第5章報表系統(tǒng).ppt

第五章會計報表管理系統(tǒng) 會計報表子系統(tǒng)并非對經(jīng)營交易或事項的直接處理 會計報表子系統(tǒng)側(cè)重于系統(tǒng)輸出或信息生成 即加工和報告其他子系統(tǒng)處理產(chǎn)生的資料和信息在手工操作方式下 填制憑證 登記賬簿 編制會計報表是一個完整的財務處理系統(tǒng) 而在計算機會計信息系統(tǒng)中 將會計報表獨立出來 目的是要發(fā)揮計算機軟件開發(fā)工具的制表功能 使會計報表的編制和分析更加靈活 方便 一 報表管理系統(tǒng)概述 會計報表子系統(tǒng)的主要職能是 定期編制外部會計報表和企業(yè)內(nèi)部管理所需的各種報表 并利用會計報表數(shù)據(jù) 對經(jīng)濟活動與財務收支情況進行全面 系統(tǒng)的分析 報表管理系統(tǒng)的任務是 設計報表的格式和編制公式 從總賬系統(tǒng)或其它業(yè)務系統(tǒng)中取得有關(guān)會計信息自動編制各種會計報表 對該報表進行審核 匯總 生成各種分析圖 并按預定格式輸出各種會計報表 一 報表管理系統(tǒng)的任務 二 報表管理系統(tǒng)的特點 1 輸入數(shù)據(jù)量少 會計報表的編制不需要輸入數(shù)據(jù) 使用的是賬務處理子系統(tǒng)的賬簿文件數(shù)據(jù) 2 不設置報表數(shù)據(jù)直接修改功能 會計核算軟件基本功能規(guī)范 規(guī)定 對根據(jù)機內(nèi)會計憑證和據(jù)以登賬的相應賬簿生成的各種機內(nèi)會計報表數(shù)據(jù) 會計核算軟件不能提供直接修改功能 3 輸出信息規(guī)定性強 會計報表的格式和內(nèi)容應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定 4 通用性更強 適用面更廣 會計報表子系統(tǒng)完全采用自定義的方法編制會計報表和進行報表分析 5 圖 表并用進行報表分析 利用圖形對報表中的數(shù)據(jù)進行分析和控制 三 數(shù)據(jù)處理流程 1 手工會計會計報表的數(shù)據(jù)來源在手工會計中 書面記載的會計賬簿數(shù)據(jù)是編制個別會計報表的依據(jù) 會計賬簿中的余額和發(fā)生額是個別會計報表的直接數(shù)據(jù)來源 手工系統(tǒng)會計報表子系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源 三 數(shù)據(jù)處理流程 2 報表編制數(shù)據(jù)處理流程圖 三 數(shù)據(jù)處理流程 綜上所述 可將計算機會計信息系統(tǒng)會計報表的數(shù)據(jù)來源歸納為 1 來源于計算機會計信息系統(tǒng)的賬務處理子系統(tǒng) 2 來源干計算機會計信息系統(tǒng)會計報表子系統(tǒng)本身 如報表項目間的運算結(jié)果和報表間報表項目的運算結(jié)果 3 計算機會計信息系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)輸入 四 基本功能結(jié)構(gòu) 用友UFO報表管理系統(tǒng)具有 文件管理功能 格式管理功能 數(shù)據(jù)處理功能 圖形功能 打印功能和二次開發(fā)功能 五 基本工作過程 報表管理的工作過程基本可以分為報表的格式和公式設置 報表的數(shù)據(jù)處理 報表輸出 六 報表結(jié)構(gòu)與基本術(shù)語 1 報表結(jié)構(gòu) 簡單表的格式一般由四個基本要素組成 標題 表頭 表體和表尾 2 基本概念 1 格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài) 格式狀態(tài) 在格式狀態(tài)下設計報表的格式 如表尺寸 行高列寬 單元屬性 單元風格 組合單元 關(guān)鍵字 可變區(qū)等 報表的三類公式 單元公式 計算公式 審核公式 