會計(jì)電算化下年終如何制作與管理賬本.doc

會計(jì)電算化下年終如何制作與管理賬本年底，財(cái)務(wù)電算化的企業(yè)都要做的最后一項(xiàng)工作便是打總分類賬和明細(xì)分類賬等賬頁，這是財(cái)務(wù)檔案管理的必選項(xiàng)，而財(cái)務(wù)電算化賬本必須是以電子和紙質(zhì)的介子存儲。電子的賬本無論什么材料何種方式存儲都不能避免被刻意作弊的人的修改，現(xiàn)在財(cái)務(wù)的檔案仍然是以紙介子為標(biāo)準(zhǔn)的保存模式輔助以電子的檔案。這樣就要求財(cái)務(wù)的賬本檔案必須符合會計(jì)基礎(chǔ)工作中對賬本的要求，也要滿足國家檔案管理的要求。1、為了保證數(shù)據(jù)的安全完整，財(cái)務(wù)賬冊必須是以死頁裝訂制作方式存檔，且按照檔案管理要求不能使用能生銹的金屬裝訂，為了防止賬冊的人為制假，建議使用特種設(shè)備裝訂。對于有多個核算點(diǎn)的集團(tuán)式企業(yè)最好是由總公司提取所有單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，統(tǒng)一委派打印輸出，以保證賬冊的紙質(zhì)數(shù)據(jù)與電子賬冊的一致。2、為了保證賬頁的完整性，要求必須對賬頁進(jìn)行自然數(shù)的排序頁碼印制。（1）對于單一科目裝訂成一冊或者分多冊裝訂的要全部自然數(shù)排列。（2）對于多個科目合并裝訂的，要求有分別對單一科目的頁碼排列和本賬冊的自然數(shù)頁碼排列。3、 每個賬冊要求必須有滿足本企業(yè)管理需要的賬薄啟用表或使用登記表，表中的基本要素中要有本賬冊的頁數(shù)。表中也要有以往手工賬冊使用登記表中的所有要素。4、 對于合并裝訂及往來科目在每本賬冊前應(yīng)該填制本賬冊目錄，目錄的形式可以采用填制總目錄再分別填制分冊裝訂的每冊目錄，也可以直接分冊填制目錄。目錄中要有科目名稱必要的還要分組，要有起始的頁碼。5、 賬冊的封面要求明確的印制賬本歸屬單位及年度，還要盡可能的將本賬冊包含的科目列示清楚，在篇幅有限的情況下可以簡稱或者類別列示。6、 對于賬冊的封面材料，依照以往手工賬本是一種漆布加紙板的復(fù)合材料，有一定的耐水耐酸堿性能，但是這樣的材料是工業(yè)化批量生產(chǎn)的賬冊適用。所以建議使用預(yù)涂膜的新型進(jìn)口紙張作為賬冊的封面，這種紙的高耐水耐酸堿高強(qiáng)度的性能是對賬冊紙張的良好保護(hù)。7、 為了更加方便的查閱財(cái)務(wù)賬本也可以在每冊的賬冊脊背上印制本賬冊的分面的內(nèi)容，限于篇幅可以簡化表達(dá)。這樣做也提高了本賬冊的美觀。8、 關(guān)于賬頁的打印輸出，必須預(yù)先進(jìn)行總體格式的確定，使得全部的賬頁面貌統(tǒng)一。尤其是總公司下管轄多個核算單位的統(tǒng)一格式非常重要。電算化之后對于手工習(xí)慣使用的多欄次明細(xì)賬，就沒有使用價(jià)值了，多數(shù)的統(tǒng)計(jì)平衡工作都是可以在電腦上完成了。建議全部采用三欄式的明細(xì)賬，A4幅面制作。工作流程作如下的建議：（1）首先要導(dǎo)出本企業(yè)當(dāng)年的科目表。（2）對每個科目及明細(xì)科目要標(biāo)示出需要打印總賬頁還是逐筆明細(xì)賬還是數(shù)量金額賬。堅(jiān)持輸出多欄賬的企業(yè)也同時(shí)要做出相應(yīng)的標(biāo)示。（3）對于需要合并的賬頁進(jìn)行初步合并，編輯好目錄及賬薄啟用表。（4）審查編輯好的賬冊，確認(rèn)后輸出，交付裝訂。（5）驗(yàn)收裝訂完畢的賬冊，歸檔或者保存在財(cái)務(wù)一年?？傊槐竞细竦?、美觀的賬冊就是一個企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作優(yōu)秀的體現(xiàn)，作為財(cái)務(wù)人員也需要將一年的辛苦工作作一個良好的封裝，作為財(cái)務(wù)管理者也有責(zé)任保證企業(yè)會計(jì)檔案的不錯不漏不毀并易于查閱。