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文檔簡(jiǎn)介
第3章 版式設(shè)置技巧設(shè)置頁(yè)面是文檔的基本的排版操作,是頁(yè)面格式化的主要任務(wù),它反映的是文檔中具有相同內(nèi)容、格式的設(shè)置,所以在文檔的段落、字符等排版之前進(jìn)行設(shè)置。頁(yè)面設(shè)置的合理與否直接關(guān)系到文檔的打印效果。文檔的頁(yè)面設(shè)置主要包括設(shè)置頁(yè)面大小、方向、邊框效果、頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)邊距等。如圖3.1所示是區(qū)分版式的各項(xiàng)具體情況。圖3.1 區(qū)分版式的各項(xiàng)具體情況在排版的過(guò)程中,也可以根據(jù)需要對(duì)于文檔的各個(gè)部分靈活地設(shè)置不同的效果,比如,分欄。另外,把文檔分節(jié)可以劃分上面的各個(gè)不同部分標(biāo)記。3.1 版式設(shè)置技巧版心為16開的紙張,每頁(yè)為39行38字,如果僅僅選擇了紙張大小還是沒(méi)有作用的,還要跟著設(shè)置頁(yè)面頁(yè)邊距。當(dāng)頁(yè)邊距是頁(yè)面四周的空白區(qū)域。也就是正文與頁(yè)邊界的矩離。當(dāng)整個(gè)頁(yè)面的大小在選擇紙張后已經(jīng)固定了,然后再確定正文所占區(qū)域的大小,要固定正文區(qū)域大小,;就可以設(shè)置正文到四邊頁(yè)面邊界間的區(qū)域大小。通常,可在頁(yè)邊距內(nèi)部的可打印區(qū)域中插入文字和圖形。但是也可以將某些項(xiàng)目放置在頁(yè)邊距區(qū)域中:如頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼等。3.1.1 利用【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框設(shè)置頁(yè)邊距Word 提供了兩種頁(yè)邊距選項(xiàng),就是使用默認(rèn)的頁(yè)邊距和指定自定義頁(yè)邊距。 利用【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框可以全面地、精確地設(shè)置頁(yè)邊距。要設(shè)置頁(yè)邊距或者查看頁(yè)邊距的效果,可以在【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框中選擇【頁(yè)邊距】選項(xiàng)卡,切換到如圖3.2所示的對(duì)話框。 圖3.2 【頁(yè)邊距】選項(xiàng)卡分別在【頁(yè)邊距】區(qū)域中的【上】、【下】、【左】、【右】輸入框中輸入頁(yè)邊距數(shù)值,如果選擇【頁(yè)碼范圍】右邊的下拉列表框中的【對(duì)稱頁(yè)邊距】選項(xiàng)(一般使用默認(rèn)的【普通】選項(xiàng)),表示當(dāng)雙面打印時(shí),正反兩面的內(nèi)外側(cè)邊距寬度相等,此時(shí)原【頁(yè)邊距】區(qū)域下邊的【左】、【右】框分別變?yōu)椤緝?nèi)側(cè)】、【外側(cè)】框。若要更改部分文檔的邊距,可以選擇需要的部分文本,然后設(shè)置所需的邊距。在【應(yīng)用于】列表框中,單擊【所選文字】。Word 自動(dòng)在應(yīng)用新頁(yè)邊距設(shè)置的文字前后插入分節(jié)符。如果文檔已劃分為若干節(jié),可以單擊某節(jié)或選定多個(gè)節(jié),然后更改頁(yè)邊距。3.1.2 使用鼠標(biāo)設(shè)置頁(yè)邊距使用鼠標(biāo)直接拖動(dòng)可以快速地設(shè)置整篇文檔的頁(yè)邊距。(1)要確認(rèn)在文檔的屏幕中顯示有【水平標(biāo)尺】和【垂直標(biāo)尺】。如果屏幕上沒(méi)有水平標(biāo)尺,可依次單擊【視圖】|【標(biāo)尺】菜單命令來(lái)啟動(dòng)水平標(biāo)尺;如果屏幕上沒(méi)有垂直標(biāo)尺,可以依次單擊【工具】|【選項(xiàng)】命令,在打開的【選項(xiàng)】對(duì)話框中選擇【視圖】選項(xiàng)卡,在對(duì)話框中選中【垂直標(biāo)尺(僅用于頁(yè)面視圖)】單選項(xiàng),再單擊【確定】按鈕退出該對(duì)話框。(2)在標(biāo)尺兩側(cè)的深灰色區(qū)域代表的是頁(yè)邊距,將鼠標(biāo)移動(dòng)到標(biāo)尺邊界上,當(dāng)光標(biāo)出現(xiàn)雙向箭頭狀態(tài)時(shí),再同時(shí)按下鼠標(biāo)右鍵,并拖動(dòng)鼠標(biāo)就可以調(diào)整頁(yè)邊距了。如圖3.3所示,可以拖動(dòng)右邊距和上邊距來(lái)設(shè)置頁(yè)邊距。 圖3.3 拖動(dòng)右邊距和上邊距快速設(shè)置頁(yè)邊距3.1.3 顯示繪圖網(wǎng)格如果為了適應(yīng)排版的嚴(yán)格要求,用戶設(shè)置了控制每行及每頁(yè)的字符數(shù)后,這時(shí)用戶很需要在文檔中能看到適當(dāng)?shù)淖址W(wǎng)格。如圖3.4所示。圖3.4 顯示繪圖網(wǎng)格圖文并茂的文檔可以更加引人入勝。為使文檔的版面布局更加美觀大方、整潔合理,常常需要對(duì)文檔中的圖形進(jìn)行編排,修改其位置和尺寸。但是當(dāng)用戶修改圖形的位置和尺寸時(shí),會(huì)發(fā)現(xiàn)圖形位置和大小的變化是不連續(xù)的,加上受頁(yè)面和版式的限制,圖形的編排既麻煩又難以得到理想的效果。使用網(wǎng)格能夠更精確地定位一個(gè)圖形對(duì)象。雖然打印時(shí)屏幕上并沒(méi)有顯示網(wǎng)格,但在過(guò)多或者繪制圖形對(duì)象時(shí),Word自動(dòng)將其與最近的網(wǎng)格交叉點(diǎn)對(duì)齊。如果暫時(shí)不用網(wǎng)格設(shè)置,可在拖動(dòng)或者繪制圖像時(shí)按住Alt鍵。在文檔中顯示網(wǎng)格的方法是,在【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框中,單擊【文檔網(wǎng)格】標(biāo)簽,切換到【繪圖網(wǎng)格】選項(xiàng)卡后,單擊【繪圖網(wǎng)格】按鈕,或者單擊【繪圖】工具欄中的【繪圖】按鈕。從其彈出的菜單中選擇【繪圖網(wǎng)格】菜單項(xiàng),即可打開如圖3.5所示的【繪圖網(wǎng)格】對(duì)話框。圖3.5 【繪圖網(wǎng)格】對(duì)話框(1)選中【在屏幕上顯示網(wǎng)格線】前的復(fù)選框,如果要在屏幕上同時(shí)顯示左右網(wǎng)格線和上下網(wǎng)格線,則可以選中【水平間距】復(fù)選框。然后單擊【水平間隔】和【垂直間隔】右邊的上下按鈕,選擇網(wǎng)格間隔的字符間距。(2)在【水平間距】框中,設(shè)置左右網(wǎng)格線之間的距離;在【垂直間距】框中,設(shè)置上下網(wǎng)格線之間的距離。(3)清除【使用頁(yè)邊距】復(fù)選框,然后在【水平起點(diǎn)】和【垂直起點(diǎn)】框中指定網(wǎng)絡(luò)的起點(diǎn)坐標(biāo)。(4)圖中的【水平間距】和【垂直間距】的度量值必須分別介于0.01字符到150.85字符和0.01行到101.5行之間。為方便對(duì)圖形的微量調(diào)整,一般是輸入較小的數(shù)值,如0.2、0.1甚至最小值0.05。這樣,再進(jìn)行圖形的調(diào)整時(shí),就很容易控制位置的移動(dòng)和尺寸大小的縮放了。3.1.4 在文檔中使用行號(hào)在出版物中,有些類型的文檔,如果在正文的側(cè)面添加行號(hào),會(huì)增強(qiáng)文檔的易讀性。比如許多英文教材就使用行號(hào)。添加了行號(hào)之后,文檔能夠自動(dòng)給行計(jì)數(shù),計(jì)數(shù)包括文檔的每一行文本,但不包括表格、頁(yè)眉:或頁(yè)腳、腳注、尾注、文本框中的文本等。