《時間管理楊紅杰》PPT課件VIP

1,時間管理,認識時間障礙分析如何運用時間掌握各種有效控制時間的工具訂出行動方案,課程目標,3,前言浩瀚的宇宙間，時間是永恒的。但對于我們個人來講，則是有限的、相對的、短暫的。,4,我們常說：時間就是生命！時間就是金錢！時間就是效率！,5,人生最寶貴的兩項資產：頭腦、時間什么事情，即使不用腦子，也要花費時間因此，管理時間的水平高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗。每個星期有168小時，其中有56個小時在睡眠中度過，21個小時在吃飯和休息中度過，剩下91小時則由你來決定做什么每天13小時。如何根據(jù)你的價值觀和目標管理時間，是一項重要的技巧，他使你能控制生活，善用時間，朝自己的方向前進，而不至于在忙亂中迷失方向。,平均80歲壽命,我們只有3年的時間去創(chuàng)造價值,我們如何管理它？,一寸光陰一寸金,1-20、60-80忽略不計，余401年為1寸項目每天耗時40年耗時結余,睡眠8小時13.3年26.7,一日三餐2.5小時4.2年22.5,交通1.5小時2.5年20,電話1小時1.7年18.3,看電視、上網(wǎng)3小時5年13.3,看報、聊天3小時5年8.3,刷牙、洗臉、洗澡1小時1.7年6.6,3.3,7,在許多時候，時間往往決定一切！千萬別學古人，滿頭白發(fā)時感慨，時光荏苒，歲月如梭?！白釉诖ㄉ显唬菏耪呷缢狗颍　?8,每個人都面臨如何善加利用時間OR有效利用時間的難題?，F(xiàn)實生活中，常常會有這樣的現(xiàn)象：做一件相同的事情，在時間方面會發(fā)生不同的狀況,9,有的人效率高、快！1個小時做完；有的人效率低、慢！2個小時做完或者在一個小時之內有的人可以做完3件事有的人可能做完1件事是不是人與人之間的能力差異如此之大？,10,事實上，根據(jù)哈佛大學的一項研究和統(tǒng)計表明：超過60%的人并非能力上的原因，而是沒有做自已的時間管理。,時間管理的錯誤觀念,時間管理只是常識，只要我把工作做好，我的時間管理應該還不錯我在壓力下表現(xiàn)較好，時間管理會令我失去我的優(yōu)勢我有使用計事本和行事歷，這還不夠嗎？,這個課程帶給大家最重要的訊息是.,不是教給你把事情做得快的技巧,也不是教你怎樣可以不眠不休,明白自己問題所在,我們需要作出怎樣的決定,及我可以做些什么和要做些什麼,13,我是否需要時間管理,請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案：（1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（3）我經常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當?shù)拇饛?。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意,6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（8）我經常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（10）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意,評分標準：“非常同意”4分，“略表同意”3分，“略表不同意”2分，“極不同意”1分?？偡中∮?0分表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣?？偡衷?1至30分之間表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。