資格認(rèn)定國(guó)考秘書三級(jí)工作實(shí)務(wù)題主要考點(diǎn).doc

資格認(rèn)定國(guó)考秘書三級(jí)工作實(shí)務(wù)題主要考點(diǎn)一、 會(huì)議管理 1、會(huì)議籌備方案的擬訂 內(nèi)容包括：確定會(huì)議的主題和議題、名稱、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需的設(shè)備和工具、會(huì)議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會(huì)代表的組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿和餐飲安排、會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。 作用有：確保會(huì)議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。 （1）組建會(huì)議籌備委員會(huì) （2）分成籌備小組 （3）形成籌備方案 （4）領(lǐng)導(dǎo)審核方案 2、會(huì)務(wù)檢查工作程序 內(nèi)容包括：會(huì)議準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。 （1）開會(huì)檢查的程序 1）會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查 2）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知 3）召開協(xié)調(diào)會(huì)并在會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決問題 4）匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實(shí) （2）現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序 1）指定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn) 2）制作檢查單，以便記錄和匯總 3）按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)并明確記錄 4）對(duì)未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正 3、會(huì)議文件審核工作程序 內(nèi)容包括：審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系，審核會(huì)議文件是否存在與國(guó)家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會(huì)議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符，提交會(huì)議討論的文件是否進(jìn)行了會(huì)商，審核會(huì)議文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確。 （1）起草該文件的秘書就內(nèi)容進(jìn)行自審 （2）主觀秘書進(jìn)行初審 （3）如內(nèi)容涉及部門較多，要進(jìn)行會(huì)審 （4）審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審 4、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案 內(nèi)容包括：會(huì)議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題（人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問題），出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。 （1）預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況 （2）提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)的備選方案 （3）討論會(huì)議緊急情況 （4）確定會(huì)議應(yīng)急方案 5、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行 是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)的需要，在會(huì)議進(jìn)行過程中創(chuàng)造與會(huì)議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會(huì)議議程，維護(hù)會(huì)間秩序，排除外界對(duì)會(huì)議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。 （1）了解議題和議程 （2）準(zhǔn)時(shí)宣布開會(huì) （3）有效引導(dǎo)議題 6、處理會(huì)議突發(fā)事件的程序 （1）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告 （2）啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案 （3）實(shí)施應(yīng)急方案 （4）必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援 （5）善后工作（向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通） 7、會(huì)議總結(jié)工作程序 內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題，參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。 （1）對(duì)會(huì)議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿 （2）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論 （3）總結(jié)定稿 （4）印發(fā) （5）歸檔 （6）組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié) 二、事務(wù)管理 1、禮賓次序確定步驟 亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對(duì)參觀訪問、出席活動(dòng)、參加儀式的來自不同國(guó)家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。 （1）確定禮賓次序方案 （2）提前通知有關(guān)各方 （3）按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序 2、安排涉外迎送工作程序 （1）確定迎候人員 （2）準(zhǔn)備迎賓的物品 （3）見面講究禮節(jié) （4）送行前的拜訪 （5）安排送行儀式 3、會(huì)見會(huì)談工作程序 會(huì)見也叫禮節(jié)性會(huì)晤，通常是半小時(shí)左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會(huì)談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達(dá)成協(xié)議等，專題性較強(qiáng)。 （1）約定 （2）通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng) （3）準(zhǔn)備工作：背景資料、會(huì)見場(chǎng)所布置、人員安排 （4）迎接客人 （5）會(huì)見、會(huì)談 （6）送別客人 4、西餐禮儀 （1）赴宴前的準(zhǔn)備 1）接到邀請(qǐng)后,要看清請(qǐng)柬的各項(xiàng)內(nèi)容 2）如果決定接受邀請(qǐng)并已答復(fù)主人，就不要輕易改變 3）到別人家赴宴需要帶禮物 4）要根據(jù)請(qǐng)柬上的要求選擇赴宴的服裝 5）要準(zhǔn)時(shí)赴宴 （2）西餐的座次安排 主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐 （3）入席、退席禮節(jié) 1）客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席 2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋 3）暫時(shí)離開應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上 4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進(jìn)餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席 （4）餐具的使用方法與席間禮節(jié) 1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌 2）吃雞、蝦、魚的方法 3）吃面包時(shí)要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中 4）吃意大利面條的方法 5）吃水果的方法 6）喝咖啡或茶的方法 7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi) 8）進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致 9）談話聲音一定要輕 （5）西餐的飲酒禮儀 1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡 2）上酒次序：宴會(huì)開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上 5、招待會(huì)的禮儀 （1）招待會(huì)的請(qǐng)柬：表明時(shí)段、不需要客人回復(fù) （2）冷餐會(huì)的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益 （3）酒會(huì)的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時(shí)要照顧到所有在場(chǎng)者，不要大聲喧嘩 6、不同辦公模式的特點(diǎn) （1）在家辦公。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間，更靈活的管理自己的時(shí)間，減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn)：需計(jì)算機(jī)和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會(huì)的聯(lián)系。 （2）彈性時(shí)間。優(yōu)點(diǎn)：時(shí)間靈活，更好的安排工作時(shí)間，提高效率。缺點(diǎn)：難以監(jiān)督員工 （3）遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn)：減少總部辦公空間的開銷，工作時(shí)間更靈活。缺點(diǎn)：加大了對(duì)員工監(jiān)督和控制的難度。 （4）虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi)，信息能夠存儲(chǔ)、歸檔和通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn)：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。 （5）兼職工作。優(yōu)點(diǎn)：兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長(zhǎng)。缺點(diǎn)：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報(bào)酬。 （6）定期合同制。優(yōu)點(diǎn)：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動(dòng)力，效率高。缺點(diǎn)：難以控制員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)，缺乏工作保障。 （7）交替工作。優(yōu)點(diǎn)：能激勵(lì)工作人員。缺點(diǎn)：交接不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)工作混亂。 （8）臨時(shí)辦公桌。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時(shí)間。缺點(diǎn)：?jiǎn)T工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。 7、選擇辦公模式的工作程序 （1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題 （2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式 （3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度 （4）先在部分部門實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式 （5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評(píng)估啟用新模式的得失 8、設(shè)計(jì)辦公室的工作程序 （1）分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求 （2）設(shè)計(jì)平面圖 （3）選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾 （4）采光、溫度和通風(fēng)來源:多智教育- 秘書資格考試站9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序 （1）定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程 （2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對(duì)該流程進(jìn)行評(píng)價(jià) （3）尋找所存在問題和差距的原因 （4）根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案 （5）實(shí)施改進(jìn)方案 10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程 （1）確定問題 （2）分析有關(guān)資料 （3）確定造成問題的可能的原因 （4）提出可能的解決方案 11、突發(fā)事件的預(yù)防措施 發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突然發(fā)生的，并帶來危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對(duì)措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。 （1）以書面形式確定緊急情況處理程序 （2）根據(jù)書面程序，對(duì)所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn) （3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名 （4）實(shí)行緊急情況模擬演練 （5）明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé) （6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況 （7）保證定期檢查和更新設(shè)備 12、突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施 （1）準(zhǔn)備清楚的書面緊急情況處理程序 （2）用這些程序培訓(xùn)所有人員 （3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序 （4）實(shí)行緊急情況模擬演練來測(cè)試編寫的程序 （5）明確員工在緊急情況下的職責(zé) （6）保證工作場(chǎng)所有受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員 （7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況 （8）保證定期檢查和更新設(shè)備 13、處理突發(fā)事件的流程 （1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng) （2）查找問題的原因 （3）成立臨時(shí)指揮中心 （4）控制源頭，釜底抽薪 （5）召開新聞發(fā)布會(huì) 14、上司交辦事項(xiàng)督查的程序 直接為上司服務(wù)、為實(shí)施上司的決策和實(shí)現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進(jìn)行的一項(xiàng)工作 （1）上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦 （2）很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦 （3）有些又上司指導(dǎo)督查人員親自承辦 （4）轉(zhuǎn)交辦的事項(xiàng)要及時(shí)催辦 （5）督辦人員要對(duì)轉(zhuǎn)交辦事項(xiàng)深入的檢查 （6）上司交辦事項(xiàng)辦理完畢 （7）辦結(jié)回告 （8）對(duì)辦結(jié)回告進(jìn)行審查評(píng)估 （9）立卷和歸檔 15、制定工作計(jì)劃的方法 （1）根據(jù)要求列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù) （2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù) （3）按照輕重緩急和邏輯順序標(biāo)記出任務(wù)完成的先后順序 （4）列出完成每項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息 （5）明確完成各項(xiàng)任務(wù)的每個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求 （6）指明每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人 （7）推算各階段工作完成時(shí)間并填入計(jì)劃表 （8）確保計(jì)劃順利實(shí)施 （9）明確工作進(jìn)展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理 16、制定工作計(jì)劃的程序 （1）估量機(jī)會(huì) （2）確定計(jì)劃工作的目標(biāo) （3）確定計(jì)劃工作的前提條件 （4）擬訂可供選擇的行動(dòng)方案 （5）評(píng)價(jià)各種備選方案 （6）選擇方案 （7）擬訂分計(jì)劃 （8）編制預(yù)算 17、制定承辦期限規(guī)定的程序 企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定 （1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定 （2）時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn) （3）確定同一任務(wù)的不同承辦周期 （4）確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期 18、辦公室工作評(píng)估的程序 實(shí)質(zhì)上就是對(duì)辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機(jī)構(gòu)的建制，促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。 （1）建立一套完整的目標(biāo)體系 （2）制定目標(biāo) （3）組織實(shí)施 （4）檢查和評(píng)估 19、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序 （1）提出購(gòu)買申請(qǐng) （2）審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi) （3）招標(biāo)，選擇供應(yīng)商 （4）簽訂供貨合同 （5）貨物入庫 （6）支付貨款 20、制定采購(gòu)預(yù)算方案程序 （1）確定預(yù)算的核算基數(shù) （2）進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研 （3）確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格 （4）編寫預(yù)算方案 （5）征求意見，完善方案 21、辦公資源管理程序 包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會(huì)議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實(shí)行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。 （1）了解本單位所有辦公資源的基本情況 （2）對(duì)本單位所有辦公資源進(jìn)行分類管理 （3）對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況 （4）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析 22、信息開發(fā)的主要形式 對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。 （1）剪報(bào) （2）索引 （3）目錄編制 （4）文摘 （5）信息資料冊(cè) （6）簡(jiǎn)訊 （7）調(diào)查報(bào)告 23、信息開發(fā)的程序 （1）確定主題 （2）分析信息材料 （3）選擇信息開發(fā)方法 （4）選擇開發(fā)信息的形式 （5）形成信息產(chǎn)品 24、信息利用的工作程序 通過有效的方式將信息提供給利用者，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實(shí)效性特點(diǎn)。 （1）熟悉信息的內(nèi)容 （2）確定利用需求 （3）確定信息利用服務(wù)的途徑 （4）獲取信息 （5）提供信息 25、信息反饋的工作程序 將信息使用過程中產(chǎn)生的效應(yīng)及活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的信息進(jìn)行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實(shí)性；對(duì)信息傳遞進(jìn)行檢驗(yàn)與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。 （1）明確目標(biāo) （2）選擇信息反饋的方法 （3）獲取反饋信息 （4）加工分析反饋信息 （5）傳遞反饋信息 （6）利用反饋信息 三、文書處理與擬寫 1、文書審核的工作程序 對(duì)文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。 （1）明確審核范圍 （2）確定是否需要行文 （3）審核文書內(nèi)容 （4）檢查文字表達(dá) （5）檢查文件體式 （6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備 2、檔案利用的工作程序 是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。 （1）熟悉庫藏 （2）分析利用需求 （3）選擇檔案利用方式 （4）獲取檔案 （5）提供檔案 3、電子檔案管理的工作程序 在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。 （1）電子檔案的收集積累 （2）電子檔案的歸檔 （3）電子檔案的保管 （4）電子檔案的利用 4、文書擬寫 通告、通報(bào)、決定、請(qǐng)示批復(fù)函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話稿、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告 以上文種重在記住結(jié)構(gòu)、常用語，到時(shí)會(huì)寫。來源:多智教育- 秘書資格考試站 進(jìn)行2009年秘書三級(jí)考試過關(guān)復(fù)習(xí)心得交流要充分了解考試題型，合理安排好答題時(shí)間。秘書考試分兩大塊，一塊是理論，一塊是實(shí)務(wù)?？祭碚摃r(shí)，要先選擇秘書基礎(chǔ)知識(shí)的題來作答。擬寫實(shí)務(wù)題的答題要點(diǎn)就是，把你自己認(rèn)為和該部分相關(guān)的內(nèi)容都朝上寫，決不能讓卷子空著。還有就是盡可能用書里的語言答題，口語不要太多。1、要有良好的心態(tài)。（心態(tài)是一個(gè)人成功的前提條件） 俗話說,人最大的敵人是自己,最好的朋友也是自己，所以做任何事都要自信。 要有一種贏取勝利的主動(dòng)心態(tài)，積極一些，樹立自信心，別還沒打仗就畏首畏尾。 2、要充分了解考試題型，合理安排好答題時(shí)間。秘書考試分兩大塊，一塊是理論，一塊是實(shí)務(wù)?？祭碚摃r(shí)，要先選擇秘書基礎(chǔ)知識(shí)的題來作答，因?yàn)檫@一部分有些題還是需要時(shí)間來思考的，等基礎(chǔ)知識(shí)的題答完，再去答職業(yè)道德的題，因?yàn)槁殬I(yè)道德題很多都是直觀題，千萬不要猶豫，不要左思右想，不要在職業(yè)道德上浪費(fèi)時(shí)間。理論部分題量還是比較大的，大家一定要抓緊時(shí)間。實(shí)務(wù)部分先是情景題，就是看錄像，各位考生一定要邊看錄像邊找點(diǎn)，千萬不要等兩遍都放完了才回憶，那會(huì)漏掉很多點(diǎn)，而且浪費(fèi)時(shí)間。擬寫實(shí)務(wù)題的答題要點(diǎn)就是，把你自己認(rèn)為和該部分相關(guān)的內(nèi)容都朝上寫，決不能讓卷子空著。還有就是盡可能用書里的語言答題，口語不要太多。 3、要做歷年考題。做歷年考題一是熟悉題型，二是鍛煉答題思路，三是題庫是一定的，你做的歷年考題，說不定在今年的考試中也可能出現(xiàn)，這一點(diǎn)很重要。 4、要注意休息，不要搞疲勞作戰(zhàn)，有效的看書是關(guān)鍵。 在復(fù)習(xí)期間，多吃咸魚、雞蛋、豆腐、海帶等富含卵鱗脂的東西，有助于增強(qiáng)記憶力。 5 總結(jié)就是：書讀一遍、課聽一遍、錄像看一遍、題做一遍。 6 凡事努力去做，認(rèn)真努力做了，就不要再后悔了！來源:多智教育- 秘書資格考試站錄像題中經(jīng)?？己说闹饕幸韵轮R(shí)點(diǎn)： 1、辦公室環(huán)境：辦公室、會(huì)議室、會(huì)客室的布局、布置、衛(wèi)生清潔狀況，辦公用品的擺放是否合理，辦公室光線是否充足、有無綠色植物等。 2、職業(yè)形象：秘書是否穿著職業(yè)裝，坐姿、站姿、走姿等是否正確。 3、接待工作：環(huán)境狀況、辦公用品的準(zhǔn)備情況、接待預(yù)約和未預(yù)約的來訪者、電話接待的要求等。 4、接打電話：電話擺放位置、接電話時(shí)間、接撥電話動(dòng)作、電話用語、電話記錄、記錄用筆和本、電話找人、打電話內(nèi)容、電話信息保密等。 5、日常寫作：會(huì)議通知、請(qǐng)柬、介紹信、協(xié)議書、合同等文種的寫作是否規(guī)范等。 6、溝通方面：包括溝通的基本技能、具體技能要求和內(nèi)容等。 7、會(huì)議管理會(huì)議前的籌備工作、會(huì)中的服務(wù)工作、會(huì)后的善后工作、會(huì)議協(xié)調(diào)等。 8、檔案信息管理：檔案收集方法、檔案收集流程、檔案信息管理、信息開發(fā)工作等。 9、辦公室事務(wù)管理庫存管理、進(jìn)貨保管、緊急事故的處理、辦公設(shè)備及用品的采購(gòu)等。 10、法律知識(shí)：公司法、合同法、勞動(dòng)法等相關(guān)法律常識(shí)。秘書資格考試秘書三級(jí)實(shí)務(wù)綜合資料（一）禮賓次序常用的5種方法 1依照來賓的具體身份和職務(wù)高低來排列順序。2按字母順序排列。 3依照來賓到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的具體時(shí)間早晚來排列4依照來賓告知東道主自己到訪的時(shí)間的先后排列5不排列即不分先后 涉外禮賓的準(zhǔn)備工作。 1搞清楚來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況。 2注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習(xí)慣。 3擬定來賓訪問日程。4.安排食宿 涉外會(huì)見、會(huì)談的程序。 