WORD文檔特殊使用之02版式設(shè)置技巧.doc

第3章 版式設(shè)置技巧設(shè)置頁(yè)面是文檔的基本的排版操作，是頁(yè)面格式化的主要任務(wù)，它反映的是文檔中具有相同內(nèi)容、格式的設(shè)置，所以在文檔的段落、字符等排版之前進(jìn)行設(shè)置。頁(yè)面設(shè)置的合理與否直接關(guān)系到文檔的打印效果。文檔的頁(yè)面設(shè)置主要包括設(shè)置頁(yè)面大小、方向、邊框效果、頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)邊距等。如圖3.1所示是區(qū)分版式的各項(xiàng)具體情況。圖3.1 區(qū)分版式的各項(xiàng)具體情況在排版的過(guò)程中，也可以根據(jù)需要對(duì)于文檔的各個(gè)部分靈活地設(shè)置不同的效果，比如，分欄。另外，把文檔分節(jié)可以劃分上面的各個(gè)不同部分標(biāo)記。3.1 版式設(shè)置技巧版心為16開的紙張，每頁(yè)為39行38字，如果僅僅選擇了紙張大小還是沒(méi)有作用的，還要跟著設(shè)置頁(yè)面頁(yè)邊距。當(dāng)頁(yè)邊距是頁(yè)面四周的空白區(qū)域。也就是正文與頁(yè)邊界的矩離。當(dāng)整個(gè)頁(yè)面的大小在選擇紙張后已經(jīng)固定了，然后再確定正文所占區(qū)域的大小，要固定正文區(qū)域大小，；就可以設(shè)置正文到四邊頁(yè)面邊界間的區(qū)域大小。通常，可在頁(yè)邊距內(nèi)部的可打印區(qū)域中插入文字和圖形。但是也可以將某些項(xiàng)目放置在頁(yè)邊距區(qū)域中：如頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼等。3.1.1 利用【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框設(shè)置頁(yè)邊距Word 提供了兩種頁(yè)邊距選項(xiàng)，就是使用默認(rèn)的頁(yè)邊距和指定自定義頁(yè)邊距。 利用【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框可以全面地、精確地設(shè)置頁(yè)邊距。要設(shè)置頁(yè)邊距或者查看頁(yè)邊距的效果，可以在【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框中選擇【頁(yè)邊距】選項(xiàng)卡，切換到如圖3.2所示的對(duì)話框。 圖3.2 【頁(yè)邊距】選項(xiàng)卡分別在【頁(yè)邊距】區(qū)域中的【上】、【下】、【左】、【右】輸入框中輸入頁(yè)邊距數(shù)值，如果選擇【頁(yè)碼范圍】右邊的下拉列表框中的【對(duì)稱頁(yè)邊距】選項(xiàng)（一般使用默認(rèn)的【普通】選項(xiàng)），表示當(dāng)雙面打印時(shí)，正反兩面的內(nèi)外側(cè)邊距寬度相等，此時(shí)原【頁(yè)邊距】區(qū)域下邊的【左】、【右】框分別變?yōu)椤緝?nèi)側(cè)】、【外側(cè)】框。若要更改部分文檔的邊距，可以選擇需要的部分文本，然后設(shè)置所需的邊距。在【應(yīng)用于】列表框中，單擊【所選文字】。Word 自動(dòng)在應(yīng)用新頁(yè)邊距設(shè)置的文字前后插入分節(jié)符。如果文檔已劃分為若干節(jié)，可以單擊某節(jié)或選定多個(gè)節(jié)，然后更改頁(yè)邊距。3.1.2 使用鼠標(biāo)設(shè)置頁(yè)邊距使用鼠標(biāo)直接拖動(dòng)可以快速地設(shè)置整篇文檔的頁(yè)邊距。（1）要確認(rèn)在文檔的屏幕中顯示有【水平標(biāo)尺】和【垂直標(biāo)尺】。如果屏幕上沒(méi)有水平標(biāo)尺，可依次單擊【視圖】|【標(biāo)尺】菜單命令來(lái)啟動(dòng)水平標(biāo)尺；如果屏幕上沒(méi)有垂直標(biāo)尺，可以依次單擊【工具】|【選項(xiàng)】命令，在打開的【選項(xiàng)】對(duì)話框中選擇【視圖】選項(xiàng)卡，在對(duì)話框中選中【垂直標(biāo)尺（僅用于頁(yè)面視圖）】單選項(xiàng)，再單擊【確定】按鈕退出該對(duì)話框。（2）在標(biāo)尺兩側(cè)的深灰色區(qū)域代表的是頁(yè)邊距，將鼠標(biāo)移動(dòng)到標(biāo)尺邊界上，當(dāng)光標(biāo)出現(xiàn)雙向箭頭狀態(tài)時(shí)，再同時(shí)按下鼠標(biāo)右鍵，并拖動(dòng)鼠標(biāo)就可以調(diào)整頁(yè)邊距了。如圖3.3所示，可以拖動(dòng)右邊距和上邊距來(lái)設(shè)置頁(yè)邊距。 圖3.3 拖動(dòng)右邊距和上邊距快速設(shè)置頁(yè)邊距3.1.3 顯示繪圖網(wǎng)格如果為了適應(yīng)排版的嚴(yán)格要求，用戶設(shè)置了控制每行及每頁(yè)的字符數(shù)后，這時(shí)用戶很需要在文檔中能看到適當(dāng)?shù)淖址W(wǎng)格。如圖3.4所示。圖3.4 顯示繪圖網(wǎng)格圖文并茂的文檔可以更加引人入勝。為使文檔的版面布局更加美觀大方、整潔合理，常常需要對(duì)文檔中的圖形進(jìn)行編排，修改其位置和尺寸。但是當(dāng)用戶修改圖形的位置和尺寸時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)圖形位置和大小的變化是不連續(xù)的，加上受頁(yè)面和版式的限制，圖形的編排既麻煩又難以得到理想的效果。使用網(wǎng)格能夠更精確地定位一個(gè)圖形對(duì)象。雖然打印時(shí)屏幕上并沒(méi)有顯示網(wǎng)格，但在過(guò)多或者繪制圖形對(duì)象時(shí)，Word自動(dòng)將其與最近的網(wǎng)格交叉點(diǎn)對(duì)齊。如果暫時(shí)不用網(wǎng)格設(shè)置，可在拖動(dòng)或者繪制圖像時(shí)按住Alt鍵。在文檔中顯示網(wǎng)格的方法是，在【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框中，單擊【文檔網(wǎng)格】標(biāo)簽，切換到【繪圖網(wǎng)格】選項(xiàng)卡后，單擊【繪圖網(wǎng)格】按鈕，或者單擊【繪圖】工具欄中的【繪圖】按鈕。從其彈出的菜單中選擇【繪圖網(wǎng)格】菜單項(xiàng)，即可打開如圖3.5所示的【繪圖網(wǎng)格】對(duì)話框。圖3.5 【繪圖網(wǎng)格】對(duì)話框（1）選中【在屏幕上顯示網(wǎng)格線】前的復(fù)選框，如果要在屏幕上同時(shí)顯示左右網(wǎng)格線和上下網(wǎng)格線，則可以選中【水平間距】復(fù)選框。然后單擊【水平間隔】和【垂直間隔】右邊的上下按鈕，選擇網(wǎng)格間隔的字符間距。（2）在【水平間距】框中，設(shè)置左右網(wǎng)格線之間的距離；在【垂直間距】框中，設(shè)置上下網(wǎng)格線之間的距離。（3）清除【使用頁(yè)邊距】復(fù)選框，然后在【水平起點(diǎn)】和【垂直起點(diǎn)】框中指定網(wǎng)絡(luò)的起點(diǎn)坐標(biāo)。（4）圖中的【水平間距】和【垂直間距】的度量值必須分別介于0.01字符到150.85字符和0.01行到101.5行之間。為方便對(duì)圖形的微量調(diào)整，一般是輸入較小的數(shù)值，如0.2、0.1甚至最小值0.05。這樣，再進(jìn)行圖形的調(diào)整時(shí)，就很容易控制位置的移動(dòng)和尺寸大小的縮放了。3.1.4 在文檔中使用行號(hào)在出版物中，有些類型的文檔，如果在正文的側(cè)面添加行號(hào)，會(huì)增強(qiáng)文檔的易讀性。比如許多英文教材就使用行號(hào)。添加了行號(hào)之后，文檔能夠自動(dòng)給行計(jì)數(shù)，計(jì)數(shù)包括文檔的每一行文本，但不包括表格、頁(yè)眉:或頁(yè)腳、腳注、尾注、文本框中的文本等。