辦公室5S打造標準及實施方案

辦公室辦公室 5S5S 推進標準及實施方案推進標準及實施方案 一 目的一 目的 通過 5S 打造工作有效開展辦公環(huán)境 提升辦公室人員的工作效率 改善辦 公場所的環(huán)境 提高辦公室人員的整體素質 提升公司的整體形象 二 使用范圍二 使用范圍 本方案適用于辦公室全體人員 三 具體實施時間三 具體實施時間 2016 年 1 月 1 日正式啟動辦公室 5S 推進工作 四 辦公室四 辦公室 5S5S 小組小組 組長 督查 人事行政部 成員 市 場 部 負 責 人 成員 財 務 部 負 責 人 成員 客 服 部 負 責 人 成員 人 事 行 政 負 責 人 五 小組成員職責五 小組成員職責 1 組長職責 總體把握 5S 推行小組的工作方向 批準 5S 推行標準及實施方案 評價 5S 推行 改善成果 在辦公區(qū)域 5S 活動推行中擁有最高裁決權 2 5S 監(jiān)查員的職責 對辦公區(qū)域成員進行 5S 檢查和監(jiān)督 對 5S 檢查結果公布到辦公區(qū)域人員 上報給組長辦公區(qū)域 5S 推行情況 跟進推行小組會議決定事項 3 組員的職責 參與本部門開展 5S 活動方案 具體落實本部門推行工作 執(zhí)行 5S 小組的各 種工作指示 參與 5S 活動的具體實施 自查 評比 評價 確定開展 5S 活動 效果 六 辦公室六 辦公室 5S5S 實施標準要求 實施標準要求 1 桌面 物品方面 將公司用品和個人用品區(qū)分開來 公司用品放在明顯處 私人物 品放在不明顯處 辦公用品放在抽屜的上層 私人物品放在抽屜的下層 辦公 桌椅應設置姓名標牌 圖一 電腦 鍵盤 電話 水杯 文件筐 筆筒 姓名標牌 部門 姓名 職務 2 文件柜 A 文件柜右上角貼柜子編號 名稱 部門以及責任人等 B 文件柜內分層分類 用分隔線和標簽區(qū)分 圖二 3 文件資料 將所有文件資料有效分類 運用形跡管理的方法使文件能夠馬上被拿取 如下圖示為經過分類整理后的文件資料放置圖例 分類方式 1 按形式分類 2 按門店分類 3 按一般文件分類 4 按主題分類 5 按標題分類 6 文件編號 1 2 34 6 責任人 保存期限 圖三 4 抽屜 主機箱及線路 A 清除不用或不用物品 留下必需品 B 所有物品應分類 并進行標識 C 辦公用品放置在上層 個人用品放置在下層 圖四 5 墻壁不隨意張貼紙張及任何物品 使用膠水 膠紙將紙張貼在墻上時 一旦揭除會留下難看的斑跡 從而影 響辦公室整體形象 6 辦公室標識管理 6 1 辦公區(qū)域標識管理 根據辦公人員的數量 將辦公桌劃分為不同員工的作業(yè)區(qū)域 其標識的內 容包括以下 3 個部分 1 區(qū)域名稱 2 區(qū)域所屬人姓名 分層柜分類 第一層 辦公用品 第二層 臨時用品 第三層 個人私人物品 線路扎整齊 確保安全不凌 亂 主機箱靠一邊整齊放好 3 區(qū)域人職務 6 2 文件夾標識管理 文件夾外部標識主要是指側面標識和正面標識 其中 側面標識主要包括 以下 5 個要素 1 文件夾編號 2 文件夾名稱 3 文件夾內文件內容簡述 4 文件夾管理部門 5 文件夾管理責任人 6 文件夾標識的注意事項 無論文件的厚薄 文件夾標識的長度 寬度都應保持一致 若將文件夾放入文件盒內 文件盒也應有相應的標識 在文件夾側面加上斜線或三角形 以形成目視管理標準 統(tǒng)一文件夾標識的規(guī)格和字體 在文件柜的 左側門上做 好文件清單 文件盒上做 好數字編號 與文件柜左 側門上清單 一致 圖五 7 人走桌凈 員工如果離開桌子 5 分鐘以上 應該在離開辦公桌位前將物品整理好放起 來 椅子歸為 電腦處于鎖屏狀態(tài) 圖六 七 辦公室七 辦公室 5S5S 推進工作要求推進工作要求 一 整理 1 每日將所有文件 包括電子文檔 分為必要 有效 和不要 無效 的 2 每日將審批后的有效表單 記錄統(tǒng)一保存文件夾并歸檔 3 本部門所轄區(qū)域的設備 物品 空間 并區(qū)分 要 和 不要 并分 類如下 