調(diào)賬的基本方法1、追溯調(diào)整法：是指對某項(xiàng)交易或事項(xiàng)變更會計(jì)政策時(shí)，如同該交易或事項(xiàng)初次發(fā)生時(shí)就開始采用新的會計(jì)政策，并以此對相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整。即，應(yīng)當(dāng)計(jì)算會計(jì)政策變更的累積影響數(shù)，并相應(yīng)調(diào)整變更年度的期初留存收益以及會計(jì)報(bào)表的相關(guān)項(xiàng)目。 追溯調(diào)整法的運(yùn)用，首先，累計(jì)影響數(shù)；第二，進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理(調(diào)賬)，對留存收益（包括法定盈余公積，法定公益金，任意盈余公積及未分配利潤，外商投資企業(yè)還包括儲備基金、企業(yè)發(fā)展基金）進(jìn)行調(diào)賬；第三，調(diào)整相關(guān)的會計(jì)報(bào)表，在提供比較會計(jì)報(bào)表時(shí)，要對受影響的各該期間會計(jì)報(bào)表的相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整；第四，在表外進(jìn)行披露，即在財(cái)務(wù)報(bào)告附注中進(jìn)行說明。 其中，累計(jì)影響數(shù)根據(jù)企業(yè)會計(jì)制度的規(guī)定，從三種不同角度給出了三種定義： （1）變更后的會計(jì)政策對以前各項(xiàng)追溯計(jì)算的變更年度期初留存收益應(yīng)有的金額與現(xiàn)有的金額之間的差額； （2）指它是假設(shè)與會計(jì)政策相關(guān)的交易或事項(xiàng)在初次發(fā)生時(shí)即采用新的會計(jì)政策，而得出的變更年度期初收益應(yīng)有的金額與現(xiàn)有額之間的差額； （3）指它是變更會計(jì)政策所導(dǎo)致的對凈損益的累積影響，以及由此導(dǎo)致的對利潤分配及未分配利潤的累積影響金額，不包括分配的利潤或股利。 2、未來適用法：指對某項(xiàng)交易或事項(xiàng)變更會計(jì)政策時(shí)，新的會計(jì)政策適用于變更當(dāng)期及未來期間發(fā)生的交易或事項(xiàng)。即，不計(jì)算會計(jì)政策變更的累積影響數(shù)，也不必調(diào)整變更當(dāng)年年初的留存收益，只在變更當(dāng)年采用新的會計(jì)政策。根據(jù)披露要求，企業(yè)應(yīng)計(jì)算確定會計(jì)政策變更對當(dāng)期凈利潤的影響數(shù)。 3、紅字更正：又叫紅筆訂正、赤字沖賬法。它是指記賬憑證的會計(jì)分錄或金額發(fā)生錯誤，且已入賬。更正時(shí)，用紅字填制內(nèi)容相同的記賬憑證，沖銷原有錯誤記錄，并用藍(lán)字填制正確的記賬憑證，據(jù)以入賬的一種更正錯帳的方法。 4、補(bǔ)充登記法：適用于記賬后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸的會計(jì)科目正確，但所填的金額的金額小于正確金額的情況。采用補(bǔ)充登記法時(shí)，將少填的金額用藍(lán)字填制一張記賬憑證，并在“摘要”欄內(nèi)注明“補(bǔ)充第號憑證少計(jì)數(shù)”，并據(jù)以登記入賬。這樣便將少記的金額補(bǔ)充登記入賬簿。 5、不能按錯誤額直接調(diào)整的調(diào)賬方法：稅務(wù)檢查中審查出的納稅錯誤數(shù)額，有的直接表現(xiàn)為實(shí)現(xiàn)的利潤，不需進(jìn)行計(jì)算分?jǐn)?，直接調(diào)整利潤賬戶；有的需經(jīng)過計(jì)算分?jǐn)?，將錯誤的數(shù)額分別攤?cè)胂鄳?yīng)的有關(guān)賬戶內(nèi)，才能確定應(yīng)調(diào)整的利潤數(shù)額。