另外，用戶可以設(shè)置跳過(guò)某些特殊不用添加行號(hào)的行，如標(biāo)題或空行等。添加了行號(hào)一般顯在左邊的頁(yè)邊距中，如果是分欄的文檔，則行號(hào)顯示在各欄的左側(cè)。添加行號(hào)的方法是： （1）分別選擇【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】菜單命令。 （2）在彈出的對(duì)話框里選擇【版式】選項(xiàng)卡。（3）單擊【行號(hào)】按鈕，可以打開【行號(hào)】如圖3.6所示的對(duì)話框。 （4）選中【添加行號(hào)】復(fù)選框，再定義所需的行號(hào)樣式： 在【起始編號(hào)】微調(diào)框中輸入或者選擇第1行的編號(hào)，可以是任意一個(gè)自然數(shù)，如果不輸入，則默認(rèn)使用從1開始，并使用【連續(xù)編號(hào)】。 在【距正文】輸入框中輸入行號(hào)右邊緣與文檔文本左邊緣之間的所需距離。默認(rèn)距離為【自動(dòng)】，是 0.25 英寸（新聞稿樣式分欄中為 0.13 英寸）。 【行號(hào)間隔】表示是以多少行為間隔下一次出現(xiàn)的行號(hào)，如輸入數(shù)為“5”，則第1次出現(xiàn)行號(hào)為5，第2次出現(xiàn)行號(hào)為10。在這果一般應(yīng)輸入的數(shù)值為“1”，讓段落中的每一行都出現(xiàn)行號(hào)。 在【編號(hào)方式】以【起始編號(hào)】框中的數(shù)字對(duì)文檔的起始行進(jìn)行編號(hào)，有三種編號(hào)方式，【每頁(yè)重新編號(hào)】、【每節(jié)重新編號(hào)】、【連續(xù)編號(hào)】，可以選擇其中一種方式進(jìn)行編號(hào)。（5）單擊【確定】按鈕。可實(shí)行對(duì)文檔進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)后效果如圖3.7所示。 圖3.6 添加行號(hào) 圖3.7 添加行號(hào)的效果使用上面的方法添加行號(hào)之后，就會(huì)得到通篇所有頁(yè)面都有行號(hào)的文檔。如果想取消行號(hào)，可以再次打開該對(duì)話框，然后取消【添加行號(hào)】復(fù)選框即可；如果想取消某些段落的行號(hào)，可以切換到頁(yè)面視圖，選擇不需要編排行號(hào)的一個(gè)或多個(gè)段落。分別選擇【格式】、【段落】菜單命令，在【換行和分頁(yè)】選項(xiàng)卡中，選中【取消行號(hào)】選項(xiàng)，最后單擊【確定】按鈕。就可以取消的特定段落的行號(hào)。如果要在長(zhǎng)篇文檔里用行號(hào)，就可以創(chuàng)建一個(gè)特別的樣式如命名為“選文”的樣式，在編輯樣式的時(shí)候，只需把該樣式的加上或取消行號(hào)，那么使用了這種樣式就可帶或不帶行號(hào)了。 3.1.5 添加“藝術(shù)”頁(yè)面邊框 在Word中，如果要在文檔中每頁(yè)都出現(xiàn)邊框效果，除了可以用線型邊框外，還可以設(shè)置多種“藝術(shù)性”頁(yè)面邊框，無(wú)論是裝飾文檔或打印出來(lái)作信箋都很漂亮。 （1）單擊【頁(yè)面設(shè)置】中【版式】選項(xiàng)卡對(duì)話框中的【邊框】按鈕。打開【頁(yè)面和邊框】對(duì)話框。 （2）單擊【頁(yè)面邊框】選項(xiàng)卡?？梢源蜷_如圖3.8所示的對(duì)話框。（3）在【設(shè)置】選項(xiàng)組可以定義在所選內(nèi)容四周加上邊框項(xiàng)，選擇【方框】項(xiàng)。（4）在【藝術(shù)型】列表框中選擇喜歡的樣式。也可以選擇的線型邊框樣式。在【寬度】下拉列表框中調(diào)整邊框的寬度。（5）單擊【選項(xiàng)】按鈕，可以設(shè)定其它邊距和位置的設(shè)置，如圖3.9所示。（只有在選中【應(yīng)用于】框中的【段落】或者【頁(yè)面邊框】選項(xiàng)卡處于活動(dòng)狀態(tài)時(shí)，才能使用此按鈕）。 圖3.8 【頁(yè)面邊框】選項(xiàng)卡 圖3.9 頁(yè)面邊框選項(xiàng)對(duì)話框【邊距】選項(xiàng)組：用來(lái)輸入【上】、【下】、【左】、【右】邊距與文字之間的距離。對(duì)于頁(yè)面邊框，可單擊【度量依據(jù)】框中的【文字】項(xiàng)，使此設(shè)置與頁(yè)邊距有效?！径攘恳罁?jù)】：選擇【文字】選項(xiàng)，使頁(yè)面邊框的內(nèi)部邊框位置與頁(yè)邊距有效。選擇【頁(yè)邊】選項(xiàng)，使頁(yè)面邊框的外部邊框位置與頁(yè)邊距有效?！具x項(xiàng)】：只有選擇【文字】選項(xiàng)后，才可以使用此區(qū)域的選項(xiàng)，可以設(shè)置頁(yè)面邊框的項(xiàng)目有：【段落和表格的邊框與頁(yè)面邊框?qū)R】（選中此復(fù)選框可消除相鄰邊框間的空白區(qū)域。只有在表格邊界到頁(yè)面邊框的距離小于等于一個(gè)字符寬度（10.5 磅）時(shí)，Word 才會(huì)將其對(duì)齊）；【總在前面顯示】（將頁(yè)面邊框置于與頁(yè)面邊框交疊的任何文字或?qū)ο蟮纳厦妫?；【環(huán)繞頁(yè)眉】（將頁(yè)眉包含在頁(yè)面邊框之內(nèi)。如果希望頁(yè)面邊框不包括頁(yè)眉，可清除此復(fù)選框）；【環(huán)繞頁(yè)腳】（將頁(yè)腳置于頁(yè)面邊框之內(nèi)。如果希望將頁(yè)腳置于頁(yè)面邊框之外，可清除此復(fù)選框。（6）最后連續(xù)單擊【確定】按鈕，最后得到的的效果如圖3.10所示。 圖3.10 添加頁(yè)面邊框的效果3.1.6 設(shè)置文檔的默認(rèn)版式在使用Word的過(guò)程中，每新建一個(gè)文檔，都會(huì)以當(dāng)前Word模板為基礎(chǔ)來(lái)創(chuàng)建，而新建的這個(gè)文檔所使用的模板默認(rèn)版式，使用默認(rèn)版式的紙張大小是“A421.029.7cm” ；頁(yè)邊距是“上、下2.54cm，左、右3.17cm。如果用戶在排版過(guò)程中，要經(jīng)常使用以的紙張大小、每頁(yè)字?jǐn)?shù)39行38字等的版式心，就可以在【版式設(shè)置】對(duì)話框各選項(xiàng)卡中設(shè)置相應(yīng)數(shù)值，然后單擊【默認(rèn)】按鈕，會(huì)打開如圖3.11所示的更改默認(rèn)設(shè)置提示框，單擊該對(duì)話框中的【是】按鈕，新的默認(rèn)設(shè)置將保存在該文檔基于的模板中，此后每一個(gè)基于該模板的新建文檔將自動(dòng)使用上面要求的頁(yè)邊距設(shè)置。 圖3.11 更改默認(rèn)設(shè)置3.1.7 更改部分文檔的頁(yè)邊距如果文檔是橫向的，又要更改部分文檔的邊距，則要先選擇該文本，然后【版式設(shè)置】各個(gè)選項(xiàng)卡中設(shè)置所需的邊距和其它設(shè)置。在【應(yīng)用于】選項(xiàng)組中，選擇【所選文字】項(xiàng)。Word就自動(dòng)在應(yīng)用新頁(yè)邊距設(shè)置的文字前后插入分節(jié)符。如果文檔已劃分為若干節(jié)，可以單擊某節(jié)或選定多個(gè)節(jié)，然后更改頁(yè)邊距。如果在選擇了該文本的同時(shí)，在【版式設(shè)置】的【頁(yè)邊距】選項(xiàng)卡，可以快速更改所選文檔的【縱向】為【橫向】頁(yè)面。3.1.8 設(shè)置大頁(yè)面文檔Word文檔的頁(yè)面會(huì)有一個(gè)指定范圍，這個(gè)范圍是0.26 55.87 cm之間，然而就算新建一個(gè)文檔的頁(yè)邊距設(shè)置在這個(gè)范圍之間，如果你大于了A4的紙張的打印區(qū)域之外，也會(huì)出現(xiàn)一點(diǎn)小誤會(huì)的，比如把一個(gè)文檔的紙張大小設(shè)置為如圖3.12所示。圖3.12 自定義紙張大小單擊【確定】按鈕之后，就會(huì)出現(xiàn)如圖3.13或者圖3.14所示的提示框。提示該文檔的頁(yè)面設(shè)置范圍或已經(jīng)設(shè)在打印區(qū)域之外。