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人力資源檔案管理方案 對(duì)人力資源檔案進(jìn)行妥善管理，是人力資源管理的重要內(nèi)容，這樣既能有效地保守人才機(jī)密，也可以維護(hù)人力資源檔案資料的完整，防止資料損壞。企業(yè)建立健全人力資源檔案管理方案是對(duì)人力資源檔案進(jìn)行妥善管理的關(guān)鍵。目錄：一、員工人事檔案資料管理規(guī)定二、員工培訓(xùn)檔案管理辦法三、員工工作業(yè)績(jī)檔案管理辦法四、員工檔案保管規(guī)定五、員工檔案利用辦法附：人力資源檔案管理用表一、員工人事檔案資料管理規(guī)定概念解說(shuō)： 員工人事檔案資料是公司進(jìn)行人力資源管理的重要依據(jù)，因此必須制定相應(yīng)的規(guī)章，加強(qiáng)員工人事檔案資料的管理工作。 編寫要點(diǎn)：在制定該文案的過(guò)程中需注意如下幾個(gè)方面： (1)明確目的； (2)闡明員工人事檔案資料包含的內(nèi)容。范 文：公司員工事檔案資料管理規(guī)定為了加強(qiáng)本公司員工人事資料管理工作，特制定本規(guī)定。 一、各人事命令、通知公布后，連同該隸憑證(申請(qǐng)單或簽呈)合并歸檔。 二、每月初依據(jù)人員異動(dòng)記錄簿編制“人力異動(dòng)月報(bào)表”，呈核閱后，列八人事流動(dòng)率檢查依據(jù)。 三、員工若有需要“服務(wù)證明書”或“離職證明書”，可至人力資源部說(shuō)明中請(qǐng)理由，由經(jīng)辦人填寫證明，轉(zhuǎn)秘書室蓋印。 四、人力資源部應(yīng)于每月10日編制各主管名冊(cè)，送總機(jī)備查。 五、人力資源部應(yīng)備檔案包括如下內(nèi)容： 1、人力異動(dòng)案； 2、員工獎(jiǎng)懲案； 3、員工考績(jī)案； 4、員工培訓(xùn)案； 5、人事規(guī)章案； 6、人事勤務(wù)案； 7、人亭報(bào)表案； 8、員工福利案； 9、文體活動(dòng)案； 10、涉外事件案； 11、收發(fā)文件登記簿。 六、本規(guī)定自公布之日起實(shí)施。二、員工培訓(xùn)檔案管理辦法概念解說(shuō)： 公司培訓(xùn)員工時(shí)應(yīng)建立員工培訓(xùn)檔案，并加強(qiáng)對(duì)員工培訓(xùn)檔案的管理，從而使員工培訓(xùn)工作有據(jù)可查。編寫要點(diǎn)：(略)范 文：公司員工培訓(xùn)檔案管理辦法 一、為了加強(qiáng)員工培訓(xùn)的檔案管理工作，使員工培訓(xùn)工作有據(jù)可查，特制定本辦法。 二、員工培訓(xùn)檔案是對(duì)員工自進(jìn)入公司開始所參與過(guò)的各種培訓(xùn)活動(dòng)的詳細(xì)記錄。 三、員工的培訓(xùn)記錄內(nèi)容包括： (1)在職前訓(xùn)練中，該員工接受各種專業(yè)培訓(xùn)課程的課程名稱、內(nèi)容、時(shí)間、出勤記錄，參加有關(guān)考試的試卷，培訓(xùn)員對(duì)該員工的培訓(xùn)評(píng)估以及員工參加職前訓(xùn)練后的心得體會(huì)或匯總報(bào)告等； (2)在崗位培訓(xùn)中，員工參與的專業(yè)或外語(yǔ)的訓(xùn)練課程考勤記錄、課程情況、考試成績(jī)、評(píng)估表格、總結(jié)報(bào)告等； (3)在工作期間，員工自費(fèi)參加社會(huì)上舉辦的各婁業(yè)余進(jìn)修課程的成績(jī)報(bào)告單位與結(jié)業(yè)證書復(fù)印件等有關(guān)材料。 四、員工培訓(xùn)檔案與其工作檔案一起被公司人力資源部作為對(duì)員工晉升、提級(jí)、加薪時(shí)的參考依據(jù)。 五、員工的培訓(xùn)檔隸也是公司培訓(xùn)部發(fā)掘與調(diào)配人才的原始依據(jù)。： 六、本辦法自公布之日起實(shí)施。三、員工工作業(yè)績(jī)檔案管理辦法概念解說(shuō)： 為了激勵(lì)員工，公司應(yīng)對(duì)員工的工作業(yè)績(jī)及時(shí)進(jìn)行記錄，建立員工績(jī)效檔案，加強(qiáng)績(jī)效管理。編寫要點(diǎn)：(略)范 文：公司員工工作業(yè)績(jī)襠案管理辦法 一、本辦法是為了對(duì)員工工作業(yè)績(jī)廈時(shí)進(jìn)行記錄，方便績(jī)效考核工作，加強(qiáng)績(jī)效管理，激勵(lì)員工。 二、要建立工作業(yè)績(jī)檔案，對(duì)各段時(shí)期的工作要有評(píng)價(jià)和考核，對(duì)其主要表現(xiàn)記入檔案?？