舍位平衡公式也在格式狀態(tài)下定義 在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用 但不能進行數(shù)據(jù)的錄入 計算等操作 數(shù)據(jù)狀態(tài) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù) 如輸入數(shù)據(jù) 增加或刪除表頁 審核 舍位平衡 做圖形 匯總 合并報表等 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下時 看到的是報表的全部內(nèi)容 包括格式和數(shù)據(jù) 2 基本概念 2 單元及單元屬性 報表中由表行和表列確定的方格稱為單元 單元是組成報表的最小單位 單元名稱由所在行 列標識 行號用數(shù)字1 9999表示 列標用字母A IU表示 單元屬性包括 單元類型 對齊方式 字體顏色等 單元類型有數(shù)值型 字符型和表樣型 2 基本概念 2 單元及單元屬性 數(shù)值單元 是報表的數(shù)據(jù) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入 數(shù)字可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成 建立一個新表時 所有單元的類型缺省為數(shù)值 字符單元 是報表的數(shù)據(jù) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入 字符單元的內(nèi)容可以是漢字 字母 數(shù)字及各種鍵盤可輸入的符號組成的一串字符 一個單元中最多可輸入63個字符或31個漢字 字符單元的內(nèi)容也可由單元公式生成 表樣單元 是報表的格式 是定義一個沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字 符號或數(shù)字 一旦單元被定義為表樣 那么在其中輸入的內(nèi)容對所有表頁都有效 表樣在格式狀態(tài)下輸入和修改 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不允許修改 2 基本概念 3 區(qū)域與組合單元 區(qū)域也叫塊 由一組相鄰的單元組成的矩形塊 在UFO中 區(qū)域是二維的 最大的區(qū)域是一個二維表的所有單元 整個表頁 最小的區(qū)域是一個單元 組合單元由同行 或同列 相鄰的兩個或兩個以上的單元組成的區(qū)域 這些單元必須是同一種單元類型 表樣 數(shù)值 字符 UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元 組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元的名稱來表示 例如把B2到B3定義為一個組合單元 這個組合單元可以用 B2 B3 或 B2 B3 表示 2 基本概念 4 關(guān)鍵字 關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元 可以唯一標識一個表頁 用于在大量表頁中快速選擇表頁 UFO共提供了以下六種關(guān)鍵字 關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設置 關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入 每個報表可以定義多個關(guān)鍵字 單位名稱 字符 最大30個字符 為該報表表頁編制單位的名稱單位編號 字符型 最大10個字符 為該報表表頁編制單位的編號年 數(shù)字型 1904 2100 該報表表頁反映的年度季 數(shù)字型 1 4 該報表表頁反映的季度月 數(shù)字型 1 12 該報表表頁反映的月份日 數(shù)字型 1 31 該報表表頁反映的日期 二 會計報表系統(tǒng)基礎(chǔ)設置 一 創(chuàng)建新表 