圖3.13 提示文檔的頁(yè)面設(shè)置范圍圖3.14 頁(yè)面設(shè)置在打印區(qū)域外的提示在此提示框中，有的用戶就會(huì)不知所措，只有單擊重新調(diào)整回到【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框。他們不知道，只要單擊【忽略】按鈕，就可以接受這個(gè)頁(yè)面的設(shè)置。然而，許多用戶不知道，為什么會(huì)出現(xiàn)這個(gè)對(duì)話框的，原因是默認(rèn)文檔的打印的頁(yè)面設(shè)置為A4的紙型，如果大于A4紙型的可打印區(qū)域，就會(huì)出現(xiàn)上面的提示框了，解決辦法是，單擊【文件】|【打印】|【屬性】|【紙張】命令、按鈕或選項(xiàng)卡，在【紙張大小】中選取其中的一個(gè)【自定義版】項(xiàng)，如圖3.15所示。最后單擊【應(yīng)用】后再關(guān)閉對(duì)話框退出即可。此后，設(shè)置超大頁(yè)面就不會(huì)出現(xiàn)上面的提示了。圖3.15 自定義打印頁(yè)面大小3.1.9 按照發(fā)排單設(shè)置版心在排版的發(fā)排單中不會(huì)指定頁(yè)邊距和字符、行跨度，所以在設(shè)置版心時(shí)也要多次嘗試才能成功。當(dāng)然，根據(jù)精確的頁(yè)面大小和和跨度磅值也可以計(jì)算出頁(yè)邊距，但這樣計(jì)算操作也很復(fù)雜。下面假設(shè)發(fā)排單用16開的紙張，39行39字符的版心，使用下述步驟可以精確地按照發(fā)排單設(shè)計(jì)版心大?。海?）新建一個(gè)文檔，單擊【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】命令，打開頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框。（2）選擇【紙張】選項(xiàng)卡，在【紙型】下拉列表框中選擇【16開（18.426厘米），此時(shí)在【寬度】與【高度】欄中就會(huì)得到相應(yīng)的數(shù)值18.4厘米和26厘米。（3）切換到【頁(yè)邊距】選項(xiàng)卡，根據(jù)以前設(shè)置版心的經(jīng)驗(yàn)，首先估計(jì)一下16開的紙張?jiān)O(shè)置39行40字符的版心大概需要上下左右的頁(yè)邊距為多少厘米。這里估計(jì)為如圖3.16所示。圖3.16 估計(jì)頁(yè)邊距數(shù)值（4）切換到【文檔網(wǎng)格】選項(xiàng)卡，在【網(wǎng)格】組中，選中【指定行和字符網(wǎng)格】復(fù)選框，并在【字符 每行】中單擊上下箭頭指定該項(xiàng)字符數(shù)為38，還差兩個(gè)字符數(shù)，說(shuō)明左右頁(yè)邊距的數(shù)值設(shè)置過(guò)大。而在【跨度】欄中顯示為10.5磅，正常的數(shù)值也應(yīng)該為10.5磅，在【行 每頁(yè)】中單擊上下箭頭指定該項(xiàng)行數(shù)為39行，此時(shí)右邊的【跨度】欄中顯示為15.6磅，而正常的數(shù)值也為15.6磅，說(shuō)明上下頁(yè)邊距設(shè)置正確，如圖3.17所示。圖3.17 指定字符數(shù)和行數(shù)（5）再切換到【頁(yè)邊距】選項(xiàng)卡，在圖3.19中的頁(yè)邊距基礎(chǔ)上，把左右頁(yè)邊距更改為1.7 厘米，如圖3.18左圖所示，再切換到【文檔網(wǎng)格】選項(xiàng)卡，此時(shí)【字符 每行】中字符數(shù)顯示為39，右邊的【跨度】欄中顯示為10.5磅，說(shuō)明左右頁(yè)邊距也基本設(shè)置正確。如圖3.18右圖所示。 圖3.18 左右頁(yè)邊距、行字符數(shù)和跨度設(shè)置正確（6）在該對(duì)話框中單擊【繪圖網(wǎng)格】按鈕，打開【繪圖網(wǎng)格】對(duì)話框后，并按照如圖3.19所示設(shè)置各參數(shù)。最后單擊【確定】按鈕確認(rèn)設(shè)置。圖3.19 設(shè)置繪圖網(wǎng)格參數(shù)（7）切換到【版式】選項(xiàng)卡，單擊【行號(hào)】按鈕，打開【行號(hào)】對(duì)話框，選中【添加行號(hào)】對(duì)話框，使文檔中的段落顯示行號(hào)。（8）連續(xù)單擊【確定】按鈕退出上面的對(duì)話框返回文檔，在文檔中按回車鍵，使用行號(hào)顯示滿一頁(yè)文檔中，并在此頁(yè)文檔中最后一行輸入任意一行文本，此時(shí)在文檔中顯示的網(wǎng)格線與行號(hào)如圖3.20所示。圖3.20 文檔中顯示的網(wǎng)格線與行號(hào)（9）顯示了網(wǎng)格線后，發(fā)現(xiàn)字【每行字符數(shù)】和【每頁(yè)行數(shù)】最后還不能滿格，說(shuō)明上、下、左、右頁(yè)邊距都可以加大，在【頁(yè)邊距】對(duì)話框，再作如圖3.21所示的頁(yè)邊距調(diào)整。圖3.21 再次調(diào)整頁(yè)邊距（10）單擊【確定】按鈕，退出對(duì)話框后，此時(shí)文檔在網(wǎng)格線中顯示行數(shù)與字符數(shù)非常準(zhǔn)確，簡(jiǎn)直是天衣無(wú)縫。如圖3.22所示。圖3.22 顯示準(zhǔn)確的每頁(yè)行數(shù)和字符數(shù)另外，這里還有一個(gè)技巧，因?yàn)樵凇卷?yè)面設(shè)置】的繪圖網(wǎng)格選項(xiàng)卡中選中【指定行和字符網(wǎng)格】復(fù)選框，所以在正文或其它樣式的【段落】設(shè)置中，在如圖3.23【縮進(jìn)和間距】選項(xiàng)卡，要清除【如果定義了網(wǎng)格，則自動(dòng)調(diào)整右縮進(jìn)】復(fù)選框，而應(yīng)選中【如果定義了文檔網(wǎng)格，則與網(wǎng)格對(duì)齊】復(fù)選框。這項(xiàng)設(shè)置應(yīng)該添加到“正文”和其它樣式中去。圖3.23 清除【如果定義了網(wǎng)格，則自動(dòng)調(diào)整右縮進(jìn)】復(fù)選框而如果沒(méi)有清除【如果定義了網(wǎng)格，則自動(dòng)調(diào)整右縮進(jìn)】復(fù)選框，則在文檔段落的右邊就會(huì)顯得參差不齊，如圖3.24左、右兩圖是清除【如果定義了網(wǎng)格，則自動(dòng)調(diào)整右縮進(jìn)】復(fù)選框與不清除【如果定義了網(wǎng)格，則自動(dòng)調(diào)整右縮進(jìn)】復(fù)選框前后的兩種不同效果。右圖中的段落明顯有參差不齊的感覺(jué)。 圖3.24 清除【如果定義了網(wǎng)格】復(fù)選框前后的效果3.2 分欄技巧在排版文檔的操作中，也有需要使用分欄的，翻翻各種報(bào)紙雜志，分欄版面隨處可見(jiàn)。在Word中可以容易地生成分欄，還可以在不同節(jié)中有不同的欄數(shù)和格式。3.2.1 創(chuàng)建版面的分欄下面介紹分欄的操作。 （1）單擊【格式】|【分欄】命令，則出現(xiàn)如圖3.25所示的【分欄】對(duì)話框。圖3.25 【分欄】對(duì)話框（2）在【預(yù)設(shè)】選項(xiàng)組中選擇分欄的格式。有【一欄】、【兩欄】、【三欄】等。（3）如果對(duì)【預(yù)設(shè)】選項(xiàng)組中的分欄格式不太滿意，可以在【欄數(shù)】微調(diào)框中輸入所要分割的欄數(shù)。微調(diào)框中數(shù)目為111之間（可根據(jù)所定的版心不同而不同）。（4）選中【欄寬相等】復(fù)選框，并在【寬度和間距】中設(shè)置各欄的欄寬和間距。（5）選中【分隔線】復(fù)選框，就可以在各欄之間設(shè)置分隔線， （6）在【應(yīng)用于】下拉列表框中選擇分欄的范圍?？梢允恰颈竟?jié)】、【整篇文檔】或者是【插入點(diǎn)之后】。（7）單擊【確定】按鈕。分兩欄后效果如圖3.26所示，分三欄后效果如圖3.27所示，分四欄后效果如圖3.28所示，并且欄與欄之間都加了分隔線。圖3.26 分兩欄后效果圖3.27 分三欄后效果圖3.28 分四欄后效果另外，單擊【常用】工具欄中的分欄按鈕，可以快速實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)易的分欄。