1提前約定。2.通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)。3.準(zhǔn)備工作.4.迎接客人 5會(huì)見、會(huì)談6.送別客人 接待計(jì)劃與安排 1、說明接待計(jì)劃的三項(xiàng)內(nèi)容： （1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費(fèi)列支。 2、人員安排中計(jì)劃中應(yīng)寫明；（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員； （3）住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；（4）宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù) （5）會(huì)見、會(huì)談地點(diǎn)、人數(shù)、參與人員。 3、日程安排計(jì)劃： （1）日期、時(shí)間、地點(diǎn)；（2）活動(dòng)內(nèi)容；（3）陪同人員。 4、接待經(jīng)費(fèi)計(jì)劃（列支）； （1）工作經(jīng)費(fèi)；（2）餐飲費(fèi)；（3）住宿費(fèi)；（4）交通費(fèi)； （5）參觀費(fèi)；（6）其他不可預(yù)見費(fèi)用。 進(jìn)行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求 .不卑不亢：不論來自哪個(gè)國(guó)家.所代表公司、企業(yè)的大小應(yīng)以禮相待，互相尊重 依法辦事：國(guó)際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國(guó)法律.也遵守對(duì)方國(guó)家的法律 內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國(guó)家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密。 了解國(guó)際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等 新聞發(fā)布會(huì)的注意事項(xiàng)1.確定新聞主題，選擇發(fā)布良機(jī)。2.挑選媒介單位、落實(shí)宴請(qǐng)范圍。 3.確定會(huì)議主持人，精選發(fā)人4.處理好應(yīng)回避的問題制定各種應(yīng)變措施。 慶典活動(dòng)組織工作重點(diǎn)。1.前期調(diào)查研究2.精心策劃準(zhǔn)備。3.選擇最佳時(shí)機(jī)。4.邀請(qǐng)嘉賓光臨。 5.編排活動(dòng)程序。6安排其他活動(dòng)。7.善后工作處理。 開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點(diǎn)。 1開放式：有利于溝通節(jié)省辦公空間辦公設(shè)備共享。難保機(jī)密干擾大無私人空間 2.封閉式：有利于安全保密集中注意力保護(hù)隱私。難交流費(fèi)用高 選擇不同辦公模式的方法 1.認(rèn)真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點(diǎn)。 3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應(yīng)規(guī)章制度。 5.確定新的分配制度。 辦公模式發(fā)生變化的原因 1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變?nèi)藗兊穆?lián)系不受地理位置限制，不再辦公場(chǎng)所也能進(jìn)行工作。2企業(yè)經(jīng)營(yíng)需要既支出少量費(fèi)用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務(wù)3.辦公場(chǎng)地費(fèi)用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益4大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式6.社會(huì)豐富多彩人們需要在時(shí)間上又更大的自主性和靈活性。7人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報(bào)酬。8人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵(lì)員工的工作積極性。秘書資格考試秘書三級(jí)實(shí)務(wù)綜合資料（二）制定計(jì)劃的作用。 1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位2.指明組織為實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財(cái)力部署的根據(jù)3.指明組織的活動(dòng)方針和范圍保證行動(dòng)目標(biāo)一致4指明事務(wù)順序先后安排5是一種主要控制手段和數(shù)量化財(cái)政計(jì)劃 計(jì)劃工作主要內(nèi)容 1每一項(xiàng)工作的起始時(shí)間、階段時(shí)間和最終期限2每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。 3每一項(xiàng)任務(wù)所需費(fèi)用和其他資源4每一項(xiàng)任務(wù)所承擔(dān)的人員及負(fù)責(zé)人。5每一項(xiàng)任務(wù)完成情況的檢查和監(jiān)督。 安全檢查的主要內(nèi)容及原則 1.對(duì)可預(yù)見的自然災(zāi)害作好科學(xué)預(yù)測(cè)分析及時(shí)及早預(yù)報(bào)2.對(duì)可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動(dòng)向3.對(duì)以前發(fā)生的事件進(jìn)行總結(jié)，制定防范措施。 4.對(duì)預(yù)測(cè)的突發(fā)事件制定應(yīng)急方案5.將應(yīng)急方案或應(yīng)急程序公示于醒目位置6.進(jìn)行度突發(fā)事件的培訓(xùn)和演練，掌握必要的知識(shí)與技能7.配備相關(guān)設(shè)備和資源8.定期檢查維護(hù)更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。 原則：1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮2.快速反應(yīng)控制事態(tài)發(fā)展3以人為本保護(hù)公眾利益4公開透明面對(duì)公眾。 突發(fā)事件的報(bào)告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容 必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)2.作為安全教育的案例資料3.便于應(yīng)對(duì)各種賠償案件 內(nèi)容：1.事故情況記錄表：事故發(fā)生日期、時(shí)間、地點(diǎn)、涉及人員，事故過程。證人 2.