辦公用品.管理制度.doc

辦公用品管理制度一、總則（一） 為加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領用程序，提高利用效率，降低辦公經費，特制定本制度。（二） 規(guī)定中的辦公用品分為固定資產和一般辦公用品。1、固定資產主要指：桌椅、公文柜、電腦、電話機、打印機、復印機等。固定資產需要遵守固定資產管理制度。2、一般辦公用品包括剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀、簽字筆、鉛筆、信箋、信封、打印紙、復印紙、復寫紙、印刷品、印泥、釘書針、大頭針、夾子、圖釘、名片、賬冊、卷宗、檔案袋（盒）、標簽、紙杯、計算器、電池等。3、員工應對辦公用品應本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費的原則。對于消耗品第二次發(fā)放起，必須實行以舊換新。4、每名員工須建立個人領用臺賬。4、辦公用品應為辦公所用，不得據為己有，挪作私用。5、不得用辦公設備干私活，謀私利。不許將辦公用品隨意丟棄廢置。精心使用辦公設備，認真遵守操作規(guī)程。二、辦公用品計劃 （一） 各部門根據本部門辦公用品消耗和使用情況，每月25日前編制并提報下月辦公用品領用計劃，部門負責人審批簽字后報行政管理中心。經行政總監(jiān)審核后方交辦公用品管理員進行登記申領。（附件：表1部門辦公用品申領單）（二） 管理員核對辦公用品領用申請表單與辦公用品臺賬庫存后，編制辦公用品申請購置計劃表，經行政總監(jiān)、董事長/總裁審批簽字后，將采購計劃單交由采購中心進行采購。（附件：表2辦公用品申請購置計劃表）三、辦公用品購置（一） 采購中心根據審批簽字后的辦公用品申請購置計劃表實施購買，并于月底完成。（二） 采購員須經常調查辦公用品供應商及市場價格，保證最優(yōu)性價比和質量。（三） 臨時急需的辦公用品，由部門辦公用品負責人提出申請，經部門總監(jiān)確認，總裁批準后購置。四、辦公用品的發(fā)放及領用（一） 個人辦公用品的發(fā)放1、新員工入職每人按標準配備簽字筆一支、筆記本一本、文件雙夾一個、電話機一部。2、個人領用辦公用品應據實填寫個人辦公用品申領單，經部門總監(jiān)審核并簽字后，交行政管理中心總監(jiān)審批同意，由管理員負責辦公用品的發(fā)放。（附件： 表3個人辦公用品申領單）3、管理員根據個人領取情況做出詳實登記，負責建立個人用品領取檔案，根據申請單對應詳實填寫個人物品領取登記表。（附件：表4個人物品領取登記表）（二） 部門辦公用品的發(fā)放1、剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀按區(qū)域分配，每辦公區(qū)分配一套（至少兩人一套）。2、計算器除必備部門配備外同樣按區(qū)域分配。3、管理員根據各部門已編制簽批的部門辦公用品申領單建立檔案，制部門辦公用品領取登記表，據表單如實發(fā)放所列物品，部門負責人領取后需簽字確認。（附件：表5部門辦公用品領取登記表）（三） 會議期間辦公用品管理規(guī)定1、公司會議期間會務組按需填寫會務組用品申領單，由會務組負責人審核簽字后交行政總監(jiān)審批同意后方可進行領用。（附件：表6會務組用品申領單）2、管理人員認真核實申領單后方可發(fā)放物品，同時要做好會議期間物品領取登記表，注明會議主題、時間、各會務組名稱、負責人、所領物品品名等等。以備核查。（附件：表7會議期間物品領取登記表）（四） 電話、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、裁紙刀、直尺、起釘器、鼠標、鍵盤等耐用辦公用品，已于員工入職時按標準發(fā)放，原則上不再增補，如重復申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。如人為損壞或遺失由個人負責賠償。