另外,用戶可以設(shè)置跳過(guò)某些特殊不用添加行號(hào)的行,如標(biāo)題或空行等。添加了行號(hào)一般顯在左邊的頁(yè)邊距中,如果是分欄的文檔,則行號(hào)顯示在各欄的左側(cè)。添加行號(hào)的方法是: (1)分別選擇【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】菜單命令。 (2)在彈出的對(duì)話框里選擇【版式】選項(xiàng)卡。(3)單擊【行號(hào)】按鈕,可以打開【行號(hào)】如圖3.6所示的對(duì)話框。 (4)選中【添加行號(hào)】復(fù)選框,再定義所需的行號(hào)樣式: 在【起始編號(hào)】微調(diào)框中輸入或者選擇第1行的編號(hào),可以是任意一個(gè)自然數(shù),如果不輸入,則默認(rèn)使用從1開始,并使用【連續(xù)編號(hào)】。 在【距正文】輸入框中輸入行號(hào)右邊緣與文檔文本左邊緣之間的所需距離。默認(rèn)距離為【自動(dòng)】,是 0.25 英寸(新聞稿樣式分欄中為 0.13 英寸)。 【行號(hào)間隔】表示是以多少行為間隔下一次出現(xiàn)的行號(hào),如輸入數(shù)為“5”,則第1次出現(xiàn)行號(hào)為5,第2次出現(xiàn)行號(hào)為10。在這果一般應(yīng)輸入的數(shù)值為“1”,讓段落中的每一行都出現(xiàn)行號(hào)。 在【編號(hào)方式】以【起始編號(hào)】框中的數(shù)字對(duì)文檔的起始行進(jìn)行編號(hào),有三種編號(hào)方式,【每頁(yè)重新編號(hào)】、【每節(jié)重新編號(hào)】、【連續(xù)編號(hào)】,可以選擇其中一種方式進(jìn)行編號(hào)。(5)單擊【確定】按鈕。可實(shí)行對(duì)文檔進(jìn)行編號(hào),編號(hào)后效果如圖3.7所示。 圖3.6 添加行號(hào) 圖3.7 添加行號(hào)的效果使用上面的方法添加行號(hào)之后,就會(huì)得到通篇所有頁(yè)面都有行號(hào)的文檔。如果想取消行號(hào),可以再次打開該對(duì)話框,然后取消【添加行號(hào)】復(fù)選框即可;如果想取消某些段落的行號(hào),可以切換到頁(yè)面視圖,選擇不需要編排行號(hào)的一個(gè)或多個(gè)段落。分別選擇【格式】、【段落】菜單命令,在【換行和分頁(yè)】選項(xiàng)卡中,選中【取消行號(hào)】選項(xiàng),最后單擊【確定】按鈕。就可以取消的特定段落的行號(hào)。如果要在長(zhǎng)篇文檔里用行號(hào),就可以創(chuàng)建一個(gè)特別的樣式如命名為“選文”的樣式,在編輯樣式的時(shí)候,只需把該樣式的加上或取消行號(hào),那么使用了這種樣式就可帶或不帶行號(hào)了。 3.1.5 添加“藝術(shù)”頁(yè)面邊框 在Word中,如果要在文檔中每頁(yè)都出現(xiàn)邊框效果,除了可以用線型邊框外,還可以設(shè)置多種“藝術(shù)性”頁(yè)面邊框,無(wú)論是裝飾文檔或打印出來(lái)作信箋都很漂亮。 (1)單擊【頁(yè)面設(shè)置】中【版式】選項(xiàng)卡對(duì)話框中的【邊框】按鈕。打開【頁(yè)面和邊框】對(duì)話框。 (2)單擊【頁(yè)面邊框】選項(xiàng)卡??梢源蜷_如圖3.8所示的對(duì)話框。(3)在【設(shè)置】選項(xiàng)組可以定義在所選內(nèi)容四周加上邊框項(xiàng),選擇【方框】項(xiàng)。(4)在【藝術(shù)型】列表框中選擇喜歡的樣式。也可以選擇的線型邊框樣式。在【寬度】下拉列表框中調(diào)整邊框的寬度。(5)單擊【選項(xiàng)】按鈕,可以設(shè)定其它邊距和位置的設(shè)置,如圖3.9所示。(只有在選中【應(yīng)用于】框中的【段落】或者【頁(yè)面邊框】選項(xiàng)卡處于活動(dòng)狀態(tài)時(shí),才能使用此按鈕)。 圖3.8 【頁(yè)面邊框】選項(xiàng)卡 圖3.9 頁(yè)面邊框選項(xiàng)對(duì)話框【邊距】選項(xiàng)組:用來(lái)輸入【上】、【下】、【左】、【右】邊距與文字之間的距離。對(duì)于頁(yè)面邊框,可單擊【度量依據(jù)】框中的【文字】項(xiàng),使此設(shè)置與頁(yè)邊距有效?!径攘恳罁?jù)】:選擇【文字】選項(xiàng),使頁(yè)面邊框的內(nèi)部邊框位置與頁(yè)邊距有效。選擇【頁(yè)邊】選項(xiàng),使頁(yè)面邊框的外部邊框位置與頁(yè)邊距有效?!具x項(xiàng)】:只有選擇【文字】選項(xiàng)后,才可以使用此區(qū)域的選項(xiàng),可以設(shè)置頁(yè)面邊框的項(xiàng)目有:【段落和表格的邊框與頁(yè)面邊框?qū)R】(選中此復(fù)選框可消除相鄰邊框間的空白區(qū)域。只有在表格邊界到頁(yè)面邊框的距離小于等于一個(gè)字符寬度(10.5 磅)時(shí),Word 才會(huì)將其對(duì)齊);【總在前面顯示】(將頁(yè)面邊框置于與頁(yè)面邊框交疊的任何文字或?qū)ο蟮纳厦妫?;【環(huán)繞頁(yè)眉】(將頁(yè)眉包含在頁(yè)面邊框之內(nèi)。如果希望頁(yè)面邊框不包括頁(yè)眉,可清除此復(fù)選框);【環(huán)繞頁(yè)腳】(將頁(yè)腳置于頁(yè)面邊框之內(nèi)。如果希望將頁(yè)腳置于頁(yè)面邊框之外,可清除此復(fù)選框。(6)最后連續(xù)單擊【確定】按鈕,最后得到的的效果如圖3.10所示。 圖3.10 添加頁(yè)面邊框的效果3.1.6 設(shè)置文檔的默認(rèn)版式在使用Word的過(guò)程中,每新建一個(gè)文檔,都會(huì)以當(dāng)前Word模板為基礎(chǔ)來(lái)創(chuàng)建,而新建的這個(gè)文檔所使用的模板默認(rèn)版式,使用默認(rèn)版式的紙張大小是“A421.029.7cm” ;頁(yè)邊距是“上、下2.54cm,左、右3.17cm。如果用戶在排版過(guò)程中,要經(jīng)常使用以的紙張大小、每頁(yè)字?jǐn)?shù)39行38字等的版式心,就可以在【版式設(shè)置】對(duì)話框各選項(xiàng)卡中設(shè)置相應(yīng)數(shù)值,然后單擊【默認(rèn)】按鈕,會(huì)打開如圖3.11所示的更改默認(rèn)設(shè)置提示框,單擊該對(duì)話框中的【是】按鈕,新的默認(rèn)設(shè)置將保存在該文檔基于的模板中,此后每一個(gè)基于該模板的新建文檔將自動(dòng)使用上面要求的頁(yè)邊距設(shè)置。 圖3.11 更改默認(rèn)設(shè)置3.1.7 更改部分文檔的頁(yè)邊距如果文檔是橫向的,又要更改部分文檔的邊距,則要先選擇該文本,然后【版式設(shè)置】各個(gè)選項(xiàng)卡中設(shè)置所需的邊距和其它設(shè)置。在【應(yīng)用于】選項(xiàng)組中,選擇【所選文字】項(xiàng)。Word就自動(dòng)在應(yīng)用新頁(yè)邊距設(shè)置的文字前后插入分節(jié)符。如果文檔已劃分為若干節(jié),可以單擊某節(jié)或選定多個(gè)節(jié),然后更改頁(yè)邊距。如果在選擇了該文本的同時(shí),在【版式設(shè)置】的【頁(yè)邊距】選項(xiàng)卡,可以快速更改所選文檔的【縱向】為【橫向】頁(yè)面。3.1.8 設(shè)置大頁(yè)面文檔Word文檔的頁(yè)面會(huì)有一個(gè)指定范圍,這個(gè)范圍是0.26 55.87 cm之間,然而就算新建一個(gè)文檔的頁(yè)邊距設(shè)置在這個(gè)范圍之間,如果你大于了A4的紙張的打印區(qū)域之外,也會(huì)出現(xiàn)一點(diǎn)小誤會(huì)的,比如把一個(gè)文檔的紙張大小設(shè)置為如圖3.12所示。圖3.12 自定義紙張大小單擊【確定】按鈕之后,就會(huì)出現(xiàn)如圖3.13或者圖3.14所示的提示框。提示該文檔的頁(yè)面設(shè)置范圍或已經(jīng)設(shè)在打印區(qū)域之外。