啟動報表管理系統(tǒng) 創(chuàng)建一個新的會計報表文件 有些軟件建立的是一個報表簿 可容納多張報表 也有些軟件只建立一張報表 甚至還需要規(guī)定其屬性 二 報表格式設計 1 設置表尺寸 2 定義行高和列寬 3 畫表格線 4 定義組合單元 5 輸入項目內(nèi)容 6 設置單元屬性 7 定義關(guān)鍵字 二 報表格式設計 1 單元公式 單元公式是指為報表數(shù)據(jù)單元進行賦值的公式 單元公式一般由目標單元 運算符 函數(shù)和運算符序列組成 三 報表公式設計 算術(shù)運算符 平方 乘 除 加 減比較運算符 等于 大于 不等于 大于或等于邏輯運算連接符 AND與 并且 OR或 或者 NOT非 小于或等于 1 單元公式 運算符 1 賬務取數(shù)公式 即業(yè)務函數(shù)公式 函數(shù)名 科目編碼 會計期間 方向 賬套號 會計年度 編碼1 編碼2 業(yè)務函數(shù)是依附于一定子系統(tǒng)的業(yè)務語義的 離開了該業(yè)務語義 業(yè)務函數(shù)就變得沒有意義 但這并不等于說 能使用某業(yè)務函數(shù)的前提是要安裝某子系統(tǒng) 因為業(yè)務函數(shù)是在 應用服務 而不是在子系統(tǒng)當中實現(xiàn)的 2 本表頁內(nèi)部統(tǒng)計公式 表頁內(nèi)部的計算公式 是指數(shù)據(jù)存放位置和數(shù)據(jù)來源位置 都沒有超出本表本頁范圍的計算公式 3 表頁與表頁間的計算公式 有些報表數(shù)據(jù)是從以前的歷史記錄中取得的 如 本表其他表頁 當然 這類數(shù)據(jù)可以通過查詢歷史資料而取得 然而 類似數(shù)據(jù)可能會繁多而復雜 查詢起來既不方便 又會由于抄寫錯誤而引起數(shù)據(jù)的失真 而如果在計算公式中進行取數(shù)設定 既減少工作量 又節(jié)約時間 同時數(shù)據(jù)的準確性也得到了保障 這就需要用到表頁與表頁間的計算公式 當所取數(shù)據(jù)所在的表頁頁號已知時 用以下格式可以方便的取得本表他頁的數(shù)據(jù) 如 下面單元公式令各頁B2單元均取當前表第一頁C5單元的值 B2 C5 1下面單元公式令 年 關(guān)鍵字為 1992 的各頁C列取第1頁D列值與第5頁E列值的商乘以169 4 C D 1 E 5 169 4FOR年 1992 3 表頁與表頁間的計算公式 表頁已知 函數(shù)說明 本表他頁取數(shù)函數(shù) 函數(shù)格式 SELECT 參數(shù)說明 區(qū)域 絕對地址表示的數(shù)據(jù)來源區(qū)域 不含頁號和表名 范例 若當前表頁中關(guān)鍵字 年 為1994 如下命令表示本頁B列取本表關(guān)鍵字 年 為1993的表頁中B列的數(shù)值 B SELECT B 年 年 1 如下命令表示本頁B1 C4取關(guān)鍵字 單位編號 為1011的表頁中B1 C4的數(shù)值 B1 C4 SELECT B1 C4 單位編號 1011 3 表頁與表頁間的計算公式 表頁未知 演示材料 損益表 部分 4 取他表確定頁號表頁的數(shù)據(jù) 報表間的計算公式與同一報表內(nèi)各表頁間的計算公式很相近 主要區(qū)別就是把本表表名換為他表表名 用以下格式可以方便地取得已知頁號的他表表頁數(shù)據(jù) 當缺省時為本表各頁分別取他表各頁數(shù)據(jù) 下面就該格式舉一些例子 取他表數(shù)據(jù) 令當前表頁D5的值等于表 Y 第4頁D5的值 D5 Y rep D5 4 5 用關(guān)聯(lián)條件從他表取數(shù) 當我們從他表取數(shù)時 已知條件并不是頁號 而是希望按照年 月 日等關(guān)鍵字的對應關(guān)系來取他表數(shù)據(jù) 就必須用到關(guān)聯(lián)條件表頁關(guān)聯(lián)條件的意義是建立本表與他表之間以關(guān)鍵字或某個單元為聯(lián)系的默契關(guān)系 從他表取數(shù)的關(guān)聯(lián)條件的格式為 