己藰?biāo)準(zhǔn)是依據(jù)崗位責(zé)任制中心的職責(zé)范圍等內(nèi)容，考核工作可分配到各部門進(jìn)行，最后由人事部匯總。 三、建立員工工作業(yè)績(jī)檔案的目的是便于對(duì)員工正確全面地評(píng)價(jià)，對(duì)工作突出，成績(jī)和貢獻(xiàn)較大者要給予表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)、晉級(jí)等。對(duì)工作不踏實(shí)、消極怠工，屢屢出現(xiàn)差錯(cuò)者要進(jìn)行批評(píng)、處罰、降級(jí)或撤職。 四、員工工作業(yè)績(jī)檔案的內(nèi)容，主要有以下幾個(gè)部分： 1文件材料。主要文件包括員工人事調(diào)動(dòng)表、勞動(dòng)合同書、員工身份證、專業(yè)文憑、證書、待業(yè)證明等文件的復(fù)印件等。 2考評(píng)記錄。主要是員工工作表現(xiàn)評(píng)估表。公司實(shí)行制度化的評(píng)估工作，對(duì)員工工作表現(xiàn)定期進(jìn)行孝評(píng)?？荚u(píng)記錄可比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要的查考作用。 3出勤記錄。員工每月的考勤統(tǒng)計(jì)按年度匯總歸納，以專設(shè)的統(tǒng)計(jì)表格形式存入員工工作檔隸。員工出勤情況的記錄是員工工作態(tài)度的反映側(cè)面，體現(xiàn)了員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)和對(duì)工作的責(zé)任感。 4獎(jiǎng)懲記錄。員工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀(jì)律而受到各種獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的記錄是對(duì)其工作能力、可依賴程度、工作責(zé)任心廈工作態(tài)度的一種檢驗(yàn)足度，也是考察員工表現(xiàn)，使用與提拔員工的重要依據(jù)。 5職級(jí)變更。員工在工作中，由于工作表現(xiàn)廈服務(wù)年限因素，其職務(wù)、級(jí)別與工資待遇等內(nèi)容會(huì)有變化，這種變動(dòng)也體現(xiàn)了員工工作能力、工作表現(xiàn)、貢獻(xiàn)大小。因此，員工工作檔案中對(duì)員工職級(jí)的變動(dòng)記錄是考查員工工作表現(xiàn)的客觀依據(jù)。 五、在員工檔案中，還要搜集員工工傷情況記錄、客人表?yè)P(yáng)或投訴員工的信件(復(fù)印件)等資料。這對(duì)于全面、有效地考查員工表現(xiàn)都有重要作用。六、本辦法自公布之日起實(shí)施。四、員工檔案保管規(guī)定概念解說(shuō)： 檔案保管是員工檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因而公司應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章，加強(qiáng)檔案保管工作。編寫要點(diǎn)：?jiǎn)T工檔案保管規(guī)定通常包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容： (1)檔案資料的歸檔； (2)檔案的保密； (3)檔案的轉(zhuǎn)遞； (4)檔案的統(tǒng)計(jì)； (5)檔案的檢查核對(duì)。范 文：公司員工檔案保管規(guī)定一、檔案資料的歸檔：檔案管理人員應(yīng)該對(duì)新形成的檔案材料廈時(shí)歸檔，歸檔的大體程序1、對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求 2、按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體位置； 3、在目錄上補(bǔ)登材料名稱及其相關(guān)內(nèi)容； 4、將新材料存入檔案。 二、檔案的保密：企業(yè)制訂檔案保密制度的具體要求如下： 1、對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔隸的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備； 2、庫(kù)房應(yīng)備有必要的防火、防潮器材； 3、庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不存放無(wú)關(guān)物品； 4、任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合； 5、無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房，嚴(yán)禁吸煙； 6、離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。 