷。 5檔案室接收案卷時(shí)，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點(diǎn)無誤；驗(yàn)收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。 （三）歸檔時(shí)間 1文書檔案在次年五月底以前接收完畢。 2會計(jì)審計(jì)檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。 3基建檔案在基本建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，由基建部門整理成卷交檔案室保管。 三、檔案利用 （一）本廳工作人員因工作需要，經(jīng)本處室主要負(fù)責(zé)人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時(shí)，在征得其它處室領(lǐng)導(dǎo)同意后經(jīng)廳辦公室主管副主任批準(zhǔn)后方可查閱。 （二）查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。未經(jīng)檔案室同意，不能復(fù)印、復(fù)制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續(xù)，并及時(shí)歸還。 （三）不準(zhǔn)在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。 （四）需要利用黨組、廳務(wù)會議記錄，必須經(jīng)黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準(zhǔn)后方可查閱。 （五）本廳財(cái)務(wù)人員因工作需要，查閱本人經(jīng)辦的會計(jì)檔案，需征得主管財(cái)務(wù)的副主任同意；財(cái)務(wù)人員或其它同志因工作需要查閱他人經(jīng)辦的會計(jì)檔案時(shí)，需征得本處科領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)財(cái)務(wù)處處長批準(zhǔn)后方可查閱。 四、檔案保管 （一）檔案庫房門窗要堅(jiān)固，并安裝防護(hù)設(shè)施，下班前關(guān)好鎖牢。 （二）檔案工作庫房要隨時(shí)加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。 （三）檔案庫房要有防火設(shè)備，對滅火器要定期檢查，及時(shí)修理，保持完好狀態(tài)。 （四）檔案庫房要有溫度計(jì)、干濕計(jì)，根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，注意通風(fēng)，力爭將濕溫度分別控制在1424度，相對溫度4560%的范圍內(nèi)。 （五）檔案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設(shè)備，并及時(shí)檢查，如發(fā)現(xiàn)藥物失靈要隨時(shí)更換。 （六）檔案室每季對檔案保管的狀況進(jìn)行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時(shí)檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。 五、檔案統(tǒng)計(jì) （一）為了給本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供最有效的檔案服務(wù)，協(xié)助業(yè)務(wù)處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作。 （二）按檔案統(tǒng)計(jì)制度的規(guī)定，需對檔案的收進(jìn)、移出、保管及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。 （三）建立健全檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，借閱及其效果統(tǒng)計(jì)，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)。 （四）統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行。將收集的文件材料及時(shí)整理登記入庫，隨時(shí)做好建立，年末對前一年歸卷數(shù)目進(jìn)行一次全面匯總，并填報(bào)上級機(jī)關(guān)。 （五）定期統(tǒng)計(jì)利用情況，每年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次，總結(jié)檔案利用效果。 六、檔案鑒定和銷毀 （一）以文書檔案保管期限表及使用價(jià)值為鑒定依據(jù)，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負(fù)責(zé)人審核，提出處理意見，經(jīng)檔案鑒定組鑒定后，對需銷毀的檔案編造清冊，辦理批準(zhǔn)手續(xù)即可銷毀。 （二）保管期滿的檔案（長期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。 （三）銷毀檔案時(shí)，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個(gè)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀冊上簽字或蓋章，并注明銷毀方式和日期。 