1 設備 電腦 打印機 電話 傳真機 文具和書籍等 2 物品 公共辦公用品 個人用品等 3 空間 柜 架 桌椅 抽屜和儲物柜等 4 不要 物品經 5S 小組判定后 集中處理 二 整頓 1 文件資料的管理整頓 1 將文件按待處理 處理中和已處理分類放置 2 機密類文件根據應用情況分為每日必用 常用和常不用 3 種 常不用 的機密類文件盡快處置 3 電子文檔資料分類必須條理清晰 需要永久或長期保存的 應打印成 紙制文件并同時將電子文檔存儲到電腦硬盤或 U 盤進行妥善保存 2 辦公室的整頓 1 辦公室桌面除文件盒 文件欄 水杯 電話 臺歷 辦公用品 筆筒 文件 電腦外無其他物品 2 電腦 桌面呈 45 度角貼墻放置 豎式主機置桌面下 3 抽屜 所有物品分類放置 辦公用品放上層 個人用品放下層 4 桌椅 桌面物品擺放整齊有序 桌面清潔 干凈 椅子擺放整齊 5 垃圾筒 置于辦公桌右下角 三 清掃 1 辦公區(qū)域 如通道 地面 按照每日排班表按時清掃 2 清掃的對象主要是個人辦公區(qū)域 具體清掃基準如下 清掃對象清掃要求周期清掃時間 個人區(qū)域桌面干凈 整潔 桌洞內無垃圾 雜物每天一次每天上班前 辦公設備電腦主機和重點部位的正面 背面 送風口無污垢每周一次每天上班前 四 清潔 三 安全 1 正確使用辦公室各種電器設備 2 定期檢查辦公區(qū)域各種電源 線路的安全狀況 3 保持安全通道 出口的暢通 四 節(jié)約 1 最大限度地利用各種辦公用品 2 設置各類辦公用品分類回收箱 3 對不能再使用的辦公設備進行相關回收處理 八 辦公室 5S 工作檢查表 另附表 九 辦公區(qū)域 5S 檢查考核方法 方法說明 定期巡查方法 1 各部門負責人每周至少自查兩次 2 5S 小組督查員每周至少巡查一次 發(fā)現(xiàn)問題 及時做好記錄 不定期巡查方法 5S 小組督查員每周不定期到現(xiàn)場進行巡查和督導 隨時發(fā)現(xiàn) 5S 活動推行中的問題 以便迅速采取措施解決 文件資料 桌面 電腦中無失效文件 超過保管期限的及時銷 毀 保管期限內的在文件資料柜歸檔 每周一次自定 5S5S 推行小組檢查工作流程推行小組檢查工作流程 5S 小組督查員定好巡查時間 開展巡查工作 發(fā)現(xiàn)問題 發(fā)現(xiàn)問題超過 3 項 部門周例會通報批 評 出現(xiàn)問題部門 每人樂捐 50 元 發(fā)現(xiàn)問題在三項 以內 部門周例 會通報批評 跟進整改 十 申訴制度十 申訴制度 對 5S 活動檢查評比結果 若有認為與實際情況不符或不合理情況 可以郵 件形式或會議提出 由 5S 活動推行小組成員表決裁決問題決策權 申訴人申訴前 必須核對最新檢查標準 確定評比有誤 并與相關檢查人員協(xié)商 附表 附表 辦公室辦公室 5S5S 活動檢查表活動檢查表 活動檢查內容配分得分問題點描述 桌面及抽屜內均無多余物品 且擺放整齊 4 審批后文件是否及時歸檔 3 辦公區(qū)域是否有不用或不急用的物品 工具 4 整理 15 分 辦公區(qū)域是否有明確的區(qū)域標識 且標識清 楚 4 定位明確 使用目視管理 任何人可隨時使用 4 文件柜 辦公用品是否有管理責任人 3 文件等是否實施定位化管理 4 整頓 15 分 辦公桌下是否有工作無關物品存放 4 地面 桌面是否雜亂 3 電腦和辦公設備線路是否雜亂 3 個人區(qū)域墻壁 地面是否保持干凈 3 清掃 15 分 辦公區(qū)域文件 工具 辦公用品是否有灰塵 2 復查 辦公區(qū)域死角是否有灰塵 4 辦公設備是否保持干凈 3 抽屜內是否雜亂 3 私人物品有無依規(guī)定放置 3 下班時桌面上是否整齊 3 清潔 15 分 辦公區(qū)域人員是按照前 5S 是否規(guī)范化 標 準化 3 是否遵照規(guī)定統(tǒng)一穿戴工服 佩戴工牌 3 待人接物態(tài)度好 語言禮貌 舉止文明 3 有無遲到 早退 曠工現(xiàn)象 3 堅持上班前開展 5S 活動五分鐘 下班后開展 5S 活動五分鐘 3