圖3.13 提示文檔的頁(yè)面設(shè)置范圍圖3.14 頁(yè)面設(shè)置在打印區(qū)域外的提示在此提示框中,有的用戶就會(huì)不知所措,只有單擊重新調(diào)整回到【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框。他們不知道,只要單擊【忽略】按鈕,就可以接受這個(gè)頁(yè)面的設(shè)置。然而,許多用戶不知道,為什么會(huì)出現(xiàn)這個(gè)對(duì)話框的,原因是默認(rèn)文檔的打印的頁(yè)面設(shè)置為A4的紙型,如果大于A4紙型的可打印區(qū)域,就會(huì)出現(xiàn)上面的提示框了,解決辦法是,單擊【文件】|【打印】|【屬性】|【紙張】命令、按鈕或選項(xiàng)卡,在【紙張大小】中選取其中的一個(gè)【自定義版】項(xiàng),如圖3.15所示。最后單擊【應(yīng)用】后再關(guān)閉對(duì)話框退出即可。此后,設(shè)置超大頁(yè)面就不會(huì)出現(xiàn)上面的提示了。圖3.15 自定義打印頁(yè)面大小3.1.9 按照發(fā)排單設(shè)置版心在排版的發(fā)排單中不會(huì)指定頁(yè)邊距和字符、行跨度,所以在設(shè)置版心時(shí)也要多次嘗試才能成功。當(dāng)然,根據(jù)精確的頁(yè)面大小和和跨度磅值也可以計(jì)算出頁(yè)邊距,但這樣計(jì)算操作也很復(fù)雜。下面假設(shè)發(fā)排單用16開的紙張,39行39字符的版心,使用下述步驟可以精確地按照發(fā)排單設(shè)計(jì)版心大?。海?)新建一個(gè)文檔,單擊【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】命令,打開頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框。(2)選擇【紙張】選項(xiàng)卡,在【紙型】下拉列表框中選擇【16開(18.426厘米),此時(shí)在【寬度】與【高度】欄中就會(huì)得到相應(yīng)的數(shù)值18.4厘米和26厘米。(3)切換到【頁(yè)邊距】選項(xiàng)卡,根據(jù)以前設(shè)置版心的經(jīng)驗(yàn),首先估計(jì)一下16開的紙張?jiān)O(shè)置39行40字符的版心大概需要上下左右的頁(yè)邊距為多少厘米。這里估計(jì)為如圖3.16所示。圖3.16 估計(jì)頁(yè)邊距數(shù)值(4)切換到【文檔網(wǎng)格】選項(xiàng)卡,在【網(wǎng)格】組中,選中【指定行和字符網(wǎng)格】復(fù)選框,并在【字符 每行】中單擊上下箭頭指定該項(xiàng)字符數(shù)為38,還差兩個(gè)字符數(shù),說(shuō)明左右頁(yè)邊距的數(shù)值設(shè)置過(guò)大。而在【跨度】欄中顯示為10.5磅,正常的數(shù)值也應(yīng)該為10.5磅,在【行 每頁(yè)】中單擊上下箭頭指定該項(xiàng)行數(shù)為39行,此時(shí)右邊的【跨度】欄中顯示為15.6磅,而正常的數(shù)值也為15.6磅,說(shuō)明上下頁(yè)邊距設(shè)置正確,如圖3.17所示。圖3.17 指定字符數(shù)和行數(shù)(5)再切換到【頁(yè)邊距】選項(xiàng)卡,在圖3.19中的頁(yè)邊距基礎(chǔ)上,把左右頁(yè)邊距更改為1.7 厘米,如圖3.18左圖所示,再切換到【文檔網(wǎng)格】選項(xiàng)卡,此時(shí)【字符 每行】中字符數(shù)顯示為39,右邊的【跨度】欄中顯示為10.5磅,說(shuō)明左右頁(yè)邊距也基本設(shè)置正確。如圖3.18右圖所示。 圖3.18 左右頁(yè)邊距、行字符數(shù)和跨度設(shè)置正確(6)在該對(duì)話框中單擊【繪圖網(wǎng)格】按鈕,打開【繪圖網(wǎng)格】對(duì)話框后,并按照如圖3.19所示設(shè)置各參數(shù)。最后單擊【確定】按鈕確認(rèn)設(shè)置。圖3.19 設(shè)置繪圖網(wǎng)格參數(shù)(7)切換到【版式】選項(xiàng)卡,單擊【行號(hào)】按鈕,打開【行號(hào)】對(duì)話框,選中【添加行號(hào)】對(duì)話框,使文檔中的段落顯示行號(hào)。(8)連續(xù)單擊【確定】按鈕退出上面的對(duì)話框返回文檔,在文檔中按回車鍵,使用行號(hào)顯示滿一頁(yè)文檔中,并在此頁(yè)文檔中最后一行輸入任意一行文本,此時(shí)在文檔中顯示的網(wǎng)格線與行號(hào)如圖3.20所示。圖3.20 文檔中顯示的網(wǎng)格線與行號(hào)(9)顯示了網(wǎng)格線后,發(fā)現(xiàn)字【每行字符數(shù)】和【每頁(yè)行數(shù)】最后還不能滿格,說(shuō)明上、下、左、右頁(yè)邊距都可以加大,在【頁(yè)邊距】對(duì)話框,再作如圖3.21所示的頁(yè)邊距調(diào)整。圖3.21 再次調(diào)整頁(yè)邊距(10)單擊【確定】按鈕,退出對(duì)話框后,此時(shí)文檔在網(wǎng)格線中顯示行數(shù)與字符數(shù)非常準(zhǔn)確,簡(jiǎn)直是天衣無(wú)縫。如圖3.22所示。圖3.22 顯示準(zhǔn)確的每頁(yè)行數(shù)和字符數(shù)另外,這里還有一個(gè)技巧,因?yàn)樵凇卷?yè)面設(shè)置】的繪圖網(wǎng)格選項(xiàng)卡中選中【指定行和字符網(wǎng)格】復(fù)選框,所以在正文或其它樣式的【段落】設(shè)置中,在如圖3.23【縮進(jìn)和間距】選項(xiàng)卡,要清除【如果定義了網(wǎng)格,則自動(dòng)調(diào)整右縮進(jìn)】復(fù)選框,而應(yīng)選中【如果定義了文檔網(wǎng)格,則與網(wǎng)格對(duì)齊】復(fù)選框。這項(xiàng)設(shè)置應(yīng)該添加到“正文”和其它樣式中去。圖3.23 清除【如果定義了網(wǎng)格,則自動(dòng)調(diào)整右縮進(jìn)】復(fù)選框而如果沒(méi)有清除【如果定義了網(wǎng)格,則自動(dòng)調(diào)整右縮進(jìn)】復(fù)選框,則在文檔段落的右邊就會(huì)顯得參差不齊,如圖3.24左、右兩圖是清除【如果定義了網(wǎng)格,則自動(dòng)調(diào)整右縮進(jìn)】復(fù)選框與不清除【如果定義了網(wǎng)格,則自動(dòng)調(diào)整右縮進(jìn)】復(fù)選框前后的兩種不同效果。右圖中的段落明顯有參差不齊的感覺(jué)。 圖3.24 清除【如果定義了網(wǎng)格】復(fù)選框前后的效果3.2 分欄技巧在排版文檔的操作中,也有需要使用分欄的,翻翻各種報(bào)紙雜志,分欄版面隨處可見(jiàn)。在Word中可以容易地生成分欄,還可以在不同節(jié)中有不同的欄數(shù)和格式。3.2.1 創(chuàng)建版面的分欄下面介紹分欄的操作。 (1)單擊【格式】|【分欄】命令,則出現(xiàn)如圖3.25所示的【分欄】對(duì)話框。圖3.25 【分欄】對(duì)話框(2)在【預(yù)設(shè)】選項(xiàng)組中選擇分欄的格式。有【一欄】、【兩欄】、【三欄】等。(3)如果對(duì)【預(yù)設(shè)】選項(xiàng)組中的分欄格式不太滿意,可以在【欄數(shù)】微調(diào)框中輸入所要分割的欄數(shù)。微調(diào)框中數(shù)目為111之間(可根據(jù)所定的版心不同而不同)。(4)選中【欄寬相等】復(fù)選框,并在【寬度和間距】中設(shè)置各欄的欄寬和間距。(5)選中【分隔線】復(fù)選框,就可以在各欄之間設(shè)置分隔線, (6)在【應(yīng)用于】下拉列表框中選擇分欄的范圍??梢允恰颈竟?jié)】、【整篇文檔】或者是【插入點(diǎn)之后】。(7)單擊【確定】按鈕。分兩欄后效果如圖3.26所示,分三欄后效果如圖3.27所示,分四欄后效果如圖3.28所示,并且欄與欄之間都加了分隔線。圖3.26 分兩欄后效果圖3.27 分三欄后效果圖3.28 分四欄后效果另外,單擊【常用】工具欄中的分欄按鈕,可以快速實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)易的分欄。