,認識時間障礙,什么是時間殺手?,時間殺手的分類,時間殺手的分類,人最容易掉進的時間陷阱,工作欠目標，優(yōu)先次序不明確危機管理能力薄弱多項工作須同時進行自我組織問題外界騷擾拖延工作會議,22,許多的電話在響許多的事要備忘許多的門與抽屜開了又關關了又開如此的慌張,我來來往往，我匆匆忙忙從一個方向到另一個方向忙忙忙盲盲盲盲的已經沒有主張盲的已經失去方向忙的分不清歡喜和憂傷忙的沒有時間痛哭一場,23,造成時間浪費的主要因素（一）,人為因素企圖做的太多安排紊亂，使用的工具雜亂無章不會說“不”缺乏自我約束能力做事經常拖延，猶豫不決工作時過多地和別人拉家常爭吵、發(fā)火壓力、緊張,24,造成時間浪費的主要因素（二）,管理因素缺乏優(yōu)先處理缺乏目標計劃無效的委派員工缺乏訓練，執(zhí)行力較低缺乏交流或交流不清權責混亂無危機管理意識缺乏進度控制,25,造成時間浪費的主要因素（三）,環(huán)境因素電話打斷不速之客拜訪無效率的會議內容不全或延誤的信息過多的文件，繁瑣的程序人員不足或過多嘈雜的工作環(huán)境,26,時間管理是什么？我們來如何改進?,要懂得管理自己，首先要認識自己,要管理好自己嗎?,拋棄惡習,引進新的工作方式和生活習慣訂立目標妥善計劃分配時間權衡輕重權力下放自我約束持之以恒,29,設定目標,目標是行動的導航燈!,為什么需要目標？,霧中的大洋,如果看見陸地我一定能堅持,成功就等于目標，其他的一切都是這句話的注解。美國潛能大師伯恩崔西語,為什么需要目標？,哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調查：對象是一群智力、學歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒有目標60目標模糊10有清晰但較短期的目標3有清晰且長期的目標,為什么需要目標？,25年后調查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒有目標60目標模糊10有清晰但較短期的目標3有清晰且長期的目標,社會的最底層，抱怨整個世界,社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作,成為各行業(yè)的專業(yè)人士,成為社會各界的頂尖人士,為什么需要目標？,長期目標:,個人目標-是否有關于健康,休閑和營養(yǎng)等的目標?事業(yè)目標,長期的目標應該是可以鼓勵自己和推動自己!,短期目標,項目計劃(例如推行新產品上市)日常運作計劃(編寫每月生產報告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目標應該是現(xiàn)實的!,Specific-明確的Measurable-可以量度的Achievable-可以達成的Realistic-實際可行的TimeBound-有時間性的,計劃目標,命中是偶然的，打不中是必然的！,如果沒有目標,39,Nowindfavorshimwhohasnodestinedport.,風不會偏愛沒有目的港的人,40,擬定計劃,設定目標,41,那么實際上你正計劃著失敗,如果你沒有認真做計劃,42,目標計劃書,時間分配不合理,43,時間安排有交叉,44,時間已具體確定的事件時間沒有具體確定的待處理事項電話、記錄等信息,每日計劃表,生涯規(guī)劃,我們接下來要接觸的這個技巧叫生涯規(guī)劃首先，有個建議，不要自我設限，不要太快否定自己的夢想?，F(xiàn)在，讓我們開始吧。,步驟先開始編織美夢包括你想擁有的，想做的，想成為的，想體驗的我要問你一個問題：“如果你知道不可能失敗，你想要得到什么；如果你百分之百相信會成功，你會采取什么行動？”現(xiàn)在，請坐下來，拿一張紙和一支筆，動手寫下你的心愿。在你寫的時候，不必管那些目標該用什么方式去達成，就是盡量寫。,步驟審視你所寫的預期希望達成的時限你希望何時達成呢？有實現(xiàn)時限的才可能叫目標沒時限的只能叫夢想,步驟選出在這一年里對你最重要的四個目標從你所列出的目標里選擇你最愿意投入的、最令你雀躍欲試的、最能令你滿足的四件事，并把他們寫下來?，F(xiàn)在我建議你明確地、扼要地、肯定地寫下你實現(xiàn)它們的真正理由，告訴你自己能實現(xiàn)目標的把握和它們對你的重要性。