淺談企業(yè)信息化建設(shè)于企業(yè)管理之重要性.doc

淺談企業(yè)信息化建設(shè)于企業(yè)管理之重要性 摘 要 為提高企業(yè)生存能力和贏利水平，企業(yè)應(yīng)優(yōu)化其企業(yè)管理水平，并加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)。加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)是提高企業(yè)管理水平的重要手段，是提高企業(yè)生存能力和贏利水平的必要前提和利器，對(duì)企業(yè)管理意義重大。關(guān)鍵詞 企業(yè)信息化 企業(yè)管理市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，生存和贏利是任何企業(yè)都無法回避的重要問題。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)為求生存就須提高其核心競(jìng)爭(zhēng)力，就須提高其生存能力和贏利水平，就須提高優(yōu)化其企業(yè)管理水平。隨著企業(yè)管理的發(fā)展，越來越多的企業(yè)管理者注意到：加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)是提高企業(yè)管理水平的必要條件和利器，加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展意義重大。目前，企業(yè)信息化已經(jīng)并正在國內(nèi)外企業(yè)中引起一場(chǎng)管理方面的革命，對(duì)企業(yè)管理的影響非同一般。1 企業(yè)信息化及其必要性孫子兵法說“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，意即在戰(zhàn)爭(zhēng)中能夠優(yōu)先掌握敵我兩方足夠多的有效信息的一方將立于不敗之地。商場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，信息對(duì)于激烈競(jìng)爭(zhēng)中的企業(yè)同樣重要。及時(shí)、準(zhǔn)確、充分和系統(tǒng)的有效信息，是企業(yè)能夠進(jìn)行科學(xué)管理的必要前提；否則，企業(yè)管理者將無法進(jìn)行各種科學(xué)的分析、預(yù)測(cè)、判斷和決策，無法針對(duì)各種內(nèi)外變化進(jìn)行及時(shí)、積極和有效的調(diào)整和應(yīng)對(duì)，無法有效正常運(yùn)營，在管理上會(huì)變得被動(dòng)和盲目。同樣，沒有成功、系統(tǒng)的企業(yè)信息化，企業(yè)管理的計(jì)劃、實(shí)施和總結(jié)都將不能有效進(jìn)行，企業(yè)將不能成功應(yīng)對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。所謂企業(yè)信息化就是借助以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)為代表的信息手段，將企業(yè)的經(jīng)營及管理流程在線實(shí)現(xiàn),并使企業(yè)管理層真正可以在線獲得完整而明晰的“信息”。企業(yè)信息化是有效企業(yè)管理的必要條件。企業(yè)信息化是提高企業(yè)管理水平的前提和利器，企業(yè)信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)管理意義重大。2 企業(yè)信息化建設(shè)因?yàn)槠髽I(yè)信息化對(duì)企業(yè)管理的重要性，企業(yè)管理者應(yīng)高度重視本企業(yè)的信息化建設(shè)。企業(yè)信息化建設(shè)，應(yīng)從企業(yè)的切身實(shí)際和需要出發(fā)，系統(tǒng)規(guī)劃和有效實(shí)施，以為企業(yè)管理服務(wù)為根本，以增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力為目標(biāo)，以能否增強(qiáng)企業(yè)贏利能力作為自身建設(shè)成功與否的衡量標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)信息化和企業(yè)管理都是動(dòng)態(tài)的永無止境的過程，不可能一勞永逸，需要不斷的根據(jù)主客觀條件和要素的變化而不斷創(chuàng)新。2.1企業(yè)信息化建設(shè)的原則企業(yè)信息化建設(shè)必須從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，不能滯后，更不能冒進(jìn)，而應(yīng)切實(shí)堅(jiān)持與提高企業(yè)管理水平結(jié)合起來。（1）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視的原則。企業(yè)信息化建設(shè)是對(duì)管理模式、組織結(jié)構(gòu)、思維方式進(jìn)行的一場(chǎng)“自上而下”的創(chuàng)新和變革。經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐表明：領(lǐng)導(dǎo)的主持和參與是信息化建設(shè)取得成功的首要條件，是企業(yè)信息化起步與成功的關(guān)鍵。（2）企業(yè)信息管理系統(tǒng)和軟件實(shí)施的根本目的在于提高企業(yè)的盈利能力。作為企業(yè)應(yīng)該明確，無視企業(yè)信息化的重要性和在這方面的不作為，固然是不對(duì)的；但無論信息硬件設(shè)施如何超前和熱賣，只要不是企業(yè)急迫需要的，或者雖然需要但給企業(yè)帶來的利潤小于企業(yè)的成本投入的，不能帶來企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力提高的系統(tǒng)和軟件，就不應(yīng)該選購。 （3）企業(yè)信息化是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程。一套軟件和系統(tǒng)的上線對(duì)企業(yè)而言并不代表什么，而軟件和系統(tǒng)帶來的企業(yè)運(yùn)作與管理方式的改變和競(jìng)爭(zhēng)力的提高才是企業(yè)的終極目的。一方面，相關(guān)硬件設(shè)施完善后，在具體實(shí)際操作中仍然會(huì)遇到各種問題，需要改進(jìn)和完善；另一方面，隨著企業(yè)管理水平的提高，隨著社會(huì)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)都需要對(duì)其信息化管理系統(tǒng)和模式進(jìn)行變革和跟進(jìn)。（4）企業(yè)信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要規(guī)劃，但不可能超前建設(shè)。規(guī)劃總是重要的，但有關(guān)企業(yè)信息管理方面的規(guī)劃涉及到很多的不確定因素，因此規(guī)劃宜粗不宜細(xì)，遠(yuǎn)期規(guī)劃確定企業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)的大方向，近期目標(biāo)可操作性要強(qiáng)，遠(yuǎn)期規(guī)劃和近期目標(biāo)要有機(jī)結(jié)合。市場(chǎng)和企業(yè)內(nèi)部的諸多不確定性因素，決定了企業(yè)不可能一勞永逸的提前將未來需要的系統(tǒng)都建設(shè)好。近期規(guī)劃最好是緊密結(jié)合實(shí)際，企業(yè)運(yùn)作中需要對(duì)那一部分的功能加強(qiáng)時(shí)，再選擇哪一塊系統(tǒng)或軟件。因此企業(yè)在進(jìn)行管理系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)必須抓住主要目標(biāo)和要求，根據(jù)20/80原則，抓住企業(yè)20%的關(guān)鍵目標(biāo)和需求，就可以解決企業(yè)在某個(gè)階段內(nèi)80%的問題。 （5）堅(jiān)持投入前調(diào)研和投入后有效評(píng)估的原則。一方面，為避免信息化的盲目性，企業(yè)在信息化建設(shè)投入前應(yīng)展開調(diào)研，專門針對(duì)企業(yè)管理的關(guān)鍵部分或重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)思考，掌握當(dāng)前市場(chǎng)上企業(yè)信息化的趨勢(shì)，定位自己管理水平，找出最佳結(jié)合點(diǎn)，從而開發(fā)出最適合自己的信息管理系統(tǒng)。另一方面，企業(yè)信息化建設(shè)的投入對(duì)企業(yè)是否發(fā)揮出了巨大作用，是否物有所值，是否對(duì)企業(yè)的發(fā)展有利，需要企業(yè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的投入/產(chǎn)出進(jìn)行有效評(píng)估。其實(shí)這也是企業(yè)提高管理水平的重要一環(huán)。 2.2企業(yè)信息化的要素構(gòu)建企業(yè)信息化的第一個(gè)任務(wù)是企業(yè)信息配套硬件的建設(shè)，即有關(guān)配套硬件要素的構(gòu)建、更新和完善。（1）一支本企業(yè)的高素質(zhì)的信息技術(shù)隊(duì)伍。人才是關(guān)鍵，企業(yè)信息化需要一支既懂技術(shù)，又懂管理，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、技術(shù)過硬的復(fù)合型信息技術(shù)人才隊(duì)伍，這就要求企業(yè)通過加強(qiáng)人才培訓(xùn)，技術(shù)交流與合作等方式來造就一大批精通專業(yè)知識(shí)，具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力的高層專門人才，來推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部信息化建設(shè)。（2）企業(yè)內(nèi)部良好的信息化運(yùn)作機(jī)制。這包括建立完善的企業(yè)信息化建設(shè)的配套規(guī)章制度，設(shè)置專門負(fù)責(zé)企業(yè)信息化建設(shè)的部門機(jī)構(gòu)，充分明確企業(yè)上下、各部門在企業(yè)信息化建設(shè)的責(zé)權(quán)和協(xié)調(diào)辦法，作到信息管理運(yùn)轉(zhuǎn)的順暢。企業(yè)信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的連續(xù)不斷的改進(jìn)的過程，因此應(yīng)建立一個(gè)由管理專家、規(guī)劃專家、系統(tǒng)分析員、運(yùn)籌專家、計(jì)算機(jī)專家等成員組成的決策管理機(jī)構(gòu)。在項(xiàng)目決策時(shí)，由該機(jī)構(gòu)會(huì)同有關(guān)部門進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研、論證，分析需求，明確目標(biāo)，細(xì)心聽取多方意見，從而增加決策透明度，提高決策的科學(xué)性和民主性。（3）落實(shí)企業(yè)信息化建設(shè)資金。據(jù)有關(guān)方面調(diào)研，80%的企業(yè)認(rèn)為資金投入不足是制約企業(yè)信息化的首要因素，并且企業(yè)信息化是一項(xiàng)投資很大的綜合性工程，因此，在進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)時(shí)，必須對(duì)其進(jìn)行包括技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)等諸多方面的可行性研究，做出詳細(xì)的投資預(yù)算，設(shè)立企業(yè)信息化建設(shè)基金，實(shí)施多渠道、全方位的融資，使資金落實(shí)到位，這樣才能保證企業(yè)信息化的順利實(shí)施。