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文檔簡介
世邦魏理仕物業(yè)管理財務手冊北京世邦魏理仕物業(yè)管理服務有限公司資產(chǎn)服務部編制目 錄第一章財務部組織架構及崗位職責3第二章財務工作職責5一、財務部工作職責6二、財務部崗位職責7第三章財務管理規(guī)定及管理制度10一、財務管理規(guī)定11二、財務管理制度21第四章財務工作程序33一審批簽署程序34二支票、發(fā)票、收據(jù)的申領程序34三支票報銷或費用支出程序35四現(xiàn)金報銷及管理程序35五申請采購普通的辦公用品/大廈物品程序 36六申請采購資產(chǎn)類物品/工程用材料/非經(jīng)常性維修工程程序37七管理處收入程序37八倉庫管理及物料盤點程序38九工具借用程序39十業(yè)務招待費程序39十一公共事業(yè)費繳款流程39第五章物業(yè)管理公司財務交接項目明細41第六章財務常用表格43第 一 章財 務 處 理 原 則財務處理原則 北京世邦魏理仕物業(yè)管理服務有限公司所采取的物業(yè)管理模式為基金式管理。每個項目有自己獨立的銀行賬戶,管理費收入屬于共同業(yè)主;項目的費用從管理費的收入中支出,管理費有盈余的歸屬共同業(yè)主所有。物業(yè)管理公司適用的會計制度為:外商投資企業(yè)會計制度;物業(yè)管理公司的賬務處理原則是:權責發(fā)生制原則。所有的費用將按照投標或年初時的項目經(jīng)營預算進行控制,分配以及預提,每月的營業(yè)稅金通過世邦魏理仕北京總公司代繳。在傭金收取方面,北京世邦魏理仕在其管理期間,將只按月收取一定管理者酬金的模式進行;而有關管理者酬金的收取比例依照委托管理合同中的有關條款執(zhí)行。管理費收取標準確定的原則:北京世邦魏理仕管理的項目,管理費收取的標準為以支定收的原則,根據(jù)項目每年所做出的經(jīng)營預算,來確定管理費收取的價格。如果是補貼式經(jīng)營的,按照委托合同中相關規(guī)定收取。應收賬款不計提壞賬準備,采用實際轉銷法進行賬務處理。第 二 章財 務 工 作 職 責財務部工作職責財務部在總物業(yè)經(jīng)理的領導下,行使財務管理、財務監(jiān)督以及成本核算的職能。主要任務包括:籌措資金、財務核算、編制預算、審核各項成本費用支出、組織收款業(yè)務、承擔成本核算和會計核算等會計職能;制作各種財務報表;保證財務信息暢通,利用財務分析和數(shù)據(jù)資料為管理人員提供決策依據(jù)。1、掌握經(jīng)濟信息,作好經(jīng)濟預測。掌握國家已出臺的經(jīng)濟法規(guī)、政策、條例,廣泛收集市場信息及各種經(jīng)濟資料、市場發(fā)展趨勢等,為總物業(yè)經(jīng)理組織公司重要經(jīng)營活動提供客觀依據(jù)。2、編制財務預算,確定財務管理目標。即在市場調(diào)查和經(jīng)濟預測的基礎上,組織公司各部門做好財務預算,編制部門計劃,搞好綜合平衡,編制公司的財務收支預算,確定公司及各部門的財務管理目標。3、合理運用資金,加快資金周轉。即以預算目標為基礎,合理控制成本和費用,加快資金周轉,提高資金使用效率。4、加強經(jīng)營收入管理,保證資金及時回籠。5、加強成本費用管理,提高經(jīng)濟效率,定期編制成本、費用及經(jīng)營收入分析報告,為考核各部門目標管理預算指標的執(zhí)行情況提供依據(jù)。6、加強固定資產(chǎn)管理,提高固定資產(chǎn)利用率,監(jiān)督固定資產(chǎn)使用過程,延長固定資產(chǎn)使用壽命,提高固定資產(chǎn)使用效率。7、加強會計核算,按時上報各種財務報表。根據(jù)公司要求設置會計科目、編制會計報表,定期組織資產(chǎn)核算、負債核算、所有者權益核算、營業(yè)收入核算、成本費用和稅金核算、利潤和利潤分配核算等全面核算。按期提供會計報表和各種統(tǒng)計報表,為總物業(yè)經(jīng)理的經(jīng)營決策和經(jīng)營的正常開展提供依據(jù)。崗位職責一、 財務部經(jīng)理直接上級:總物業(yè)經(jīng)理直接下級:財務部會計、出納、收銀員崗位職責:1. 主持財務部全面工作,對各項財務會計工作定期研究、布置、檢查和總結,對總物業(yè)經(jīng)理全面負責財務工作;2. 落實各項財務制度、規(guī)范,制訂財務部崗位責任制,檢查、監(jiān)督、指導各崗位工作;3. 編寫財務分析報告,審核各種對內(nèi)、對外財務報表;4. 嚴格按照財務預算、經(jīng)濟合同審批各項開支,實施財務監(jiān)督;5. 協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理,組織編制項目年度財務預算,按時上報月度財務預算;6. 根據(jù)發(fā)展商/業(yè)主委員會審核批準的年度費用開支預算及管理公約, 監(jiān)督、檢查、稽核管理費收支情況,嚴格控制各項支出在預算之內(nèi);7. 參與重大經(jīng)濟業(yè)務、合同管理業(yè)務開拓的可行性研究,為總物業(yè)經(jīng)理決策提供參考性信息;8. 協(xié)調(diào)財務部與其他部門、客戶、發(fā)展商財務部、總公司財務部的關系;9. 負責與銀行、稅務、工商聯(lián)絡及商討有關物業(yè)管理公司的稅務及外匯等事宜;10. 協(xié)同總物業(yè)經(jīng)理出席定期與業(yè)主的會議,每月對項目的財務狀況作出報告分析及提出建議;11. 配合內(nèi)部、外部審計人員對物業(yè)管理公司的財務賬目進行審計工作;12. 保證賬務處理符合國家法律法規(guī)及政策;13. 總物業(yè)經(jīng)理交辦的其他工作。二、 會計直接上級:財務部經(jīng)理崗位職責:1. 全面熟悉業(yè)主資料,準確掌握賬單發(fā)送信息,及時向上級提供業(yè)主欠費情況;2. 