如何在Excel表中做檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表.doc

如何在Excel表中做檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表作者：管理員發(fā)布日期：2008-12-19 手工做檔案年報(bào)非常繁瑣，有時(shí)一個(gè)數(shù)據(jù)改動(dòng)，報(bào)表中就會有多處做相應(yīng)的調(diào)整，稍不注意就會出現(xiàn)錯(cuò)誤，現(xiàn)在給大家介紹一種在EXCEL表中做報(bào)表的方法，感興趣的朋友可以試一試。 1、打開附表一，在C、D、E、F（庫藏總量）O、P（數(shù)據(jù)條目總量）列后面分別插入一列輔助列。 2、在C、D、E、F、G、H、I列（庫藏總量）S、T列（數(shù)據(jù)條目總量）分別填入今年和去年的數(shù)據(jù)。 3、在K5單元格中填入“C5D5”或（鼠標(biāo)點(diǎn)C單元格鼠標(biāo)點(diǎn)D5單元格），點(diǎn)標(biāo)題欄中的“”，計(jì)算出本年度增長量 4、鼠標(biāo)點(diǎn)中K5單元格右下角，出現(xiàn)“”時(shí)往下拖動(dòng)，計(jì)算出各類增長量。 5、用同樣的方法計(jì)算出新增條目數(shù) 6、確定各項(xiàng)數(shù)據(jù)全部正確后選中該表復(fù)制按鼠標(biāo)右鍵選擇性粘貼數(shù)值確定。 7、然后把所插入的各輔助列刪除。 8、用同樣的方法完成附表二 9、打開基檔表點(diǎn)中單元格（室存全部檔案項(xiàng)中案卷數(shù)所在單元格）填“點(diǎn)中附表一案卷累計(jì)總數(shù)所在單元格”標(biāo)題欄中點(diǎn)“”，其它需要從附表中提出的數(shù)據(jù)項(xiàng)都用這種方法完成。 10、確定各項(xiàng)數(shù)據(jù)全部正確后分另選中每一張表復(fù)制按鼠標(biāo)右鍵選擇性粘貼數(shù)值確定。 11、輸出表格。 （注：紅色字體表示鼠標(biāo)點(diǎn)擊單元格、“”（）是說明不是輸入字符）公共事業(yè)檔案室任憲榮Excel中合并單元格內(nèi)容的方法作者：管理員發(fā)布日期：2007-11-08 在Excel軟件中，如要把若干個(gè)單元格內(nèi)容合并到一個(gè)單元格內(nèi), 用函數(shù)CONCATENATE即可解決。例：將“姓”(李)和“名”(清清)合并成“李清清”，具體步驟如下： 選定要填充合并內(nèi)容的單元格，單擊編輯欄中插入函數(shù)fx按鈕后，選擇函數(shù)CONCATENATE后確定，在Text1中輸入“姓”所在單元格如“C1”，在Text2中輸入“名”所在單元格如“D1”，(如多列可依此類推)，然后按確定，合并結(jié)果即顯示在光標(biāo)指定的單元格內(nèi)。 另外，也可用“&”和號運(yùn)算符代替函數(shù) CONCATENATE ，同樣能實(shí)現(xiàn)多個(gè)單元格內(nèi)容的合并。在單元格內(nèi)鍵入“”號，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊要合并的第一個(gè)單元格，鍵入“&”（和號）運(yùn)算符，再點(diǎn)擊要合并的第二個(gè)單元格（如合并更多可依次類推），按回車鍵后，合并后的內(nèi)容就填充在選定的單元格內(nèi)。在Excel 2003中如何統(tǒng)計(jì)字體為紅色單元格數(shù)量作者：管理員發(fā)布日期：2008-11-17 目前，檔案管理處“提高檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量”勞動(dòng)競賽正在進(jìn)行中，按照競賽方案的要求，各檔案室對檢查出來的有問題的數(shù)據(jù)庫字段要改變成紅色字體，數(shù)據(jù)庫檢查完后，要對有問題的字段數(shù)量進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。現(xiàn)提供一種方便快捷的統(tǒng)計(jì)方法，對Excel表格中已經(jīng)改成紅色字體的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。