三、檔案的轉(zhuǎn)遞：檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由于工作變化等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下： 1、取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案； 2、在檔案底賬上注銷； 3、填寫轉(zhuǎn)遞人事檔隸材料的通知單； 4、按發(fā)文要求包裝、密封。 檔案在轉(zhuǎn)遞中必須遵循保密原則，一般通過(guò)機(jī)要通道轉(zhuǎn)遞，不能交由本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案核對(duì)無(wú)誤后，必須在回執(zhí)上簽字蓋章，且及時(shí)退回。 四、檔案的統(tǒng)計(jì)：企業(yè)人事檔案的有關(guān)情況應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)： 1、人事檔案的數(shù)量； 2、人事檔隸材料收集補(bǔ)充情況； 3、檔案整理情況； 4、檔案保管情況； 5、利用情況； 6、庫(kù)房設(shè)備情況； 7、人事檔案工作人員情況： 五、檔案的檢查核對(duì)：企業(yè)應(yīng)該對(duì)人事資料檔案進(jìn)行定期或不定期檢查與核對(duì)。 檢查人力資源檔案的內(nèi)容時(shí)，既要對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看其是否有霉?fàn)€，蟲蛀等；也要對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。 在下列情形發(fā)生后，應(yīng)對(duì)人事檔案進(jìn)行徹底檢查與按對(duì)。 1、突發(fā)事件，如遺失、被盜或水災(zāi)之后； 2、對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)后，如不能確定某份材料是否丟失； 3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料發(fā)霉，發(fā)現(xiàn)蟲蛀等。五、員工檔案利用辦法概念解說(shuō) 檔案利用如同檔案保管，是員工檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因而同樣需要建立相應(yīng)的規(guī)章加強(qiáng)檔案的利用管理。編寫要點(diǎn)：?jiǎn)T工檔案利用辦法通常包括如下幾個(gè)方面的內(nèi)容(1)目的；(2)檔案的利用方式；(3)檔案利用操作規(guī)程。范 文：公司員工檔案利用辦法一、目的：公司為了高效、有序地利用檔案材料，特制定本辦法。二、檔案的利用方式：人事檔隸的利用方式主要有三種： 1、設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般情況下都設(shè)在人力資源檔案庫(kù)房?jī)?nèi)或靠近庫(kù)房的地方，以便調(diào)卷和管理。這便于查閱指導(dǎo)、監(jiān)督，便于防止泄密和丟失等。 2、借出使用。在滿足以下條件時(shí)，企業(yè)可以將人事?lián)蹼`借出使用： (1)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案； (2)公安、保衛(wèi)部門由于特殊需要必須借用人事檔案等。 注意借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，到期未還者必須催還。 3、出具證明材料。通常情況下，出具的證明材料可以是人事檔案部門按相關(guān)文件規(guī)定出具的情況或證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)印件。 要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工或出國(guó)等。 三、檔案利用操作規(guī)程：檔案利用中各種萬(wàn)式的操作規(guī)程如下： 1、查閱手續(xù) (1)首先，由申請(qǐng)查閱者出示書面查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象、理由、目的、查閱人的概況等情況； (2)其次，查閱單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字； (3)最后，由人事檔案部門審核、批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，如果理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。 