彈出的選項(xiàng)分欄有1欄、2欄、3欄和4欄這4種選擇，如圖3.29示。 圖3.29 快速簡(jiǎn)易地分欄再有，用戶也可利用表格分欄，如果要分4欄，可用4列的表格，設(shè)置成虛框，在里面填寫文字，這種方法在某些情況下使用較為簡(jiǎn)便，可以達(dá)到分欄的效果。3.2.2 制作跨欄標(biāo)題有時(shí)，用戶希望文章標(biāo)題位于所有各欄的上面，標(biāo)題本身不分欄，此時(shí)就需要對(duì)文檔進(jìn)行分節(jié)處理。在文檔中每個(gè)節(jié)都可以設(shè)置不同的欄數(shù)，現(xiàn)在只要將標(biāo)題單獨(dú)作為一節(jié)，該節(jié)只設(shè)置1欄（也就是標(biāo)題不分欄），即可產(chǎn)生跨欄標(biāo)題。操作步驟如下：（1）將光標(biāo)移至標(biāo)題的下面，正文的第一個(gè)字前。（2）單擊【插入】|【分隔符】命令，出現(xiàn)【分隔符】對(duì)話框。（3）在【分節(jié)符】組中選取【連續(xù)】選項(xiàng)。（4）單擊【確定】按鈕，這時(shí)在標(biāo)題和正文之間插入一個(gè)分節(jié)符。（5）單擊【格式】|【分欄】命令，出現(xiàn)【分欄】對(duì)話框。（6）在【預(yù)設(shè)】選項(xiàng)組中選擇分欄的格式，或者自己設(shè)置分欄格式，例如，在【預(yù)設(shè)】選項(xiàng)組中選擇【三欄】。（7）在【應(yīng)用于】下拉列表框中選擇【本節(jié)】選項(xiàng)。（8）單擊【確定】按鈕，關(guān)閉【分欄】對(duì)話框，這時(shí)在頁(yè)面視圖中就可以看到使用跨欄標(biāo)題的情況了。如果在分欄的過(guò)程中，已經(jīng)連標(biāo)題也一起分欄了，如圖3.30所示，這時(shí)可以選取中標(biāo)題的文字，單擊【常用】工具欄中的分欄按鈕，在彈出的菜單中選擇【1欄】，也就是不分欄，完成后得到效果如圖3.31所示。圖3.30 不跨欄的標(biāo)題 圖3.31 跨欄標(biāo)題3.2.3 平衡各欄文字長(zhǎng)度細(xì)心的讀者可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)：在前面的分欄操作中，分欄后的頁(yè)面各欄長(zhǎng)度并不一致，最后一欄可能比較短，這樣版面顯得很不美觀，如圖3.32左圖所示。那么，如何才能使各欄的長(zhǎng)度一致呢？其實(shí)操作方法很簡(jiǎn)單，用戶只要把光標(biāo)移到需平衡欄的段落結(jié)尾處，單擊【插入】|【分隔符】命令，在打開的對(duì)話框中的【分節(jié)符類型】下選中【連續(xù)】單選項(xiàng)，單擊【確定】按鈕，即在欄的最后一個(gè)字符后面插入一個(gè)連續(xù)的分節(jié)符，就可以得到等長(zhǎng)欄的效果，結(jié)果如圖3.32右圖所示。 圖3.32 平衡各欄文字長(zhǎng)度3.2.4 快速更改分欄的寬度用戶也可以在不打開【分欄】對(duì)話框的情況下，快速更改分欄的寬度。操作步驟如下： （1）切換到頁(yè)面視圖。 （2）如果對(duì)文檔進(jìn)行了分節(jié)，則單擊要更改的節(jié)。 （3）當(dāng)鼠標(biāo)停留在水平標(biāo)尺時(shí)，鼠標(biāo)就會(huì)變?yōu)橄鄳?yīng)的形狀，再拖動(dòng)水平標(biāo)尺上的分欄標(biāo)記即可，如圖3.33所示。如果要指定精確的欄寬和欄間距尺寸，可以使用【格式】|【分欄】命令。圖3.33 快速更改分欄的寬度3.2.5 為目錄分欄 一般書本的目錄都分為兩欄，這樣看上去比較美觀也便于查閱。這種形式的目錄該怎么做呢？如果采取為文檔中文字分欄的方法為目錄分欄，則會(huì)出現(xiàn)右半側(cè)頁(yè)碼消失的現(xiàn)象，這里有個(gè)小竅門，可以解決這一問(wèn)題，其具體操作步驟如下： （1）選中剛建立的目錄，使其全部變黑，單擊鼠標(biāo)右鍵，從右鍵快捷菜單中單擊【段落】命令，如圖3.34所示。圖3.34 選中目錄的【段落】命令（2）在打開的【段落】對(duì)話框中單擊【制表位】按鈕，出現(xiàn)【制表位】對(duì)話框，如圖3.35所示。 圖3.35 【制表位】對(duì)話框（3）在【制表位位置】文本框內(nèi)輸入合適的數(shù)值，如，“19”字符；這個(gè)值為沒(méi)有分欄前整個(gè)頁(yè)面制表位位置數(shù)值的一半（假若當(dāng)前文檔的版心每行是38個(gè)字符）。在【對(duì)齊方式】選項(xiàng)組中單擊【右】單選按鈕，在【前導(dǎo)符】選項(xiàng)組中選擇其中一種形式。 （4）單擊【設(shè)置】按鈕，再單擊【確定】按鈕。 （5）單擊【格式】|【分欄】命令，在【預(yù)設(shè)】選項(xiàng)組內(nèi)選中【兩欄】選項(xiàng)，在【寬度和間距】選項(xiàng)組中選擇合適的數(shù)值，也可以選中【分隔線】復(fù)選框，為左右兩排目錄之間加上一條分隔線，最后單擊【確定】按鈕。（6）此時(shí)得到的目錄可能并不是等長(zhǎng)欄，可以把光標(biāo)移到目錄的結(jié)尾處，單擊【插入】|【分隔符】命令，打開【分隔符】對(duì)話框，在【分節(jié)符類型】選項(xiàng)組中選中【連續(xù)】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕。最后得到的分欄目錄如圖3.36所示。圖3.36 目錄的分欄效果3.2.6 為分欄的版面插入頁(yè)碼在日常的文字處理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)采用8開紙分兩欄進(jìn)行打印，相應(yīng)的，就需要分別在左右兩欄設(shè)置不同的頁(yè)號(hào)。這本來(lái)只是一個(gè)非常普通的要求，不過(guò)出人意料的是，Word并沒(méi)有向用戶提供這一功能，它只能為一頁(yè)編排一個(gè)頁(yè)號(hào)，而不允許為處于同一頁(yè)中的不同欄分別設(shè)置不同的頁(yè)號(hào)，從而影響了用戶對(duì)頁(yè)號(hào)的管理。另外，用戶在處理頁(yè)眉及頁(yè)腳時(shí)也會(huì)碰到類似的問(wèn)題。對(duì)此，我們到底有沒(méi)有什么妥善的解決辦法呢？回答是肯定的，將Word的表格功能及域功能結(jié)合運(yùn)用即可解決這一問(wèn)題，具體步驟為： （1）單擊【格式】|【分欄】命令，在【分欄】對(duì)話框中選擇將文檔分為兩欄。 （2）單擊【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，切換到頁(yè)腳編輯狀態(tài)。 （3）單擊【表格】|【插入表格】命令，打開【插入表格】對(duì)話框。 （4）在【插入表格】對(duì)話框的列數(shù)欄中輸入“5”、行數(shù)欄中輸入“1”、列寬欄中選擇默認(rèn)的【自動(dòng)】，然后單擊【插入】按鈕，在頁(yè)眉區(qū)域中插入一個(gè)5列1行的表格。 （5）拖動(dòng)表格第2列與第3列之間的表格線，使之與文檔正文部分第一欄的右邊距對(duì)齊；然后拖動(dòng)表格第3列與第4列之間的表格線，使之與文檔正文部分第二欄的左邊距對(duì)齊。（6）將光標(biāo)移至表格的第1列，然后按下CtrlF9，在表格中插入一個(gè)空域（屏幕顯示為一對(duì)大括號(hào)“”）。（7）將光標(biāo)移至大括號(hào)的中間，然后輸入“=2”。如圖3.37所示。圖3.37 在頁(yè)眉的表格中插入空域并輸入“=2”（8）單擊【插入】|【域】命令，打開【域】對(duì)話框。 （9）在【類別】列表框中選擇【編號(hào)】選項(xiàng)、在【域名】列表框中選擇【Page】選項(xiàng)，如圖3.38所示。然后單擊【插入】按鈕，在表格中插入一個(gè)【編號(hào)】域。（10）此時(shí)表格中的域代碼將會(huì)顯示=2PAGE MERGEFORMAT，可繼續(xù)輸入“1”，并使域代碼最終顯示為=2PAGE MERGEFORMAT1。