監(jiān)察業(yè)主應交之管理費、公用事業(yè)費及其他費用的收取,定期對業(yè)主發(fā)送繳費通知,根據(jù)業(yè)主欠費情況及時發(fā)送催款賬單以及分析欠費原因,采取適當?shù)淖防U行動,及時通知財務部經(jīng)理/總物業(yè)經(jīng)理,由總物業(yè)經(jīng)理決定是否發(fā)送催款最后通牒以及采取相應的措施;3. 貫徹執(zhí)行收取物業(yè)管理費的程序并維持較高的收款率;4. 關切業(yè)主變動情況,凡有業(yè)主搬遷的情況,必須查閱有關合同文件資料,并與發(fā)展商/業(yè)主聯(lián)系,核查業(yè)主各項費用的清繳情況,租賃情況變動要及時取得發(fā)展商/業(yè)主的書面授權書;5. 及時制作搬入/出業(yè)主欠交費用賬單,分析每月和全年應收款項的回收率;6. 經(jīng)常保持與業(yè)主聯(lián)系,核對賬務,負責對業(yè)主欠賬情況查詢及解釋;7. 日常運行的賬務處理,編制各種記帳憑證,編制各種財務報表及財務狀況分析表;8. 負責物業(yè)管理費及公共事業(yè)費的統(tǒng)計核算,負責計算提取員工工資、福利費及營業(yè)稅金;9. 負責每月與總部及發(fā)展商財務進行往來帳目的核對;10. 負責每月月末與出納核對現(xiàn)金、銀行賬,盤存保險柜庫存現(xiàn)金;11. 定期稽核倉庫管理員提交的盤點報表,及時向財務經(jīng)理提交盤點分析報告;12. 年末配合審計師組織各部門進行一次資產(chǎn)盤點清查工作;13. 及時打印記帳憑證、會計帳簿,并裝訂成冊,負責會計資料、檔案管理;14. 協(xié)助財務經(jīng)理進行年度審計工作;15. 財務經(jīng)理交辦的其他工作;三、 出納直接上級:財務部經(jīng)理崗位職責:1. 嚴格按照財務制度辦理現(xiàn)金收付、銀行結算業(yè)務及日常報銷及支出,確保各項收支必須得到充分的授權;2. 逐日序時登記現(xiàn)金日記賬,每日清點現(xiàn)金,保證賬實相符,庫存現(xiàn)金余額不得超過規(guī)定限額;3. 逐日序時登記銀行存款日記賬,月末編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表” ;4. 日常費用報銷工作,收集審核日常報銷單據(jù),審核原始單據(jù)是否齊全、是否符合規(guī)定,審批手續(xù)是否完備,對不符合規(guī)定的一律不予辦理;5. 及時將所收款項存入收入帳戶,辦理收入帳戶與支出帳戶的結轉手續(xù);6. 及時編制現(xiàn)金流量報表;7. 及時匯總業(yè)主各項費用的收取情況,與會計對帳;8. 妥善保管各種發(fā)票及收據(jù),完善各種票據(jù)的收、發(fā)、領用手續(xù);9. 按時繳納各項稅款,辦理發(fā)票購買事宜;10. 月末盤點收銀員備用金;11. 與總公司日常工作的溝通與聯(lián)系(費用報批、各種簽章等);12. 完成領導交辦的其他工作。四、 收銀員直接上級:總出納崗位職責:1. 負責業(yè)主各種款項的收取工作;2. 妥善保管庫存?zhèn)溆媒鸺案鞣N單據(jù)等;3. 每日將當日收款情況表及所收款項交予出納,雙方核對相符后,簽字確認;4. 嚴格按照規(guī)定收取各種款項,如遇特殊情況應得到財務經(jīng)理/總物業(yè)經(jīng)理批準后方可辦理;5. 嚴格按照規(guī)定開據(jù)各種發(fā)票及收據(jù),不得轉借、轉讓、代開發(fā)票,不得自行擴大發(fā)票使用范圍。第 三 章財務管理規(guī)定及管理制度一、 財務管理規(guī)定會計檔案管理規(guī)定針對會計檔案的重要性,根據(jù)企業(yè)會計管理規(guī)定,制定以下管理規(guī)定。1. 會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要憑證和證據(jù)。具體包括:1.1 會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證;1.2 會計賬薄類:總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬簿;1.3 報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告;1.4 其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單及其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。2. 項目每年形成的會計檔案由財務部按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊,并編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案,在會計年度終結后,由財務部保管1年。期滿之后,由財務部專人保管并且存放于專用的保管地點。3. 財務部保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)財務部經(jīng)理批準,方可代查閱或復制,并辦理登記手續(xù)。查閱或復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。4. 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。會計檔案的保管期限,從會計年度終結后的第一天開始計算。定期保管期限為10年、15年兩類。5. 本規(guī)定的會計保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行。會計檔案的具體名稱如有同本規(guī)定附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。