公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法定稿.doc

公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法第一章 總 則第一條 為規(guī)范公路建設項目文件材料立卷歸檔工作，保證項目檔案質(zhì)量，更好地為公路建設事業(yè)服務，根據(jù)科學技術檔案工作條例、科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2008）、國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002）、公路建設監(jiān)督管理辦法、交通檔案管理辦法等有關規(guī)定，制定本辦法。第二條 本辦法適用于新建、改建和擴建公路建設項目文件材料立卷歸檔管理工作。第三條 本辦法所稱公路建設項目文件材料，是指自項目立項審批（核準）至竣工驗收全過程產(chǎn)生的，反映項目質(zhì)量、進度、費用和安全管理基本情況，對建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值的各種不同載體形式的歷史記錄。本辦法所稱公路建設項目檔案，是指按照項目檔案組卷要求，經(jīng)系統(tǒng)整理并歸檔的公路建設項目文件材料。第二章 公路建設項目文件材料立卷歸檔工作組織與職責第四條 各級交通運輸主管部門根據(jù)統(tǒng)一領導、分級負責的原則，依法對所轄區(qū)域內(nèi)公路建設項目文件材料立卷歸檔工作進行管理，同時接受公路建設項目所在地上級及同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。第五條 公路建設項目檔案工作實行項目法人負責制。項目法人單位負責做好本單位形成的公路建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔各參建單位項目文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導等管理職責；將項目文件材料立卷歸檔工作納入工程建設管理程序、納入招投標制，與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項目文件材料收集、立卷、歸檔的及時、準確、完整、系統(tǒng)和安全。第六條 項目竣工文件材料立卷歸檔工作應納入工程合同管理，納入監(jiān)理工作內(nèi)容，按照“誰形成誰負責”的原則，由文件材料的形成單位或部門負責，不得委托他人。項目監(jiān)理單位應負責對施工單位竣工文件材料形成、收集和整理歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，在交工驗收前向項目法人單位提交項目檔案質(zhì)量審核意見。第七條 各參建單位應配備具有相關工程專業(yè)知識、能夠適應項目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性；明確本單位有關崗位和人員項目文件材料收集歸檔的職責和要求；按規(guī)定做好項目文件材料的立卷歸檔和移交工作。第三章 公路建設項目文件材料的收集第八條 公路建設項目文件材料具體收集范圍按照交通運輸部關于印發(fā)公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知（交公路發(fā)201065號）中附件2“公路工程項目文件歸檔范圍”的規(guī)定執(zhí)行。已經(jīng)實行計算機輔助項目管理的，電子文件須與紙質(zhì)文件同步歸檔；在與設計單位簽訂合同時，應對電子版設計文件歸檔提出明確要求；如無條件形成電子文件的，對利用率高的竣工文件，可采取圖像掃描或縮微方式，進行檔案復制。第九條 公路建設項目各階段文件收集歸檔責任分工按照本辦法附件1執(zhí)行。第十條 各有關單位應按照收集歸檔責任分工，建立健全項目文件材料收集歸檔制度和預立卷制度，按照公路建設項目建設程序的不同階段文件材料產(chǎn)生的自然過程，分別做好預立卷工作。第十一條 收集歸檔的項目文件材料應為原件。其中，項目立項審批等文件，原件保存在項目主管單位的，項目法人可將復印件歸檔保存；供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證文件為復印件的，須在復印件上加蓋銷售單位印章并注明原件存放處后歸檔保存；熱敏紙傳真件，需復印保存。復印件應清晰。第十二條 收集歸檔的項目文件材料應能全面、準確地反映工程建設的實際過程?？辈旒皽y量基礎資料、施工記錄須是現(xiàn)場原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存；表單填寫內(nèi)容規(guī)范，產(chǎn)生及使用部位標注清楚，相關簽署手續(xù)完備，且為相關責任人親筆簽名。第十三條 項目文件材料應書寫工整，字跡、線條清晰，修改規(guī)范；紙張優(yōu)良，規(guī)格基本統(tǒng)一，小于A4紙規(guī)格的出廠證明、材質(zhì)合格證等應粘貼在A4紙上；書寫材料應符合耐久性要求。第十四條 數(shù)碼照片應刻錄在不可擦寫光盤上保存，同時還須沖印出6英寸紙質(zhì)照片與說明一并整理歸檔；照片檔案的整理應符合國家檔案局照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-2002）要求。第十五條 電子文件及紙質(zhì)文件數(shù)字化的形成和保存應符合國家檔案局電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18994-2002）、CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求（GB/T17678.1-1999）和紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范（DA/T31-2005）的要求。