江蘇歸檔文件整理細(xì)則解讀.ppt

江蘇省歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則解讀 本細(xì)則貫徹 強(qiáng)化收集 簡(jiǎn)化整理 細(xì)化檢索 深化利用 的業(yè)務(wù)工作方針 簡(jiǎn)便 高效 科學(xué)地開(kāi)展歸檔工作 歸檔文件應(yīng)當(dāng)齊全完整 保管期限劃分準(zhǔn)確 檔案進(jìn)館單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局第8號(hào)令 10號(hào)令要求 執(zhí)行經(jīng)當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門批準(zhǔn)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表收集歸檔文件材料 歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)符合文檔一體化管理要求 便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理 所使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案局有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求 三部分內(nèi)容 1 細(xì)則 主要修訂內(nèi)容2 整理的一般要求3 紙質(zhì)歸檔文件的其他整理要求 第一部分 細(xì)則 主要修訂內(nèi)容 1 擴(kuò)大適用范圍 紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料 納入電子文件整理 2 規(guī)定整理流程 組件 修整 裝訂 編頁(yè) 裝盒 排架 格式轉(zhuǎn)換 元數(shù)據(jù)收集 歸檔數(shù)據(jù)包組織 存儲(chǔ) 3 取消館編件號(hào) 同時(shí)對(duì)歸檔章 備考表 檔案盒等項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整 4 增加檔號(hào)內(nèi)容 確定檔號(hào)結(jié)構(gòu) 明確編制方法 與國(guó)家檔案局已發(fā)布 數(shù)字檔案室建設(shè)指南 保持一致 5 調(diào)整歸檔文件目錄欄目和編制內(nèi)容 6 明確裝訂方式 根據(jù)保管期限不同 確定裝訂方式 裝訂方式 材料應(yīng)滿足保管期限要求 第二部分整理的一般要求 整理流程整理的一般流程包括組件 分類 排列 編號(hào)和編目 一 組件組件即件的組織 包括件的構(gòu)成和件內(nèi)文件排序 即一是件由哪幾部分構(gòu)成的 二是這些構(gòu)成部分的排序原則 也就是件內(nèi)文件如何排序 一 件的構(gòu)成1 本細(xì)則以件為歸檔文件的整理單位 件是歸檔文件整理的最小單位 為一件 是指實(shí)體裝訂在一起 編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目 2 一般以每份文件為一件 3 注意 文件正本 發(fā)文稿紙 定稿為一件 法規(guī)等重要文件的正文與歷次修改稿數(shù)量多的 可各為一件 計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件 將記載修改過(guò)程的定稿與正文 發(fā)文稿紙為一件 正文與附件為一件 原件與復(fù)制件為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 正文與文件處理單為一件 來(lái)文與復(fù)文 請(qǐng)示與批復(fù) 報(bào)告與批示 函與復(fù)函等 一般獨(dú)立成件 也可為一件 經(jīng)過(guò)若干環(huán)節(jié) 層次辦理的來(lái)文 復(fù)文 超過(guò)兩件的 則將所有的來(lái)文 復(fù)文分別作為一件 報(bào)表 名冊(cè) 圖冊(cè)等按其原來(lái)的裝訂方式 一冊(cè) 本 為一件 作為文件附件時(shí)除外 未裝訂的式樣同一的表格 以一定的單位組合 可裝訂在一起作為一件 介紹信存根等一本為一件 會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件 會(huì)議記錄一年一本的 一本為一件 同一次會(huì)議成套的會(huì)議材料各自為一件 二 件內(nèi)文件排序1 件內(nèi)文件排序時(shí)原則 結(jié)論性文件在前 2 具體為 正本在前 定稿在后 有發(fā)文單的 正文 發(fā)文稿紙 定稿 正文在前 附件在后 原件在前 復(fù)制件在后 轉(zhuǎn)發(fā)文在前 被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí) 復(fù)文在前 來(lái)文在后 文件處理單在前 正文在后 二 分類1 分類是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類 即將歸檔文件按其來(lái)源 時(shí)間 內(nèi)容和形式等方面的異同 分成若干層次和類別 構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程 2 分類包括選擇分類方法 制定分類方案 文件歸類等具體內(nèi)容 一 選擇分類法例 年度 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 保管期限 年度 保管期限 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 年度 保管期限 適于較小或文書流轉(zhuǎn)相對(duì)集中的機(jī)關(guān) 