機械制造企業(yè)物資采購財務管理制度要點

機械制造企業(yè)物資采購財務管理制度1 總則為了進一步規(guī)范物資采購行為，加強物資采購監(jiān)督管理，根據(jù)國家要求，為提高公司經(jīng)濟效益，特制訂本制度。本制度是對公司購買原材料、燃料、輔料、備品備件（含進口）、工具（含進口）、油化、包裝、產(chǎn)配件、外購外協(xié)件、五金電器、勞保用品、辦公用品等物資及勞務協(xié)作過程中所發(fā)生的財務行為的基本規(guī)范。2 采購原則2.1 物資采購按照采購金額的大小，實行分級分權(quán)管理。2.2 除公司生產(chǎn)經(jīng)營有特殊要求或僅有唯一供貨單位外，其余每一物資采購均應選擇兩個以上的供貨單位實行比質(zhì)比價，同等產(chǎn)品比質(zhì)量，同等質(zhì)量比價格，同等價格比信譽，嚴格價格和質(zhì)量監(jiān)督。供貨單位選擇和采購價格的確定，應做到公開、公平、公正，不搞個人特權(quán)和人情交易。3 物資采購價格管理3.1 公司對大宗原輔材料、定點采購材料應逐步實行招標采購管理。選點定點原則及具體做法按TS16949“采購控制程序”文件執(zhí)行。公司對非定點采購材料、零星采購材料，年累計采購金額較大的，也應盡量實行招標采購。3.2 公司成立專門的招標評審工作機構(gòu)，由采購、質(zhì)量、技術(shù)、財務部門及相應的副總經(jīng)理共同負責招標工作。各部門在招標管理中的職責如下：3.2.1 采購部門（包括物資供應、工程部門、工具部門、設備制造部門）負責提供招標單位資料，擬定招標方案。3.2.2 技術(shù)、質(zhì)量部門依據(jù)采購部門提供的招標單位資料，從技術(shù)、質(zhì)量角度對招標單位的物資（產(chǎn)品）能否符合公司要求進行論證，并做出鑒定意見。3.2.3 財務部門著重進行價格論證，在滿足技術(shù)、質(zhì)量要求的前提下，選擇最低價位的供應商。3.3 經(jīng)相應部門論證后，招標金額在100萬元以下的物資采購，由招標評審機構(gòu)集體討論確定中標單位，招標金額在100萬元以上的，由招標評審機構(gòu)提議交總經(jīng)理辦公會議批準實施。3.4 各責任部門應加強對中標單位管理，如發(fā)現(xiàn)中標單位擅自更改技術(shù)、質(zhì)量要求和價格，必須及時向分管副總報告，后果嚴重的，應取消定點資格。3.5 為確保采購物資優(yōu)質(zhì)優(yōu)價，公司對已經(jīng)定點采購的單位，也必須每年進行審定，不搞終身制。需要對招標采購單位和招標采購物資作調(diào)整的，由采購部門及相關(guān)部門提出調(diào)整意見，按同樣的決策程序和管理權(quán)限執(zhí)行。 3.6 對不具備招標條件的物資采購、非定點的物資采購、零星采購物資按采購金額的大小，重點進行價格控制與管理：3.6.1 同一型號規(guī)格一次采購金額在1萬元以下或年累計采購金額在10萬元以下的物資,由采購部門負責人批準后采購。3.6.2 同一型號規(guī)格年累計采購金額在10-20萬元的物資，由采購部門提出兩個以上供貨單位，進行比質(zhì)比價，并做出傾向性意見，經(jīng)財務部門價格會審后，確定采購價格。當意見不一致時，由分管財務副總經(jīng)理最終決定。3.6.3 同一型號規(guī)格年累計采購金額在20萬元以上的物資，由采購部門提出兩個以上供貨單位，進行比質(zhì)比價，并做出傾向性意見，經(jīng)財務部門價格會審后，報財務副總經(jīng)理批準后采購。3.6.4 同一型號規(guī)格年累計采購金額超過100萬元的物資，按上述程序?qū)徍撕?，由財務副總?jīng)理提交總經(jīng)理辦公會議決定，批準實施。3.7 公司委托子公司對外采購物資，采購價格按上述相應權(quán)限審核，經(jīng)批準后采購。財務部門負責制定對內(nèi)銷售加價率。3.8 為了保證物資采購工作及時、正常進行，凡價格方案應由總經(jīng)理辦公會議確定的，則應在一周內(nèi)給予答復；其余的則應在三天內(nèi)給予答復；財務部門應與各采購部門認真配合，確保及時采購。4 合同簽訂與內(nèi)部審核4.1 凡已進行招標采購的物資必須簽訂合同；非招標采購物資、非定點采購物資、零星采購物資在同一供貨單位年內(nèi)采購金額滿20萬元以上的，也應簽訂合同。如事先不能確定的，應及時與財務部門溝通，并在事后補辦相應手續(xù)。4.2 合同由采購部門負責對外簽訂，但在簽訂之前，必須執(zhí)行公司內(nèi)部的合同簽訂審批規(guī)定。即由采購部門填制內(nèi)部合同審批單，內(nèi)容包括供貨單位名稱、采購物資名稱、型號、規(guī)格、單價、總金額等，采購部門按照管理權(quán)限逐級送審、簽字，經(jīng)批準后方能對外簽訂合同。4.3 合同正本其中一份應由財務部門保留。5 資金付款及報帳管理5.1 根據(jù)采購資金用款的特殊性，采購部門可在規(guī)定的資金使用計劃內(nèi)，先向財務部門申請用款。待該項物資發(fā)票報帳時，再進行審核。5.2 財務部門在報帳時，應當對原始單據(jù)進行審核，經(jīng)審核無誤后方能報帳。具體審核內(nèi)容如下：5.2.1 有無書面合同。5.2.2 合同是否有授權(quán)簽訂的批準手續(xù)。5.2.3 報帳發(fā)票的單位、物資名稱，數(shù)量，單價等是否與合同規(guī)定相符。5.2.4 無合同的付款事項是否符合公司相應的規(guī)定。 5.3 對審核不符合規(guī)定的付款，財務部門可以拒絕報帳。財務人員在報帳中發(fā)現(xiàn)問題的，應及時報告或協(xié)調(diào)處理，以便嚴格制度，落實責任。5.4 財務和物資采購部門應同時對報帳物資進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，將每一采購物資的型號規(guī)格、供應商、采購單價等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)列入微機管理，為比價采購積累資料。5.5 審計部門應負責對重要采購事項進行監(jiān)督審計，審計報告直接對董事長（總經(jīng)理）負責。6 有關(guān)責任6.1 公司經(jīng)營者及其高級管理人員應當認真執(zhí)行本規(guī)定，支持公司采購部門、 價格監(jiān)督部門履行職責。6.2 公司責任部門、責任人員、及責任部門負責人應當按照本制度要求，結(jié)合公司實際情況，在執(zhí)行中不斷完善物資比價采購管理。6.3 凡違反本制度，損害公司利益，造成公司資產(chǎn)流失的部門和人員應當承擔相應的責任：給公司造成直接經(jīng)濟損失的，應依法賠償；對弄虛作假、以權(quán)謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，根據(jù)情節(jié)輕重給予通報批評、記過、調(diào)離崗位、解聘、除名等處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。7 附則7.1 本制度適用于公司本部，全資、控股公司可參照