辦公物資管理辦法628.doc

四川成都成工工程機械股份有限公司辦公物資管理辦法1目的為進一步規(guī)范和加強公司辦公物資管理，提高工作效率，降低成本，特制定本管理辦法。 2范圍本管理辦法適用于公司所有辦公物資的計劃、采購、管理和維護等。辦公物資包括辦公用品（筆、紙、訂書機、文件抽屜柜、各類印刷單據(jù)等）、辦公工具（電腦、打印機、傳真機、復印機、電話、相機、攝像機和各種耗材等）、辦公家具（桌椅、沙發(fā)、書柜、鐵皮文件柜、更衣柜等）和其他辦公費用（飲用桶裝水費、快遞費、市內(nèi)交通費、茶葉等）。3職責3.1總務部是公司辦公物資采購和維護的歸口管理部門。負責擬定和完善辦公物資采購和維護管理辦法；負責公司年度辦公費預算的編制和報批；負責辦公物資的采購、發(fā)放及辦公物資的維修、維護；負責對各單元費用使用的審核、登記和考核；負責公司高層經(jīng)理辦公物資的申請和日常維護、管理。3.2各部門和生產(chǎn)廠負責擬定本單元的辦公物資年度采購、維護維修項目及費用預算；負責申請購買、維護維修辦公物資；負責各種辦公物資的日常使用和管理。3.3財務部負責辦公費的審核和報銷。4、管理內(nèi)容4.1年度辦公費預算4.1.1預算時間：每年的12月進行下一年度的預算。4.1.2各部門、生產(chǎn)廠在每年的12月15日前提交年度辦公費預算報表（見附件一）。4.1.3預算依據(jù)：上一年度的預算金額、實際發(fā)生金額和預算年相關變動因素。若預算費用與上年度相比變化較大，應填寫年度辦公費預算變動因素分析表（見附件二），注明費用增減原因。4.1.4總務部初審完畢后進行匯總，資料報公司經(jīng)營會審批。4.1.5預算費用經(jīng)公司經(jīng)營會批準后方可實施。4.2預算范圍內(nèi)辦公物資的申請4.2.1各部門、生產(chǎn)廠根據(jù)實際需要和本單元相關費用預算指標，確定采購辦公物資的品名、規(guī)格型號和數(shù)量后填寫預算內(nèi)辦公物資采購申請表（見附件三）報總務部。若需印制名片、單據(jù)、資料等，應將印刷樣稿提交總務部。4.2.2辦公物資每月申請一次，于每月的10日前進行申請，總務部收集匯總后統(tǒng)一采購。4.2.3若因緊急情況需要立即實施辦公物資采購的，由辦公物資需要部門提出申請，并填寫辦公物資緊急采購申請表（見附件四）。采購金額在500元（含）以下的由總務部直接辦理緊急采購；500元以上的由申請單位分管高管經(jīng)理和主管總務部的高管經(jīng)理簽字同意后，總務部實施采購。4.3超出批準預算指標范圍的辦公物資申請4.3.1超支5000元以下的，由辦公物資申請單元分管高管和總務部的分管高管簽字同意后實施采購；4.3.2超支5000元50000元以下的，由總經(jīng)理批準后實施采購。4.3.3超支50000元以上的，由公司經(jīng)營會討論批準后，方可實施。4.3.4申請時需要填寫預算外辦公物資采購申請表（見附件五），方法同4.2.1。4.4辦公物資的采購4.4.1采取公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式進行。 4.4.2成立辦公物資采購評審小組，成員由總務部、企劃部、財務部、人力資源部等部門組成，負責公司辦公物資采購的審核、評價和提出合作方建議。4.4.3評審要素：公司資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務等。4.4.4評審組成員按評審要素收集相關合作方信息。4.4.5總務部匯總各評審組成員信息，并提交評審小組會議。4.4.6召開辦公物資采購評審會，在集體討論的基礎上，按照各項業(yè)務確定23家合作方的原則，向公司提交合作方建議報表（見附件六）。