6. 保管期滿的會計檔案,除第(七)條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀; 6.1 由財務部提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名 稱、 卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容; 6.2 總物業(yè)經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見; 6.3 銷毀會計檔案時,應當由行政和財務部共同派員監(jiān)銷; 6.4 監(jiān)銷人在監(jiān)銷會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對 所要銷毀的會計檔案;銷毀后應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總物業(yè)經(jīng)理。7. 保管期滿但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。8. 采用電子計算機進行會計核算,應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。財務預算制定為確保管理正常運作,提高財務收支預算的合理性及加強成本控制,制定預算制定方案。1. 相關職責1.1 財務部經(jīng)理負責協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理編制公司每一年度財務預算,每年11月份著手編制下年度的財務收支預算。1.2 費用支出部門詳細提供過往12個月財務資料;1.3 客戶資料管理部門詳細提供過往12個月電費和水費統(tǒng)計表的明細資料;1.4 各部門提供下一年度的費用預算開支計劃;1.5 總物業(yè)經(jīng)理提供下一年度人員編制計劃與調(diào)資計劃表。2. 編制要求2.1 堅持“以支定收,收支平衡”為預算原則,以發(fā)展商/業(yè)主委員會審批的 收費標準為準則;2.2 根據(jù)各部門提供資料,進行分析及計算;2.3 將計算分析出的數(shù)據(jù)資料,形成初稿;2.4 預算編制按規(guī)定格式進行,對于預算中的項目須附上注解,并提交總物業(yè)經(jīng)理審核;2.5 提交發(fā)展商/業(yè)主委員會審批;2.6 發(fā)展商/業(yè)主委員會審批通過后貫徹執(zhí)行。3. 資料處理3.1 用于編制年度預算的資料應進行歸檔登記;3.2 年度預算執(zhí)行完成后,應與實際數(shù)進行對比分析,并作為預算附件資料,連同預算資料一齊保存。管理費支出管理規(guī)定管理費的支出應體現(xiàn)管理費“取之于客戶,用之于客戶”的原則。制定本規(guī)定,是為加強對管理費用開支的管理,確保管理費支出的合理性。1. 管理費主要支出項目1.1 共用設備、設施的維修及保養(yǎng)費;1.2 公共區(qū)域消耗的公共事業(yè)費用;1.3 . 交辦的其他工作;程中,嚴格按公開的收費標準統(tǒng)一尺度收費。公共區(qū)域綠化費及節(jié)日裝飾費;1.4 公共區(qū)域清潔、殺蟲費用;1.5 管理人員支出,包括工資、福利、制服及裝備等;1.6 物業(yè)管理公司酬金(按管理合同規(guī)定);1.7 大廈保險費;1.8 審計費、律師費及聘請專業(yè)人員費用;1.9 固定資產(chǎn)折舊費;1.10 應急及不可預測費用;1.11 稅費;1.12 行政辦公費用;1.13 其他為管理的合理支出。2. 管理費支出監(jiān)管2.1 每年度的管理費開支必須按年度預算項目執(zhí)行;2.2 每月的管理費用支出應按本預算執(zhí)行,如每一具體項目的費用支出超過 預算金額,物業(yè)管理公司必須在季度和年度財務報表做出合理解釋。2.3 每年度管理費開支原則上應按照預算項目執(zhí)行;2.4 凡發(fā)生與會計制度和稅法相違背的費用支出嚴禁在管理費中列支;2.5 財務部負責對每年度管理費支出用途進行審核和監(jiān)督。存入保證金管理規(guī)定為規(guī)范對客戶所繳交的押金、保證金的管理,正確反映其變動狀況,特制定本管理規(guī)定。1. 裝修保證金收繳管理1.1 裝修保證金收繳管理為客戶進行裝修的施工單位,必須繳納裝修保證金,裝修保證金按照管理公司有關裝修管理規(guī)定收取。1.2 裝修保證金退還管理1.2.1裝修保證金退還的前提條件為工程驗收合格。客戶裝修工程完工,提出驗收申請,工程部系統(tǒng)工程師、管業(yè)部經(jīng)理及保安部經(jīng)理會同設計單位、施工單位、建設單位、監(jiān)理單位對其進行驗收并在單位工程驗收記錄上簽署合格,方可申請退還押金。1.2.2財務部根據(jù)工程部、管理部及保安部簽署的驗收合格及退還保證金的意見,核實其保證金繳交情況,簽署意見。1.2.3辦理退款時,出納人員應認真審核用戶退款手續(xù)的完備性,要求客戶在收據(jù)或說明書上簽收確認,并登記其有效證件的號碼;1.2.4經(jīng)核實無誤后,進入辦理退款程序。2. 施工出入證押金管理為客戶進行裝修的施工人員,必須辦理施工出入證,同時按規(guī)定繳交施工出入證押金。2.1 施工出入證押金收繳管理根據(jù)管理公司裝修管理規(guī)定,向施工人員收取施工出入證押金。2.2 施工出入證押金退還管理2.2.1施工人員憑完好無缺的施工出入證及有關申請表退還押金;2.2.2管理公司應根據(jù)審查后的施工證件,在申請表上簽署意見后轉交財務部辦理退款手續(xù)。2.3 財務部人員審核無誤后,方可辦理退款。有償服務收費管理規(guī)定為提高服務質(zhì)量,加強對有償服務收費的管理,特制定本規(guī)定。