第十六條 竣工圖編制要求（一）竣工圖由施工單位負責編制。編制完成的竣工圖應由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經(jīng)監(jiān)理審核簽字認可；如項目法人指定由設計單位編制或施工單位委托設計單位編制的，應明確施工單位和監(jiān)理單位的審核及簽字認可責任。（二）竣工圖應能全面、準確、清晰地反映項目竣工時的實際情況?？⒐D編制說明應能充分體現(xiàn)已完工項目的建設過程和完工時的實際情況，包括主要建設內(nèi)容、完成工程量、執(zhí)行的規(guī)范標準、主要施工方案、采用的新技術新工藝新材料、特殊問題的處理、施工圖的版本、變更情況以及修改完善情況、完工時間等。（三）一般性變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上修改，要注明修改依據(jù)，并加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大變更及圖面變更面積超過10%的，須重新繪制竣工圖；重新繪制竣工圖的圖簽如能全面反映施工和監(jiān)理單位簽署情況的，可不另加蓋竣工圖章。重繪竣工圖紙在原施工圖號前加“竣”字。（四）同一構(gòu)筑物、建筑物重復使用的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同構(gòu)筑物、建筑物應分別編制。第四章 公路建設項目文件材料的整理第十七條 公路建設項目文件材料歸檔移交前，由文件材料形成單位，在項目文件材料預立卷的基礎上，按照文件材料的自然形成過程并保持其內(nèi)在有機聯(lián)系，進行系統(tǒng)化整理組卷，要做到分類科學，便于保管和利用。合同段未完成項目檔案整理的，項目法人單位不得組織交工驗收。（一）立項審批階段文件材料根據(jù)審批事項內(nèi)在聯(lián)系分別整理組卷。（二）勘察設計階段文件材料按照設計的不同階段和專業(yè)分別整理組卷。（三）招投標及合同文件材料按照招投標工作程序和合同內(nèi)容分別整理組卷。（四）工程準備階段文件材料按照審批事項及相關手續(xù)辦理過程分別整理組卷。（五）工程管理文件材料按照問題結(jié)合時間分別整理組卷。（六）變更文件以合同段為單位，按照變更文件編號依次匯總整理組卷，并編制設計變更與修改后的竣工圖檔號對照一覽表（見附件2）。（七）計量支付報表與附件、計劃進度報表按照合同段結(jié)合時間分別整理組卷。（八）施工日志按照合同段結(jié)合時間集中整理組卷。（九）施工文件材料1原材料質(zhì)量保證文件、配合比設計文件屬單位（分部、分項）工程專用的，按單位（分部、分項）工程，分別集中整理組卷。除此之外，可以合同段為單位分別集中整理組卷。2施工原始文件，包括就工序施工質(zhì)量控制問題印發(fā)的整改指令性文件及相關整改報告等，均應按照分項（分部、單位）工程，結(jié)合施工工序，歸入相應部分，分別整理組卷。3竣工圖按照專業(yè)、圖號分別整理組卷。（十）監(jiān)理文件1監(jiān)理管理文件以監(jiān)理合同段為單位，按照依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、安全管理文件、計劃進度控制文件、費用控制文件等，分別整理組卷。2平行試驗及獨立抽檢的文件材料按照單位工程分別整理組卷。3旁站監(jiān)理記錄按施工合同段整理組卷。4監(jiān)理日志按照監(jiān)理工程師和形成時間整理組卷。（十一）工程試運行及竣工驗收工作文件材料按照檢測觀測記錄及報告、缺陷整改情況、各專項驗收和竣工驗收工作內(nèi)容分別整理組卷。第十八條 卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)化排列（一）立項審批文件按照批復、請示、相關審查及專家評審文件材料的順序依次排列。（二）設計審批文件按照批復、請示、相關審查及專家評審文件材料的順序依次排列。（三）工程準備階段文件材料按照審批及相關手續(xù)辦理程序依次進行排列。（四）項目法人及監(jiān)理就質(zhì)量控制、計劃進度控制、費用控制及安全管理等問題普發(fā)的文件材料，按照文件材料所反映問題的有機聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進行排列。（五）施工文件材料1原材料質(zhì)量保證文件按照原材料類別依次進行排列。2變更文件按照變更文件的文號順序依次進行排列。3各單位、分部、分項工程質(zhì)量評定表及匯總文件按照匯總及各單位、分部、分項工程評定工作程序依次進行排列。4按照分項（分部、單位）工程分別整理組卷的文件材料，依照分項（分部、單位）工程施工進程，結(jié)合施工工序順序依次進行排列。5合同段交工驗收文件按照交工驗收證書、交工驗收報告、質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)出具的交工驗收質(zhì)量檢測意見、各項工程總結(jié)依次進行排列。6竣工圖按照專業(yè)結(jié)合圖號依次進行排列。7設備安裝及調(diào)試文件按照依據(jù)性、設備開箱驗收、設備安裝及調(diào)試、設備運行維護、隨機文件等順序依次進行排列。（六）監(jiān)理文件1監(jiān)理管理文件按照文件材料所反映問題的有機聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進行排列。2旁站監(jiān)理記錄和平行試驗及獨立抽檢文件材料按照單位、分部、分項工程依次進行排列。3監(jiān)理日志按照監(jiān)理工程師和日志形成時間依次進行排列。