會計上崗證第七章.ppt

1 MS Excel的數(shù)據(jù)管理 第七章 2 回顧 創(chuàng)建工作簿和工作表處理數(shù)字修改工作表布局修改工作表布局內(nèi)容打印工作表 3 目標 創(chuàng)建不同類型的引用使用函數(shù)使用Excel進行數(shù)據(jù)管理 4 引用 借助引用 可以按照下列方式使用數(shù)據(jù) 在不同公式中使用一個單元格中包含的數(shù)據(jù)在單個公式中使用工作表或工作簿不同部分的數(shù)據(jù)引用可以使用單元格地址創(chuàng)建 也可以使用單元格名稱創(chuàng)建 5 單元格引用舉例 位于A列和第1行的單元格A1位于A列且在第1行到第20行之間的單元格區(qū)域A1 A20第5行中的所有單元格5 5K列中的所有單元格K KK列至M列之間的所有單元格K M位于A列至D列且同時在第10行至第20行之間的單元格區(qū)域A10 D20 6 復(fù)制公式 復(fù)制公式時 Excel會相對于公式的位置調(diào)整公式中的每個單元格引用相對于公式位置對單元格的引用叫做相對引用缺省情況下 復(fù)制操作保持相對于新單元格的同一關(guān)系 7 復(fù)制公式舉例 相對引用 輸入公式 求整個公司音頻產(chǎn)品的總銷售額 按Ctrl C復(fù)制該單元格公式 求得的結(jié)果值 選擇目標單元格 按Ctrl V粘貼 復(fù)制公式后所得的結(jié)果 還可以選定帶公式的單元格并將鼠標移至單元格右下角 按下鼠標左鍵并拖動到目標單元格 按下鼠標左鍵 拖動到目標單元格位置 復(fù)制公式后結(jié)果 8 絕對單元格引用 不考慮特定單元格的位置而對其進行的引用為絕對引用絕對單元格引用應(yīng)該在原始公式中創(chuàng)建要對單元格創(chuàng)建絕對引用 應(yīng)在字母和數(shù)字之前加上美元符號 例如 A 1要在單元格的列字母和行號之前放置 符號 可以單擊包含絕對值的單元格并按下F4鍵 從上面的示例我們看出 對單元格的引用是相對引用 9 復(fù)制公式舉例 絕對引用 輸入公式 注意 單元格E18是絕對引用 可以直接輸入 也可以在輸入E6 E18后按F4鍵 結(jié)果值 選中該單元格 并拖動鼠標至下面的單元格 每類產(chǎn)品百分比合計計算結(jié)果 可以看出 下面單元格公式中的分母的單元格引用仍然是E18 10 混合單元格引用 將列引用或行引用設(shè)置為固定 而不是都設(shè)置為絕對時 需要創(chuàng)建混合單元格引用絕對行引用 如果僅在行號前放置美元符號 如A 1 那么復(fù)制公式時只有列引用會相對更改絕對列引用 如果僅在列字母前放置美元符號 如 A1 Excel將相對于公式位置中的變化僅更改行引用 11 命名單元格引用 名稱是描述性的 記憶和使用起來比單元格地址引用更方便 可以創(chuàng)建用于描述單元格或單元格區(qū)域的名稱可以使用工作表中列和行的標簽來自動命名單元格區(qū)域公式中的描述性名稱使用戶更易于理解公式的意義 12 單元格 公式和常量命名準則 名稱的第一個字符必須是字母或下劃線 其他字符可以是字母 數(shù)字 句點和下劃線名稱不可以與單元格引用相同 如A 1可以使用多個單詞 但單詞之間不能有空格 可以使用下劃線字符和句點作為單詞分隔符一個名稱中最多可包含255個字符名稱不區(qū)分大小寫 即sales和SALES是相同名稱同一工作薄中名稱不能重復(fù) 13 函數(shù) Excel具有上百種內(nèi)置函數(shù)供用戶使用函數(shù)按照特定順序或結(jié)構(gòu)使用特定參數(shù)函數(shù)的參數(shù)可以是數(shù)字 文本 邏輯值或單元格引用也可以將公式或其他函數(shù)作為函數(shù)中的參數(shù) 這些參數(shù)叫做嵌套函數(shù) 14 函數(shù)的一般格式 函數(shù)的一般格式為 函數(shù)名左圓括號用逗號分隔的函數(shù)參數(shù)以及右圓括號 15 Excel中的函數(shù)分類 16 使用函數(shù)示例 在存放結(jié)果的單元格中輸入等號 或單擊 按鈕 單擊此處選擇函數(shù) 選擇MAX函數(shù) 單擊此處輸入第一個參數(shù) 單擊此處回到公式面板 如果需要第二個參數(shù) 