彈出的選項(xiàng)分欄有1欄、2欄、3欄和4欄這4種選擇,如圖3.29示。 圖3.29 快速簡(jiǎn)易地分欄再有,用戶也可利用表格分欄,如果要分4欄,可用4列的表格,設(shè)置成虛框,在里面填寫文字,這種方法在某些情況下使用較為簡(jiǎn)便,可以達(dá)到分欄的效果。3.2.2 制作跨欄標(biāo)題有時(shí),用戶希望文章標(biāo)題位于所有各欄的上面,標(biāo)題本身不分欄,此時(shí)就需要對(duì)文檔進(jìn)行分節(jié)處理。在文檔中每個(gè)節(jié)都可以設(shè)置不同的欄數(shù),現(xiàn)在只要將標(biāo)題單獨(dú)作為一節(jié),該節(jié)只設(shè)置1欄(也就是標(biāo)題不分欄),即可產(chǎn)生跨欄標(biāo)題。操作步驟如下:(1)將光標(biāo)移至標(biāo)題的下面,正文的第一個(gè)字前。(2)單擊【插入】|【分隔符】命令,出現(xiàn)【分隔符】對(duì)話框。(3)在【分節(jié)符】組中選取【連續(xù)】選項(xiàng)。(4)單擊【確定】按鈕,這時(shí)在標(biāo)題和正文之間插入一個(gè)分節(jié)符。(5)單擊【格式】|【分欄】命令,出現(xiàn)【分欄】對(duì)話框。(6)在【預(yù)設(shè)】選項(xiàng)組中選擇分欄的格式,或者自己設(shè)置分欄格式,例如,在【預(yù)設(shè)】選項(xiàng)組中選擇【三欄】。(7)在【應(yīng)用于】下拉列表框中選擇【本節(jié)】選項(xiàng)。(8)單擊【確定】按鈕,關(guān)閉【分欄】對(duì)話框,這時(shí)在頁(yè)面視圖中就可以看到使用跨欄標(biāo)題的情況了。如果在分欄的過(guò)程中,已經(jīng)連標(biāo)題也一起分欄了,如圖3.30所示,這時(shí)可以選取中標(biāo)題的文字,單擊【常用】工具欄中的分欄按鈕,在彈出的菜單中選擇【1欄】,也就是不分欄,完成后得到效果如圖3.31所示。圖3.30 不跨欄的標(biāo)題 圖3.31 跨欄標(biāo)題3.2.3 平衡各欄文字長(zhǎng)度細(xì)心的讀者可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn):在前面的分欄操作中,分欄后的頁(yè)面各欄長(zhǎng)度并不一致,最后一欄可能比較短,這樣版面顯得很不美觀,如圖3.32左圖所示。那么,如何才能使各欄的長(zhǎng)度一致呢?其實(shí)操作方法很簡(jiǎn)單,用戶只要把光標(biāo)移到需平衡欄的段落結(jié)尾處,單擊【插入】|【分隔符】命令,在打開的對(duì)話框中的【分節(jié)符類型】下選中【連續(xù)】單選項(xiàng),單擊【確定】按鈕,即在欄的最后一個(gè)字符后面插入一個(gè)連續(xù)的分節(jié)符,就可以得到等長(zhǎng)欄的效果,結(jié)果如圖3.32右圖所示。 圖3.32 平衡各欄文字長(zhǎng)度3.2.4 快速更改分欄的寬度用戶也可以在不打開【分欄】對(duì)話框的情況下,快速更改分欄的寬度。操作步驟如下: (1)切換到頁(yè)面視圖。 (2)如果對(duì)文檔進(jìn)行了分節(jié),則單擊要更改的節(jié)。 (3)當(dāng)鼠標(biāo)停留在水平標(biāo)尺時(shí),鼠標(biāo)就會(huì)變?yōu)橄鄳?yīng)的形狀,再拖動(dòng)水平標(biāo)尺上的分欄標(biāo)記即可,如圖3.33所示。如果要指定精確的欄寬和欄間距尺寸,可以使用【格式】|【分欄】命令。圖3.33 快速更改分欄的寬度3.2.5 為目錄分欄 一般書本的目錄都分為兩欄,這樣看上去比較美觀也便于查閱。這種形式的目錄該怎么做呢?如果采取為文檔中文字分欄的方法為目錄分欄,則會(huì)出現(xiàn)右半側(cè)頁(yè)碼消失的現(xiàn)象,這里有個(gè)小竅門,可以解決這一問(wèn)題,其具體操作步驟如下: (1)選中剛建立的目錄,使其全部變黑,單擊鼠標(biāo)右鍵,從右鍵快捷菜單中單擊【段落】命令,如圖3.34所示。圖3.34 選中目錄的【段落】命令(2)在打開的【段落】對(duì)話框中單擊【制表位】按鈕,出現(xiàn)【制表位】對(duì)話框,如圖3.35所示。 圖3.35 【制表位】對(duì)話框(3)在【制表位位置】文本框內(nèi)輸入合適的數(shù)值,如,“19”字符;這個(gè)值為沒(méi)有分欄前整個(gè)頁(yè)面制表位位置數(shù)值的一半(假若當(dāng)前文檔的版心每行是38個(gè)字符)。在【對(duì)齊方式】選項(xiàng)組中單擊【右】單選按鈕,在【前導(dǎo)符】選項(xiàng)組中選擇其中一種形式。 (4)單擊【設(shè)置】按鈕,再單擊【確定】按鈕。 (5)單擊【格式】|【分欄】命令,在【預(yù)設(shè)】選項(xiàng)組內(nèi)選中【兩欄】選項(xiàng),在【寬度和間距】選項(xiàng)組中選擇合適的數(shù)值,也可以選中【分隔線】復(fù)選框,為左右兩排目錄之間加上一條分隔線,最后單擊【確定】按鈕。(6)此時(shí)得到的目錄可能并不是等長(zhǎng)欄,可以把光標(biāo)移到目錄的結(jié)尾處,單擊【插入】|【分隔符】命令,打開【分隔符】對(duì)話框,在【分節(jié)符類型】選項(xiàng)組中選中【連續(xù)】復(fù)選框,單擊【確定】按鈕。最后得到的分欄目錄如圖3.36所示。圖3.36 目錄的分欄效果3.2.6 為分欄的版面插入頁(yè)碼在日常的文字處理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)采用8開紙分兩欄進(jìn)行打印,相應(yīng)的,就需要分別在左右兩欄設(shè)置不同的頁(yè)號(hào)。這本來(lái)只是一個(gè)非常普通的要求,不過(guò)出人意料的是,Word并沒(méi)有向用戶提供這一功能,它只能為一頁(yè)編排一個(gè)頁(yè)號(hào),而不允許為處于同一頁(yè)中的不同欄分別設(shè)置不同的頁(yè)號(hào),從而影響了用戶對(duì)頁(yè)號(hào)的管理。另外,用戶在處理頁(yè)眉及頁(yè)腳時(shí)也會(huì)碰到類似的問(wèn)題。對(duì)此,我們到底有沒(méi)有什么妥善的解決辦法呢?回答是肯定的,將Word的表格功能及域功能結(jié)合運(yùn)用即可解決這一問(wèn)題,具體步驟為: (1)單擊【格式】|【分欄】命令,在【分欄】對(duì)話框中選擇將文檔分為兩欄。 (2)單擊【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令,切換到頁(yè)腳編輯狀態(tài)。 (3)單擊【表格】|【插入表格】命令,打開【插入表格】對(duì)話框。 (4)在【插入表格】對(duì)話框的列數(shù)欄中輸入“5”、行數(shù)欄中輸入“1”、列寬欄中選擇默認(rèn)的【自動(dòng)】,然后單擊【插入】按鈕,在頁(yè)眉區(qū)域中插入一個(gè)5列1行的表格。 (5)拖動(dòng)表格第2列與第3列之間的表格線,使之與文檔正文部分第一欄的右邊距對(duì)齊;然后拖動(dòng)表格第3列與第4列之間的表格線,使之與文檔正文部分第二欄的左邊距對(duì)齊。(6)將光標(biāo)移至表格的第1列,然后按下CtrlF9,在表格中插入一個(gè)空域(屏幕顯示為一對(duì)大括號(hào)“”)。(7)將光標(biāo)移至大括號(hào)的中間,然后輸入“=2”。如圖3.37所示。圖3.37 在頁(yè)眉的表格中插入空域并輸入“=2”(8)單擊【插入】|【域】命令,打開【域】對(duì)話框。 (9)在【類別】列表框中選擇【編號(hào)】選項(xiàng)、在【域名】列表框中選擇【Page】選項(xiàng),如圖3.38所示。然后單擊【插入】按鈕,在表格中插入一個(gè)【編號(hào)】域。(10)此時(shí)表格中的域代碼將會(huì)顯示=2PAGE MERGEFORMAT,可繼續(xù)輸入“1”,并使域代碼最終顯示為=2PAGE MERGEFORMAT1。(注意,域代碼符“”必須通過(guò)CtrlF9快捷鍵或通過(guò)相應(yīng)的Word命令來(lái)輸入,而不能通過(guò)鍵盤輸入,否則無(wú)效)。 (11)單擊【格式】工具欄上的【左對(duì)齊】按鈕,使插入的域代碼左對(duì)齊。 (12)將光標(biāo)移至表格的第2列,然后在此輸入文檔左一欄所需打印的頁(yè)眉。 圖3.38 插入Page域(13)利用【格式】工具欄上的【右對(duì)齊】按鈕使插入的頁(yè)眉右對(duì)齊。 (14)將光標(biāo)移至表格的第4列,然后在此輸入文檔右邊一欄所需打印的頁(yè)眉內(nèi)容(左邊頁(yè)眉的內(nèi)容可以與右邊頁(yè)眉的內(nèi)容有所不同)。 (15)利用【格式】工具欄上的【左對(duì)齊】按鈕令該頁(yè)眉實(shí)現(xiàn)左對(duì)齊。 (16)將光標(biāo)移至表格的第5列,然后重復(fù)5至9步,在第5列插入一個(gè)=2PAGE MERGEFORMAT域,并利用【格式】工具欄上的【右對(duì)齊】按鈕使之實(shí)現(xiàn)右對(duì)齊。注意在此不要在域中插入“”。(17)單擊【視圖】|【工具欄】|【表格和邊框】命令,打開【表格和邊框】工具欄。 (18)單擊【表格【選定表格】命令,選定整個(gè)表格。 (19)利用【表格和邊框】工具欄上的【邊框】按鈕取消整個(gè)表格的所有表格線(即不打印表格線)。 (20)按下AltF9快捷鍵,將所有的域代碼切換為具體的數(shù)值。最后得到如圖3.39所示的頁(yè)碼效果。 圖3.39 設(shè)置分欄的頁(yè)碼效果通過(guò)上述步驟、綜合利用Word的表格虛框、表格對(duì)齊、域代碼切換等功能之后,我們就實(shí)現(xiàn)了為Word分欄打印文檔的左右兩欄分別插入不同的頁(yè)號(hào)、并分別設(shè)置不同頁(yè)眉的目的,廣大用戶只需直接進(jìn)行打印并對(duì)折裝訂之后即可得出自己所需的頁(yè)面效果(即對(duì)折之后所有的頁(yè)面都有連續(xù)的頁(yè)號(hào),從而解決了以往采用折頁(yè)打印方式時(shí)無(wú)法打印連續(xù)頁(yè)號(hào)的問(wèn)題,同時(shí)采用此方法后文檔的左右兩欄都可以顯示不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳,從而滿足了廣大用戶的需要)。3.3 分節(jié)技巧在建立新文檔時(shí),Word將整篇文檔認(rèn)為是一節(jié)。為了便于對(duì)文檔進(jìn)行格式化,可以將文檔分割成任意數(shù)量的節(jié),然后用戶就可以根據(jù)需要分別為每節(jié)設(shè)置不同的格式。應(yīng)用“分節(jié)符”可以將整個(gè)文件分成若干個(gè)節(jié),并對(duì)每個(gè)節(jié)進(jìn)行不同的格式設(shè)置。例如,要想首頁(yè)不編頁(yè)碼,而是從第2頁(yè)由“1”開始排頁(yè)碼,應(yīng)用分節(jié)操作就可以實(shí)現(xiàn)。3.3.1 文檔中節(jié)的作用在編排一本書時(shí),書前面的目錄需要用“I,II,III,”作為頁(yè)碼,中文要用“1,2,3,”作為頁(yè)碼。而有的用戶此時(shí)就要將目錄存為一個(gè)單獨(dú)的文件,再設(shè)置不同的頁(yè)碼格式。但是,書的前面還有扉頁(yè)、前言等,這樣的頁(yè)一般不需設(shè)置頁(yè)碼。如果再把它們都分為不同的文件,管理起來(lái)就不太方便了,特別是在批量打印時(shí)就非常被動(dòng)。例如,在編排某些文檔時(shí),經(jīng)常需要為每個(gè)節(jié)設(shè)置各自的頁(yè)碼。如果整篇文檔采用統(tǒng)一的格式,則不需要進(jìn)行分節(jié);如果想在文檔的某一部分中間采用不用的格式設(shè)置,就必須創(chuàng)建一個(gè)節(jié)。節(jié)可小至一個(gè)段落,大至整篇文檔。節(jié)用分節(jié)符標(biāo)識(shí),在普通視圖中,分節(jié)符是兩條橫向平行的虛線。Word將當(dāng)前節(jié)的文本邊距、紙型、方向以及該節(jié)所有的格式化信息存儲(chǔ)于分節(jié)符中。當(dāng)要改變部分文檔中的某些元素時(shí),就可以創(chuàng)建新的一節(jié)。如下所述: 行號(hào)及其顯示行號(hào)的間隔、起始行號(hào) 垂直對(duì)齊文本的方式 頁(yè)碼的格式和位置 報(bào)版樣式的欄數(shù) 頁(yè)眉與頁(yè)腳的文本、位置和格式 頁(yè)邊距、紙型、頁(yè)面方向3.3.2 使用分節(jié)符1插入分節(jié)符插入分節(jié)符的具體操作步驟是,單擊需要插入分節(jié)符的位置,單擊【插入】|【分隔符】命令。打開如圖3.40所示的【分隔符】對(duì)話框。在【分節(jié)符類型】中的選擇需要的分節(jié)符類型。分節(jié)符有幾種類型和作用,如表3.1所示。注意:要查看分節(jié)符的類型,可以切換到普通視圖下才可以看到。圖3.40 【分隔符】對(duì)話框表3.1 分節(jié)符類型類 型作 用下一頁(yè)插入一個(gè)分節(jié)符并分頁(yè),新節(jié)從下一頁(yè)開始連續(xù)插入一個(gè)分節(jié)符,新節(jié)從同一頁(yè)開始奇數(shù)頁(yè)插入一個(gè)分節(jié)符,新節(jié)從下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)開始偶數(shù)頁(yè)插入一個(gè)分節(jié)符,新節(jié)從下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)開始2改變分節(jié)符類型如果需要改變文檔中分節(jié)符類型,可以使用兩種方法進(jìn)行:(1)單擊需要修改的節(jié)。單擊【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】|【版式】命令或選項(xiàng)卡,在出現(xiàn)的【頁(yè)面設(shè)置】對(duì)話框中,在【節(jié)的起始位置】下拉列表框中選擇所需所需的分節(jié)符類型。如圖3.41所示。 圖3.41 在頁(yè)面設(shè)置中更改分節(jié)符類型按照表3.1所列分節(jié)符類型和作用,在【新建頁(yè)】、【新建欄】、【接續(xù)本頁(yè)】、【奇數(shù)頁(yè)】中根據(jù)需要選擇要更改的分節(jié)符類型。.接續(xù)本頁(yè):表示不插入分頁(yè)符,緊接前一節(jié)排版文本。.新建欄:表示在下一欄頂端開始打印節(jié)中的文本。.新建頁(yè):表示在分節(jié)符位置進(jìn)行分頁(yè),并且在下一頁(yè)頂端開始新節(jié)。.偶數(shù)頁(yè):表示在下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)開始新節(jié)(常用于在偶數(shù)頁(yè)開始的章節(jié))。.奇數(shù)頁(yè):表示在下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)開始新節(jié)(常用于在奇數(shù)頁(yè)開始的章節(jié))。(2)切換到【普通視圖】下來(lái)查看分節(jié)符的類型,然后選定分節(jié)符,按【Delete】按鈕,把分節(jié)符刪除,再重新插入需的的分隔符。要在頁(yè)面視圖或大綱視圖中顯示分隔符,也可以單擊【常用】工具欄上的【顯示/隱藏編輯標(biāo)記】按鈕,來(lái)顯示分隔符。3刪除分節(jié)符刪除分節(jié)符的操作步驟如下:(1)先單擊【常用】工具欄上的【顯示/隱藏編輯標(biāo)記】按鈕,來(lái)顯示標(biāo)記,然后選定要?jiǎng)h除的分節(jié)符,也可以切換到【普通視圖】下來(lái)查看分節(jié)符的類型。查看分節(jié)符的類型如圖3.42所示。 圖3.42 查看分節(jié)符的類型(2)選中分節(jié)符后,按Detele 鍵。就可以刪除指定分節(jié)符了。如果在頁(yè)面視圖中無(wú)法選中分隔符,可以把光標(biāo)定位在分切符前面,然后按【Delete】按鈕,同樣可以像刪除普通字符一樣把分節(jié)符刪除。