“閃光科技”人力資源管理系統(tǒng)在驗廠實踐中的應(yīng)用技巧.doc

“閃光科技”人力資源管理系統(tǒng)在驗廠實踐中的應(yīng)用技巧一、如何在閃光科技中建立新入職員工檔案：打開閃光科技軟件，進(jìn)行以下操作：“新聘員工錄入” 填寫工號、姓名、身份證號碼、部門、職位、聘用日期、試用期、轉(zhuǎn)正日期、學(xué)歷、籍貫、民族、婚姻、國籍、轉(zhuǎn)正合同的開始和結(jié)束日期、戶籍地址、現(xiàn)住地址“增加”“考勤管理”“發(fā)補(bǔ)卡登記” “發(fā)卡”輸入工號并將卡的生效時間改在入職當(dāng)天早上上班時間有效打卡時間之前，卡號由此自動生成，并與工號相同。（注意：由于閃光科技主要用來做驗廠資料，因此，對于新入職員工的職位在試用期內(nèi)就是“試用期”。）二、需要準(zhǔn)備哪些驗廠資料：驗廠所需要的資料主要分為考勤資料和工資資料，考勤資料有：每個月在職員工的考勤結(jié)果匯總及考勤明細(xì)每個月星期六的加班申請單每個月離職人員的考勤結(jié)果匯總等工資資料有：每個月員工工資發(fā)放表工資條銀行進(jìn)賬單及銀行代發(fā)工資的交易明細(xì)每個月離職人員的工資發(fā)放表和領(lǐng)款憑證等三、如何使用閃光科技做驗廠考勤資料：1 考勤結(jié)果匯總及考勤明細(xì)： 登錄閃光科技，對于過去的一個考勤周期（例：公司規(guī)定為每月的26號到次月的25號，統(tǒng)稱為一個月），如果沒有排班，那么要先進(jìn)行排班，排班是為了讓系統(tǒng)按照既定的班制進(jìn)行分析，從而生成相應(yīng)的考勤數(shù)據(jù)。排班的具體操作是：“考勤管理”“考勤排班”“排班表”確定核算期間“批量排班”“是”在第一排選項卡中全部選擇“全部”單擊“查詢”按鈕單擊“全選”按鈕“確定”根據(jù)當(dāng)月班制進(jìn)行排班“確定”。 排班以后，要進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，數(shù)據(jù)處理的目的是為了讓系統(tǒng)自動生成考勤時間，其操作步驟是：“考勤管理”“數(shù)據(jù)處理”確定周期和日期選擇“按部門”“復(fù)雜處理”。數(shù)據(jù)處理之前，有兩點值得注意，一是必須確保已經(jīng)排過班，否則系統(tǒng)無法生成考勤數(shù)據(jù)；二是排班周期內(nèi)的考勤報表必須在去審狀態(tài)下，數(shù)據(jù)處理以后，系統(tǒng)才會生成考勤時間。審核的目的是把已經(jīng)處理過的考勤報表中的班制、缺勤狀況及打卡時間等所有信息進(jìn)行鎖定，如果要更改數(shù)據(jù)，則必須在去審狀態(tài)下進(jìn)行。值得一提的是，去審以后，數(shù)據(jù)處理產(chǎn)生的考勤時間將普遍發(fā)生變動，不再與數(shù)據(jù)處理之前的考勤時間保持一致，因此，在去審進(jìn)行數(shù)據(jù)處理操作之前應(yīng)三思。 數(shù)據(jù)處理以后，只要導(dǎo)出所需的考勤結(jié)果匯總及考勤明細(xì)即可，具體操作是：“考勤管理”“考勤報表”確定日期在右側(cè)所有選項卡中選擇“全部”“查詢”在“打印”按鈕里選擇“保存到磁盤”單擊“打印”按鈕，這樣系統(tǒng)就會生成考勤明細(xì)報表，在另存為對話框中保存到磁盤即可。至于在職員工的考勤結(jié)果匯總，則須在右側(cè)選項卡中選擇“在職”單擊“結(jié)果匯總”在“打印”按鈕里選擇“保存到磁盤”單擊“打印”按鈕，這樣系統(tǒng)就會生成考勤結(jié)果匯總報表，在另存為對話框中保存到磁盤即可。 兩份報表導(dǎo)出以后，要檢查報表數(shù)據(jù)是否有誤并做相應(yīng)調(diào)整，再對考勤結(jié)果匯總報表進(jìn)行打印、裝訂成冊，然后讓員工在報表的相應(yīng)位置簽字，最后將報表歸檔。2 每個月星期六的加班申請單：通常是每個星期六當(dāng)天就做好加班申請單，具體做法是在導(dǎo)出的考勤明細(xì)中篩選星期六當(dāng)天的出勤人員，復(fù)制其名單至新xcel工作簿中，計算加班人數(shù)，然后編輯、打印，再以人事課為申請人填寫一張全公司因工作需要而加班的申請單，并加蓋總經(jīng)理印章，最后以打印出來的加班人員名單作為附件與加班申請單一并存檔。3 導(dǎo)出離職人員的考勤結(jié)果匯總與在職人員的考勤結(jié)果匯總操作方法類似，唯一不同的是須在右側(cè)選項卡中選擇“離職”即可。離職人員的考勤結(jié)果匯總導(dǎo)出以后，要在報表里給每個員工的考勤數(shù)據(jù)行添加表頭，并在合適位置注明月份和制表人。打印后的考勤結(jié)果匯總報表需要剪切，留待與其工資發(fā)放表和領(lǐng)款憑證一并裝訂、存檔。