（4）企業(yè)信息基礎(chǔ)設(shè)施(EII)，是指根據(jù)企業(yè)當(dāng)前業(yè)務(wù)和可預(yù)見的發(fā)展對(duì)信息采集、處理、存儲(chǔ)和流通的要求，選購和構(gòu)筑由信息設(shè)備、通信網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和支持軟件等組成的環(huán)境。這主要包括滿足計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施及配套軟件、電子商務(wù)等先進(jìn)技術(shù)設(shè)施及其安全要求。這是現(xiàn)代企業(yè)有效運(yùn)作和參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的最重要的企業(yè)基礎(chǔ)環(huán)境，只有上述三個(gè)條件得到滿足后這個(gè)基礎(chǔ)環(huán)境才能建設(shè)好。2.3做好信息資源的基礎(chǔ)管理工作企業(yè)信息化涉及企業(yè)銷售、生產(chǎn)、服務(wù)等方面內(nèi)容，而實(shí)質(zhì)是企業(yè)管理的信息化，是企業(yè)將融合世界先進(jìn)管理思想的信息技術(shù)進(jìn)一步應(yīng)用于管理，以提高企業(yè)管理的效率和效益。企業(yè)管理的信息化在某種意義上意味著企業(yè)的全面信息化。它包括著企業(yè)內(nèi)部管理信息化和企業(yè)的外部溝通信息化。管理是根本，軟件是幫助提高管理水平的工具。IT技術(shù)可以為企業(yè)的管理提供一個(gè)很好的基礎(chǔ)，有了IT的架構(gòu)后，企業(yè)可以在這個(gè)平臺(tái)上做很多事情，但也可能什么也不做。因?yàn)檐浖H僅為企業(yè)的管理提供了一個(gè)工具，則做好信息資源的基礎(chǔ)管理工作才是更為關(guān)鍵的部分。（1）企業(yè)信息化的實(shí)施需要足夠的基礎(chǔ)支持。企業(yè)必須強(qiáng)化基礎(chǔ)管理工作，包括財(cái)務(wù)管理、倉庫管理、質(zhì)量管理、生產(chǎn)管理，計(jì)量管理等，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完備、客觀、及時(shí)，做到信息內(nèi)容充實(shí)有效。采用新技術(shù)和新服務(wù)，發(fā)展ERP是有效方式之一。企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)ERP融合了現(xiàn)代化信息技術(shù)的先進(jìn)管理思想和管理模式，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購、制造、銷售、核算、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的整合，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的統(tǒng)籌來促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的效率的提高，有效控制和降低企業(yè)的運(yùn)作成本，準(zhǔn)確地分析和制定企業(yè)發(fā)展方向。（2）開發(fā)企業(yè)信息資源。信息資源是企業(yè)最重要的資源之一，開發(fā)信息資源既是企業(yè)信息化的出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)信息化的歸宿；而要落實(shí)信息資源的開發(fā)，就要建立信息資源管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，從而保證標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化地組織好信息，這就是開發(fā)信息資源的基本工作。信息資源管理的五項(xiàng)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)、用戶視圖標(biāo)準(zhǔn)、概念數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)和邏輯數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)踐證明，如何結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，選擇運(yùn)用信息資源基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息化的發(fā)展是非常重要的。 （3）在信息基礎(chǔ)設(shè)施和信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)之上開發(fā)集成化的信息系統(tǒng)，做好信息采集。生產(chǎn)型企業(yè)重點(diǎn)要搞好生產(chǎn)過程的信息化，建立從設(shè)計(jì)到制造和經(jīng)營管理的集成化的信息系統(tǒng)；服務(wù)型企業(yè)重點(diǎn)要搞好業(yè)務(wù)處理過程的信息化，既要開發(fā)企業(yè)各部門信息共享的內(nèi)部集成化的信息系統(tǒng)，還要實(shí)現(xiàn)企業(yè)與業(yè)務(wù)伙伴或與客戶間的信息自動(dòng)交換。應(yīng)該從各家的實(shí)際出發(fā)，逐步搞好從下層到上層的應(yīng)用開發(fā)，但許多單位的信息化工作沒有解決好運(yùn)作層和運(yùn)作管理層的信息采集問題，以至于系統(tǒng)缺乏信息源，因而大大影響全企業(yè)信息資源的開發(fā)利用。