特別注意:在刪除分節(jié)符的同時(shí),也將刪除該分節(jié)符前面文本的分節(jié)格式。該文本將變成下一節(jié)的一部分,并采用下一節(jié)的格式。3.3.3 使用分隔符分隔符并不屬于分節(jié)符的類型。但它與分節(jié)符同在于一個(gè)對(duì)話框中出現(xiàn)。在編輯一個(gè)較長(zhǎng)的文檔時(shí),Word會(huì)根據(jù)頁(yè)邊距的大小和打印紙張的大小在適當(dāng)?shù)奈恢米詣?dòng)分頁(yè);當(dāng)用戶增、刪或修改文本時(shí),Word將根據(jù)需要自動(dòng)調(diào)整分頁(yè)。這種由程序插入到文檔中的分頁(yè)符叫做軟分頁(yè)符或浮動(dòng)分頁(yè)符,在普通視圖下,Word在屏幕上將把它顯示為一條水平虛線。但有時(shí),用戶需要在特定的位置插入一個(gè)“硬”分頁(yè)符來(lái)強(qiáng)制分頁(yè),譬如,一本書的每一章都須從新的一頁(yè)開始,則在下一章的開頭須加上一個(gè)硬分頁(yè)符。在文檔中插入硬分頁(yè)符的方法很簡(jiǎn)單,只要將插入點(diǎn)定位到要分頁(yè)的位置,然后按下Ctrl回車鍵就插入了一個(gè)硬分頁(yè)符。這時(shí),如果在普通視圖下,用戶將在屏幕上看到一條帶有“分頁(yè)符”三字的水平虛線。與文本編輯一樣,對(duì)“分頁(yè)符”也可以進(jìn)行選定、移動(dòng)、復(fù)制和刪除等操作。插入硬分頁(yè)符的另一種方法是:將插入點(diǎn)定位到要分頁(yè)的位置后,選擇【插入】菜單中的【分隔符】命令,在彈出的【分隔符】對(duì)話框中選擇【分頁(yè)符】選項(xiàng),單擊【確定”按鈕后,便在插入點(diǎn)處插入了硬分頁(yè)符。另外,分隔符類型中還有換行符和分欄符兩種。換行符:結(jié)束當(dāng)前行并使文本在圖片、表格或其他項(xiàng)目之下繼續(xù)(文本將會(huì)在不包含與左或右頁(yè)邊距對(duì)齊的圖片或表格的空白行中繼續(xù))。分欄符:在插入點(diǎn)所在位置插入手動(dòng)分欄符。3.3.4 分節(jié)后的頁(yè)面設(shè)置可以使用不同的分節(jié)符來(lái)進(jìn)行分節(jié),分節(jié)符表示節(jié)的結(jié)尾插入的標(biāo)記。分節(jié)符包含節(jié)的格式設(shè)置元素,例如,頁(yè)邊距、頁(yè)面的方向、頁(yè)眉和頁(yè)腳以及頁(yè)碼的順序。如果已將文檔劃分為若干節(jié)(節(jié):文檔的一部分,可在其中設(shè)置某些頁(yè)面格式選項(xiàng),若要更改例如行編號(hào)、列數(shù)或頁(yè)眉和頁(yè)腳等屬性,請(qǐng)創(chuàng)建一個(gè)新的節(jié)),可以單擊某個(gè)節(jié)或選定多個(gè)節(jié),再改變紙張大小。分節(jié)后,可以根據(jù)需要,為只應(yīng)用于該節(jié)的頁(yè)面進(jìn)行設(shè)置。由于在沒(méi)有分節(jié)前,Word自動(dòng)將整篇文檔視為一節(jié),故文檔中的節(jié)的頁(yè)面設(shè)置與在整篇文檔中的頁(yè)面設(shè)置相同。只是注意要將【應(yīng)用于】下拉的列表框中選擇為【本節(jié)】選項(xiàng)即可,如圖3.43所示。 圖3.43 分節(jié)后的頁(yè)面設(shè)置3.3.5 分節(jié)后頁(yè)碼編號(hào)分節(jié)后的文檔可以為該節(jié)設(shè)置不同的頁(yè)碼格式,還可以為該節(jié)的頁(yè)碼重新編號(hào)。其具體操作步驟如下:(1)把光標(biāo)移到要添加頁(yè)碼的節(jié)中,單擊【插入】|【頁(yè)碼】命令,出現(xiàn)【頁(yè)碼】對(duì)話框。(2)單擊【格式】按鈕,彈出如圖3.44所示的【頁(yè)碼格式】對(duì)話框。圖3.44 【頁(yè)碼格式】對(duì)話框(3在【頁(yè)碼編排】選項(xiàng)組選中【續(xù)前節(jié)】單選按鈕,就可以與前一節(jié)的頁(yè)碼順序接排,如果重新編號(hào),就選中【起始頁(yè)碼】單選按鈕,然后在后面的微調(diào)框中輸入起始的頁(yè)碼號(hào)即可。3.3.6 分節(jié)后頁(yè)眉與頁(yè)腳的設(shè)置分節(jié)后可以為該節(jié)設(shè)置新的頁(yè)眉或者頁(yè)腳,而不影響文檔中其他部分的頁(yè)眉和頁(yè)腳。用戶可以為某節(jié)頁(yè)面或者頁(yè)腳進(jìn)行單獨(dú)或者相同設(shè)置,操作步驟如下:(1)把光標(biāo)移到該節(jié)中,單擊【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令,在分節(jié)后的文檔中彈出【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄。(2)在頁(yè)眉或切換到頁(yè)腳狀態(tài)下,單擊【頁(yè)眉和頁(yè)腳】中的【同前】按鈕,讓它不處于凹下去的狀態(tài),即讓它的頁(yè)眉或者頁(yè)腳與上一節(jié)相同,如圖3.45所示。如果要使用分節(jié)后采用不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳,可以再次單擊按鈕,恢復(fù)為初狀態(tài),然后重新設(shè)置或輸入自己的頁(yè)眉和頁(yè)腳文字即可。如圖3.46所示。圖3.45 與上一節(jié)相同的頁(yè)腳圖3.46 與上一節(jié)不相同的頁(yè)腳3.3.7 保留文檔原來(lái)的版式和分頁(yè)在默認(rèn)情況下,Word 根據(jù)文檔中的字體安排該文檔的版式。這樣,只要字體不改變,任何人都可以查看和打印該文檔,而原來(lái)的分行和分頁(yè)不變。但如果打開一篇用早期版本的Word或WordPerfect創(chuàng)建的文檔,Word會(huì)根據(jù)所用打印機(jī)安排該文檔的版式。如果要讓一篇文檔的版式與打印機(jī)無(wú)關(guān),用戶可不讓W(xué)ord根據(jù)文檔中的字體安排該文檔的版式。其操作步驟如下:(1)單擊【工具】|【選項(xiàng)】命令,然后在彈出的【選項(xiàng)】對(duì)話框中選擇【兼容性】選項(xiàng)卡。(2)取消對(duì)【選項(xiàng)】列表框中的【用打印機(jī)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)文檔版式】復(fù)選框的選擇,如圖3.47所示。 圖3.47 選中【用打印機(jī)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)文檔版式】復(fù)選框因?yàn)樵赪ord中處理文檔時(shí),只有選中【用打印機(jī)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)文檔版式】復(fù)選框才影響該文檔的顯示效果,此方法不能永遠(yuǎn)改變?cè)撐臋n。如果要恢復(fù)該文檔原來(lái)的版式,則再次選中該復(fù)選框。3.3.8 在同一頁(yè)中使用多種版式在對(duì)文檔進(jìn)行排版時(shí),有時(shí)會(huì)需要分欄或不同的版式,應(yīng)用【分節(jié)符】實(shí)現(xiàn)此操作很方便。 (1)將光標(biāo)放在需要添加“節(jié)”的位置。 (2)單擊【插入】|【分隔符】命令。 (3)將【分節(jié)符類型】設(shè)置為【連續(xù)】。(4)單擊【確定】按鈕。 (5)分別為各“節(jié)”文本設(shè)置不同的分欄格式,如設(shè)置頁(yè)面縱橫混排,可以分別將各“節(jié)”的“紙型方向”(頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框)設(shè)置為縱向或橫向即可。 3.4 制作頁(yè)眉和頁(yè)腳技巧頁(yè)眉和頁(yè)腳是文檔中每個(gè)頁(yè)面頁(yè)邊距的頂部和底部區(qū)域。