如果你做事知道如何找出充分的理由，那你就無所不能，因為追求目標的動機比目標本身更能激勵我們,步驟核對目標是否與形成結果的五大規(guī)則相符用肯定的語氣來預期你的結果，說出你希望的而非不希望的結果要盡可能具體，還要明確訂出完成的期限與項目事情完成時你要能知道完成了要能抓住主動權，而非任人左右是否對社會有利,步驟列出你已經擁有的各種重要的資源當你進行一個計劃，就得知道該使用哪些工具。列出一張你所擁有資源的清單，里面包括自己的個性、朋友、財物、教育背景、時限、能力、以及其他。這份清單越詳盡越好,步驟當你做完這一切，請你回顧過去有那些你所列的資源會運用得很純熟回顧過去找出你認為最成功的兩三次經驗仔細想想是做了什么特別的事，才造成事業(yè)、健康、財務、人際關系方面的成功，請記下這個特別的原因。,步驟寫下要達成目標本身所具有的條件步驟寫下你不能馬上達成目標的原因首先你得從剖析自己的個性開始，是什么原因妨礙你的前進？要達成目標，你得采取什么做法呢？如果你不確定，可以想想哪位成功者值得你去學習？你得從最終的成就倒算，往你目前的地位一步步列出所需的做法。就你在第七條中找出的資料做為你設計未來計劃的參考。,步驟針對四個重要目標，訂出實現(xiàn)仔細步驟從你的目標往回訂步驟自問，我第一步該如何做，才會成功？是什么妨礙了我，我該如何改變自己呢？一定要記得你的計劃得包含今天你可以做的，千萬不要好高鶩遠,步驟為自己找一些值得效法的模范從你周圍或從名人當中找出三、五位在你目標領域中有杰出成就的人，簡單地寫下他們成功的特質和事跡。在你做完這件事，請你闔上眼睛想一想，仿佛他們每一個人都會提供你一些能達成目標的建議，記下他們每一位建議的方法，如同他們與你私談一樣，在每句重點下記下他的名字?；叵脒^去曾有過的重大成功事跡。用置換技術將它與你新目標的圖象置換。,步驟使目標多樣化且有整體意義步驟為自己創(chuàng)造一個適當?shù)沫h(huán)境步驟經常反省所做的結果,步驟列表寫出過去已實現(xiàn)的目標事件你要從其中看看自己學到了些什么這期間有哪些值得感謝的人你有哪些特別的成就有許多人常常只看到未來，卻不知珍惜和善用已經擁用的。所以我要告訴你，成功的要素之一就是要存一顆感恩的心，時時對自己的現(xiàn)狀心存感激,58,有了計劃，為什么還是不能按時完成任務？,59,擬定計劃,實施執(zhí)行,設定目標,60,行為模式,61,你屬于哪種行為模式？,獅子型,考拉型,緊迫感喜競爭走路、動作較快進餐迅速討厭耽擱不耐心,放松作決定需要一定時間走路、動作較緩若有所思樂于傾聽耐心,62,考拉型的解決辦法,當機立斷，現(xiàn)在就做平衡表法給自己設定最后時限,63,行為模式,工作方法,64,當你遇到突發(fā)事件發(fā)生,職責內,職責外,Say”No”,65,如何說“不”,對事不對人客氣自然可附以適當?shù)慕ㄗh,66,當你遇到突發(fā)事件發(fā)生,職責內,職責外,重要程度,緊急程度,Say”No”,分清工作的輕重緩急,基本任務如果不去做，就無法有效發(fā)揮你的作用的任務。你應當完成的任務一般指應最先完成的任務。你喜歡做的任務在事先安排時間時，通常從不會去做的事。不甚重要的任務容易而有趣，通常首先會去做。,I+重要性,MI,MII,MIII,MIV,U+緊迫性,I+U+,I+U,IU+,IU,工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性,重要的事：對個人工作生活會產生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會給我們帶麻煩的事情。