（注意，域代碼符“”必須通過(guò)CtrlF9快捷鍵或通過(guò)相應(yīng)的Word命令來(lái)輸入，而不能通過(guò)鍵盤輸入，否則無(wú)效）。 （11）單擊【格式】工具欄上的【左對(duì)齊】按鈕，使插入的域代碼左對(duì)齊。 （12）將光標(biāo)移至表格的第2列，然后在此輸入文檔左一欄所需打印的頁(yè)眉。 圖3.38 插入Page域（13）利用【格式】工具欄上的【右對(duì)齊】按鈕使插入的頁(yè)眉右對(duì)齊。 （14）將光標(biāo)移至表格的第4列，然后在此輸入文檔右邊一欄所需打印的頁(yè)眉內(nèi)容（左邊頁(yè)眉的內(nèi)容可以與右邊頁(yè)眉的內(nèi)容有所不同）。 （15）利用【格式】工具欄上的【左對(duì)齊】按鈕令該頁(yè)眉實(shí)現(xiàn)左對(duì)齊。 （16）將光標(biāo)移至表格的第5列，然后重復(fù)5至9步，在第5列插入一個(gè)=2PAGE MERGEFORMAT域，并利用【格式】工具欄上的【右對(duì)齊】按鈕使之實(shí)現(xiàn)右對(duì)齊。注意在此不要在域中插入“”。（17）單擊【視圖】|【工具欄】|【表格和邊框】命令，打開【表格和邊框】工具欄。 （18）單擊【表格【選定表格】命令，選定整個(gè)表格。 （19）利用【表格和邊框】工具欄上的【邊框】按鈕取消整個(gè)表格的所有表格線（即不打印表格線）。 （20）按下AltF9快捷鍵，將所有的域代碼切換為具體的數(shù)值。最后得到如圖3.39所示的頁(yè)碼效果。 圖3.39 設(shè)置分欄的頁(yè)碼效果通過(guò)上述步驟、綜合利用Word的表格虛框、表格對(duì)齊、域代碼切換等功能之后，我們就實(shí)現(xiàn)了為Word分欄打印文檔的左右兩欄分別插入不同的頁(yè)號(hào)、并分別設(shè)置不同頁(yè)眉的目的，廣大用戶只需直接進(jìn)行打印并對(duì)折裝訂之后即可得出自己所需的頁(yè)面效果（即對(duì)折之后所有的頁(yè)面都有連續(xù)的頁(yè)號(hào)，從而解決了以往采用折頁(yè)打印方式時(shí)無(wú)法打印連續(xù)頁(yè)號(hào)的問(wèn)題，同時(shí)采用此方法后文檔的左右兩欄都可以顯示不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，從而滿足了廣大用戶的需要）。3.3 分節(jié)技巧在建立新文檔時(shí)，Word將整篇文檔認(rèn)為是一節(jié)。為了便于對(duì)文檔進(jìn)行格式化，可以將文檔分割成任意數(shù)量的節(jié)，然后用戶就可以根據(jù)需要分別為每節(jié)設(shè)置不同的格式。應(yīng)用“分節(jié)符”可以將整個(gè)文件分成若干個(gè)節(jié)，并對(duì)每個(gè)節(jié)進(jìn)行不同的格式設(shè)置。例如，要想首頁(yè)不編頁(yè)碼，而是從第2頁(yè)由“1”開始排頁(yè)碼，應(yīng)用分節(jié)操作就可以實(shí)現(xiàn)。3.3.1 文檔中節(jié)的作用在編排一本書時(shí)，書前面的目錄需要用“I，II，III，”作為頁(yè)碼，中文要用“1,2,3,”作為頁(yè)碼。而有的用戶此時(shí)就要將目錄存為一個(gè)單獨(dú)的文件，再設(shè)置不同的頁(yè)碼格式。但是，書的前面還有扉頁(yè)、前言等，這樣的頁(yè)一般不需設(shè)置頁(yè)碼。如果再把它們都分為不同的文件，管理起來(lái)就不太方便了，特別是在批量打印時(shí)就非常被動(dòng)。例如，在編排某些文檔時(shí)，經(jīng)常需要為每個(gè)節(jié)設(shè)置各自的頁(yè)碼。如果整篇文檔采用統(tǒng)一的格式，則不需要進(jìn)行分節(jié)；如果想在文檔的某一部分中間采用不用的格式設(shè)置，就必須創(chuàng)建一個(gè)節(jié)。節(jié)可小至一個(gè)段落，大至整篇文檔。節(jié)用分節(jié)符標(biāo)識(shí)，在普通視圖中，分節(jié)符是兩條橫向平行的虛線。Word將當(dāng)前節(jié)的文本邊距、紙型、方向以及該節(jié)所有的格式化信息存儲(chǔ)于分節(jié)符中。當(dāng)要改變部分文檔中的某些元素時(shí)，就可以創(chuàng)建新的一節(jié)。如下所述： 行號(hào)及其顯示行號(hào)的間隔、起始行號(hào) 垂直對(duì)齊文本的方式 頁(yè)碼的格式和位置 報(bào)版樣式的欄數(shù) 頁(yè)眉與頁(yè)腳的文本、位置和格式 頁(yè)邊距、紙型、頁(yè)面方向3.3.2 使用分節(jié)符1插入分節(jié)符插入分節(jié)符的具體操作步驟是，單擊需要插入分節(jié)符的位置，單擊【插入】|【分隔符】命令。打開如圖3.40所示的【分隔符】對(duì)話框。在【分節(jié)符類型】中的選擇需要的分節(jié)符類型。分節(jié)符有幾種類型和作用，如表3.1所示。注意：要查看分節(jié)符的類型，可以切換到普通視圖下才可以看到。圖3.40 【分隔符】對(duì)話框表3.1 分節(jié)符類型類 型作 用下一頁(yè)插入一個(gè)分節(jié)符并分頁(yè)，新節(jié)從下一頁(yè)開始連續(xù)插入一個(gè)分節(jié)符，新節(jié)從同一頁(yè)開始奇數(shù)頁(yè)插入一個(gè)分節(jié)符，新節(jié)從下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)開始偶數(shù)頁(yè)插入一個(gè)分節(jié)符，新節(jié)從下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)開始2改變分節(jié)符類型如果需要改變文檔中分節(jié)符類型，可以使用兩種方法進(jìn)行：（1）單擊需要修改的節(jié)。單擊【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】|【版式】命令或選項(xiàng)卡，在出現(xiàn)的【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框中，在【節(jié)的起始位置】下拉列表框中選擇所需所需的分節(jié)符類型。如圖3.41所示。 圖3.41 在頁(yè)面設(shè)置中更改分節(jié)符類型按照表3.1所列分節(jié)符類型和作用，在【新建頁(yè)】、【新建欄】、【接續(xù)本頁(yè)】、【奇數(shù)頁(yè)】中根據(jù)需要選擇要更改的分節(jié)符類型。.接續(xù)本頁(yè)：表示不插入分頁(yè)符，緊接前一節(jié)排版文本。.新建欄：表示在下一欄頂端開始打印節(jié)中的文本。.新建頁(yè)：表示在分節(jié)符位置進(jìn)行分頁(yè)，并且在下一頁(yè)頂端開始新節(jié)。.偶數(shù)頁(yè)：表示在下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)開始新節(jié)（常用于在偶數(shù)頁(yè)開始的章節(jié)）。.奇數(shù)頁(yè)：表示在下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)開始新節(jié)（常用于在奇數(shù)頁(yè)開始的章節(jié)）。（2）切換到【普通視圖】下來(lái)查看分節(jié)符的類型，然后選定分節(jié)符，按【Delete】按鈕，把分節(jié)符刪除，再重新插入需的的分隔符。要在頁(yè)面視圖或大綱視圖中顯示分隔符，也可以單擊【常用】工具欄上的【顯示/隱藏編輯標(biāo)記】按鈕，來(lái)顯示分隔符。3刪除分節(jié)符刪除分節(jié)符的操作步驟如下：（1）先單擊【常用】工具欄上的【顯示/隱藏編輯標(biāo)記】按鈕，來(lái)顯示標(biāo)記，然后選定要?jiǎng)h除的分節(jié)符，也可以切換到【普通視圖】下來(lái)查看分節(jié)符的類型。查看分節(jié)符的類型如圖3.42所示。 圖3.42 查看分節(jié)符的類型（2）選中分節(jié)符后，按Detele 鍵。就可以刪除指定分節(jié)符了。