淮海工學院學生檔案管理辦法.doc

淮海工學院學生檔案管理辦法淮工學發(fā)200510號學生檔案是學生在校期間學習、生活、成長的真實記錄，是對學生德、智、體、美等方面表現(xiàn)的真實反映。為規(guī)范我校學生檔案管理工作，完善學生檔案建檔、保存和轉(zhuǎn)遞工作程序，根據(jù)中華人民共和國檔案法、高等學校檔案管理辦法，結(jié)合我校具體情況，特制定本辦法。第一章 總 則第一條 學生檔案管理工作要本著為培養(yǎng)人才服務，為經(jīng)濟建設服務，為人事工作服務的原則，堅持維護真實性和完整性的工作方針，實行統(tǒng)一管理。第二條 學生檔案管理工作按照學校統(tǒng)一領導，實行校、院分級管理的原則。做到安全、保密、系統(tǒng)、完備。第三條 學院負責管理國家計劃招收的本、專科學生檔案，學生處對學院的學生檔案管理工作實行監(jiān)督和指導。第四條 學生檔案日常管理由各學院分管學生工作的黨委副書記負責，并安排專(兼)職工作人員按照中華人民共和國檔案法、高等學校檔案管理辦法有關規(guī)定做好學生檔案日常管理工作。管理人員變更，應履行交接手續(xù)。第二章 歸檔范圍第五條 學生檔案材料的收集工作直接關系到人事檔案的完整性和學生的切身利益。為適應國家人事工作的需要，學生檔案除招生錄取時已有的原始檔案材料外，在校期間學生檔案應不斷充實以下內(nèi)容：1、 淮海工學院學生登記表。2、 淮海工學院健康體檢表。3、 學生在校期間的獎勵、處分材料。4、 學生加入中國共產(chǎn)黨、共青團材料。5、 經(jīng)教務處確認的學生歷年成績表。6、 普通高等學校畢業(yè)生登記表。7、 本（專）科畢業(yè)生就業(yè)報到通知書。8、 欠費(貸)畢業(yè)生還款計劃書。9、 需要歸檔的其他材料。第三章 歸檔要求 第六條 個人履歷表必須由本人如實填寫。第七條 歸檔材料必須完整、真實，文字清晰，對象明確。第八條 凡屬歸檔材料必須認真書寫或打印，不得用不規(guī)范簡化字、錯字或同音字，字跡要清楚、工整。書寫一律使用碳素墨水或藍黑墨水筆，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等。第四章 檔案查閱第九條 各學院黨委書記、副書記、輔導員、班主任等有關人員可查閱本學院的學生檔案并按查閱規(guī)定予以登記，其他人未經(jīng)批準不得查閱學生檔案。查閱學生檔案只能在學生檔案室進行。第十條 學生個人不得查閱本人或他人檔案。第五章 檔案移交與轉(zhuǎn)遞 第十一條 新生檔案由學生處招生就業(yè)指導中心（以下簡稱：招就中心）負責收集、審核。在新生入學報到工作結(jié)束后，將檔案轉(zhuǎn)交給各學院并履行交接手續(xù)。第十二條 未報到新生檔案由招就中心代管，并按有關省市招辦要求辦理退檔手續(xù)。報到后棄學的新生檔案由各學院在當年年底前集中清退到招就中心。第十三條 學生在校期間由于學籍異動(包括專轉(zhuǎn)本)，需要轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出的檔案由各學院負責轉(zhuǎn)遞。1、本校各學院之間流動的學生檔案，由各學院直接辦理轉(zhuǎn)接手續(xù)。2、轉(zhuǎn)(退)出本校的學生檔案由各學院檔案管理人員統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞時必須填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單。因轉(zhuǎn)遞方向不明等特殊原因需交給學生本人帶走的，經(jīng)各學院檔案管理負責人同意后將檔案密封，由學生本人簽收后自行攜帶。因?qū)W生個人等原因造成檔案滯留學校的，各學院應做好登記工作，在向招就中心移交當年畢業(yè)生檔案時，將滯留學生檔案和滯留學生檔案登記表一并移交至招就中心。3、外校轉(zhuǎn)入本校的學生檔案經(jīng)學生處、教務處核對無誤后轉(zhuǎn)交給各學院，各學院須及時將檔案接收回執(zhí)簽名、蓋章后寄回，并做好轉(zhuǎn)入登記工作。第十四條 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞按以下程序辦理：1、畢業(yè)生集中派遣離校時需轉(zhuǎn)遞的檔案主要由各學院負責。在畢業(yè)生集中派遣離校后，各學院在規(guī)定時間內(nèi)到招就中心領取本學院畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方案、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單、畢業(yè)生已簽訂的就業(yè)協(xié)議書以及寄發(fā)畢業(yè)生檔案的大信封。2、各學院按照檔案轉(zhuǎn)遞方案將需寄發(fā)的畢業(yè)生檔案和暫時保留在學校的畢業(yè)生檔案分開。需寄發(fā)的畢業(yè)生檔案按畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方案的順序排列；暫時保留在學校的畢業(yè)生檔案按學號順序排列。3、按照檔案轉(zhuǎn)遞方案順序逐一填寫畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單以及寄發(fā)畢業(yè)生檔案的大信封，并在大信封右上角注明轉(zhuǎn)遞通知單編號。填寫完畢的大信封按照轉(zhuǎn)遞通知單編號順序排列。4、各學院在規(guī)定時間內(nèi)將需轉(zhuǎn)遞的畢業(yè)生檔案、填寫完畢的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單、寄發(fā)畢業(yè)生檔案的大信封送至招就中心，經(jīng)招就中心核對無誤后填寫機要（掛號）郵寄清單，交郵局寄發(fā)。同時各學院須將申請暫時保留在學校的畢業(yè)生檔案以及檔案移交清單一并送至招就中心，經(jīng)核對無誤后歸入招就中心檔案室存放。5、畢業(yè)生離校后需轉(zhuǎn)遞的檔案由招就中心負責交郵局寄發(fā)。第六章 工作紀律第十五條 查閱學生檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改，圈閱、批注、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得擅自拍攝、復制檔案內(nèi)容。確需拍攝、復制檔案有關內(nèi)容，必須經(jīng)學院檔案管理負責人同意并報學生處批準后方可進行，復印件與原件核對無誤后必須加蓋學生所在學院黨委印章。第十六條 查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，因工作需要摘記檔案內(nèi)容時，應經(jīng)學院檔案管理負責人同意。摘記材料要妥善保管，不得丟失及私自存放。第十七條 學生處不定期對各學院的檔案管理進行抽查，對利用職權違反檔案管理的工作人員，責令其改正