如何做企業(yè)流程梳理--審定流程圖.doc

如何做企業(yè)流程梳理-審定流程圖摘要： “新流程是否正確?可否發(fā)揮效力?能否創(chuàng)造價值?” 這是很多老總在做企業(yè)流程梳理之前、之后最為擔心和關注的問題。延展咨詢在為眾多企業(yè)做流程咨詢項目的時候，企業(yè)管理者就經常問到類似的問題，特別是曾經流程梳理失敗的客戶，更會有這樣的擔心。的確，流程梳理的過程繁瑣，涉及面廣，一個新的流程，很難一下子做個斷定，好或不好。但，是不是就“新流程是否正確?可否發(fā)揮效力?能否創(chuàng)造價值?”這是很多老總在做企業(yè)流程梳理之前、之后最為擔心和關注的問題。延展咨詢在為眾多企業(yè)做流程咨詢項目的時候，企業(yè)管理者就經常問到類似的問題，特別是曾經流程梳理失敗的客戶，更會有這樣的擔心。的確，流程梳理的過程繁瑣，涉及面廣，一個新的流程，很難一下子做個斷定，好或不好。但，是不是就沒有辦法來解答客戶的這個核心疑問呢?當然不是，延展咨詢在大量實踐的基礎上，以及在對服務過的客戶進行長期跟蹤觀察后，得出寶貴的經驗和方法，來幫助企業(yè)管理者審定新的流程。主要從以下幾個角度來審定流程圖：第一， 流程的準確性。流程的準確性主要指幾個方面：1、 流程名字是否在所有流程中得到統(tǒng)一?尤其需要關注有子流程調用的情況。如在如在某傳統(tǒng)的機械加工行業(yè)鑄造工廠，流程里面調用了“模型驗證流程”的子流程，而實際上調用的應該是“木模驗證流程”。2、 流程名稱是否與實際想要表達的流程內容相符?如描述在制品盤點的流程不應該稱為“在制品管理流程”，而是“在制品盤點流程”，一般盡量避免“XX管理流程”的命名。3、 實際業(yè)務活動和流程所描述的是否一致?流程中各個環(huán)節(jié)的邏輯關系是否正確?是否和現實情況相匹配?之所以把準確性作為第一條審定內容來強調，是因為延展咨詢在流程梳理實踐中屢次證明一個觀點：概念的不清晰或理解不一致是導致不同部門、崗位之間對業(yè)務認識不一致的根源之一。第二，流程的完備性。流程的完備性是指流程不存在缺漏環(huán)節(jié)，對于突發(fā)和異常的情況也有完備的描述和相應的處理環(huán)節(jié)。如成品采購收貨流程中，如果發(fā)生數量不符，如果是供應商或運輸公司所致，則需要進行索賠，這些環(huán)節(jié)都需要在流程圖里體現。這一點上，往往很多企業(yè)會強調，突發(fā)是不可預測的，異常是不能窮盡的，這是事實，但是并不代表就無法去描述，延展咨詢倡導并傳授的分類分級分層方法將起到積極作用。第三，流程的合理性。兩個方面，初級層面的含義是是指流程是否需要存在，是否符合相關制度的要求，或流程的繪制是否違背公司現有制度。另一層面的含義是指在流程顯性后，審視現有做法本身內容的合理性，潛在或已經存在的問題點、管控點是否清晰等等。第二層面的審視是為下一階段的優(yōu)化做準備的，雖然流程圖不能按理想的過程去描述，但是先記錄這些問題。第四，正確合理的流程邊界切分。流程的邊界清晰是流程能否描述清晰的關鍵，如何通過過程邊界、對象范圍邊界做到線條明晰，是延展咨詢重點關注和引導客戶掌握、理解的。我們將這一點具體化成以下4個由淺到深的審查項：1、確定流程的起始和結束是否正確和合理。2、在流程結束時確定是直接結束還是轉入別的流程。3、確定流程和相關流程的接口關系的是否正確合理，如新增供應商管理，什么叫新增供應商，什么情況下觸發(fā)新增供應商管理流程。新增供應商管理流程和試單管理流程以及供應商管理流程相互關系是怎樣的?銜接是否正確?4、子流程調用時是否切分清楚流程的邊界，起點終點是否有重疊情況發(fā)生?如成品外包輔料采購流程中涉及到采購訂單簽訂流程、跟單流程和收貨流程三個子流程，相互邊界是否清晰，有無重疊的情況。第五，關鍵節(jié)點的檢查。關鍵節(jié)點的檢查主要有以下幾種情況：1、當流程是需要多個部門或崗位參與，需要檢查發(fā)起部門是否準確，參與部門是否齊全，相互間的權責是否清晰描述。2、評審或組織評審環(huán)節(jié)。主要檢查評審的對象、形式、目標以及其它內容是否清晰。參與評審的部門是否齊全，各自權責是否清晰。參與審核的層級是否合適?3、流程的起始節(jié)點、流程中的核心環(huán)節(jié)，需要描述清晰準確。需要對開始、結束節(jié)點都給以說明，需要描述每種可能引發(fā)流程開始的情況。對于轉入別的流程情況和自行結束的情況，都需要逐一說明。例：新增供應商管理，是由兩種情況引發(fā)，使用單位提出新增供應商需求，或采購部新增供應商計劃，兩種情況都需要在流程中描述。對于一些關鍵節(jié)點是否需要特別說明?如果需要是否都描述清楚?讓不太熟悉該流程實際工作的人，也能通過流程說明，明晰此流程。對于由時間觸發(fā)的流程環(huán)節(jié)，是否準確的描述出時間節(jié)拍。第六，流程說明的檢查。為了在流程顯性化過程中更清晰、又很簡潔的形成更完整的流程概念，延展咨詢將流程目的、適用范圍、職責分工、關鍵節(jié)點說明以及相關制度文件表格設計在流程圖中。在此，簡要的講3個方面。1、流程目的。是否寫清楚該流程的目的?規(guī)范什么事情?防范什么問題?解決什么問題?此處經常發(fā)現的問題是諸如“為了規(guī)范合同簽定流程特制定本流程”的目的，通俗一點就是“為了吃飯而吃飯”，正確的說法應該是“為了填飽肚子而吃飯”或“為了有力氣干活而吃飯”。2、適用范圍。是否寫清楚什么情況下使用該流程?是否標識出特殊情況。如外派培訓管理流程，需要寫清楚什么情況下屬于外派培訓，哪些人適用于外派培訓。我們常講的例子就是“什么路上跑什么車”。3、職責分工。是否寫清楚流程相關部門的職責?是否有歸口管理部門?相關部門各自擔負怎么樣的權責?如誰來檢查?如有審核環(huán)節(jié)誰來批準?此處企業(yè)常犯的