RELATIONWITH 具體用法我們以例子說明 A1 FYB A1FORALLRELATION月WITH FYB 月取FYB表的 與當前表頁月相同的月的A1單元的值 如果當前表頁為9月 則取FYB表9月表頁A1的值 2 審核公式 在經(jīng)常使用的各類財經(jīng)報表中的每個數(shù)據(jù)都有明確的經(jīng)濟含義 并且各個數(shù)據(jù)之間一般地都有一定的勾稽關(guān)系 如在一個報表中 小計等于各分項之和 而合計又等于各個小計之和等等 在實際工作中 為了確保報表數(shù)據(jù)的準確性 我們經(jīng)常用這種報表之間或報表之內(nèi)的勾稽關(guān)系對報表進行勾稽關(guān)系檢查 一般地來講 我們稱這種檢查為數(shù)據(jù)的審核 由驗證關(guān)系公式和提示信息組成 審核公式格式 MESS 說明信息 如 C9 C5 C6 C7 C8MESSAGE 一季度小計不等 C5 as021 rep F5MESSAGE 一季度部門一數(shù)據(jù)與表 as02 rep 數(shù)據(jù)不符 3 舍位平衡公式 報表數(shù)據(jù)在進行進位時 如以 元 為單位的報表在上報時可能會轉(zhuǎn)換為以 千元 或 萬元 為單位的報表 原來滿足的數(shù)據(jù)平衡關(guān)系可能被破壞 因此需要進行調(diào)整 使之符合指定的平衡公式 如 原始報表數(shù)據(jù)平衡關(guān)系為50 23 5 24 55 47若舍掉一位數(shù) 即除以10后數(shù)據(jù)平衡關(guān)系成為5 02 0 52 5 55原來的平衡關(guān)系被破壞 應調(diào)整為5 02 0 53 5 55報表經(jīng)舍位之后 重新調(diào)整平衡關(guān)系的公式稱為舍位平衡公式 其中 進行進位的操作叫做舍位 舍位后調(diào)整平衡關(guān)系的操作叫做平衡調(diào)整公式 定義舍位平衡公式需要指明要舍位的表名 舍位范圍 以及舍位位數(shù) 并且必須輸入平衡公式 在報表格式設計狀態(tài)下 用點取菜單 數(shù)據(jù) 編輯公式 舍位公式 調(diào)出 舍位平衡公式 對話框 在各編輯框中輸入如下各項 1 舍位表名 和當前文件名不能相同 默認在當前目錄下 2 舍位范圍 舍位數(shù)據(jù)的范圍 要把所有要舍位的數(shù)據(jù)包括在內(nèi) 3 舍位位數(shù) 1 8位 舍位位數(shù)為1 區(qū)域中的數(shù)據(jù)除10 舍位位數(shù)為2 區(qū)域中的數(shù)據(jù)除100 以此類推 4 平衡公式 1 倒順序?qū)?首先寫最終運算結(jié)果 然后一步一步向前推 2 每個公式一行 各公式之間用逗號 隔開 最后一條公式不用寫逗號 3 公式中只能使用 符號 不能使用其他運算符及函數(shù) 4 等號左邊只能為一個單元 不帶頁號和表名 5 一個單元只允許在等號右邊出現(xiàn)一次 3 舍位平衡公式 定義舍位平衡公式 4 定制報表模板 在會計報表系統(tǒng)中 一般都提供了多種常用的會計報表格式及公式 稱為報表模板 在每個模板中詳細設計了該報表的格式與公式以及修飾UFO提供的報表模板包括了19個行業(yè)的70多張標準財務報表 包括現(xiàn)金流量表 也可以包含用戶自定義的模板 用戶可以根據(jù)所在行業(yè)挑選相應的報表套用其格式及計算公式 操作步驟 1 點取 格式 數(shù)據(jù) 按鈕 進入格式狀態(tài) 2 點取 格式 菜單 在下拉菜單中點取 報表模板 將彈出 報表模板 對話框 在其中選取行業(yè)和財務報表名 確認后 生成一張空的標準財務報表 三 會計報表數(shù)據(jù)處理 一 生成報表 生成報表的過程是在人工控制下由計算機自動完成的 利用已經(jīng)設置好的報表結(jié)構(gòu)文件 運用其中的運算公式從相應的數(shù)據(jù)源中采集數(shù)據(jù) 填入相應的單元中 從而得到報表數(shù)據(jù) 三 會計報表數(shù)據(jù)處