1. 工作程序先服務后收費1.1 管業(yè)部對客戶所需維修項目的相關內(nèi)容詳細填寫記錄并輸入電腦,根據(jù)物業(yè)管理公司的有償服務價目表標準計費后填入維修單;1.2 維修人員在客戶同意服務價格后,為客戶提供有償服務,最后請客戶對維修效果進行驗收并在維修單上簽字確認,第一聯(lián)給管業(yè)部,第二聯(lián)返工程部,第三聯(lián)交財務部;1.3 各服務項目完成后,工程人員應填寫維修時間、耗料情況,并簽署后交倉庫管理員進行庫存登記;1.4 當工程維修單與工程部核對后,財務部每月15日前將上月的維修費用列入有關客戶的繳費通知書計費收取。2. 其他要求2.1 維修人員對客戶提供服務后,不能直接向客戶收取現(xiàn)金,更不能接受客戶的小費或其他饋贈物品;2.2 若客戶要求的服務超出現(xiàn)服務范圍時,維修人員應禮貌地給予合理解釋,并盡最大能力提供協(xié)助(如資料提供等),最后將情況反映至管理部負責人;2.3 根據(jù)市場價格及實際情況的費用變化和客戶服務需求,物業(yè)管理公司應及時增減服務項目或修訂收費標準。應收賬款管理規(guī)定物業(yè)管理公司根據(jù)管理公約及項目的具體實際情況,特制訂應收賬款收取的原則、方法、管理制度及相關措施如下:項目名稱根據(jù)項目名稱管理公約,及現(xiàn)在項目名稱應收賬款具體實際情況,特制訂應收賬款收取的原則、方法、管理制度及相關措施如下:1.收取原則及計算標準管理費的收取原則,實行上收費的原則管理費收取的標準為RMB ?/m2 /月。公共事業(yè)費及相關雜費的收取原則,實行下收費的原則即每月發(fā)送出的賬單是上月的電費、水費、煤氣費等實際消耗量發(fā)生的金額。電費的收取標準為RMB?/kwh;水費收取標準冷水和中水為RMB?/ton,熱水為RMB ?/ton;煤氣費的收取標準為RMB ?/m3。公共事業(yè)費用的讀表時間為每月10日。2.收取方法業(yè)主(租戶)可以將管理費或公共事業(yè)費以現(xiàn)金或支票形式直接交到管理處的財務部,也可以通過銀行轉賬。我處的開戶行及賬號名稱如下:開戶名稱:北京世邦魏理仕物業(yè)管理服務有限公司開 戶 行:銀行地址:銀行帳號:3.應收賬款管理制度及相關措施- 管理處實行應收賬款賬單準時發(fā)送及時收回的原則。每月有關部門將準確無誤的相關數(shù)據(jù)13日下午五時前送到財務部。財務部每月13至14日將原始數(shù)據(jù)錄入計算并和制作賬單,每月16日將所有的管理費、公共事業(yè)費賬單發(fā)送完畢。每月底的最后一天為付款的最后期限。- 交費期限:自發(fā)出賬單之日起,兩個星期內(nèi)交納。付款人如遇特殊情況不能及時付款,應以書面形式通知管理處財務部。財務部將酌情向公司申請適當延長付款人的付款期限。- 逾期管理:如果業(yè)主(租戶)未有特殊情況,在規(guī)定的付款期限內(nèi)沒有交納相關費用,本處將在賬單付款最后交款日過后的第7日發(fā)送催款單。催款單發(fā)送7日后,即應付款項的最后期限。仍未付款的,管理處將采取進一步措施即開始計算滯納金。滯納金的計算標準為:按天計算滯納金每天滯納金金額=付款人應付金額總數(shù)X 0.5滯納金總額 =每天滯納金金額 X 逾期天數(shù)逾期天數(shù)包括國家法定假日和每周的休息日。- 如果逾期超過2個月(從付款的最后期限之日起),在收取滯納金的同時,物業(yè)公司將向業(yè)主委員會提出書面報告,經(jīng)業(yè)主委員會同意后,對未支付管理費和公共事業(yè)費的業(yè)戶發(fā)出書面通知,明確在通知的7日后,將采取停止供水、電或煤氣等相應的措施,以避免共同業(yè)主及物業(yè)公司在經(jīng)濟上的損失。對惡意拖欠費用的業(yè)戶,堅決采取相應的法律措施。- 手續(xù)費的收?。横槍τ馄诟犊畛^2個月以上的業(yè)戶。物業(yè)公司將收取必要的手續(xù)費,作為因業(yè)戶違約引起管理者額外工作及相關費用的補償。 超過付款期限2個月以上的,每次收取手續(xù)費¥300元。 代收代繳費用管理規(guī)定代收代繳電話費1. 每月12日之前,必須將上月的客戶電話費清單和發(fā)展商已繳納的電話費發(fā)票復印件送交到物業(yè)管理公司財務部會計的手里。作為物業(yè)管理公司確認應收款項的依據(jù)。2. 每月16日財務部將電話費賬單分別發(fā)送給客戶和發(fā)展商,如果遇到節(jié)假日,賬單的發(fā)送日期和第1項操作程序相應提前。3. 財務部將要按照具體的付款信息確定電話費賬單發(fā)送的對象,客戶使用的發(fā)送給客戶;空號和發(fā)展商承諾付款的發(fā)送給發(fā)展商。4. 電話費的付款期限與管理費和公共事業(yè)費用的付款期限相同,即客戶自收到賬單之日起有2周的付款時間。如果超過財務部確認的付款期限而且沒有合理書面的逾期付款理由,財務部將要按照應收款項管理規(guī)定,進行相應的處理和措施,對于60天內(nèi)仍不交納電話費或所欠電話費超過電話押金者,物業(yè)管理公司將強行切斷電話,并責成欠費者墊付兩個月押金,從該電話押金中抵補未收回的電話費。5. 由于電話費用的收取行為屬于替發(fā)展商收取的代收行為,每月月底物業(yè)管理公司的財務部須與發(fā)展商的財務部進行內(nèi)部往來款項的確認,具體的確認函需要雙方財務負責人簽字確認,同時,也可以作為付款申請或者往來賬項抵扣的依據(jù)。6. 以上的付款申請或者往來款項的抵扣是指物業(yè)財務部實際收回的電話費金額,不應包含應收而未收回款項。7. 電話費從發(fā)展商賬戶劃款,如需要物業(yè)管理公司立即全額劃給發(fā)展商,則電話押金應放在物業(yè)管理公司;如只將收到多少電話費就劃給發(fā)展商多少,則電話押金存入發(fā)展商賬戶。代供應商收取的費用為了嚴格遵守北京市稅務局關于發(fā)票的使用和管理規(guī)定,對管理公司的各項代收款項進行有效的管理,現(xiàn)對管理公司的代收款項的條件做出明確規(guī)定:1. 