四、如何使用閃光科技做驗廠工資資料：1 工資發(fā)放表：導(dǎo)出工資發(fā)放表之前要進(jìn)行工資結(jié)算，工資結(jié)算的意義相當(dāng)于數(shù)據(jù)處理，其操作步驟是：“工資管理”“工資結(jié)算”確定當(dāng)前核算日期（如果日期不正確，則可以通過“撤消上期月結(jié)”來調(diào)整日期）選擇“按部門”“開始統(tǒng)計。工資結(jié)算以后，便可導(dǎo)出工資發(fā)放表，其步驟是：“工資管理”“工資報表”確定查詢?nèi)掌谶x擇“在職”審核狀態(tài)選擇“全部”在“打印”按鈕里選擇“保存到磁盤”單擊“打印”按鈕，這樣系統(tǒng)就會生成工資報表，在另存為對話框中保存到磁盤即可。最后也要對報表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和修正，檢查的主要標(biāo)準(zhǔn)是： 出勤天數(shù)與實出勤工時及實出勤工時工資是否一致； 加班時數(shù)與加班費是否一致； 缺勤與全勤獎是否一致； 有、無法定節(jié)日補(bǔ)貼及法定節(jié)日補(bǔ)貼與其基本工資是否一致； 有、無各項扣項及扣項多少； 有、無個稅及個稅是否準(zhǔn)確； 應(yīng)發(fā)工資與實發(fā)工資是否一致； 除扣項和個稅外，其它各項均按照只進(jìn)不舍原則計算。2工資條是根據(jù)導(dǎo)出的工資發(fā)放表做出來的，其操作方法在此將不再贅述。3離職人員的工資發(fā)放表只須在導(dǎo)出之前選擇“離職”即可，其它操作方法相同，最后在編輯后的發(fā)放表里給每個員工工資數(shù)據(jù)行添加表頭，并在合適位置注明月份和制表人。打印后的工資發(fā)放表需要剪切，并根據(jù)員工工資填寫領(lǐng)款憑證，最后與離職員工的考勤結(jié)果匯總一并裝訂、一并存檔。4關(guān)于銀行進(jìn)賬單及銀行代發(fā)工資的交易明細(xì)，一般由財務(wù)提供，具體方法在此略過。5做驗廠工資資料需要注意的事項：本閃光科技系統(tǒng)是一套計時考勤系統(tǒng)，工資是根據(jù)考勤來計算的，因此，工資結(jié)算必須在考勤資料做好以后才可以進(jìn)行。五、閃光科技中如何做離職、返職和缺勤管理：1離職：根據(jù)員工名冊，在閃光科技“人事檔案管理”中查詢到最新的離職人員（注意，查詢之前應(yīng)選擇“在職”選項卡），然后選中離職人員，單擊“離職”按鈕，再填寫離職日期和離職類型，最后單擊“確定”即可。需要注意的是，離職日期不能為星期天和法定節(jié)假日，離職類型一般為“自愿離職”。注意，離職日期的當(dāng)天是有考勤的，因此，也是有工資的。2返職：如果由于某種原因需要使離職的員工復(fù)職，則可以在“離職”的人事檔案里對其進(jìn)行“返職”操作，其方法是：在“人事檔案管理”中選擇“離職”選項卡并查詢目標(biāo)員工，然后選中該員工并單擊“返職”按鈕進(jìn)入“員工返職”對話框，在這里，可以對相關(guān)信息進(jìn)行修改，最后單擊“確定”即可。但是在實際操作過程中，返職有好幾種情況，普遍來說，如果要使返職以后的考勤延續(xù)離職之前的考勤，即考勤不出現(xiàn)中斷，那么返職時在“員工返職”對話框里無須做任何修改（即工號和入職日期不變），直接點“確定”，最后進(jìn)行“復(fù)雜處理”即可。如果不要求返職后的考勤延續(xù)離職之前的考勤，那么返職時可以將入職日期改為返職當(dāng)天的日期，最后對其排班并進(jìn)行復(fù)雜處理即可。但在驗廠實踐中，除了因操作失誤將在職員工做了離職處理外，對于需要復(fù)職的其它情況，一般不采用“返職”處理，而是把目標(biāo)員工當(dāng)作新入職員工重新辦理入職手續(xù)并且給予其新的工號，之前的一切檔案信息與其不再有任何關(guān)聯(lián)。3缺勤管理：在“考勤管理”中選擇“缺勤管理”，在“缺勤管理”界面中，可以按工號登記也可以批量登記。按工號登記一次只能做一個員工的缺勤，批量登記一次可以做若干員工的缺勤，這里，僅以批量登記為例說明缺勤管理的方法。在“缺勤管理”界面中，單擊“批量登記”，選擇“在職”和“有考勤卡”選項卡，單擊“查詢”按鈕，然后單擊選中目標(biāo)員工，最后單擊“確定”按鈕進(jìn)入“批量缺勤登記”對話框，在這里填寫缺勤時間和缺勤類別，選中“免打卡”和“是否審核”，最后，如果需要再添加，則可以單擊“增加”按鈕，否則，單擊“確定”按鈕并復(fù)雜處理即可。如果要撤銷所做的缺勤記錄（即銷假），那么可以在“缺勤管理”界面中查詢目標(biāo)缺勤記錄并選中，單擊“修改”按鈕，在彈出的“修改缺勤登記內(nèi)容”對話框里取消“是否審核”選項，單擊“確定”，再進(jìn)行“復(fù)雜處理”即可。六、其它：1當(dāng)新入職員工試用期結(jié)束后，要及時將其職位做相應(yīng)更改，方法是：打開“人事檔案管理”，選中目標(biāo)員工，單擊“修改”按鈕，在彈出的“員工資料修改”對話框里做相應(yīng)修改即可。2如果當(dāng)?shù)氐淖畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，那么