如何組織一場(chǎng)會(huì)議

如何組織好一場(chǎng)會(huì)議,與會(huì)議有約,會(huì)前溝通、準(zhǔn)備會(huì)中協(xié)調(diào)、執(zhí)行會(huì)后跟進(jìn)、總結(jié),成功因素,組織會(huì)議流程,五個(gè)“確定”（主題、時(shí)間、地點(diǎn)、流程、大致人數(shù)）,做預(yù)算、發(fā)會(huì)議通知、成立會(huì)前籌備小組,文案及物品準(zhǔn)備、成立會(huì)務(wù)組,志愿者管理培訓(xùn),會(huì) 議 召 開,溝通與協(xié)作,與兄弟部隊(duì)溝通與公司溝通（財(cái)務(wù)）與酒店溝通住 宿：房間數(shù)（會(huì)務(wù)組、VIP、參會(huì)人員）餐 飲：地點(diǎn)、用餐要求、菜單、時(shí)間、人數(shù)會(huì)議室：（主會(huì)議室、分會(huì)議室）使用時(shí)間、應(yīng)配備設(shè)備與外協(xié)公司溝通(廣告公司、復(fù)印公司、攝影公司)制作手冊(cè)、彩頁，制作橫幅、掛旗、易拉寶，制作胸卡、徽章，合影留念與演講者溝通收集演講者本人背景資料、確認(rèn)其行程，并給予適當(dāng)接待告知其時(shí)間、地點(diǎn)、形式、內(nèi)容、參會(huì)人員大致資料,五個(gè)“確定”,一、會(huì)議主題A、招商會(huì)（產(chǎn)品、事業(yè)）通過參會(huì)人數(shù)等條件制定合理目標(biāo)（例：業(yè)績(jī)提升）B、培訓(xùn)會(huì)培訓(xùn)對(duì)象通過培訓(xùn)最終達(dá)到狀態(tài)（例：市場(chǎng)精英、講師精英）C、表彰會(huì)通過表彰部分人群達(dá)到最終目的（例：激勵(lì)市場(chǎng)）,二、會(huì)議地點(diǎn)三、會(huì)議時(shí)間四、會(huì)議預(yù)計(jì)人數(shù)五、會(huì)議流程（流水賬）,做預(yù)算（拉清單）,一、交通費(fèi)用（場(chǎng)地較遠(yuǎn)，集體接送）二、場(chǎng)地費(fèi)用三、食宿費(fèi)用四、物資費(fèi)用會(huì) 場(chǎng)：桌牌、橫幅、掛旗、易拉寶等人 員：胸卡、胸花、領(lǐng)導(dǎo)人用綢帶會(huì)議資料：宣傳單頁、資料匯編、筆、筆記本等備用藥品：速效救心丸、降壓藥、邦迪、藥水等急救或外傷處理藥品會(huì)議獎(jiǎng)品：試用裝產(chǎn)品、手機(jī)、電腦、旅游等（制作獎(jiǎng)品牌）,發(fā)會(huì)議通知,一、報(bào)名通知 a、時(shí)間、會(huì)議大致內(nèi)容、大致地點(diǎn) b、人員限額、費(fèi)用 c、報(bào)名截止日期 d、負(fù)責(zé)人員例：尊敬的市場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)人您好，本公司（內(nèi)容）會(huì)議將于月日月日在石家莊召開，本期會(huì)議由于場(chǎng)地等諸多原因限制人數(shù)為人，食宿費(fèi)用元，各體系領(lǐng)導(dǎo)人請(qǐng)您盡快統(tǒng)計(jì)人數(shù)將報(bào)名人員的詳細(xì)信息（姓名、性別、聯(lián)系電話、所屬體系）于月日前報(bào)給。二、會(huì)議通知a、時(shí)間、會(huì)議名稱、地點(diǎn)b、注意事項(xiàng)(當(dāng)?shù)貧夂颉⒅b要求、交通路線等)例：親愛的伙伴您好，本公司（內(nèi)容）會(huì)議將于月日月日在石家莊召開，地址： ， 日點(diǎn)點(diǎn)報(bào)道， 日點(diǎn)結(jié)束。注：如需參會(huì)者準(zhǔn)備資料，請(qǐng)給予詳細(xì)說明，在報(bào)名通知、或會(huì)議通知中酌情添加。,成立會(huì)前籌備組,一、信息收集負(fù)責(zé)人 （參會(huì)人員相關(guān)信息等文案準(zhǔn)備）二、物資采購負(fù)責(zé)人 （物品準(zhǔn)備）三、外聯(lián)負(fù)責(zé)人 （場(chǎng)地、車輛、外協(xié)公司）四、接待負(fù)責(zé)人 （受邀人員的接待）,姓名：性別：所屬體系：聯(lián)系電話：.,成立會(huì)務(wù)組,一、大會(huì)總指揮（總協(xié)調(diào)）二、負(fù)責(zé)人交通、（簽到）住宿、餐廳、會(huì)場(chǎng)、禮儀、物資、財(cái)務(wù)、醫(yī)療三、其他音響師、照相攝像、主持人（熱場(chǎng)主持人）晚會(huì)負(fù)責(zé)人 四、志愿者,志愿者的管理與培訓(xùn),志愿者明白要做什么，并且會(huì)做。 是培訓(xùn)的結(jié)果,一場(chǎng)會(huì)議的成功 離不開大會(huì)總指揮的管理與協(xié)調(diào),會(huì)議前準(zhǔn)備,一、會(huì)前籌備組與會(huì)務(wù)組的交接二、確定會(huì)議前的最后安排會(huì)場(chǎng)、會(huì)議日程、時(shí)間、住宿房間數(shù)、餐飲、接送車人數(shù)及時(shí)間三、會(huì)議用品的準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)、人員、會(huì)議資料、備用藥品、會(huì)議獎(jiǎng)品四、會(huì)議場(chǎng)地的準(zhǔn)備（提前一天）場(chǎng)地設(shè)備的檢查、會(huì)議用品的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)的布置、安排房間的物品發(fā)放,會(huì)議召開,一場(chǎng)大會(huì)的成功總是 伴隨著無數(shù)個(gè)代表溝通和提前量的小會(huì)！,會(huì)前會(huì)：對(duì)將要召開的會(huì)議進(jìn)行商議、安排會(huì)中會(huì)：確定第二天的流程和準(zhǔn)備程度，對(duì)第二天的工作進(jìn)行安排會(huì)后會(huì)：總結(jié),報(bào)到日,按體系或地區(qū)提前分配住房并做好客戶登記表，以便客戶到達(dá)能 迅速安排入??；發(fā)房間鑰匙、胸卡、資料、物品等；房間提前發(fā)放水果、歡迎信、入住注意事項(xiàng)等； 將會(huì)議的具體安排（用餐及會(huì)議