收款人必須是與管理公司簽訂合同的分包商或者與管理公司簽訂正式的委托代收款合同,否則,將不予代收。2. 必須有付款人同意付款的確認函。3. 代收款項到達管理公司的賬戶后,收款人才能向管理公司申請支取款項。收款人所提供給管理公司的發(fā)票,必須是符合北京市稅務局頒布新發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式發(fā)票(即2001年4月1日起實施的新規(guī)定),而且發(fā)票必須真實有效。管理公司將按發(fā)票上的財務章的名稱作為付款支票的抬頭。在收到代收款項后,管理公司將代扣代繳營業(yè)稅,稅率為5%。銀行收取的2手續(xù)費以及代收款項屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔,管理處不予承擔。二、 財務管理制度財務公開監(jiān)督制度制定財務管理公開監(jiān)督制度,是為增加財務管理的透明度,真正體現(xiàn)財務管理公平、公開、公正的有效性。1. 年度預算編報的規(guī)定1.1 物業(yè)管理公司每年的財務預算編報必須遵循“量出而入,以支定收,收支平衡”的基本原則;1.2 年度預算中費用支出特定項目的變動程度,如員工薪金、福利增減的變動幅度等,將結合中華人民共和國勞動保障部的規(guī)定及管理公司的實際情況指定,同時,還要征得發(fā)展商/業(yè)主委員會的同意,方能列入預算;1.3 年度預算報表中每一項目應附有詳細的注釋及說明;1.4 年度預算報表須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會審批后,方可執(zhí)行。2. 收費標準公開化2.1 物業(yè)管理公司所有的收費標準均向業(yè)戶和發(fā)展商公開,并且在北京有關物價管理部門備案。同時,在執(zhí)行過程中,嚴格按公開的收費標準統(tǒng)一尺度收費。2.2 管理費收費標準須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標準收取或者按經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會審批通過。2.3 物業(yè)管理公司對客戶有償服務收費標準,在執(zhí)行前,將要向所有的客戶公示。各項服務收費標準具體包括材料費、人工費、稅金和適當?shù)钠髽I(yè)利潤。3. 費用支出公開化3.1 年度的各項費用開支必須控制在年度預算內(nèi);若個別支出出現(xiàn)超支情況,物業(yè)管理公司需要做出書面的合理解釋。 3.2 日常運行設備的改善、維修保養(yǎng)及重大的樓宇設備需對外分包的,應通過招標方式公平競爭,擇優(yōu)選擇承包商。3.3 各項費用支出堅持??顚S茫豢膳沧魉?,特別是維修基金的使用和管理。4. 經(jīng)營狀況與財務報表公開化4.1 每月20日給發(fā)展商/業(yè)主委員會報送財務報表,包括資產(chǎn)負債表、損益表、應收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。4.2 每年度年底向發(fā)展商/全體業(yè)主公示管理處的經(jīng)營成果及財務狀況。4.3 每年的財務狀況須經(jīng)會計師事務所進行年度審計,審計結果報送發(fā)展商/業(yè)主委員會并接受所有業(yè)主的查詢。5. 大廈維修基金公開化大廈維修基金是指專項用于共用設施和共用設備大修理的資金。維修基金的來源有兩種,1、所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的資金;2、管理公司運行的盈余。物業(yè)管理公司在需要使用維修基金時,須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會/業(yè)主大會批準。應急及不可預測費用管理制度 物業(yè)管理公司每月提取的應急及不可預測費用在當年支付所有不可預見事故的費用后,剩余部分作為以后大廈應急事件的準備金。為規(guī)范應急及不可預測費用的使用和管理,結合實際情況,特制定本管理制度。1. 提取管理1.1 事故基金的計提列入年度管理費預算,屬于管理預算的一部分,按月預提或者實際發(fā)生時一次性使用。1.2 應急及不可預測費用不單獨設立專戶儲存,但賬務處理時,單獨列示反映。2. 支出管理2.1 應急及不可預測費用應專款專用;2.2 應急及不可預測費用主要用于企業(yè)正常經(jīng)營不能考慮到的應急費用或者 意外損失,更側重于社會公共物品的支出,如預防SARS購買的各種消毒用品用具;某些恐怖活動造成的損失等。3. 結存管理3.1 應急及不可預測費用的結存應在每月會計報表中反映,并在財務報告中 說明其使用項目、使用情況等;3.2 應急及不可預測費用的結余部分將作為以后大廈應急事件的準備金。維修基金管理制度制度為規(guī)范維修基金的運作、使用及管理,根據(jù)有關法規(guī)、條例及管理公約的規(guī)定,并結合物業(yè)的實際情況,特制定本制度。1. 基金來源1.1 所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的資金;1.2 管理公司運行的盈余;物業(yè)管理公司需要使用維修基金時,須經(jīng)發(fā)展商/ 業(yè)主大會/業(yè)主委員會批準和書面授權。2. 基金用途維修基金僅用于支付共用設施及共用設備大型維修及更換的大型開支。3. 基金使用管理維修基金的使用由物業(yè)公司提出年度計劃,經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會審定后實施,且使用時不能超出審批限額,如若超出需要單獨向發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會申請。