（七）計量支付文件與附件及計劃進度報表以合同段為單位，按時間依次進行排列。（八）試運行及竣工驗收工作文件材料按照檢測觀測記錄、車輛通行情況、缺陷整改落實情況及各專項驗收和竣工驗收工作程序，依次進行排列。第十九條 經(jīng)系統(tǒng)化排列的卷內(nèi)文件材料，雙面書寫的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯數(shù)字逐頁編寫頁號。已裝訂成冊的文件材料，如自成一卷的，不需重新編寫頁號，如與其他文件材料組成一卷的，該冊文件材料排列在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫冊號，不需重新編寫頁號。第二十條 案卷由案卷卷盒、內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料及備考表（封底）組成，其格式均應符合科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2008）。第二十一條 卷盒正面及卷脊可只填寫案卷的檔號和立卷單位。（卷盒內(nèi)裝有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊應填寫盒內(nèi)案卷的起止檔號。）第二十二條 內(nèi)封面由下列內(nèi)容構(gòu)成：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及檔號。案卷題名應能準確反映本案卷的基本內(nèi)容，包括公路建設項目名稱、起訖里程、分項（分部、單位）工程名稱及文件材料名稱。立卷單位指案卷的組卷單位或部門。起止日期指本案卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的時間年、月、日（年度應填寫四位數(shù)字）。保管期限填寫劃定的保管期限。保管期限分為永久、30年、10年三種。應根據(jù)項目的實際情況、項目文件材料的特性及利用價值，分別確定案卷的保管期限。密級根據(jù)國家及交通運輸部有關保密規(guī)定確定并填寫。第二十三條 卷內(nèi)目錄由下列項目組成：（一）序號，按照文件排列順序，用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注。（二）文件編號，填寫文件材料的原始編號或圖號。（三）責任者，填寫文件材料的形成單位或主要形成單位。屬原材料報驗和工序報驗文件，責任者應填寫施工單位和監(jiān)理單位。（四）文件題名，填寫卷內(nèi)文件材料標題的全稱，沒有標題或標題不能說明文件材料內(nèi)容的，應自擬標題，并加符號。案卷內(nèi)每份獨立成件及單獨辦理報驗和批準手續(xù)形成的文件材料，均應逐件填寫文件標題。 （五）日期，填寫文件材料形成最終日期。（六）頁次，填寫每份文件材料首頁上標注的頁號，最后一份文件標注起止頁號；屬已裝訂成冊的文件材料，在卷內(nèi)文件目錄頁次欄中填寫冊數(shù)，并在備注欄中注明累計總頁數(shù)。（七）備注，填寫需注明的情況。卷內(nèi)目錄需紙質(zhì)目錄及電子目錄各一份。第二十四條 備考表中須注明本案卷組卷情況及本案卷包含文件份數(shù)；說明復印件歸檔原因和原件存放地；立卷人指案卷組卷人員，檢查人應為部門或項目技術負責人及監(jiān)理。第二十五條 公路建設項目檔案除藍圖及成冊文件材料外，按照三孔一線方式進行裝訂。裝訂前，應去除塑膠、塑封、塑膜、膠圈等易老化腐蝕紙張的封面或裝訂材料。不裝訂的圖紙及成冊文件材料，每份需加蓋檔號章。檔號章內(nèi)容包括該份文件材料所在案卷的檔號和本案卷中所在頁次（檔號章式樣見附件3）。第二十六條 案卷系統(tǒng)化排列及編號案卷的編制單位應按工程進展的自然過程，對已經(jīng)整理好的案卷進行系統(tǒng)化排列，并用鉛筆在封面及卷脊編寫案卷流水號。其中，施工單位應對本合同段形成的案卷，按照其自然形成過程，依照路線進行方向，結(jié)合單位工程排列順序依次進行排列。監(jiān)理單位按照監(jiān)理工作程序，以合同段為單位，對形成的案卷進行系統(tǒng)化排列。第二十七條 案卷目錄的編制經(jīng)系統(tǒng)化排列和編號的案卷須編制案卷目錄一式二份（含電子版），其格式應符合科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2008）。第五章 公路建設項目檔案的移交與匯總整理第二十八條 公路建設項目各承包單位應在合同段交工驗收前，將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，經(jīng)項目法人單位和監(jiān)理檢查合格后，移交項目法人單位，并按規(guī)定辦理移交手續(xù)。案卷編制說明內(nèi)容包括本合同段項目建設內(nèi)容、檔案整理執(zhí)行的標準、項目檔案整理情況及案卷數(shù)量、竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題。移交項目檔案套數(shù)由項目法人單位根據(jù)實際需要確定，并在合同中明確。第二十九條 項目法人單位負責對接收的全部項目檔案進行系統(tǒng)化整理和排列。案卷排列順序按照立項審批、設計、工程準備、施工、交工、竣工等不同階段依次進行匯總整理和排列。其中施工階段案卷按照項目法人單位、施工單位及監(jiān)理單位形成的案卷分別進行匯總、整理和排列；施工單位和監(jiān)理單位形成的案卷，依路線進行方向，以合同段為單位依次進行匯總整理和排列。招投標、合同及計量支付、計劃進度報表類檔案可單獨整理和編目。第三十條 檔號的編制檔號由項目法人單位或檔案接收單位編制。檔號應簡單、清晰。第三十一條 案卷總目錄的編制項目法人單位負責對經(jīng)系統(tǒng)化整理和排列的所