將文件按其形成的年度分類 將文件按其保管期限分類 將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 分類 機(jī)構(gòu)分類法與問(wèn)題分類法應(yīng)當(dāng)選擇其一適用 不能同時(shí)采用 采用機(jī)構(gòu)分類 應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類 涉及多部門形成的歸檔文件 歸入文件主辦部門 采用問(wèn)題分類 應(yīng)當(dāng)按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類 按問(wèn)題分類 一般可分為 黨群類 業(yè)務(wù)類 行政類 等等 不得交叉 原執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè) 事業(yè)單位 按問(wèn)題分類 一般分到一級(jí)類目 即 黨群類 行政類 生產(chǎn)技術(shù)類 經(jīng)營(yíng)管理類 二 歸類1一份文件有多個(gè)時(shí)間特征 包括成文日期 簽發(fā)日期 批準(zhǔn)日期 會(huì)議通過(guò)日期 公布日期 發(fā)文和收文日期等等 分年度時(shí) 一般來(lái)說(shuō)應(yīng)以文件簽發(fā)日期 即落款日期 為準(zhǔn) 據(jù)以判定文件所屬年度 例如2016年形成的 2017年工作計(jì)劃 應(yīng)歸入2016年度 2017年形成的 2016年機(jī)關(guān)工作總結(jié) 應(yīng)歸入2017年 2016年制定 2017年生效的法律法規(guī) 應(yīng)歸入2016年 2 跨年度形成的文件 機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng) 如召開(kāi)會(huì)議 處理案件等等 可能會(huì)跨年度形成文件 這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔 分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度 3 幾份文件作為一件時(shí) 件 的歸檔年度 按照 實(shí)施細(xì)則 規(guī)定 不只是單份文件 正本與定稿 來(lái)文與復(fù)文等也可作為一件 這時(shí)判定 件 的日期 應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn) 4 文件沒(méi)有標(biāo)注日期 此類情況常見(jiàn)于內(nèi)部文件 白頭文件 需要分析文件內(nèi)容 制成材料 格式 字體以及各種標(biāo)識(shí) 通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期 并據(jù)以按年度合理歸類 三 排列1 歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) 根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程 2 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) 按時(shí)間結(jié)合事由排列 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)進(jìn)行歸檔文件排列 同一事由的歸檔文件應(yīng)集中排列在一起 同一事由內(nèi)歸檔文件按照文件形成時(shí)間順序排列 不同事由的歸檔文件應(yīng)按照辦結(jié)時(shí)間順序排列 會(huì)議文件等成套性文件可集中排列 四 編號(hào)1 編號(hào)是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號(hào) 2 歸檔章是檔號(hào)在紙質(zhì)歸檔文件材料中的具體體現(xiàn) 3 檔號(hào)的結(jié)構(gòu)為 全宗號(hào) 檔案門類代碼年度 保管期限 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 代碼 件號(hào) 上 下位代碼之間用 連接 如 0324 WS2016 Y00 000 0001 4 歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置 如批示或收文章等占用上述位置 可蓋在首頁(yè)的其他空白位置 但以上端為宜 5 首頁(yè)確無(wú)蓋章位置或重要文件須保持原貌的 也可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章 光榮冊(cè)等首頁(yè)無(wú)法蓋章 可在材料內(nèi)第一頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章 歸檔章的格式 歸檔章示例 注 盒號(hào)是否標(biāo)注在文件中 不用 案盒僅僅是檔案裝具 不是整理單位 與盒內(nèi)文件沒(méi)有必然聯(lián)系 在電子文件管理中 盒號(hào)會(huì)增加檢索層次和管理難度 五 編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和檔號(hào)順序 編制歸檔文件目錄 目錄體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄和電子目錄兩種形式 推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制 目錄表格采用A4幅面 頁(yè)面宜橫向設(shè)置 在歸檔文件目錄中 一份文件只體現(xiàn)為一條條目 1 序號(hào) 即歸檔文件順序號(hào) 每?jī)?cè)歸檔文件目錄的序號(hào)應(yīng)從 