4. 結存管理4.1 公司應根據(jù)運作情況,對基金進行合理的管理,實行??顚S?,不準挪作他用。4.2 物業(yè)管理公司應及時向發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會反映其增減變動情況,在財務報告中予以說明;其結余情況應報送發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會,接受業(yè)主監(jiān)督。庫存管理制度1. 供貨商選擇的原則1.1采購前的準備工作:第一要填寫商品/物料采購申請單,經(jīng)部門經(jīng)理確認后報大廈總物業(yè)經(jīng)理批準。第二要根據(jù)采購的內(nèi)容確認比價的程序,不同的金額比較的標準不同,具體的比較標準如下: RMB1,00以下的可以直接購買。 RMB 1,00-RMB 10,00的需填寫報價單。 RMB 1,000-RMB 10,000的至少需要三家報價,已經(jīng)簽訂了供應服務合同的不需要每月都進行比較,只需在續(xù)簽新合同時進行比較。 RMB10,000-RMB100,000的采購至少需要四家報價。 RMB100,000以上的采購至少需要五家的報價。 在索取供貨商的報價的同時供貨商還需要提供的資料包括資質(zhì)證明、營業(yè)執(zhí)照復印件、稅務登記證復印件以及相應的業(yè)績報告。以上的比價不包括政府壟斷的項目,比價的目的不只是價格的比較還要比較相應的售后服務,產(chǎn)品質(zhì)量情況等。另外,根據(jù)采購合同的性質(zhì)不同,簽訂合同的代表人也有所不同,比如:需要動用大廈的維修基金的需要經(jīng)過業(yè)主委員會或者發(fā)展商的同意,合同金額比較大(合同金額30萬以上的),必須由總公司的MS部門負責人簽署;一般日常運行合同可以由項目總物業(yè)經(jīng)理簽署。1.2在對供貨商進行比價的同時,要填寫商品/物料采購對比表。對比表的填寫項目與采購金額相關,同時在表上要體現(xiàn)出申請人、申請部門經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理的意見,填寫選擇此供貨商的原因。1.3結賬方式主要以月結的方式,即每月供貨商按照我司提供的材料訂購單,送貨然后每月底,由庫房管理員與財務部、供貨商核對,每月底核對正確后,由庫房管理員申請付款。1.4除特殊情況外,所有維修材料應盡可能從公司指定供應商處購買。2. 工程材料采購及管理2.1材料采購需要履行的手續(xù) 工程部根據(jù)實際工作安排,填寫材料采購計劃,遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。只有經(jīng)過總物業(yè)經(jīng)理審批同意的材料采購計劃,才能實施采購,工程部不得擅自通知供貨商采購材料。 總物業(yè)經(jīng)理可以根據(jù)具體實際情況決定是否進行采購,以及選擇材料供貨商。 供貨商將材料送達項目后,應第一時間通知工程部經(jīng)理,工程部經(jīng)理親自或責成相關人員進行驗收入庫。2.2材料出入庫的管理 設置專人管理工程部材料庫房,直接受工程部經(jīng)理的領導。 每次材料入庫,庫管員必須按照材料類別填寫入庫單和登記庫房賬本,詳細填寫入庫數(shù)量,金額,并在入庫單上注明供應商名稱,并且將入庫單及時送交財務部進行賬務處理,以便于財務記帳。 材料出庫時應填寫出庫單,并必須在出庫單上填寫材料類別及具體用途、區(qū)分公共區(qū)域支出及住戶支出。 材料的入庫和領用要有工程部主管以上人員簽字確認。建議庫房管理采用以舊換新的原則,即更換一個新的配件或用電器,要有換下來舊的配件或用電器補庫。如果出現(xiàn)未補庫情況要查明原因,有必要的情況下,要寫書面報告。 每月底庫管員要對庫存材料進行清點,結出月底每類材料的余額和庫存數(shù)量。并且將結果送交總物業(yè)經(jīng)理和財務部,以便財務部進行記賬和核對。 庫房管理員要及時反饋庫房情況信息給工程部經(jīng)理或者總物業(yè)經(jīng)理。庫房情況信息包括庫房材料的數(shù)量、質(zhì)量、價格,以及需要改進和完善的地方等。 財務部將要每季度對工程庫存材料進行抽查盤點,每年年底要進行一次全面盤點。固定資產(chǎn)管理制度1. 固定資產(chǎn)的范圍和分類:1.1 物業(yè)管理機械、設備、大型專用工具或單價在2,000元以上并且耐用年限在二年以上的非專用機械設備、工具等;1.2 固定資產(chǎn)分為安全設備、辦公設備、辦公家具、工程設備、交通工具、通訊設備等。2. 固定資產(chǎn)的賬務處理:2.1 固定資產(chǎn)實行分級管理,財產(chǎn)管理部門應建立明細分類賬和固定資產(chǎn)登記表。使用部門應掌握本部門的物品情況,建立物品使用登記簿;2.2 購入、自制和饋贈的固定資產(chǎn),一律開具驗收單,連同購買發(fā)票一并由財務入固定資產(chǎn)賬及固定資產(chǎn)登記表,標明編號;2.3 固定資產(chǎn)領用時,應填寫領用單,并由使用部門負責人或使用人在領用單上簽名,表明該設備已由其保管使用;2.4 固定資產(chǎn)的報廢、報損應由公司有關部門填寫報廢、清理單,經(jīng)財務管理部門審核后,報總物業(yè)經(jīng)理批準后,方可核銷。3. 固定資產(chǎn)的管理:3.1 固定資產(chǎn)管理人員應負責公司全部固定資產(chǎn)的管理,辦理固定資產(chǎn)的購置、驗收、領發(fā)、建表、報廢、報損的處理。