如果在頁(yè)面視圖中無(wú)法選中分隔符，可以把光標(biāo)定位在分切符前面，然后按【Delete】按鈕，同樣可以像刪除普通字符一樣把分節(jié)符刪除。特別注意：在刪除分節(jié)符的同時(shí)，也將刪除該分節(jié)符前面文本的分節(jié)格式。該文本將變成下一節(jié)的一部分，并采用下一節(jié)的格式。3.3.3 使用分隔符分隔符并不屬于分節(jié)符的類型。但它與分節(jié)符同在于一個(gè)對(duì)話框中出現(xiàn)。在編輯一個(gè)較長(zhǎng)的文檔時(shí)，Word會(huì)根據(jù)頁(yè)邊距的大小和打印紙張的大小在適當(dāng)?shù)奈恢米詣?dòng)分頁(yè)；當(dāng)用戶增、刪或修改文本時(shí)，Word將根據(jù)需要自動(dòng)調(diào)整分頁(yè)。這種由程序插入到文檔中的分頁(yè)符叫做軟分頁(yè)符或浮動(dòng)分頁(yè)符，在普通視圖下，Word在屏幕上將把它顯示為一條水平虛線。但有時(shí)，用戶需要在特定的位置插入一個(gè)“硬”分頁(yè)符來(lái)強(qiáng)制分頁(yè)，譬如，一本書的每一章都須從新的一頁(yè)開始，則在下一章的開頭須加上一個(gè)硬分頁(yè)符。在文檔中插入硬分頁(yè)符的方法很簡(jiǎn)單，只要將插入點(diǎn)定位到要分頁(yè)的位置，然后按下Ctrl回車鍵就插入了一個(gè)硬分頁(yè)符。這時(shí)，如果在普通視圖下，用戶將在屏幕上看到一條帶有“分頁(yè)符”三字的水平虛線。與文本編輯一樣，對(duì)“分頁(yè)符”也可以進(jìn)行選定、移動(dòng)、復(fù)制和刪除等操作。插入硬分頁(yè)符的另一種方法是：將插入點(diǎn)定位到要分頁(yè)的位置后，選擇【插入】菜單中的【分隔符】命令，在彈出的【分隔符】對(duì)話框中選擇【分頁(yè)符】選項(xiàng)，單擊【確定”按鈕后，便在插入點(diǎn)處插入了硬分頁(yè)符。另外，分隔符類型中還有換行符和分欄符兩種。換行符：結(jié)束當(dāng)前行并使文本在圖片、表格或其他項(xiàng)目之下繼續(xù)（文本將會(huì)在不包含與左或右頁(yè)邊距對(duì)齊的圖片或表格的空白行中繼續(xù)）。分欄符：在插入點(diǎn)所在位置插入手動(dòng)分欄符。3.3.4 分節(jié)后的頁(yè)面設(shè)置可以使用不同的分節(jié)符來(lái)進(jìn)行分節(jié)，分節(jié)符表示節(jié)的結(jié)尾插入的標(biāo)記。分節(jié)符包含節(jié)的格式設(shè)置元素，例如，頁(yè)邊距、頁(yè)面的方向、頁(yè)眉和頁(yè)腳以及頁(yè)碼的順序。如果已將文檔劃分為若干節(jié)（節(jié)：文檔的一部分，可在其中設(shè)置某些頁(yè)面格式選項(xiàng)，若要更改例如行編號(hào)、列數(shù)或頁(yè)眉和頁(yè)腳等屬性，請(qǐng)創(chuàng)建一個(gè)新的節(jié)），可以單擊某個(gè)節(jié)或選定多個(gè)節(jié)，再改變紙張大小。分節(jié)后，可以根據(jù)需要，為只應(yīng)用于該節(jié)的頁(yè)面進(jìn)行設(shè)置。由于在沒(méi)有分節(jié)前，Word自動(dòng)將整篇文檔視為一節(jié)，故文檔中的節(jié)的頁(yè)面設(shè)置與在整篇文檔中的頁(yè)面設(shè)置相同。只是注意要將【應(yīng)用于】下拉的列表框中選擇為【本節(jié)】選項(xiàng)即可，如圖3.43所示。 圖3.43 分節(jié)后的頁(yè)面設(shè)置3.3.5 分節(jié)后頁(yè)碼編號(hào)分節(jié)后的文檔可以為該節(jié)設(shè)置不同的頁(yè)碼格式，還可以為該節(jié)的頁(yè)碼重新編號(hào)。其具體操作步驟如下：（1）把光標(biāo)移到要添加頁(yè)碼的節(jié)中，單擊【插入】|【頁(yè)碼】命令，出現(xiàn)【頁(yè)碼】對(duì)話框。（2）單擊【格式】按鈕，彈出如圖3.44所示的【頁(yè)碼格式】對(duì)話框。圖3.44 【頁(yè)碼格式】對(duì)話框（3在【頁(yè)碼編排】選項(xiàng)組選中【續(xù)前節(jié)】單選按鈕，就可以與前一節(jié)的頁(yè)碼順序接排，如果重新編號(hào)，就選中【起始頁(yè)碼】單選按鈕，然后在后面的微調(diào)框中輸入起始的頁(yè)碼號(hào)即可。3.3.6 分節(jié)后頁(yè)眉與頁(yè)腳的設(shè)置分節(jié)后可以為該節(jié)設(shè)置新的頁(yè)眉或者頁(yè)腳，而不影響文檔中其他部分的頁(yè)眉和頁(yè)腳。用戶可以為某節(jié)頁(yè)面或者頁(yè)腳進(jìn)行單獨(dú)或者相同設(shè)置，操作步驟如下：（1）把光標(biāo)移到該節(jié)中，單擊【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，在分節(jié)后的文檔中彈出【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄。（2）在頁(yè)眉或切換到頁(yè)腳狀態(tài)下，單擊【頁(yè)眉和頁(yè)腳】中的【同前】按鈕，讓它不處于凹下去的狀態(tài)，即讓它的頁(yè)眉或者頁(yè)腳與上一節(jié)相同，如圖3.45所示。如果要使用分節(jié)后采用不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以再次單擊按鈕，恢復(fù)為初狀態(tài)，然后重新設(shè)置或輸入自己的頁(yè)眉和頁(yè)腳文字即可。如圖3.46所示。圖3.45 與上一節(jié)相同的頁(yè)腳圖3.46 與上一節(jié)不相同的頁(yè)腳3.3.7 保留文檔原來(lái)的版式和分頁(yè)在默認(rèn)情況下，Word 根據(jù)文檔中的字體安排該文檔的版式。這樣，只要字體不改變，任何人都可以查看和打印該文檔，而原來(lái)的分行和分頁(yè)不變。但如果打開一篇用早期版本的Word或WordPerfect創(chuàng)建的文檔，Word會(huì)根據(jù)所用打印機(jī)安排該文檔的版式。如果要讓一篇文檔的版式與打印機(jī)無(wú)關(guān)，用戶可不讓W(xué)ord根據(jù)文檔中的字體安排該文檔的版式。其操作步驟如下：（1）單擊【工具】|【選項(xiàng)】命令，然后在彈出的【選項(xiàng)】對(duì)話框中選擇【兼容性】選項(xiàng)卡。（2）取消對(duì)【選項(xiàng)】列表框中的【用打印機(jī)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)文檔版式】復(fù)選框的選擇，如圖3.47所示。 圖3.47 選中【用打印機(jī)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)文檔版式】復(fù)選框因?yàn)樵赪ord中處理文檔時(shí)，只有選中【用打印機(jī)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)文檔版式】復(fù)選框才影響該文檔的顯示效果，此方法不能永遠(yuǎn)改變?cè)撐臋n。如果要恢復(fù)該文檔原來(lái)的版式，則再次選中該復(fù)選框。3.3.8 在同一頁(yè)中使用多種版式在對(duì)文檔進(jìn)行排版時(shí)，有時(shí)會(huì)需要分欄或不同的版式，應(yīng)用【分節(jié)符】實(shí)現(xiàn)此操作很方便。 （1）將光標(biāo)放在需要添加“節(jié)”的位置。 （2）單擊【插入】|【分隔符】命令。 （3）將【分節(jié)符類型】設(shè)置為【連續(xù)】。（4）單擊【確定】按鈕。 （5）分別為各“節(jié)”文本設(shè)置不同的分欄格式，如設(shè)置頁(yè)面縱橫混排，可以分別將各“節(jié)”的“紙型方向”（頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框）設(shè)置為縱向或橫向即可。 3.4 制作頁(yè)眉和頁(yè)腳技巧頁(yè)眉和頁(yè)腳是文檔中每個(gè)頁(yè)面頁(yè)邊距的頂部和底部區(qū)域。