博華水泥制品公司行政管理制度.doc

博華水泥制品公司行政管理制度 行政管理制度為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，制定本制度。 一一檔案管理公司檔案工作，實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。 行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，設(shè)專門檔案室，配備兼職人員分管公司主體檔案工作。 各部門形成的文件材料原則上由各部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔。 1.歸檔范圍公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；公司股東大會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的材料；經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能源消耗、安全生產(chǎn)、儀器設(shè)備方面的材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修、科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)、黨工組織方面的文件材料。 以上文件材包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。 2.檔案管理專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。 3.檔案的借閱3.1借閱非密級檔案通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)；3.2借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。 4.檔案的銷毀4.1按規(guī)定需要銷毀時，密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后方可銷毀。 4.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。 檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單。 二二印章管理為加強(qiáng)對公司印章的使用及管理，特作如下規(guī)定。 1.公司印章由行政部機(jī)要室負(fù)責(zé)保管。 2.公司印章的使用一律由行政部部長許可方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。 3.公司所有需要蓋印章的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。 4.公司一般不允許開具空白介紹信、證明。 如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。 5.因工作需要公司印章需帶出公司辦理工作事項，必須向行政部部長說明事由，用后及時歸還機(jī)要室。 6.蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人和承辦人負(fù)責(zé)。 三三公文管理1.行政部是公司公文的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司及所屬部門的行文工作，并配備專職人員負(fù)責(zé)管理。 2.公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。 公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、編號、傳遞、用印和銷毀，由專兼職人員立卷和存檔。 3.公文行文必須做到格式規(guī)范，字跡清楚，整潔美觀，份數(shù)準(zhǔn)確。 4.公文必須由發(fā)文部門主管副總簽發(fā)，重要文件由總經(jīng)理簽發(fā)。 經(jīng)簽發(fā)的文稿，不得擅自改動。 如確須改動，應(yīng)報經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)。 5.凡發(fā)出的文件，必須打印一份加原稿交機(jī)要室存檔。 6.辦文程序凡各部門上報、下發(fā)的文件，均應(yīng)按如下程序辦理擬稿部門負(fù)責(zé)人核稿領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)機(jī)要室編號、登記打印清樣擬稿人核對改正排版清樣擬稿人再核對印制公司或部門用印歸檔，并向各部門分發(fā)。 7.公文歸檔和銷毀，按公司檔案管理辦法處理。 8.文件編號規(guī)定8.1涉及公司全局的政策性文件、外送文件、部級領(lǐng)導(dǎo)的任免、組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整等應(yīng)以“博華字年號文號”形式下發(fā)。 8.2涉及員工的獎懲、晉級以及中層以下人事任免、調(diào)動的文件等均以“博華行字年號文號”形式下發(fā)。 8.3涉及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)考核等屬技術(shù)性的文件均以“博華技字年號文號”形式下發(fā)。 8.4涉及生產(chǎn)組織的文件均以“博華產(chǎn)字年號文號”形式下發(fā)。 8.5沒有明確歸類的文件均以“博華行字年號文號”形式下發(fā)。 9.公文的格式如下圖汝州鄭鐵博華水泥制品有限公司博華字年號文號正文汝州鄭鐵博華水泥制品有限公司年月日主題詞擬稿打印校對總份數(shù)（）主送抄報抄送10.公文一律采用楷體。 11.公文字型公文名稱小2號字；正文4號字；主題詞黑體、3號字；文中強(qiáng)調(diào)的部分可選用黑體字或其他特別表示。 12.公文一律用A4紙，正反兩面使用。 四報刊郵件收發(fā)管理公私報刊、外來郵件由行政部機(jī)要室負(fù)責(zé)收發(fā)。 1.外來郵件管理1.1外來郵件一律經(jīng)機(jī)要室簽收分發(fā)。 1.2凡掛號信、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由機(jī)要室通知收件人到機(jī)要室當(dāng)面簽收。 1.3不論公私郵件機(jī)要室應(yīng)隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映查明原因。 2.報刊訂購與收發(fā)2.1行政部機(jī)要室負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂購手續(xù)。 2.2報刊管理人員每日對郵局送來的報刊應(yīng)對郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補(bǔ)缺退余。 2.3負(fù)責(zé)將報刊進(jìn)行分類、登記，并及時分送到有關(guān)部門。 五五圖書資料管理1.公司的圖書資料由行政部設(shè)立專門的圖書資料柜負(fù)責(zé)管理。 2.各部室需要購買資料時，首先填寫資料購買申請，經(jīng)主管審批，并上交行政部圖書資料室保管。 3.機(jī)要室在購進(jìn)資料上貼上標(biāo)簽，進(jìn)行編號。 4.所有圖書資料都必須按要求進(jìn)行登記，注明購入時間、著作名稱、作者姓名、出版社名稱、出版時間以及必要項目。 5.所有圖書都必須在封面上加蓋公司印章。 機(jī)要室每年對書架上的全部圖書進(jìn)行一次清點(diǎn)與核對。 6.圖書資料借閱需辦理借閱手續(xù)，借閱完畢要及時歸還，丟失損壞者按價賠償。 機(jī)要室要做好借還登記工作。 六六保密管理1.全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。 在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準(zhǔn)出賣公司秘密。 2.公司秘密是關(guān)系公司發(fā)展和利益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的員工知悉的事項。 公司秘密包括下列秘密事項2.1公司經(jīng)營發(fā)展決策中的秘密事項；2.2人事決策中的秘密事項；2.3專有技術(shù)；2.4招標(biāo)項目的標(biāo)底、合作條件、貿(mào)易條件；2.5重要的合同、客戶和合作渠道；2.6公司非向公眾公開的財務(wù)情況、銀行帳戶帳號；2.7董事會或總經(jīng)理確定應(yīng)當(dāng)保守的公司其他秘密事項。 3.屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“秘密”字樣，由專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管，非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。 4.公司秘密應(yīng)根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。 接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。 非接觸公司秘密的員工，不準(zhǔn)打聽公司秘密。 5.記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管。 如有遺失，必須立即報告并采取補(bǔ)救措施。 6.對保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表揚(yáng)、獎勵。 7.違反本規(guī)定故意或過失泄露公司秘密的，視情節(jié)及危害后果予以行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰，直至予以除名。 七七辦公用品管理1.用品需購置的，由部門負(fù)責(zé)人填寫使用審批表，報副總經(jīng)理審批后由行政部購置。 2.購置后，辦理出入庫手續(xù)。 3.部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報副總經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一印制。 4.要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。 八自律管理1.全體員工要按公司有關(guān)規(guī)章制度辦事，嚴(yán)禁不按規(guī)定程序操作或越權(quán)審批；2.公開辦事制度，公開辦事程序、辦事結(jié)果，自覺接受監(jiān)督；3.建設(shè)項目和大宗設(shè)備、物資采購一律實行公開招標(biāo)或議標(biāo)，擇優(yōu)選擇施工單位和供貨方；4.恪守艱苦奮斗、勤儉節(jié)約精神，反對講排場、擺闊氣，搞鋪張浪費(fèi)；對外接待要嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；5.嚴(yán)禁用職權(quán)“索、拿、卡、