工傷情況報(bào)告表：事故發(fā)生日期、時(shí)間、地點(diǎn)，涉及人員基本情況，事故過程細(xì)節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人辦公設(shè)備購(gòu)買和租用的優(yōu)缺點(diǎn)及其采購(gòu)程序 1購(gòu)買：優(yōu)點(diǎn)：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點(diǎn):一次付費(fèi)過高。設(shè)備難更新。 2租用：優(yōu)：最初投入費(fèi)用低，并能被獲得的利潤(rùn)補(bǔ)償。租用協(xié)議包括維護(hù)修理。 便于更新?lián)Q代。缺點(diǎn)：常年租用費(fèi)用過高。提前終止合同會(huì)有很高賠償。 采購(gòu)程序：提出購(gòu)買申請(qǐng)審批落實(shí)費(fèi)用選擇供應(yīng)商簽訂供貨合同貨物驗(yàn)收入庫支付貨款。 正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商須考慮的因素 1.價(jià)格和費(fèi)用 比較不同供應(yīng)商的要價(jià)：初次洽談的價(jià)格 降低價(jià)格方法，如批量購(gòu)買，節(jié)日削價(jià)或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商 購(gòu)買后還要考慮費(fèi)用的支出，如：占用空間費(fèi)用，存儲(chǔ)物品報(bào)廢，存儲(chǔ)過多占用資金 2.質(zhì)量和交貨 保證購(gòu)買后能滿足需求選擇不合格物品的供應(yīng)商 比較供應(yīng)商交貨的時(shí)間供應(yīng)商能說到，做到，有誠(chéng)信，很可靠 3.服務(wù)和位置 比較為客戶提供服務(wù)是否方便，如所提供的訂購(gòu)方式 供應(yīng)商所在地點(diǎn)方便聯(lián)絡(luò)和交貨4.安全和可靠性 送貨整個(gè)過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運(yùn)輸和交貨 比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等 了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽(yù)度，如為客戶保密的可靠性 申請(qǐng)費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟是1、申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等情況，并親自簽字。2、該報(bào)告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。 3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。 4、在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符。 5、商務(wù)工作結(jié)束，申請(qǐng)人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。 6、如果事實(shí)商務(wù)工作時(shí)，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報(bào)銷。秘書資格考試秘書三級(jí)實(shí)務(wù)綜合資料（三）制定采購(gòu)預(yù)算方案的程序和內(nèi)容 1程序：確定預(yù)算基數(shù)調(diào)研確定采購(gòu)的產(chǎn)品編寫預(yù)算方案修改完善方案 2內(nèi)容：預(yù)算的項(xiàng)目名稱目標(biāo)需要的辦公資源采用預(yù)算方法測(cè)算的依據(jù)支付預(yù)算標(biāo)準(zhǔn) 政府采購(gòu)主要方式 公開招標(biāo)邀請(qǐng)招標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)性談判單一來源詢價(jià)國(guó)務(wù)院政府采購(gòu)監(jiān)督機(jī)構(gòu)認(rèn)定的其他方式合理調(diào)配和利用辦公資源 1.a制定合理的調(diào)配計(jì)劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項(xiàng)作出調(diào)配計(jì)劃，計(jì)劃要又預(yù)見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點(diǎn)物品的使用對(duì)工作性質(zhì)重要的部門實(shí)行傾斜政策。2.建立辦公資源運(yùn)行檔案（購(gòu)買信息維修合同操作指南所有資源情況列表基本信息日志記錄和故障登記）3.管理辦公資源的注意事項(xiàng)（及時(shí)更新記錄按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備掌握人員流動(dòng)情況） 會(huì)議籌備 1作用：了解會(huì)務(wù)工作的全局加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通確保會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn) 2特點(diǎn)：全面性和具體性計(jì)劃性明確性 3原則：嚴(yán)格時(shí)間事項(xiàng)明確會(huì)議必要 4內(nèi)容：會(huì)議主題于議題會(huì)議名稱會(huì)議議程時(shí)間和日期地點(diǎn)需要設(shè)備和工具會(huì)議文件會(huì)議人員組成及人數(shù)與會(huì)人員的組成會(huì)議食宿安排確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)安排會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)和完成任務(wù)的期限 會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容 1.會(huì)議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題場(chǎng)地問題設(shè)備問題資料問題健康與安全問題與會(huì)者情緒問題與會(huì)者返程問題行為問題2.明確意外事件出現(xiàn)時(shí)工作人員的責(zé)任 3.處理會(huì)議中意外事件的方法：同上組織電話會(huì)議的方法 發(fā)出會(huì)議通知分發(fā)會(huì)議資料安排會(huì)場(chǎng)接通電話相互通報(bào)出席情況記錄 組織視頻會(huì)議的方法 視頻會(huì)議的會(huì)場(chǎng)做好會(huì)場(chǎng)布置工作配備和檢查設(shè)備設(shè)備維護(hù)為減少租用通信線路的時(shí)間節(jié)約費(fèi)用 遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案特點(diǎn) （1）遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、能夠與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。 （2）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會(huì)議日期、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議參加人數(shù)、與會(huì)者的電話號(hào)碼、主持人姓名等。 （3）會(huì)議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會(huì)者，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論。 （4）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。 會(huì)議籌備情況檢查主要內(nèi)容 1會(huì)議準(zhǔn)備工作是否充分2文件材料的準(zhǔn)備3會(huì)議布置情況4禮儀接待人員的準(zhǔn)備5環(huán)境條件與用品的準(zhǔn)備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容 做好會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種： （1）聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào) 1）聽取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。 2）會(huì)議籌備人員對(duì)匯報(bào)材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題，注重實(shí)效。 3）選擇合適的匯報(bào)時(shí)間。 4）對(duì)會(huì)議籌備情況匯報(bào)的重點(diǎn)是籌備中的問題。因此，匯報(bào)之后要抓緊催辦和落實(shí)。 （2）會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查 1）檢查會(huì)議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號(hào)字印刷材料。遠(yuǎn)程會(huì)議要提前下發(fā)材料。 2）注意氣味。一些人對(duì)香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此，要對(duì)所有工作人員提出要求。 3）設(shè)立入場(chǎng)登記臺(tái)。為使人們能輕松、快捷地登記入場(chǎng)，可考慮設(shè)置咨詢臺(tái)或登記臺(tái)。張貼會(huì)場(chǎng)平面示意圖。 4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。 5）準(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟，可放置電話機(jī)、傳真機(jī)、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。 6）安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會(huì)者的提問。 7）遠(yuǎn)程會(huì)議要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的檢查來源秘書資格考試秘書三級(jí)實(shí)務(wù)綜合資料（四）會(huì)議協(xié)調(diào)的內(nèi)容 1協(xié)調(diào)會(huì)議召開的時(shí)間地點(diǎn)出席人員列席人員2協(xié)調(diào)會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)3協(xié)調(diào)會(huì)議議題4協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要5協(xié)調(diào)會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí) 推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程的方法 1了解會(huì)議主題和議題2嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間3主題明確4鼓勵(lì)和引導(dǎo)與會(huì)者5消除交流故障抵制不和諧因素6合理安排議題7掌握會(huì)議休息的時(shí)機(jī)8適時(shí)結(jié)束會(huì)議 會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的方法 1以節(jié)約為原則，需要開支的項(xiàng)目要盡量列的詳細(xì)具體2向會(huì)議籌備委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)人提出申請(qǐng)并按照審批權(quán)層層審批3領(lǐng)導(dǎo)審批后由財(cái)務(wù)部門提取現(xiàn)金或填寫支票4支出會(huì)議經(jīng)費(fèi)5領(lǐng)導(dǎo)審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷的這種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。 會(huì)議總結(jié)的目的 1檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況2檢查各小組分工執(zhí)行情況3檢查個(gè)人工作情況4表彰先進(jìn)個(gè)人5妥善解決會(huì)議遺留的問題高效率會(huì)議的決定因素 1會(huì)議召開的必要性2經(jīng)過精心準(zhǔn)備3地點(diǎn)選擇適中4形式多樣化5嚴(yán)格執(zhí)行了會(huì)議的各項(xiàng)議程6與會(huì)者經(jīng)過認(rèn)真確認(rèn)和專心挑選7嚴(yán)格開會(huì)、散會(huì)時(shí)間8會(huì)議作出的決定事項(xiàng) 9會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出合理10會(huì)議服務(wù)熱情周到 信息利用的要求 1信息利用要給組織帶來效益2信息利用要對(duì)社會(huì)環(huán)境和公眾負(fù)責(zé)。不能損害社會(huì)環(huán)境和公眾利益3信息利用要嚴(yán)格遵守信息法規(guī)，遵守知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī) 登記 （1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。 （2）登記分為兩種類型； 總括登記，對(duì)存儲(chǔ)信息按批分類登記； 個(gè)別登記，按信息存儲(chǔ)順序逐件登記。 （3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊(cè)式登記。 2、編碼： （1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。 （2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù) （3）編碼的兩種方法： 順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼； 分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類 提供檔案利用的要求及方式 1要求：依法開展利用工具主動(dòng)及時(shí)開展利用工作不斷完善檔案服務(wù)方式和手段掌握本單位近期工作重點(diǎn)、重大活動(dòng)據(jù)此開展檔案利用工作 2方法：開設(shè)閱覽室提供利用檔案外借制發(fā)檔案復(fù)制本提供咨詢服務(wù)印發(fā)檔案目錄舉辦檔案展覽 編寫大事記的工作步驟和注意事項(xiàng) 1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項(xiàng)，如材料真實(shí)編寫時(shí)突出大事不要漏要點(diǎn)拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡(jiǎn)明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認(rèn)為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時(shí)要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。 2.大事記主要由大事記記述和時(shí)間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時(shí)間要求有記載準(zhǔn)確的日期，不用模糊的字詞。而且對(duì)每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列來秘書資格考試外賓接待工作外賓接待工作的原則外賓接待工作，是關(guān)系到國(guó)家與國(guó)家之間的大事，其好壞直接影響到國(guó)家的利益和聲譽(yù)。因此，每個(gè)負(fù)責(zé)外賓接待工作的人員都必須遵守以下原則：1平等友好的原則。無論外賓來自哪個(gè)國(guó)家和地區(qū)，都一律平等對(duì)待，并且尊重他們的風(fēng)俗習(xí)慣，不把自己的觀念和思想強(qiáng)加于人。在接待工作中，舉止要文明禮貌、不卑不亢、熱情友好。2內(nèi)外有別的原則。接待外賓時(shí)，必須注意內(nèi)外有別嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。提高警惕，防范各種可能的收集政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技等情報(bào)的活動(dòng)，不得在對(duì)外交往中泄露國(guó)家機(jī)密。3不牟私利的原則。在接待外賓的過程中，不允許背著組織內(nèi)外賓私自交往，收受禮品，不允許利用職權(quán)營(yíng)私牟利。要堅(jiān)決維護(hù)國(guó)家利益和主權(quán)，維護(hù)國(guó)家的尊嚴(yán)，嚴(yán)格按國(guó)家的法規(guī)法令辦事，不做任何有損國(guó)格、人格的事。4文明禮貌的原則。接待外賓時(shí)，要尊重各國(guó)的風(fēng)俗習(xí)慣，不把我國(guó)的生活習(xí)俗強(qiáng)加于人?？傊?，外賓接待工作要做到：既堅(jiān)持原則，嚴(yán)守紀(jì)律，平等相待；又熱情友好，文明禮貌，不卑不亢。秘書資格考試外賓接待工作外賓接待的程序外賓指國(guó)外來賓，也包括港、澳、臺(tái)同胞和海外僑胞等。外賓接待工作不是簡(jiǎn)單的交際和應(yīng)酬，而是一項(xiàng)政治性、政策性都很強(qiáng)的工作，必須按照嚴(yán)格規(guī)定程序進(jìn)行：1、接待前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，包括了解上級(jí)意圖，了解外賓的有關(guān)情況，并據(jù)此訂出接待計(jì)劃，準(zhǔn)備各種有關(guān)資料，做好各方的聯(lián)絡(luò)。重要外賓的接待計(jì)劃應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)。2、迎接工作，應(yīng)根據(jù)外賓的身份，對(duì)等安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員去迎接，并安排好車輛和賓館，重要接待有時(shí)還要安排備用車輛隨行。3、接待負(fù)責(zé)人與外賓商談活動(dòng)日程安排。安排外賓的日常生活，應(yīng)根據(jù)各國(guó)習(xí)俗，要注意尊重不同的生活習(xí)慣。4、對(duì)重要外賓，要安排專門會(huì)見。會(huì)見時(shí)，主人應(yīng)先到達(dá)會(huì)見地點(diǎn)迎接客人。引見介紹后，按序就座。會(huì)見完畢，主人應(yīng)送客人到門口或上車處。5、宴請(qǐng)，要按照外事工作的規(guī)定、外賓的情況，確定宴請(qǐng)的規(guī)模、菜單、席次和陪客人員。6、參觀游覽，要在接待計(jì)劃中先行安排，包括參觀游覽的路線、活動(dòng)具體內(nèi)容等。7、禮品和交換的紀(jì)念品要事先研究，應(yīng)根據(jù)不同對(duì)象來確定。客人重訪時(shí)，禮品可作相應(yīng)變動(dòng)，不要重復(fù)。8、對(duì)重要外賓的接待，應(yīng)根據(jù)情況作適當(dāng)?shù)男侣剤?bào)道。如有必要，可將報(bào)紙的報(bào)道內(nèi)容剪下（地方報(bào)紙不對(duì)外，不能全送），與訪問時(shí)的留影一起裝訂成冊(cè)，贈(zèng)給外賓。9、做好安全保衛(wèi)工作，特別是重要外賓，事先應(yīng)和公安、交通、外事等部門聯(lián)系好，以確保外賓的安全。10、當(dāng)外賓抵離國(guó)境時(shí)，接待人員應(yīng)協(xié)助外賓辦理出入境手續(xù)。秘書資格考試外賓接待工作涉外活動(dòng)禮賓次序安排禮賓次序，是指國(guó)際交往中對(duì)出席活動(dòng)的國(guó)家、團(tuán)體、各國(guó)人士的位次按某些規(guī)則和慣例進(jìn)行排列的次序。禮賓次序通常按以下規(guī)則排列：1、按身份與職務(wù)的高低排列。這是禮賓次序排列的主要根據(jù)。一般的官方活動(dòng)，經(jīng)常是按身份與職務(wù)的高低排列。2、按字母順序排列。多邊活動(dòng)中的禮賓次序有時(shí)按參加國(guó)國(guó)名字母順序排列。一般以英文字母排列居多，少數(shù)情況也有按其他語種的字母順序排列。3、按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列。按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列禮賓次序是經(jīng)常采用的方法之一。東道國(guó)對(duì)同等身份的代表團(tuán)，按派遣團(tuán)組成的日期排列；或按代表團(tuán)抵達(dá)活動(dòng)地點(diǎn)的時(shí)間先后排列；或按派遣國(guó)通知代表團(tuán)參加活動(dòng)的答復(fù)時(shí)間先后排列。注意事項(xiàng)1背景資料準(zhǔn)備得越充分越好，對(duì)對(duì)方了解越多越好，包括對(duì)方的職位、信譽(yù)情況、經(jīng)濟(jì)狀況、人事變動(dòng)、來賓個(gè)性、興趣愛好等等。2對(duì)方以前曾來訪過，最好按以前的接待規(guī)格接待。應(yīng)慎用高規(guī)格接待，特別是在多國(guó)參加的國(guó)際活動(dòng)中，如僅對(duì)某國(guó)來賓高規(guī)格，可能會(huì)引起其他來賓的不滿。3接待人員名單定下