可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入文本或圖形，例如，頁(yè)碼、日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名、作者名以及文檔的水印效果等，這些信息通常打印在文檔中每頁(yè)的頂部或底部。如向頁(yè)眉或頁(yè)腳添加頁(yè)碼、日期、時(shí)間等內(nèi)容時(shí)，Word 將插入相應(yīng)的域。域確認(rèn)在更改文檔時(shí)能自動(dòng)更新頁(yè)碼，并在打印文檔時(shí)更新日期、時(shí)間和其他對(duì)象。如果看到的是例如 PAGE 或 DATE 的域代碼，而非實(shí)際的頁(yè)碼、日期、時(shí)間等，可按 Alt+F9進(jìn)行更新頁(yè)碼。利用域的設(shè)置，還可以在頁(yè)眉、頁(yè)腳之間自動(dòng)插入文檔中的各級(jí)標(biāo)題。在Word中，頁(yè)眉和頁(yè)腳的內(nèi)容還可以是用來(lái)生成各種文本（如日期或頁(yè)碼等）的“域代碼”。域代碼與普通文本有所不同，它在打印時(shí)將被當(dāng)時(shí)的最新內(nèi)容所替代，例如生成日期的域代碼可以根據(jù)計(jì)算機(jī)的內(nèi)部時(shí)鐘生成當(dāng)前的日期，倘若用戶第一天錄入的文檔到第二天才打印時(shí)，那么打印時(shí)將使用第二天的日期；同樣用于生成頁(yè)碼的域代碼將在各頁(yè)面上打印最終的準(zhǔn)確頁(yè)碼。3.4.1 創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳如果一篇文檔是第一次使用頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以通過(guò)在頁(yè)面視圖情況下，依次選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，就可以進(jìn)行編輯頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)域。如果是已經(jīng)存在頁(yè)眉頁(yè)腳的情況下，可以雙擊頁(yè)面中頂部或底部頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域，即可快速進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯區(qū)。進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯區(qū)后，這時(shí)文檔的正文部分變成灰色，表示當(dāng)前不能對(duì)正文進(jìn)行編輯，屏幕上顯示【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄，就可以編輯頁(yè)眉和頁(yè)腳了，如圖3.48所示。圖3.48 【頁(yè)眉和頁(yè)腳】編輯狀態(tài)通過(guò)【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄，可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)域中進(jìn)行處理?！卷?yè)眉和頁(yè)腳】工具欄按鈕說(shuō)明如表6-1所示。表6-1 【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄按鈕說(shuō)明按鈕名稱說(shuō)明插入自動(dòng)圖文集選擇自動(dòng)圖文集插入頁(yè)眉和頁(yè)腳所需的地方插入頁(yè)碼用于插入隨時(shí)更新的頁(yè)碼 （域）。在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入了頁(yè)碼后，無(wú)論文檔如何編輯，每頁(yè)的頁(yè)碼都會(huì)自動(dòng)更新為順序的頁(yè)碼。插入頁(yè)數(shù)插入自動(dòng)更新的頁(yè)數(shù)（域）。在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入了頁(yè)數(shù)域后，就會(huì)自動(dòng)顯示當(dāng)前文檔的頁(yè)數(shù)設(shè)置頁(yè)碼格式設(shè)置頁(yè)碼的格式以及頁(yè)碼編排方式插入日期插入自動(dòng)更新的日期（域），會(huì)自動(dòng)顯示當(dāng)前的日期插入時(shí)間插入自動(dòng)更新的時(shí)間（域），會(huì)自動(dòng)顯示當(dāng)前的時(shí)間頁(yè)面設(shè)置打開頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，設(shè)置為節(jié)或文檔的頁(yè)眉和頁(yè)腳的奇數(shù)頁(yè)、偶數(shù)頁(yè)、首頁(yè)之間是否相同顯示/隱藏文檔文字單擊該按鈕，可以將正文隱藏起來(lái)，再次單擊又可以顯示正文同前如果在不同的節(jié)中設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳，單擊它可以使當(dāng)前的頁(yè)眉和頁(yè)腳與上一節(jié)的頁(yè)眉和頁(yè)腳具有相同的內(nèi)容。頁(yè)眉頁(yè)腳間切換如果當(dāng)前在頁(yè)眉區(qū)域中，單擊它可以切換到頁(yè)腳區(qū)域，反之亦然顯示前一頁(yè)如果在不同的節(jié)中設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，或者設(shè)置了首頁(yè)，奇、偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，單擊它就可以切換到上一頁(yè)的頁(yè)眉、頁(yè)腳中顯示下一頁(yè)如果在不同的節(jié)中設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，或者設(shè)置了首頁(yè)，奇、偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，單擊它就可以進(jìn)入下一頁(yè)的頁(yè)眉、頁(yè)腳中關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置，切換到正文編輯狀態(tài) 注：自動(dòng)圖文集是存儲(chǔ)要重復(fù)使用的文字或圖形的位置，例如存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)合同條款或較長(zhǎng)的通訊組列表。每個(gè)所選文字或圖形錄制為一個(gè)【自動(dòng)圖文集】詞條并為其指定唯一的名稱。可以在【自動(dòng)圖文集】菜單欄（如圖3.49所示）上的詞條列表中、從【自動(dòng)圖文集】菜單（在【插入】菜單上單擊【自動(dòng)圖文集】也可顯示該菜單）中，或使用【自動(dòng)圖文集】對(duì)話框（在【插入】菜單上指向【自動(dòng)圖文集】，然后單擊【自動(dòng)圖文集】命令）進(jìn)行選擇并插入自動(dòng)圖文集詞條。圖3.49 自動(dòng)圖文集菜單（1）向頁(yè)眉或頁(yè)腳添加頁(yè)碼、日期、時(shí)間等內(nèi)容時(shí)，實(shí)際上是插入相應(yīng)的域。如果在文檔發(fā)生改動(dòng)后，而日期、時(shí)間和其他內(nèi)容能在打印文檔時(shí)更新。如果看到的是類似 PAGE 或 DATE 這樣的域代碼，而非實(shí)際的頁(yè)碼、日期、時(shí)間等，那么請(qǐng)按 Alt+F9切換域代碼即可以實(shí)際頁(yè)碼、日期、時(shí)間。（2）如果在頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域中看不到其效果，如圖3.50所示。