4.4.7公司分管高管簽字批準后，與合作方簽訂合同，總務部實施采購。 4.4.8采取公開招標的方式，按照“產(chǎn)品質(zhì)優(yōu)價廉，信譽好”等標準，編制合格供方名錄，每一次采購應確定2家以上合作方。4.4.8要求所有辦公物資的合作方均應提供送貨服務，需要安裝的應由合作方負責免費安裝調(diào)試。4.5辦公物資的驗收和發(fā)放4.5.1采購的辦公物資直接送貨上門后，由總務部辦公物資專管員和物資申請單位共同清點物資數(shù)量、類型、質(zhì)量。4.5.2驗收無誤后，領用單位簽字確認，并填寫辦公物資領用表（見附件七）交總務部收存?zhèn)洳椤?.5.3若采購物資單價超2000元（含）的，應及時辦理固定資產(chǎn)手續(xù)。4.5.4辦公工具和辦公家具在完成安裝調(diào)試后，申請部門應簽字確認，單據(jù)最后交總務部確認，作為結(jié)算時的憑據(jù)之一。4.6辦公資金的結(jié)算。4.6.1以月為單位進行結(jié)算。4.6.2當月的購買清單由總務部核對無誤后，通知合作方開據(jù)發(fā)票。4.6.3總務部辦理請款手續(xù)交財務部掛帳、支款。4.6.4當月的辦公物資購置費用原則上應于次月底前結(jié)清。4.7辦公物資的管理。4.7.1發(fā)放的辦公物資費用由總務部建立臺帳進行管理。4.7.2費用考核周期為年度。4.7.3其他辦公費用的報銷采用由費用發(fā)生部門收集票據(jù)，經(jīng)所在單位領導簽字后到總務部登記蓋章，財務部報銷。4.8辦公物資采購紀律4.8.1參與物品采購的單位和工作人員，不準參加可能影響公平競爭的任何活動；不準收取供貨方任何名目的“中介費”、“好處費”；不準在供貨方報銷任何應由個人支付的費用；不準損害公司利益，徇私舞弊，為對方謀取不正當利益。4.8.2物品采購過程中發(fā)生的“折扣”、“讓利”等款項，應首先用于降低采購價格；確屬難以用于降低采購價格的，一律交公司財務部。4.9辦公工具和辦公家具維修4.9.1各部門、生產(chǎn)廠負責本單位辦公工具、辦公家具的日常使用和管理，應做好登記備案，并愛惜、合理的使用。4.9.2各部門、生產(chǎn)廠的辦公工具和辦公家具出現(xiàn)問題和故障時，應及時報總務部維修，并填寫辦公工具、家具報修單（見附件八）。4.9.2.1辦公工具維修由總務部通知維修單位立即安排維修，需緊急維修的應在一小時內(nèi)到場，一個工作日內(nèi)排除和解決故障；一般維修在二個工作日內(nèi)完成。4.9.2.2辦公家具維修由總務部立即通知維修人員在二個工作日內(nèi)解決，其他較嚴重問題在五個工作日內(nèi)排除和解決；4.9.3維修完成后，由報修人員在維修單上簽字確認，總務部專管人員驗收合格后，辦理維修項目確認手續(xù)。4.9.4總務部定期進行統(tǒng)計匯總，辦理結(jié)算請款手續(xù)交財務部掛帳、支款。4.10處罰4.10.1各部門、生產(chǎn)廠要及時、準確的申報辦公物資需求和維修，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正并報告，如發(fā)現(xiàn)虛報、錯報或因自身管理不嚴造成不良影響的，視其情節(jié)對經(jīng)辦人和負責人給予通報批評、警告、記過等行政處分和1001000元的經(jīng)濟處罰。4.10.2如因總務部管理不嚴，不能準確及時完成安排辦公物資采購和維修的，出現(xiàn)問題不及時糾正、處理，造成不良影響的，視其情節(jié)分別給予相關經(jīng)辦人和負責人通報批評、警告、記過等行政處分和1001000元的經(jīng)濟處罰。5本管