3 企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理是企業(yè)信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理，是指采用最先進(jìn)的管理思想、理念、方法和技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理活動(dòng)。其核心即信息資源的開發(fā)利用。企業(yè)信息化建設(shè)應(yīng)重視開發(fā)和加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作。3.1檔案是企業(yè)信息資源的重要組成部分企業(yè)要振興發(fā)展，不但要從市場(chǎng)上收集各類信息為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，而且更重要的是要從企業(yè)檔案資源中獲取有價(jià)值的信息。因?yàn)?，企業(yè)發(fā)展具有連續(xù)性，檔案作為潛在的有歷史價(jià)值的信息，開發(fā)及時(shí)，應(yīng)用得法，會(huì)很快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，幫助企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝。如果缺乏系統(tǒng)、及時(shí)、準(zhǔn)確無誤的檔案信息依據(jù)，看不到檔案在振興企業(yè)中的這種巨大作用，領(lǐng)導(dǎo)的決策和方針政策的制定就成了無源之水，無本之木，這將會(huì)使企業(yè)建設(shè)遭受不必要的損失。因此，企業(yè)檔案部門及其人員要積極創(chuàng)造條件，大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)和國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。3.2企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理是企業(yè)信息化的重要內(nèi)容既然企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，那么，企業(yè)檔案管理本身就是對(duì)信息的一種管理活動(dòng)和過程。企業(yè)檔案管理工作，包括對(duì)企業(yè)文件形成、積累、整理和歸檔的監(jiān)督、協(xié)助和控制，以及對(duì)檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和開發(fā)利用等工作。這一管理過程，實(shí)際上是對(duì)企業(yè)文件檔案這種顯性信息的獲取、積累、儲(chǔ)存、保護(hù)、控制和開發(fā)。企業(yè)檔案管理對(duì)于積累和保存企業(yè)有價(jià)值的信息，維護(hù)企業(yè)發(fā)展真實(shí)的歷史面貌，保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益不受侵犯，保持企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力等方面，都起到了重要的作用。有的企業(yè)就是因?yàn)樵瓉頇n案管理混亂，檔案沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理從而導(dǎo)致一些客戶檔案遺失，公司因此在經(jīng)濟(jì)上蒙受重大損失。我們認(rèn)為，這是因?yàn)槠髽I(yè)未能對(duì)其形成的知識(shí)實(shí)施保護(hù)而造成的損失，因此建議該企業(yè)迅速建立專門的檔案或信息管理機(jī)構(gòu)，建立和完善檔案或信息管理規(guī)章制度，并逐步建構(gòu)全面的信息管理體系。3.3積極開發(fā)企業(yè)檔案的價(jià)值企業(yè)檔案中凝結(jié)著企業(yè)經(jīng)營管理、科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)管理工作具有直接和間接的憑證和參考價(jià)值。它為企業(yè)經(jīng)營決策提供現(xiàn)實(shí)和可靠的依據(jù)，是科技、生產(chǎn)活動(dòng)的直接依據(jù)和參考。但是，檔案中積累的知識(shí)如果不被管理者開發(fā)、不能有效地被運(yùn)用，那么，其價(jià)值只能是潛在的而非現(xiàn)實(shí)的。因此，如何實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享是檔案管理部門和人員必須面對(duì)的重大理論和實(shí)踐難題。面對(duì)日益劇增的、動(dòng)態(tài)的電子文件和企業(yè)對(duì)檔案信息的大量、及時(shí)的需求，許多企業(yè)管理者發(fā)現(xiàn)，忠誠的檔案“保管員”并不能充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理目標(biāo)，檔案管理者“必須停止扮演實(shí)體保管員的角色，而成為概念、知識(shí)的提供者”。運(yùn)用檔案中記載的知識(shí)服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)管理，可以有多種方式和方法。如一些企業(yè)將過去的產(chǎn)品開發(fā)檔案編輯成“學(xué)習(xí)型歷史文獻(xiàn)”，從中發(fā)掘過去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)成功與失敗背后的邏輯，并將其內(nèi)在的思想應(yīng)用到自己的創(chuàng)造活動(dòng)，用于新產(chǎn)品的開發(fā)，取得了顯著的效果。4 結(jié)束語企業(yè)信息化對(duì)企業(yè)管理異常重要。企業(yè)管理的進(jìn)步和提高是企業(yè)永恒的追求，因此企業(yè)信息化建設(shè)也是沒有盡頭的，不可能一勞