1 開(kāi)始逐條編制 2 檔號(hào)3 發(fā)文的字號(hào) 是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào) 一般由機(jī)關(guān)代字 年度 發(fā)文順序號(hào)組成 如檔辦 2010 8號(hào) 文號(hào)中的年度用六角括號(hào) 括入 4 責(zé)任者 責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人 即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者 填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱 不能使用 本部 本局 本公司 等含義不明的簡(jiǎn)稱 聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)著錄 責(zé)任者過(guò)多時(shí)可適當(dāng)省略 但一是立檔單位是責(zé)任者的必須著錄 二是文號(hào)所代表的機(jī)關(guān)必須著錄 個(gè)人作為責(zé)任者的文件材料 應(yīng)著錄個(gè)人責(zé)任者 5 題名 文件標(biāo)題 一般情況下文件只有一個(gè)題名 正題名 填寫目錄中題名項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄 自擬標(biāo)題的 外加 6 日期 文件的日期即文件的形成時(shí)間 落款時(shí)間 多份文件作為一件的 以第一份文件的日期為準(zhǔn) 如2016年7月17日 標(biāo)注為20160717 未注明日期的文件 月 日用零補(bǔ)足 比如20160000 7 密級(jí) 依據(jù)文件情況照實(shí)抄錄 填寫漢語(yǔ)拼音代碼或漢字代碼 如 機(jī)密 或 JM 標(biāo)注保密期限的 應(yīng)同時(shí)填寫保密期限 如 機(jī)密1年 或 JM1年 對(duì)已升 降 解密的文件 應(yīng)填寫新的密級(jí) 歸檔文件沒(méi)有密級(jí)的 此項(xiàng)目留空即可 8 頁(yè)數(shù) 填寫一件文件的總頁(yè)數(shù) 用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì) 計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有字跡 指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字 圖畫等 的頁(yè)面為一頁(yè) 空白頁(yè)不計(jì) 9 備注 用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況 包括公開(kāi) 開(kāi)放等級(jí) 缺損 修改 補(bǔ)充 移出 銷毀等等 歸檔文件目錄 第三部分紙質(zhì)歸檔文件的其他整理要求 紙質(zhì)歸檔文件的其他整理要求包括 修整 裝訂 編頁(yè) 裝盒和排架 一 修整1 破損文件進(jìn)行修裱2 對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制3 去除文件上不合格裝訂用品 訂書釘 曲別針 大頭針 塑料裝訂夾 塑料封等塑料裝訂用品 4 保管期限較短 原裝訂方式符合保管期限要求的 也可以不去除原裝訂用品 5 超大紙張的折疊 要注意控制折疊數(shù) 并將文件的首頁(yè)標(biāo)題露出 同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件 圖表字跡之外 二 裝訂1 永久保管的 定期保管的 需向綜合檔案館移交的歸檔文件 線裝法 三孔一線或縫紉機(jī)軋邊裝訂 不銹鋼訂書釘裝訂的 裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要 不使用不銹鋼夾或封套裝訂 2 定期保管的 不需向綜合檔案館移交的歸檔文件 線裝法裝訂 不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂 也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂 三 編頁(yè)1 歸檔文件可以以件為單位編制頁(yè)碼 頁(yè)碼應(yīng)連續(xù)編制 不能出現(xiàn)漏號(hào) 重號(hào) 2 歸檔文件有圖文的頁(yè)面均應(yīng)編制頁(yè)碼 正反面都有圖文的 應(yīng)一頁(yè)編一個(gè)頁(yè)碼 沒(méi)有內(nèi)容的空白頁(yè)面不編頁(yè)碼 四 裝盒 一 裝盒的要求1 裝盒包括將歸檔文件按順序裝入檔案盒 填寫備考表 編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容 2 應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒 盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體 站立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損 3 不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒 分機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 時(shí) 不同機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒 二 裝盒時(shí)應(yīng)裝入備考表 備考表填寫要求1 填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說(shuō)明的情況 包括文件收集的齊