財務部負責賬務核算工作,做到賬、表、物相符,每年末進行一次清點、核對,并及時調(diào)整賬目;3.2 為保證固定資產(chǎn)賬和實物的準確性,固定資產(chǎn)的管理部門和使用部門要相互配合,定期進行盤點,盤盈、盤虧要填表,通過財務部調(diào)整賬、表,使其相符;3.3 對固定資產(chǎn)清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題,要及時查明原因,并報總物業(yè)經(jīng)理審批,根據(jù)不同情況作不同處理;3.4 管理部門應建立固定資產(chǎn)、低值易耗品三級明細賬,由專人負責登記清點;3.5 部門之間進行固定資產(chǎn)的調(diào)撥,應嚴格按規(guī)定辦理,調(diào)撥時應先由部門填寫一式二份調(diào)撥申請單,并及時登記,然后經(jīng)雙方部門領導和總物業(yè)經(jīng)理簽字后才能生效,使用部門不得自行處理。3.6 固定資產(chǎn)的折舊方法按照外商投資企業(yè)固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行賬務處理,即折舊的殘值率為原值10%,電子類和普通設備的折舊年限為5年,大型機械設備、耐用設備折舊年限為10年。印章使用制度 1. 發(fā)票數(shù)據(jù)實行填寫好后再加蓋發(fā)票專用章,支票只有填寫收款人和金額后加蓋印章,不得簽發(fā)空白支票。2. 對開據(jù)的收款憑證應加蓋現(xiàn)金收訖專用章,報銷的發(fā)票應加蓋現(xiàn)金付訖或銀行支付章。3. 報表、賬冊、憑證上的制表、審核、記賬等,必須根據(jù)工作程序進行蓋章,保證合法性和責任性。借款管理制度1. 借款僅限于支付本物業(yè)的運行費用,不得為其他項目/物業(yè)墊付。2. 借款人員憑已批準的采購申請表進行借款。而且每次借款按照現(xiàn)金管理制度執(zhí)行,不得超出中國人民銀行規(guī)定的現(xiàn)金支付范圍。3. 借款人應填寫借款申請單,經(jīng)大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字授權后方可到財務部領取現(xiàn)金,借款人應及時拿發(fā)票結賬或者返還現(xiàn)金,一般不得超過當月月底財務結賬之前。4. 經(jīng)財務經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理、資產(chǎn)服務部總經(jīng)理審批后,由出納通知借款人領取現(xiàn)金。5. 借款清算報銷后,借款單與支出憑單一起作為附件粘貼于記賬憑證后?,F(xiàn)金管理制度物業(yè)管理公司財務部應嚴格按照國家有關現(xiàn)金管理制度的規(guī)定,為做好庫存現(xiàn)金的保管、使用工作,特制定本制度。1. 嚴格按照國家有關現(xiàn)金管理制度的規(guī)定管理現(xiàn)金,嚴格分清收支兩條線。2. 做好庫存現(xiàn)金的保管工作,現(xiàn)金必須放在公司的保險箱里,同時啟用保險柜的自動報警系統(tǒng)并轉動密碼鎖,確保其安全。對指定使用備用金的人員,必須進行定期檢查、核對,庫存現(xiàn)金不得超過核定的限額。3. 建立和健全現(xiàn)金賬目,做到日清月結,賬款相符,杜絕白條抵庫或賬外現(xiàn)金,不私自設立“小金庫”。4. 對超過現(xiàn)金收付限額以上的收付款項,必須通過銀行結算。5. 對于收取的現(xiàn)金收入送存銀行的需有保安人員陪同,具體規(guī)定如下:送存金額在人民幣20,000元以上50,000元以下的須由1名保安領班陪同前往;送存金額在人民幣50,000元以上100,000元以下的須由1名保安領班及1名保安員陪同前往;送存金額在人民幣100,000元以上的請由保安經(jīng)理派車陪同送存。6. 現(xiàn)金使用范圍:職工工資、津貼;個人勞動報酬;根據(jù)國家規(guī)定頒發(fā)給個人的科學技術、文化藝術、體育等各項獎金;各種勞保、福利費用以及國家規(guī)定的對個人其他支出;向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款;出差人員隨身攜帶的差旅費;零星支出;中國人民銀行確定支付現(xiàn)金的其他支出。7. 現(xiàn)金報銷程序7.1 由申請人填寫報銷明細表,表中應列明報銷項目、報銷金額,并不得涂改,經(jīng)過涂改的報銷單將被視為無效;7.2 報銷明細單所附發(fā)票背面須有經(jīng)辦人簽字確認,發(fā)票上應列明采購物品的數(shù)量、單價、金額,若發(fā)票金額為合計數(shù),須附有由供貨方開具購物明細單;需要強調(diào)的是所有報銷單后附的發(fā)票必須是符合國家各級稅務機關規(guī)定的發(fā)票,如果是違反國家規(guī)定發(fā)票,財務部有權拒絕報銷人任何報銷。7.3 報銷單需經(jīng)申請人所在部門經(jīng)理、大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字確認,并由財務部出納對發(fā)票的合法性進行初步審核;7.4 報銷明細單經(jīng)總公司財務經(jīng)理、高級經(jīng)理簽字授權后由出納通知報銷人領款。7.5 當月費用盡量當月報銷。第 四 章財 務 工 作 程 序一、審批簽署程序 1. 在運作上有關的流程經(jīng)辦人、復核人、審核人和審批人,得在有關的財務表格上簽署作實;2. 簽署負責人(除卻物業(yè)經(jīng)理)如有休假,需委派另一負責人簽署,得經(jīng)物業(yè)經(jīng)理核準和通知會計部,及留下簽署樣本,以備會計部查核;3. 物業(yè)經(jīng)理如有休假,需委派另一負責人簽署,得經(jīng)上級單位人員/董事局核準和通知會計部,及留下簽署樣本,以備會計部查核;4. 各需簽署為復核人、審核人和審批人,不得同時作為經(jīng)辦人,應由再高層負責人審核和審批,以防作弊和達到內(nèi)部監(jiān)控的成效;5. 所有簽署負責人(經(jīng)辦人、復核人、審核人和審批人),應在表格上簽名作實,不得蓋“人名章,和會計部有責復核每一步驟有指派負責人簽署,不能遺漏;6. 