可以用同樣的方法輸入 單擊確定 在結(jié)果單元格中求出了F6至F14的最大值 17 數(shù)據(jù)庫概念 列表示數(shù)據(jù)庫或列表中的字段 每個字段都有單獨的列并給出唯一的名稱 字段名 這些字段名下列出的一行數(shù)據(jù)叫做記錄 18 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 在Excel中創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫時 必須注意 為了便于操縱數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)行應(yīng)該是連續(xù)的 即使是列標簽和第一條記錄之間也不得有空行 空行表示數(shù)據(jù)庫的結(jié)尾 應(yīng)該在單個單元格中輸入列名 列名在工作表中必須唯一 19 排序 可以使用排序功能在數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序中多次且按任何順序重新排列列表中的數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中要根據(jù)特定字段進行排序 排序依據(jù)的字段名叫做排序關(guān)鍵字根據(jù)數(shù)據(jù)的性質(zhì)和用戶的需要 可以按數(shù)字順序 字母順序或時間順序排列記錄 也可以按升序或降序排列記錄 20 排序示例 單擊數(shù)據(jù)菜單中的排序 單擊選擇主要關(guān)鍵字 選擇銷售額 選擇遞增 可以根據(jù)需要選擇次要關(guān)鍵字和第三關(guān)鍵字 單擊確定 已按銷售額排序 21 篩選數(shù)據(jù) 根據(jù)某些條件查找或選擇信息的過程叫做篩選篩選并不是重新排列列表 只是暫時隱藏不符合條件的行子集是按照某些指定條件在數(shù)據(jù)庫中選定的一組記錄 22 應(yīng)用自動篩選 可以使用 自動篩選 在Excel中根據(jù)簡單條件篩選數(shù)據(jù)自動篩選將讀取數(shù)據(jù)庫列表 并在數(shù)據(jù)庫列表中具有字段篩選標準列表的每一列中放置下拉箭頭一次只能對工作表中的一個列表應(yīng)用篩選對某一列應(yīng)用篩選時 可用于其他列的篩選只有已篩選列中可見的值 23 使用 自動篩選 示例 選擇自動篩選 單擊此處 選擇調(diào)味品 篩選結(jié)果 24 自定義自動篩選 自動篩選下拉列表提供的標準不符合您的需要時 您可以設(shè)置自定義篩選 以設(shè)置條件 例如 字段與標準不等的所有記錄 大于或小于標準的記錄 滿足個別條件的記錄 25 高級篩選 有時當(dāng)數(shù)據(jù)庫非常大時 可能需要使用一些特定標準來提取該數(shù)據(jù)庫的子集 要求在單個字段中給出多個標準時 必須使用 高級篩選 26 創(chuàng)建高級篩選 高級篩選需要3個區(qū)域數(shù)據(jù)區(qū)域 需要篩選的數(shù)據(jù)庫記錄條件區(qū)域 已定義字段篩選標準的區(qū)域復(fù)制到 給出將篩選所得到的子集粘貼到的目的地 27 使用 高級篩選 示例 選擇一個區(qū)域輸入篩選條件 單擊高級篩選 單擊此處選擇數(shù)據(jù)區(qū)域 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域后 單擊此處回到高級篩選對話框 用同樣的方法選擇條件區(qū)域 單擊確定 篩選結(jié)果 28 數(shù)據(jù)記錄單 Excel提供了 數(shù)據(jù)記錄單 功能 使得查看單個記錄變得很容易 使用具有垂直滾動條的數(shù)據(jù)記錄單 可以遍歷數(shù)據(jù)庫中的記錄 通過在相關(guān)文本框中進行修改 可以編輯記錄字段的內(nèi)容 但基于計算的字段內(nèi)容不能更改 29 數(shù)據(jù)記錄單示例 單擊記錄單 30 總結(jié)2 1 每個單元格都有唯一的地址 可以使用這個唯一地址引用單元格 引用可以是相對的 也可以是絕對的 可以通過名稱來引用單元格 也可以使用行和列標簽為單元格區(qū)域命名 Excel有許多內(nèi)置函數(shù) 函數(shù)是可以計