具體方法介紹如下： 1、打開要統(tǒng)計(jì)的Excel表格，點(diǎn)擊“編輯”“查找”，進(jìn)入“查找和替換”對話框。 2、點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕，然后單擊“格式”，進(jìn)入“查找格式”對話框，點(diǎn)擊“從單元格選擇格式”，任意點(diǎn)擊一個(gè)單元格，自動(dòng)回到“查找和替換”對話框。 3、點(diǎn)擊“格式”按鈕，進(jìn)入“查找格式”對話框，選“字體”選項(xiàng)卡，在對話框中，找到“顏色”項(xiàng)并設(shè)置成紅色，按“確定”回到“查找和替換”對話框，然后將“搜索”項(xiàng)由“按行”改為“按列”。 4、此時(shí)，轉(zhuǎn)到Excel表格中，選中你需要統(tǒng)計(jì)的列（如：文號），再回到查找和替換對話框中，點(diǎn)“查找全部”，此時(shí)，對話框的下方就會顯示出“個(gè)單元格被找到”，這就是該列需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)值。只要將數(shù)據(jù)填寫到數(shù)據(jù)庫質(zhì)量檢查匯總表中，即完成“文號”字段數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。如果繼續(xù)統(tǒng)計(jì)“單位代號”列，只要再選中此列，點(diǎn)“查找全部”即可。以此類推。 另外，數(shù)據(jù)庫中“發(fā)文內(nèi)容”字段，應(yīng)錄入文件內(nèi)容而沒有按要求錄入時(shí)，因沒有字，無法設(shè)置成紅色字體，可將該單元格填充成紅色，將第3步中的選“字體”選項(xiàng)卡，改為選“圖案”選項(xiàng)卡，顏色設(shè)置成紅色。其余步驟相同。(王彥玲)如何添加科技檔案案卷庫和文件庫的檔號作者：管理員發(fā)布日期：2008-11-19 檔案處正在進(jìn)行的提高檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量勞動(dòng)競賽中，就如何保留表格中標(biāo)志成紅色字體的記錄總結(jié)出了一種簡便方法。由于科技數(shù)據(jù)庫沒有案卷檔號，以上方法不太適用。那么，如何在科技檔案案卷級與文件級數(shù)據(jù)庫中都加上檔號呢？下面向大家介紹一個(gè)小方法，供大家使用。以103kyaj.xls和103kywj.xls兩個(gè)數(shù)據(jù)庫表格為例： 1、打開103kyaj.xls案卷庫，在C 列前插入一空白列，成為新的C列 。 2、在空白C列第二行的單元格內(nèi)輸入函數(shù)公式：=D2&E2&F2&G2，（D為“dwbh”字段，E為“flh”字段，F(xiàn)為“dyh”字段，G為“ajh”字段)，點(diǎn)工具條上的“”，此時(shí)該單元格內(nèi)出現(xiàn)的數(shù)據(jù)就是D2、E2、F2、G2四個(gè)單元格合并后的數(shù)據(jù)，即科技檔案的案卷號。 3、將此公式填充到該列的其它單元格內(nèi)，所有案卷號就添加完成。 4、打開103kywj.xls文件庫，在A列前插入兩列空白列，成為新的A、B列。在空白B列第二行的單元格內(nèi)輸入公式：=MATCH(C2,103kjaj.xlsSheet1!$A:$A,0)，( “103kjaj.xls”當(dāng)前工作簿名，Sheet1為當(dāng)前工作表名)，點(diǎn)工具條上的“”，此時(shí)該單元格內(nèi)出現(xiàn)一個(gè)數(shù)值，將此公式填充到該列的其它單元格內(nèi)。 5、在103kywj.xls文件庫A列第二行的單元格內(nèi)輸入公式：=INDEX(103kjaj.xlsSheet1!$C:$C,B2), 點(diǎn)工具條上的“”，此時(shí)，案卷庫中新添的C列檔號（單位編號+分類號+單元號+案卷號）即出現(xiàn)在文件庫A列中。將此公式填充到該列的其它單元格內(nèi)，文件庫中的檔號就全部添加上了。 6、案卷庫和文件庫的檔號加完以后，均在A列前另插入一空白列，將新加檔號列全選后，進(jìn)行“復(fù)制”，在空白A列上點(diǎn)擊右鍵“選擇性粘貼”“數(shù)值”“確定”，兩個(gè)數(shù)據(jù)庫均