工程部行文管理辦法.doc

行文管理辦法固安縣興源房地產開發(fā)有限公司2013年3月15日愛方城項目工程部行文管理辦法為規(guī)范工程部各種文件的起草、簽發(fā)和管理流程，做到政令暢通，正確指導工程部的各項工作，特制定本規(guī)定，本行文管理辦法只適用于工程部發(fā)起、簽收的文件。本行文中部分文件格式參考固安縣興源房地產開發(fā)有限公司綜合辦發(fā)布的關于開發(fā)二部日常表格規(guī)范的通知，同時本行文中內部（總公司行文、開發(fā)二部部門溝通）溝通部分文件在公司OA系統(tǒng)上執(zhí)行。1、工程部行文種類根據工程部對內、外部溝通及工程管理特點，可分為上行文、下行文、中行文三種（此行文分類根據工程部流程執(zhí)行完后的下一步流程單位部門級別劃分）。根據工程部文件進行分類。行文分類表序號行文種類具體文件備注1上行文請示報告、股東呈報函、綜合辦發(fā)布的通知、需加蓋公司公章的文件、固安當地政府的文件具體格式詳見附件一（綜合辦發(fā)）2中行文招標過程中文件、開發(fā)二部聯(lián)絡單、合同/協(xié)議擬文傳遞處理筏、合同款支付申請表、工程結算協(xié)議書、款項報銷、工程部會議紀要、工程周報、安全周報具體格式詳見附件3下行文施工方案、進度計劃，監(jiān)理通知、監(jiān)理例會、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理月報，設計變更、工程變更、圖紙會審、洽商費用報審表、現場簽證，監(jiān)理、施工、設計等單位以收發(fā)文形式對施工、監(jiān)理、設計單位的來往函件以收發(fā)文的形式2、工程部行文流程2.1上行文2.1.1請示報告按綜合辦發(fā)的表格、流程執(zhí)行（詳見附件一）。若事項緊急，可在請示報告上注明需要領導批復的時間節(jié)點。（在公司OA平臺上執(zhí)行）流程執(zhí)行完后，工程部存檔（電子版）。2.1.2股東呈報函按綜合辦發(fā)的表格、流程執(zhí)行（詳見附件一）。（在公司OA平臺上執(zhí)行）流程執(zhí)行完后，工程部存檔（電子版）。2.1.3綜合辦通知 綜合辦以文字性發(fā)布的通知，通知工程部人員并存檔工程部資料； 綜合辦以電子版發(fā)布的通知、會議紀要（QQ群、OA開發(fā)二部例會板塊），工程部人員自行查看。2.1.4需加蓋公司公章的文件需加蓋公司公章的文件，按公司蓋章流程執(zhí)行。（表格詳見附件一）表格存檔。2.1.5 固安當地政府文件固安當地發(fā)布的關于工程方面的通知，工程部存檔。2.2 中行文2.2.1招標文件招標過程中文件按北京興源房地產開發(fā)有限公司招標流程執(zhí)行，（OA上執(zhí)行），投標文件工程部存檔。過程中電子版文件、投標文件工程部存檔。2.2.2開發(fā)二部聯(lián)絡單以綜合辦發(fā)的表格、規(guī)定執(zhí)行（詳見附件一）。（在公司OA平臺上執(zhí)行）2.2.3合同/協(xié)議擬文傳遞處理筏按綜合辦制定、下發(fā)的表格流程執(zhí)行（詳見附件一），工程部存檔。2.2.4合同款支付申請表各專業(yè)人員支付完工程款項后（詳見附件一），告知資料員，由資料員錄入甲指分包付款臺帳2.2.5工程結算協(xié)議書按綜合辦下發(fā)的表格（詳見附件一），按照北京興源房地產開發(fā)有限公司結算流程執(zhí)行，合同開發(fā)二部存檔貳份原件，工程部復印件一份。2.2.6款項報銷此項流程按工程行政主管的流程執(zhí)行。2.2.7工程部會議紀要會議紀要記錄人經項目經理、工程總監(jiān)審核后，第一時間上傳公司OA系統(tǒng)。（電子版存檔）2.2.8工程周報、安全周報編制人編制完后經工程部經理審核、工程總監(jiān)審定后，存檔工程部。2.3 下行文2.3.1施工方案總包上報的施工方案需附帶施工方案報審表，（經監(jiān)理工程師、總監(jiān)審核簽字后），工程部資料員接收，轉交相關專業(yè)工程師審核。工程部存檔。2.3.2進度計劃總包上報的進度計劃經工程部審核完畢后存檔工程部。2.3.3監(jiān)理通知、監(jiān)理月報、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理例會監(jiān)理通知、監(jiān)理月報、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理例會工程部存檔。2.3.4設計變更設計變更由設計院簽字蓋章后經建設單位、監(jiān)理、施工單位四方簽字蓋章，填寫相應編號，工程部存檔（具體表格詳見附件四）。2.3.5工程洽商由參建單位（建設單位、施工單位）提出，經設計院同意后，四方簽字蓋章，填寫相應編號，工程部存檔（具體表格詳見附件三）。2.3.6圖紙會審記錄由建設單位、施工單位、設計單位、監(jiān)理單位四方參加，并經四方簽字蓋章，工程部存檔（具體表格詳見附件二）。2.3.7洽商費用報審表按綜合辦制定的表格、流程執(zhí)行。2.3.8現場簽證根據施工單位編制的現場簽證，經監(jiān)理單位審核、簽字后，經甲方相關專業(yè)工程師、工程部經理、工程總監(jiān)簽字后生效。（現場簽證以發(fā)生事項7天或者便于核量時間內總包提出，若超出7天或者已無法核量，建設單位不予以認可）2.3.8與施工單位、監(jiān)理單位、設計院等單位的收、發(fā)文。收發(fā)文若對方單位無回復， 7天內對方不回復則視為認可此事項，若事項緊急，可在發(fā)文中注明對方單位回復時間。收文施工單位、監(jiān)理單位、設計單位等發(fā)送的文件，由工程部資料員簽收，第一時間轉交相關當事人。為避免文件積壓誤事，應在收文當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。發(fā)文一般事務性文件的發(fā)文，應事先向工程部經理提出口頭申請，經工程部經理、工程部總監(jiān)同意后，由當事人擬稿，各類文書擬稿要求觀點明確、陳述清楚、條理清晰，標點符號使用正確，擬稿經工程部經理審核、工程總監(jiān)審批簽字并填寫工程部項目章使用臺帳后蓋章生效。由資料員統(tǒng)一發(fā)送，要求填寫相應編號，一式叁份。3、說明3.1以上文件無特