2、外借手續(xù) (1)首先，由借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告，其內(nèi)容與查檔報(bào)告相似： (2)其次，由借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字； (3)再次，人事檔隸部門對(duì)借檔單位進(jìn)行審核、批準(zhǔn)； (4)然后，進(jìn)行借檔登記，把借檔的時(shí)間、材料名稱、理由、份數(shù)等寫清楚，并由借檔人員簽字； (5)最后，歸還檔案時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。 3、出具證明材料的手續(xù)：?jiǎn)挝?、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)： (1)由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章； (2)人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合使用者的要求，提供證明材料： (3)證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。附：人力資源檔案管理用表一、人事登記表表1 公司人事登記表編號(hào)姓名到職日期性別出生日期籍貫身份證號(hào)碼戶籍所在地最高學(xué)歷離職日期二、人事檔案管理卡表2 公司人事檔案管理卡全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)耪 出歸 還日朝單位名稱經(jīng)手人姓名庫(kù)房管理人員簽字日期庫(kù)房管理人員鑒字三、檔案調(diào)閱單表3 公司檔案調(diào)閱單檔案名稱審批調(diào)閱人檔號(hào)及件數(shù)還卷日期年月日經(jīng)收人簽章共宗件注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，第二聯(lián)留存檔案予“備查”。四、人事檔案資料卡表4 公司人事檔案資料卡姓名性別血型籍貫省 縣市出生日期照片住址現(xiàn)址身份證 字 第 號(hào)遷移統(tǒng)一編號(hào)遷移勞保投保日期年月日?？ㄌ?hào)碼通訊地址電話退保日期年月日特長(zhǎng)保證人姓名離廠事由愛好住址日期學(xué)習(xí)經(jīng)歷學(xué)校名稱科（系列）畢業(yè)時(shí)間經(jīng)歷服務(wù)處所擔(dān)任職務(wù)起訖日期薪資津貼家庭成贈(zèng)關(guān)系姓名年齡職業(yè)薪資核定到任日期薪資金額派任單位職稱董事長(zhǎng)總經(jīng)理副總理經(jīng)理廠長(zhǎng)介紹人姓名關(guān)系住址電話五、檔案內(nèi)容登記簿表5 公司檔案內(nèi)容登記簿類號(hào)案號(hào)內(nèi) 容備 注六、檔案明細(xì)表表6 公司檔案明細(xì)表保險(xiǎn)庫(kù)號(hào)柜位號(hào)擬存至何時(shí)公司部門文件名稱內(nèi)容類別入庫(kù)日期出庫(kù)日期收件人簽收年月日年月日審核： 王管： 經(jīng)辦人：七、人事檔案?jìng)淇急肀? 公司人事檔案?jìng)淇急?機(jī)關(guān)名稱： 立卷單位名稱：案卷目錄號(hào)： 案卷號(hào)：本卷（簿）內(nèi)的文件張數(shù)：本卷（簿）內(nèi)需說(shuō)明的情況：立卷人： 檢查人： 年 月 日 年 月 日八、歸檔案卷目錄表18 公司歸檔案卷目錄全宗號(hào)： 目錄號(hào)： 部門案卷順序號(hào)正卷類目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限 備注九、閱檔催還單表9 公司閱檔催還單 同志：經(jīng)查：您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾，為方使他人使用和管理望依檔案調(diào)閱規(guī)則于日內(nèi)退還。檔號(hào)文號(hào)名 稱借期原定還期數(shù)量備注宗冊(cè)十、閱檔催還單存根表lO 公司閱檔催還單存根借閱人：檔號(hào)文號(hào)名 稱借期原定還期數(shù)量催單發(fā)出日期宗冊(cè)十一、檔案存放地點(diǎn)表表15一11 公司檔案存放地點(diǎn)表 全宗名稱： 全宗號(hào)：隸卷目錄號(hào)案卷目