管理處會計部應保留一份所有可負責簽署的人員名單、簽名樣本和簽署權限(復核人、審核人和審批人),以作日后備查;每有更換負責人,應隨即更新該份簽署人員名單和簽署樣本。二、支票、發(fā)票、收據(jù)的申領程序1. 在新購和補充“支票庫存時,得填寫銀行的申請單;在新購和補充“發(fā)票庫存時,得填寫稅局的申購單;而新購和補充“收據(jù)庫存時,得填寫管理處內(nèi)部的采購申請表,并得經(jīng)物業(yè)經(jīng)理審批簽署;2. 購買支票、發(fā)票和收據(jù)入庫前,得填寫登記本,記錄入庫日期、支票、發(fā)票和收據(jù)號碼;在領用時,亦需填寫登記本并由領用人簽署;3. 支票、發(fā)票和收據(jù)購買入庫保管的負責人,不應與領用人(使用人)為同一人。三、支票報銷或費用支出程序1. 在支票報銷或費用支出方面,經(jīng)辦人員得以符合國內(nèi)財務規(guī)定的發(fā)票原件,向管理處會計部申請報銷或請款支付有關費用;2. 會計部人員得嚴格按照發(fā)票的抬頭開具“支票”,若有不符,得請有關單位自行解釋,而另外管理處也要預先向上級單位/總公司作出申請,獲得通過才可支付費用:-“支票”不能在沒有抬頭或沒有金額情況下簽署開出;(若牽涉薪金匯款而未能寫上抬頭,則應注明原因)-“發(fā)票”金額要準確、符合支票支付的費用金額;-“發(fā)票”抬頭要相符合支票抬頭;- 若會計人員發(fā)現(xiàn)“發(fā)票”是偽造的,應即與有關單位聯(lián)絡向其追究,經(jīng)辦人也得從旁協(xié)助。管理處部門主管人員有責向下屬員工/新入職員工作出以上指示,以免員工犯錯。以上規(guī)例,必須嚴格遵守,違者必究四、現(xiàn)金報銷及管理程序1. 庫存的備用金以作零用費用報銷,在報銷限額上,一次性的費用不能超過RMB500,亦不能取巧以單項費用金額分成多份額(令一次性報銷額不超過RMB500)來報銷;若需特別處理,得預先向上級單位資產(chǎn)管理部總經(jīng)理雷志超作出申請,獲得通過才可以超額支付費用;2. 報銷時所附上的發(fā)票原件亦需符合國內(nèi)的財務規(guī)定,不得虛作弄假;3. 管理處的庫存?zhèn)溆媒?,每日結余額不得超過RMB10,000。4. 在庫存?zhèn)溆媒鸷挠弥磷畹偷念~度時,便辦理申請補充備用金的手續(xù);5. 總公司巳發(fā)出指示予各管理處,不能設立“小金庫(請見附件),若有特別情況需要儲存大量現(xiàn)金,需要清晰記入帳簿,并另外得寫報告向提出申請,獲得通過審批方可。管理處部門主管人員有責向下屬員工/新入職員工作出以上指示,以免員工犯錯。以上規(guī)例,必須嚴格遵守,違者必究五、申請采購普通的辦公用品/大廈物品程序1. 在采購物品方面(包括:文具、辦公用品、保安用品、清潔用品等),不管新添置或補充庫存,得辦理采購申請手續(xù) (填寫采購申請表和向采購管理負責人索取編號);2. 一般平常用的物品,應盡量在當?shù)卣页鰞r格合理、廉宜的供貨商,提供該等物品,以降低費用成本;而在選擇供貨商方面,負責管理采購的部門,應持有有關供貨商們的價格比較數(shù)據(jù),以備會計部審查;3. 在某些物品采購方面,在超逾內(nèi)部既定的額度時,得提交報價和分析資料:-金額超逾RMB8,000,必須提交2個或以上的報價;-金額超逾RMB10,000,必須提交3個或以上的報價;-金額超逾RMB30,000,必須提交5個或以上的報價;(若未能提交5個者,便作出解釋)而有關的報價分析,應附在采購申請單后以備部門主管/總物業(yè)經(jīng)理復核、審核和審批。管理處部門主管人員有責向下屬員工/新入職員工作出以上指示,以免員工犯錯。以上規(guī)例,必須嚴格遵守,違者必究六、申請采購資產(chǎn)類物品/工程用材料/非經(jīng)常性維修工程程序1. 在采購物品方面(包括:固定資產(chǎn)、低值易耗品、工程維修材料和物品、工具等),不管新添置或補充庫存,得辦理采購申請手續(xù)(填寫采購申請表和向采購管理負責人索取編號);2. 一般平常用的物料和材料,應盡量在當?shù)卣页鰞r格合理、廉宜的供貨商,提供該等物料,以降低費用成本;而在選擇供貨商方面,負責管理采購的部門,應持有有關供貨商們的價格比較數(shù)據(jù),以備會計部審查;3. 在某些單項對象采購和非經(jīng)常性的維修工程方面,在超逾內(nèi)部既定的額度時,得提交報價和分析資料(除卻專利性之保養(yǎng)零件更換或政府部門收費):-金額超逾RMB8,000,必須提交2個或以上的報價;-金額超逾RMB10,000,必須提交3個或以上的報價;-金額超逾RMB30,000,必須提交5個或以上的報價;(若未能提交5個者,便做出解釋)而有關的報價分析,應附在采購申請單后以備部門主管/物業(yè)總經(jīng)理/總經(jīng)理復核、審核和審批。管理處部門主管人員有責向下屬員工/新入職員工作出以上指示,以免員工犯錯。以上規(guī)例,必須嚴格遵守,違者必究七、管理處收入程序1. 所有管理運作上發(fā)生的收費和收入(包括現(xiàn)金和支票),應不增不減地存入管理處指定的銀行賬戶,也不得放入庫存?zhèn)溆媒鹗褂?。若有需要作現(xiàn)金使用,必須先向香港總公司申請,獲得審批后才可作此舉行動。2. 管理處得按時向客戶發(fā)出付款通知單收取管理費,若有需要向客戶發(fā)出催繳單追討所欠的管理費;3. 管理處財務人員每日得更新客戶管理費收欠情況,隨時可提供予物業(yè)經(jīng)理參閱;每月終結,得編制客戶的管理費收欠情況表;4. 經(jīng)過物業(yè)經(jīng)理或上級審核欠款情況后,若有需要,得向客戶采取進一步行動/法律行動。八、倉庫管理及物料盤點程序1. 所有
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