七、保管期限 （一）辦公室文書保管期限 1上級機(jī)關(guān)下發(fā)的由辦公室承辦的文件材料 永久 2黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級機(jī)關(guān)視察、檢查我廳工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料 永久 3人事廳工作總結(jié)報(bào)告及計(jì)劃、規(guī)劃 長期 4人事廳制發(fā)的（包括與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）辦公室承辦的文件材料 永久 5由辦公室承辦的廳務(wù)會議記錄、紀(jì)要及籌備組織的人事工作會議領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料 永久 6人民群眾來信來訪及省人大、省政協(xié)提案議案的答復(fù) 永久 7辦公室工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會議記錄 長期 8辦公室編寫的河北人事信息 長期 （二）機(jī)關(guān)黨委、人事處文書保管期限 1黨組會議記錄、紀(jì)要 永久 2人事處工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會議記錄 長期 3本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料 永久 4廳機(jī)關(guān)干部任免和工作人員年度考核獎(jiǎng)懲的文件材料 永久 5干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、離退休、職務(wù)職稱評聘、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤死亡等文件材料 長期 6本廳職工調(diào)動工作行政工資介紹信存根 長期 7本廳職工花名冊及黨員統(tǒng)計(jì)表 永久 8省委組織部、省直工委及上級機(jī)關(guān)下發(fā)并需要執(zhí)行的重要文件及落實(shí)材料 長期 9廳年度考核目標(biāo)工作報(bào)告等有關(guān)材料 長期 （三）紀(jì)檢、監(jiān)察室文書保管期限 1上級黨紀(jì)、政紀(jì)有關(guān)法規(guī)、準(zhǔn)則、規(guī)定等文件材料 永久 2本廳制定的有關(guān)廉政建設(shè)的文件材料 永久 3清理超標(biāo)準(zhǔn)住房工作有關(guān)文件、報(bào)告、結(jié)論等材料 長期 4對本廳干部黨紀(jì)、政紀(jì)處分材料 永久 （四）綜合規(guī)劃處文書保管期限 1機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事計(jì)劃宏觀管理政策性文件 長期 2全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件 長期 3全省干部計(jì)劃（包括增干和公務(wù)員考錄）等文件 長期 4省直機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件 長期 5干部統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表 永久 6機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 （五）政策法規(guī)處文書保管期限 1貫徹落實(shí)上級機(jī)關(guān)有關(guān)工作的規(guī)劃、請示、報(bào)告等 永久 2全省國家行政機(jī)關(guān)公務(wù)員制度實(shí)施方案及配套文件 永久 3公務(wù)員制度推行工作的若干政策、規(guī)定和意見 永久 4公務(wù)員制度實(shí)施工作批復(fù)及其他重要文件 永久 5企事業(yè)人事制度改革方面的實(shí)施方案、通知、規(guī)定、辦法等 永久 6有關(guān)工作的省委、省政府和廳領(lǐng)導(dǎo)重要講話 永久 7人事制度綜合宣傳和法制宣傳工作的規(guī)劃、通知、規(guī)定、意見 永久 8重要調(diào)研資料和報(bào)告 長期 9省行政學(xué)會章程、組織機(jī)構(gòu)及學(xué)會組成人員名單等 永久 （六）錄用聘用管理處文書保管期限 1有關(guān)錄用工作的政策性文件 永久 2重要工作向上級的請示及領(lǐng)導(dǎo)批示 永久 3本處年度工作計(jì)劃、總結(jié)和全省錄聘用工作會議材料 長期 4審核考試合格人員名單，辦理錄聘用審批手續(xù)有關(guān)材料 長期 （七）考核任免獎(jiǎng)懲處（政務(wù)公開辦公室）文書歸檔期限 1省直單位非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評定情況 永久 2有關(guān)省政府行政機(jī)關(guān)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評定文件 永久 3行政職務(wù)任免報(bào)告，省直單位任免材料，省政府任免閱辦箋，省人事廳任免通知，干部任免呈報(bào)表。省政府向省人大報(bào)告的省政府組成人員任免議案，省人大任免通知 永久 4系統(tǒng)表彰獎(jiǎng)勵(lì)的文件材料 永久 5有關(guān)全省獎(jiǎng)勵(lì)升級的文件材料 永久 6有關(guān)全省政務(wù)公開的文件 永久 （八）人才流動開發(fā)處文書保管期限 1本處年度干部調(diào)配、非師范類大中專畢業(yè)生就業(yè)分配計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料 永久 2有關(guān)干部調(diào)配、畢業(yè)生分配的政策規(guī)定 永久 3本處組織召開全省工作會議安排、通知、講話、發(fā)言等有關(guān)材料 永久 4本處有關(guān)重要工作向上級的請示、報(bào)告及上級的批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件材料 永久 （九）培訓(xùn)教育處文書保管期限 1全省公務(wù)員培訓(xùn)工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告 