可依次單擊【工具】|【選項(xiàng)】命令，然后選擇【視圖】選項(xiàng)卡，在打開的對(duì)話框中取消【域代碼】前面的復(fù)選項(xiàng)即可，如果為了查看方便，此時(shí)可以單擊【域底紋】的下拉列表框中的【不顯示】選項(xiàng)，如圖3.51所示，就可以取消域底紋的顯示了。 圖3.50 用域代碼顯示頁(yè)碼 圖3.51 是否顯示域代碼3.4.2 設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳高度進(jìn)入頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域以后，該區(qū)域用一個(gè)虛線框范圍來(lái)表示頁(yè)眉或頁(yè)腳的高度。要調(diào)整頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域的高度，操作步驟如下：（1）可以在文檔中拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】中的【上邊距】標(biāo)尺可以調(diào)整頁(yè)眉區(qū)域至頁(yè)邊距的距離。拖動(dòng)【上邊距】或【下邊距】可以調(diào)整頁(yè)眉區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離。如圖3.52所示。圖3.12 調(diào)整頁(yè)眉區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離（2）同樣切換到【頁(yè)腳】區(qū)域中，拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】中的【上邊距】可以調(diào)整頁(yè)腳至正文區(qū)域的距離，拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】中的【上邊距】可以調(diào)整頁(yè)腳至頁(yè)邊距區(qū)域的距離。如圖3.53所示。圖3.53 調(diào)整頁(yè)腳區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離（3）在【頁(yè)面設(shè)置】視圖中的【版式】選項(xiàng)卡中，可以更精確和直觀地設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳，因?yàn)榧垙埓笮『晚?yè)面版式心大小已經(jīng)確定，所以直接在這里設(shè)置【頁(yè)眉或頁(yè)腳】距邊界的距離即可，如圖3.54所示。只要在【頁(yè)眉】輸入框中輸入從紙張上邊緣到頁(yè)眉上邊緣之間的所需距離（如1.5厘米），再在【頁(yè)腳】輸入框中輸入從紙張下邊緣到頁(yè)腳下邊緣之間的所需距離（如1.75厘米）。圖3.54 設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳高度在這里，需要注意的是，如果【頁(yè)眉】設(shè)置大于【上】頁(yè)邊距設(shè)置時(shí)，會(huì)在頁(yè)眉下方打印正文文字。而當(dāng)【頁(yè)腳】的設(shè)置大于【下】頁(yè)邊距時(shí)，就會(huì)在頁(yè)腳上方打印正文文字。其中頁(yè)面大小、上頁(yè)邊距、下頁(yè)邊距、左右頁(yè)邊距、文檔區(qū)正文區(qū)、頁(yè)眉頁(yè)腳區(qū)劃分請(qǐng)參看圖3.1。3.4.3 設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)、奇偶頁(yè)不同許多文檔中要求頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)、奇、偶頁(yè)有不同效果，例如首頁(yè)作為封面文檔，奇數(shù)頁(yè)需要用章名作頁(yè)眉，偶數(shù)頁(yè)需要用書名作為頁(yè)眉等。下面就介紹制作頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)、奇、偶頁(yè)不同的方法。（1）進(jìn)入【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄，單擊【頁(yè)面設(shè)置】按鈕，選擇【版式】選項(xiàng)卡，打開如圖3.54所示的對(duì)話框。（2）選中【頁(yè)眉和頁(yè)腳】區(qū)域中的【奇偶頁(yè)不同】復(fù)選項(xiàng)，就可以為奇數(shù)頁(yè)創(chuàng)建一種頁(yè)眉和頁(yè)腳，為偶數(shù)頁(yè)創(chuàng)建另一種頁(yè)眉和頁(yè)腳。（3）選中【首頁(yè)不同】復(fù)選項(xiàng)，就可以為節(jié)或文檔的首頁(yè)創(chuàng)建與奇、偶頁(yè)都不相同的頁(yè)眉或頁(yè)腳。（4）按【確定】按鈕后，在編輯文檔的【頁(yè)眉和頁(yè)腳】時(shí)就會(huì)顯示為【首頁(yè)頁(yè)眉（頁(yè)腳）】、【奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉（頁(yè)腳）】、【偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉（頁(yè)腳）】的字樣。（5）在【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄中單擊【顯示下一頁(yè)】按鈕，可以進(jìn)入偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域進(jìn)行設(shè)置，再次單擊【顯示下一頁(yè)】按鈕，可以進(jìn)入下一節(jié)的首頁(yè)頁(yè)眉或頁(yè)腳進(jìn)行設(shè)置。3.4.4 插入頁(yè)碼在文檔中加入頁(yè)碼，閱讀方便，整理和裝訂也不易出錯(cuò)。頁(yè)碼是文檔格式的一部分，用戶可以將文檔分節(jié)來(lái)設(shè)置不同的頁(yè)碼格式。如果沒(méi)有分節(jié)，整篇文檔將視為1節(jié)。打印文檔時(shí)往往需要含有頁(yè)碼來(lái)區(qū)別不同的頁(yè)，另外，一個(gè)文檔很長(zhǎng)時(shí)，可以分為多個(gè)文件，這樣每個(gè)文件的頁(yè)碼設(shè)置就很重要，如果要使后一個(gè)文件的頁(yè)碼剛好是接在前一個(gè)文件頁(yè)碼之后，就需要進(jìn)行頁(yè)碼的設(shè)置。插入頁(yè)碼的方法是，在任何一個(gè)文檔中，單擊【插入】|【頁(yè)碼】命令，都會(huì)打開如圖3.55所示的【頁(yè)碼】對(duì)話框。圖3.55 【頁(yè)碼】對(duì)話框（1）在【位置】下拉列表框，可以設(shè)置頁(yè)碼的位置，有【頁(yè)面頂端（頁(yè)眉）】、【頁(yè)面底端（頁(yè)腳）】、【頁(yè)面縱向中心】、【縱向內(nèi)側(cè)】和【縱向外側(cè)】多種設(shè)置。（2）在【對(duì)齊方式】框中可選擇頁(yè)碼的對(duì)齊方式，如左側(cè)、居中、右側(cè)、內(nèi)側(cè)或外側(cè)等。其中，【內(nèi)側(cè)】和【外側(cè)】分別相對(duì)于要用于裝訂的頁(yè)面邊緣的內(nèi)側(cè)（裝訂一側(cè)）和外側(cè)。位置與對(duì)齊方式對(duì)應(yīng)的預(yù)覽效果如表3-2所示。表3-2 頁(yè)碼的位置與對(duì)齊方式效果預(yù)覽表左側(cè)居中右側(cè)內(nèi)側(cè)外側(cè)頁(yè)面頂端頁(yè)面底端頁(yè)面縱向中心縱向內(nèi)側(cè)縱向外側(cè)（3）選中或清除【首頁(yè)顯示頁(yè)碼】復(fù)選框，可在文檔的章節(jié)首頁(yè)是否顯示頁(yè)碼。不管是否顯示頁(yè)碼，但仍從第1頁(yè)就開始出現(xiàn)頁(yè)碼。反之第1頁(yè)不出現(xiàn)頁(yè)碼，但第2頁(yè)的頁(yè)碼仍然是2。（4）單擊【格式】按鈕（或在【頁(yè)眉/頁(yè)腳】工具欄中，按下【頁(yè)碼格式】按鈕 ），可以對(duì)頁(yè)碼格式進(jìn)行設(shè)置，在【頁(yè)碼編