可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入文本或圖形,例如,頁(yè)碼、日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名、作者名以及文檔的水印效果等,這些信息通常打印在文檔中每頁(yè)的頂部或底部。如向頁(yè)眉或頁(yè)腳添加頁(yè)碼、日期、時(shí)間等內(nèi)容時(shí),Word 將插入相應(yīng)的域。域確認(rèn)在更改文檔時(shí)能自動(dòng)更新頁(yè)碼,并在打印文檔時(shí)更新日期、時(shí)間和其他對(duì)象。如果看到的是例如 PAGE 或 DATE 的域代碼,而非實(shí)際的頁(yè)碼、日期、時(shí)間等,可按 Alt+F9進(jìn)行更新頁(yè)碼。利用域的設(shè)置,還可以在頁(yè)眉、頁(yè)腳之間自動(dòng)插入文檔中的各級(jí)標(biāo)題。在Word中,頁(yè)眉和頁(yè)腳的內(nèi)容還可以是用來(lái)生成各種文本(如日期或頁(yè)碼等)的“域代碼”。域代碼與普通文本有所不同,它在打印時(shí)將被當(dāng)時(shí)的最新內(nèi)容所替代,例如生成日期的域代碼可以根據(jù)計(jì)算機(jī)的內(nèi)部時(shí)鐘生成當(dāng)前的日期,倘若用戶第一天錄入的文檔到第二天才打印時(shí),那么打印時(shí)將使用第二天的日期;同樣用于生成頁(yè)碼的域代碼將在各頁(yè)面上打印最終的準(zhǔn)確頁(yè)碼。3.4.1 創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳如果一篇文檔是第一次使用頁(yè)眉和頁(yè)腳,可以通過(guò)在頁(yè)面視圖情況下,依次選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令,就可以進(jìn)行編輯頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)域。如果是已經(jīng)存在頁(yè)眉頁(yè)腳的情況下,可以雙擊頁(yè)面中頂部或底部頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域,即可快速進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯區(qū)。進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯區(qū)后,這時(shí)文檔的正文部分變成灰色,表示當(dāng)前不能對(duì)正文進(jìn)行編輯,屏幕上顯示【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄,就可以編輯頁(yè)眉和頁(yè)腳了,如圖3.48所示。圖3.48 【頁(yè)眉和頁(yè)腳】編輯狀態(tài)通過(guò)【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄,可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)域中進(jìn)行處理?!卷?yè)眉和頁(yè)腳】工具欄按鈕說(shuō)明如表6-1所示。表6-1 【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄按鈕說(shuō)明按鈕名稱說(shuō)明插入自動(dòng)圖文集選擇自動(dòng)圖文集插入頁(yè)眉和頁(yè)腳所需的地方插入頁(yè)碼用于插入隨時(shí)更新的頁(yè)碼 (域)。在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入了頁(yè)碼后,無(wú)論文檔如何編輯,每頁(yè)的頁(yè)碼都會(huì)自動(dòng)更新為順序的頁(yè)碼。插入頁(yè)數(shù)插入自動(dòng)更新的頁(yè)數(shù)(域)。在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入了頁(yè)數(shù)域后,就會(huì)自動(dòng)顯示當(dāng)前文檔的頁(yè)數(shù)設(shè)置頁(yè)碼格式設(shè)置頁(yè)碼的格式以及頁(yè)碼編排方式插入日期插入自動(dòng)更新的日期(域),會(huì)自動(dòng)顯示當(dāng)前的日期插入時(shí)間插入自動(dòng)更新的時(shí)間(域),會(huì)自動(dòng)顯示當(dāng)前的時(shí)間頁(yè)面設(shè)置打開頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框,設(shè)置為節(jié)或文檔的頁(yè)眉和頁(yè)腳的奇數(shù)頁(yè)、偶數(shù)頁(yè)、首頁(yè)之間是否相同顯示/隱藏文檔文字單擊該按鈕,可以將正文隱藏起來(lái),再次單擊又可以顯示正文同前如果在不同的節(jié)中設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳,單擊它可以使當(dāng)前的頁(yè)眉和頁(yè)腳與上一節(jié)的頁(yè)眉和頁(yè)腳具有相同的內(nèi)容。頁(yè)眉頁(yè)腳間切換如果當(dāng)前在頁(yè)眉區(qū)域中,單擊它可以切換到頁(yè)腳區(qū)域,反之亦然顯示前一頁(yè)如果在不同的節(jié)中設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳,或者設(shè)置了首頁(yè),奇、偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳,單擊它就可以切換到上一頁(yè)的頁(yè)眉、頁(yè)腳中顯示下一頁(yè)如果在不同的節(jié)中設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳,或者設(shè)置了首頁(yè),奇、偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳,單擊它就可以進(jìn)入下一頁(yè)的頁(yè)眉、頁(yè)腳中關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置,切換到正文編輯狀態(tài) 注:自動(dòng)圖文集是存儲(chǔ)要重復(fù)使用的文字或圖形的位置,例如存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)合同條款或較長(zhǎng)的通訊組列表。每個(gè)所選文字或圖形錄制為一個(gè)【自動(dòng)圖文集】詞條并為其指定唯一的名稱。可以在【自動(dòng)圖文集】菜單欄(如圖3.49所示)上的詞條列表中、從【自動(dòng)圖文集】菜單(在【插入】菜單上單擊【自動(dòng)圖文集】也可顯示該菜單)中,或使用【自動(dòng)圖文集】對(duì)話框(在【插入】菜單上指向【自動(dòng)圖文集】,然后單擊【自動(dòng)圖文集】命令)進(jìn)行選擇并插入自動(dòng)圖文集詞條。圖3.49 自動(dòng)圖文集菜單(1)向頁(yè)眉或頁(yè)腳添加頁(yè)碼、日期、時(shí)間等內(nèi)容時(shí),實(shí)際上是插入相應(yīng)的域。如果在文檔發(fā)生改動(dòng)后,而日期、時(shí)間和其他內(nèi)容能在打印文檔時(shí)更新。如果看到的是類似 PAGE 或 DATE 這樣的域代碼,而非實(shí)際的頁(yè)碼、日期、時(shí)間等,那么請(qǐng)按 Alt+F9切換域代碼即可以實(shí)際頁(yè)碼、日期、時(shí)間。(2)如果在頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域中看不到其效果,如圖3.50所示。可依次單擊【工具】|【選項(xiàng)】命令,然后選擇【視圖】選項(xiàng)卡,在打開的對(duì)話框中取消【域代碼】前面的復(fù)選項(xiàng)即可,如果為了查看方便,此時(shí)可以單擊【域底紋】的下拉列表框中的【不顯示】選項(xiàng),如圖3.51所示,就可以取消域底紋的顯示了。 