五、管理員職責1、管理員須建立和登記辦公用品臺賬，定期核查所領物品登記表，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。2、管理員須定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。3、管理員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。4、管理員須根據辦公用品的消耗或領用情況，確定和保持合理的庫存種類和數量，以減少資金占用和保證正常使用。六、辦公用品的交接與收回員工因離職或工作崗位變動等原因需進行辦公用品及固定資產的交接或收回時，應嚴格遵守交接回收程序。1、移交人需逐項列出物品清單，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下，仔細點驗，遇有毀損的要求移交人書面標明，視該物品金額的大小情況，是否追究移交人（保管人）的責任，另行處理。2、管理員需據清單核實后填寫辦公用品交接登記表，存檔備查。若接收人為管理員本人時，管理員需仔細點驗，并且做好登記入庫工作。（附件： 表8辦公用品交接登記表） 12辦公用品單價表耐用品易耗品編號名稱單位/型號單價編號名稱單位/型號單價1裝訂機168全鋼210.00 1筆記本黑皮大號18.00 2電話機飛利浦145.00 2大本13.00 3索瑞特45.00 3小本5.00 4鍵盤雙飛雁50.00 4記事本仿皮7.00 5鼠標雙飛雁30.00 5記事貼本2.00 6計算器1200V32.00 6賬本本14.00 7AL-2820.00 7口曲紙張0.45 8插線板10m8孔75.00 8紅色/包15.00 95m3孔28.00 9印油瓶16.50 103m10孔50.00 10粘桌筆支3.50 11簽字文件架個30.00 11記號筆支2.80 12文件架好的15.00 12簽字筆盒22.80 13普通11.00 13支2.00 14A4板夾個7.00 14專用財務用筆0.38mm5.48 15文件雙夾個4.80 15水筆芯0.38mm4.30 16資料冊100頁15.00 16簽字筆芯盒14.00 1760頁10.00 17圓珠筆支0.80 1830頁7.00 18鉛筆支0.50 19名片冊300頁12.00 19旋轉拉桿夾個1.80 20剪刀把3.50 20拉邊袋個1.00 21裁紙刀把3.00 21拉桿夾個0.80 22打孔器個8.50 22裁紙刀片盒2.00 23訂書器個8.50 23不干貼包3.50 24啟訂器臺3.00 24修改液瓶3.00 25檔案盒塑料7.00 25雙面膠卷2.00 26筆筒個5.00 26膠棒15g1.90 27直尺30CM/把3.00 27小膠條卷0.50 2820CM/把2.00 28橡皮擦塊1.50 29垃圾筒個7.00 29曲別針盒1.00 30大膠袋座個15.00 30釘書釘盒1.00 表1：部門辦公用品申領單 申請部門： 年 月 日編號名稱規(guī)格單位數量使用人備注部門領導 簽字行政總監(jiān) 簽字注：部門人員填寫部門領導審核行政管理中心簽批管理員建檔后如實發(fā)放表2：辦公用品申請購置計劃單 日期： 年 月 日申請部門預計購置時間編號品 名規(guī)格單位數量預算額度實際金額備 注總裁/董事長 簽字采購部門行政管理中心 意見管理員注：管理員編制購買清單行政總監(jiān)審核簽字總裁/董事長簽批采購部門采購。表3：個人辦公用品申領單 日期： 年 月 日所在部門申請人編號申請物品規(guī)格單位數量是否領取備注部門領導 簽字領取時間 注：此表填好，每周二領取。 表4：個人辦公用品領取登記表所在部門領取人領取時間物品名稱規(guī)格單位數量單價總金額備注 注：此表由辦公用品管理員負責登記、建檔。表5：部門辦公用品領取登記表所在部門部門負責人領取時間物品名稱規(guī)格單位數量單價總價備注/使用人注：此表由辦公用品管理員負責登記、建檔。表6：會務組用品申領單會議主題：會議時間：申請人：申請日期：編號物品名稱規(guī)格單位數量是否領到備注部門領導 簽字行政總監(jiān) 簽字注：