永久 2全省人事系統(tǒng)干部教育工作會議的領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料 長期 3本處有關(guān)重要事項(xiàng)向上級的請示、報(bào)告及上級的批復(fù)、指示等有關(guān)文件材料 永久 4年度工作總結(jié)和工作安排 長期 （十）工資福利處文書保管期限 1全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資制度改革有關(guān)政策法規(guī) 永久 2全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工作政策性文件規(guī)定 長期 3關(guān)于工資政策向人事部的請示及對下級請示的批復(fù) 長期 4機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員福利政策 長期 5機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人考核政策 永久 6全省機(jī)關(guān)、事業(yè)單位離退休人員調(diào)整離退休費(fèi)的實(shí)施辦法、配套政策和若干具體問題的處理意見 長期 7離退休、工齡計(jì)算、遺屬生活困難補(bǔ)助，第二次人才開發(fā)方面的政策、規(guī)定、意見 長期 （十一）職稱管理處文書保管期限 1專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審的有關(guān)政策法規(guī) 永久 2組建（調(diào)整）中、高級評審委員會的批復(fù) 永久 3破格晉升高級職務(wù)審批表及有關(guān)證明材料 永久 4向省委、省政府、職改領(lǐng)導(dǎo)小組的匯報(bào)、請示及批復(fù)，職改領(lǐng)導(dǎo)小組成員的任命和調(diào)整 永久 5省直各單位高、中級職務(wù)聘任方案的審批意見 永久 6省直事業(yè)單位崗位設(shè)置及結(jié)構(gòu)比例的審核意見 永久 7職改工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、意見 永久 8省職改領(lǐng)導(dǎo)小組會議紀(jì)要、職改工作會議領(lǐng)導(dǎo)講話及經(jīng)驗(yàn)材料 永久 9省人大代表和政協(xié)委員關(guān)于職稱工作的建議、提案及答復(fù) 長期 10全國專業(yè)技術(shù)資格考試合格名單及軟盤 永久 11各種數(shù)字統(tǒng)計(jì)表（匯總表） 永久 12職改信息 長期 （十二）專家管理處文書保管期限 1國家對有突出貢獻(xiàn)的中青年專家選拔管理的有關(guān)文件、批復(fù)及專家扶貧的有關(guān)文件 永久 2享受政府特殊津貼人員的選拔與管理有關(guān)文件材料 永久 3科技人員家屬“農(nóng)轉(zhuǎn)非”方面的政策法規(guī) 長期 4跨世紀(jì)人才選拔的有關(guān)文件材料 永久 5非教育系統(tǒng)留學(xué)人員選派與回國人員管理的有關(guān)文件材料 長期 6河北省留學(xué)人員聯(lián)誼會的有關(guān)文件材料 長期 （十三）軍官轉(zhuǎn)業(yè)安置培訓(xùn)處文書保管期限 1軍官轉(zhuǎn)業(yè)安置工作的有關(guān)政策法規(guī) 永久 2省軍轉(zhuǎn)工作小組、軍轉(zhuǎn)辦文件、簡報(bào) 永久 3軍轉(zhuǎn)辦向上級的請示、報(bào)告 永久 4省軍轉(zhuǎn)年度轉(zhuǎn)業(yè)干部花名冊定向名單、領(lǐng)導(dǎo)批示 短期 （十四）職稱考試中心文書保管期限 專業(yè)技術(shù)資格、執(zhí)業(yè)資格及職稱外語考試規(guī)定、報(bào)考條件、免試部分科目條件、標(biāo)準(zhǔn)、合格人員名單和軟盤 長期 （十五）錄用考試中心文書保管期限 1全省招錄公務(wù)員考試考務(wù)的規(guī)定和辦法 長期 2具體考試過程中制定的考試方案、編制的招考簡章、發(fā)布的招考公告、印發(fā)（編排）的準(zhǔn)考證（號）、考試成績登統(tǒng)表 短期 3筆試試卷、面試題本、題庫 長期 4全省面試考官隊(duì)伍培訓(xùn)、管理及等級評定等有關(guān)文件材料 長期 （十六）人才交流中心文書保管期限 1人才流動宏觀管理政策性文件 永久 2人才引進(jìn)、人才培訓(xùn)、人才市場建設(shè)工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告 永久 3人事代理、人才測評及流動人員社會保險(xiǎn)、職稱、工資和流動人員爭議仲裁工作的政策法規(guī) 永久 4組織召開的全省工作會議及培訓(xùn)安排、通知、講話、發(fā)言等有關(guān)資料 長期 5向上級的請示、報(bào)告及上級的批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)指示等文件材料 永久 （十七）人事信息中心文書保管期限 1事企業(yè)單位干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 2國家公務(wù)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 3退休干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 4參照公務(wù)員管理的國家機(jī)關(guān)干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 5機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 6推廣GPMS有關(guān)文件 長期 （十八）工考中心文書保管期限 1工人技術(shù)等級（職務(wù)）培訓(xùn)考核的政策法規(guī) 永久 2工人晉升技術(shù)等級（職務(wù)）審批人員名單 長期 （