圖3.50 用域代碼顯示頁(yè)碼 圖3.51 是否顯示域代碼3.4.2 設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳高度進(jìn)入頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域以后,該區(qū)域用一個(gè)虛線框范圍來(lái)表示頁(yè)眉或頁(yè)腳的高度。要調(diào)整頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域的高度,操作步驟如下:(1)可以在文檔中拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】中的【上邊距】標(biāo)尺可以調(diào)整頁(yè)眉區(qū)域至頁(yè)邊距的距離。拖動(dòng)【上邊距】或【下邊距】可以調(diào)整頁(yè)眉區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離。如圖3.52所示。圖3.12 調(diào)整頁(yè)眉區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離(2)同樣切換到【頁(yè)腳】區(qū)域中,拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】中的【上邊距】可以調(diào)整頁(yè)腳至正文區(qū)域的距離,拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】中的【上邊距】可以調(diào)整頁(yè)腳至頁(yè)邊距區(qū)域的距離。如圖3.53所示。圖3.53 調(diào)整頁(yè)腳區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離(3)在【頁(yè)面設(shè)置】視圖中的【版式】選項(xiàng)卡中,可以更精確和直觀地設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳,因?yàn)榧垙埓笮『晚?yè)面版式心大小已經(jīng)確定,所以直接在這里設(shè)置【頁(yè)眉或頁(yè)腳】距邊界的距離即可,如圖3.54所示。只要在【頁(yè)眉】輸入框中輸入從紙張上邊緣到頁(yè)眉上邊緣之間的所需距離(如1.5厘米),再在【頁(yè)腳】輸入框中輸入從紙張下邊緣到頁(yè)腳下邊緣之間的所需距離(如1.75厘米)。圖3.54 設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳高度在這里,需要注意的是,如果【頁(yè)眉】設(shè)置大于【上】頁(yè)邊距設(shè)置時(shí),會(huì)在頁(yè)眉下方打印正文文字。而當(dāng)【頁(yè)腳】的設(shè)置大于【下】頁(yè)邊距時(shí),就會(huì)在頁(yè)腳上方打印正文文字。其中頁(yè)面大小、上頁(yè)邊距、下頁(yè)邊距、左右頁(yè)邊距、文檔區(qū)正文區(qū)、頁(yè)眉頁(yè)腳區(qū)劃分請(qǐng)參看圖3.1。3.4.3 設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)、奇偶頁(yè)不同許多文檔中要求頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)、奇、偶頁(yè)有不同效果,例如首頁(yè)作為封面文檔,奇數(shù)頁(yè)需要用章名作頁(yè)眉,偶數(shù)頁(yè)需要用書名作為頁(yè)眉等。下面就介紹制作頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)、奇、偶頁(yè)不同的方法。(1)進(jìn)入【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄,單擊【頁(yè)面設(shè)置】按鈕,選擇【版式】選項(xiàng)卡,打開如圖3.54所示的對(duì)話框。(2)選中【頁(yè)眉和頁(yè)腳】區(qū)域中的【奇偶頁(yè)不同】復(fù)選項(xiàng),就可以為奇數(shù)頁(yè)創(chuàng)建一種頁(yè)眉和頁(yè)腳,為偶數(shù)頁(yè)創(chuàng)建另一種頁(yè)眉和頁(yè)腳。(3)選中【首頁(yè)不同】復(fù)選項(xiàng),就可以為節(jié)或文檔的首頁(yè)創(chuàng)建與奇、偶頁(yè)都不相同的頁(yè)眉或頁(yè)腳。(4)按【確定】按鈕后,在編輯文檔的【頁(yè)眉和頁(yè)腳】時(shí)就會(huì)顯示為【首頁(yè)頁(yè)眉(頁(yè)腳)】、【奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉(頁(yè)腳)】、【偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉(頁(yè)腳)】的字樣。(5)在【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄中單擊【顯示下一頁(yè)】按鈕,可以進(jìn)入偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域進(jìn)行設(shè)置,再次單擊【顯示下一頁(yè)】按鈕,可以進(jìn)入下一節(jié)的首頁(yè)頁(yè)眉或頁(yè)腳進(jìn)行設(shè)置。3.4.4 插入頁(yè)碼在文檔中加入頁(yè)碼,閱讀方便,整理和裝訂也不易出錯(cuò)。頁(yè)碼是文檔格式的一部分,用戶可以將文檔分節(jié)來(lái)設(shè)置不同的頁(yè)碼格式。如果沒(méi)有分節(jié),整篇文檔將視為1節(jié)。打印文檔時(shí)往往需要含有頁(yè)碼來(lái)區(qū)別不同的頁(yè),另外,一個(gè)文檔很長(zhǎng)時(shí),可以分為多個(gè)文件,這樣每個(gè)文件的頁(yè)碼設(shè)置就很重要,如果要使后一個(gè)文件的頁(yè)碼剛好是接在前一個(gè)文件頁(yè)碼之后,就需要進(jìn)行頁(yè)碼的設(shè)置。插入頁(yè)碼的方法是,在任何一個(gè)文檔中,單擊【插入】|【頁(yè)碼】命令,都會(huì)打開如圖3.55所示的【頁(yè)碼】對(duì)話框。圖3.55 【頁(yè)碼】對(duì)話框(1)在【位置】下拉列表框,可以設(shè)置頁(yè)碼的位置,有【頁(yè)面頂端(頁(yè)眉)】、【頁(yè)面底端(頁(yè)腳)】、【頁(yè)面縱向中心】、【縱向內(nèi)側(cè)】和【縱向外側(cè)】多種設(shè)置。(2)在【對(duì)齊方式】框中可選擇頁(yè)碼的對(duì)齊方式,如左側(cè)、居中、右側(cè)、內(nèi)側(cè)或外側(cè)等。其中,【內(nèi)側(cè)】和【外側(cè)】分別相對(duì)于要用于裝訂的頁(yè)面邊緣的內(nèi)側(cè)(裝訂一側(cè))和外側(cè)。位置與對(duì)齊方式對(duì)應(yīng)的預(yù)覽效果如表3-2所示。表3-2 頁(yè)碼的位置與對(duì)齊方式效果預(yù)覽表左側(cè)居中右側(cè)內(nèi)側(cè)外側(cè)頁(yè)面頂端頁(yè)面底端頁(yè)面縱向中心縱向內(nèi)側(cè)縱向外側(cè)(3)選中或清除【首頁(yè)顯示頁(yè)碼】復(fù)選框,可在文檔的章節(jié)首頁(yè)是否顯示頁(yè)碼。不管是否顯示頁(yè)碼,但仍從第1頁(yè)就開始出現(xiàn)頁(yè)碼。反之第1頁(yè)不出現(xiàn)頁(yè)碼,但第2頁(yè)的頁(yè)碼仍然是2。(4)單擊【格式】按鈕(或在【頁(yè)眉/頁(yè)腳】工具欄中,按下【頁(yè)碼格式】按鈕 ),可以對(duì)頁(yè)碼格式進(jìn)行設(shè)置,在【頁(yè)碼編
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