后一種情況主要是在材料采購成本、原材料成本的結(jié)轉(zhuǎn)、生產(chǎn)成本的核算中發(fā)生的錯誤，如果尚未完成一個生產(chǎn)周期，其錯誤額會依次轉(zhuǎn)入原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、銷售成本及利潤中，導(dǎo)致虛增利潤，使納稅人多繳當(dāng)期的所得稅。因此，應(yīng)將錯誤額根據(jù)具體情況在期末原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品和本期銷售產(chǎn)品成本之間進(jìn)行合理分?jǐn)?。則一旦全部調(diào)增利潤后就會造成虛增利潤，征過頭稅。 如某企業(yè)某月多計(jì)材料采購成本20000元，生產(chǎn)領(lǐng)用一批，所領(lǐng)材料部分加工完成產(chǎn)成品一批，完工產(chǎn)品銷售一部分，其10000元的錯誤額此時(shí)已進(jìn)入原材料，在產(chǎn)品，產(chǎn)成品，銷售成本之中。因此應(yīng)按比例計(jì)算確定各部分相應(yīng)的錯誤額，相應(yīng)調(diào)整各有關(guān)賬戶，而不能將10000元的錯誤額全部調(diào)增當(dāng)期利潤。 原則上講，分?jǐn)倳r(shí)應(yīng)按產(chǎn)品成本核算過程逐步剔除擠占因素。但具體操作起來困難很大，計(jì)算麻煩，效率很低，不易推廣。因此，在實(shí)際工作中一般較多地采用“按比例分?jǐn)偡ā?。其?jì)算步驟如下： 第一步：計(jì)算分?jǐn)偮?查出的錯誤額分?jǐn)偮?期末材料成本+期末在產(chǎn)品成本+期末產(chǎn)成品成本+本期銷售產(chǎn)品成本 說明：上式是一個基本計(jì)算公式，具體運(yùn)用時(shí)，應(yīng)根據(jù)錯誤發(fā)生的環(huán)節(jié)，相應(yīng)選用某幾個項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)算分?jǐn)?，不涉及的?xiàng)目則不參加分?jǐn)偂Ｒ话阏f來應(yīng)在出錯環(huán)節(jié)或由出錯以后的各環(huán)節(jié)進(jìn)行分?jǐn)?。如：在材料賬戶借方查出的問題，即多記或少記材料成本，要在上邊公式中分母的四個項(xiàng)目之間分?jǐn)偂Ｔ诓牧腺~戶貸方查出的問題，即多轉(zhuǎn)或少轉(zhuǎn)成本的錯誤，應(yīng)在公式中分母的后三個項(xiàng)目之間分?jǐn)?。在“基本生產(chǎn)成本”賬戶借方查出的錯誤額，也須在上述三個項(xiàng)目之間分?jǐn)?，在“生產(chǎn)成本”賬戶貸方，“產(chǎn)成品”賬戶借方查出的數(shù)額，只需要在期末產(chǎn)成品，本期銷售產(chǎn)品成本之間分?jǐn)偂?第二步：計(jì)算分?jǐn)傤~ (1)期末材料應(yīng)分?jǐn)偟臄?shù)額=期末材料成本分?jǐn)偮?(2)期末在產(chǎn)品成本應(yīng)分?jǐn)偟臄?shù)額=期末在產(chǎn)品成本分?jǐn)偮?(3)期末產(chǎn)成品應(yīng)分?jǐn)偟臄?shù)額=期末產(chǎn)成品成本分?jǐn)偮?(4)本期銷售產(chǎn)品應(yīng)分?jǐn)偟臄?shù)額=本期銷售工廠成本分?jǐn)偮?第三步：調(diào)整有關(guān)賬戶 將計(jì)算出的各環(huán)節(jié)應(yīng)分?jǐn)偟某杀緮?shù)額，分別調(diào)整有關(guān)賬戶， 使企業(yè)的錯誤賬務(wù)處理改正過來。需要說明的是，在期末結(jié)賬后，當(dāng)期銷售產(chǎn)品應(yīng)分?jǐn)偟腻e誤數(shù)額， 應(yīng)直接調(diào)整利潤數(shù)。 資產(chǎn)負(fù)債表不平如何查錯【問】我單位的分賬和總賬都一樣，但資產(chǎn)負(fù)債表卻不平，該怎么查找錯誤呢？【解答】1、資產(chǎn)負(fù)債表編