,緊急,重要,不重要,防患未然改進產能建立人際關系發(fā)掘新機會規(guī)劃、休閑,繁瑣的工作某些信件某些電話浪費時間之事有趣的活動,“重要”與“緊要”之區(qū)別,從容人,無用人,危機急迫的問題有期限壓力的計劃,壓力人,不速之客某些電話某些信件與報告某些會議必要而不重要的事受歡迎的活動,無聊人,不緊急,緊急,重要,不重要,偏重第一類事務，結果壓力精疲力竭危機處理忙于收拾殘局,不緊急,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第二類事務，結果有遠見，有理想平衡紀律自制少有危機,順習慣做事會有越來越多的抱怨,Proactive（制變）,Reactive（應變）,思考一下再去做,知道什么是重要的，并按重要的原則去選擇,二者的區(qū)別就是選擇，有選擇比沒有意識去選擇好,偏重第三類事務，結果短視近利危機處理被視為巧言令色輕視目標與計劃缺乏自制力，怪罪他人人際關系浮泛，甚至破裂,緊急,重要,不重要,不緊急,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第四類事務結果全無責任感工作不保依賴他人或社會機構維生,4D原則,重要,緊迫,您把手機每天收到的電話全部記下來，晚上睡覺關機時看一下：1、有幾個電話是別人閑著沒事打來的；2、有幾個電話是您事前做好工作可以避免的3、有幾個電話是沒有預約找您談事情的,77,在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。,80/20原則（ParetoPrinciple）,theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的,79,80/20原則,80/20原理意示圖,80%時間,20%時間,80%成效,20%成效,重要的少數(shù)事物,瑣碎的多數(shù)事物,81,必須做的應該做的可以做的,82,每日計劃表,83,行為模式,職責外,工作環(huán)境,工作方法,職責內,84,管理好書桌，才能管理好時間,現(xiàn)實中案例,85,建立有效的辦公環(huán)境,盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情工作中經常要用到的用品應容易取得每一件物品應擺放在固定的位置每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅決扔掉,86,計算機,文具盒,電話,文件架,文件筐,便簽紙,日歷,常用電話,周計劃,周計劃,常用電話,剪刀、尺子,計算器,曲別針等,名片夾,工作臺,儲藏地,87,文件處理原則,每次只處理一份文件，一份文件只處理一次每天排出固定的時間批量、集中處理郵件、電話、信件一項工作完成后文件就應馬上離開桌面，歸入適當?shù)臋n案堅決扔掉不必要的文件,88,文件的處理方法,活動,信息,資料存檔,待送出文件,待辦文件,備忘檔案夾,分級處理,ABC,背包原則,將同類的事情盡可能成批量處理,89,擬定計劃,實施執(zhí)行,反饋總結學習創(chuàng)新,設定目標,90,時間管理TimeManagement,錦囊妙計,新編龜兔賽跑,一天，動物們聚集在森林里看兔子與烏龜賽跑，看誰能摔先把山頭上的紅旗扛回原地，請來狼做裁判。槍聲一響，兔子撒腿就跑。三分鐘不到，兔子回頭一看，烏龜早就不見了。兔子想：就是睡上一覺也能取勝等兔子一覺醒來，太陽已經落山了！烏龜早就把紅旗扛回來原地。兔子不甘心，要求第二回合比賽。槍聲一響，兔子總結第一次沒贏的原因：態(tài)度要端正。兔子一口氣就跑到了第一比賽的山頭?？墒窃趺匆舱也坏郊t旗，“紅旗怎么不見呢？”原來第二次比賽的目的地和第一次恰恰相反，在另一個山頭。兔子跑錯了山頭，第二回合又沒有贏。到了第三個回合，兔子眼睛死死盯著對面山頭高高飄揚的紅旗，拔腿就跑。突然，只聽“撲通”一聲，兔子一不小心居然沖進了河里。最后一次，從城南到城北，槍聲一響，兔子總結了前三次失敗的原因，抱著必勝的信心沖向目的地城的北邊，才發(fā)現(xiàn)烏龜早已等候多時。兔子很納悶，問道：“龜哥，為什么你還能贏??？”烏龜?shù)溃骸皶r代進步科技發(fā)達了，我是打的過來的！”,龜兔賽跑,總結兔子沒有贏的原因：第一回合：心態(tài)管理不好；第二回合：目標不到位；第三回合：行為出了問題：第四回合：學習創(chuàng)新沒跟上；時間管理會讓你從容應對各種事件,龜兔賽跑-結論,93,高效率期,工作表中的重大問題創(chuàng)造性的思考制定重要事情的工作計劃,94,中效率期,與同事交換意見處理回信及備忘錄中的事情做細部工作計劃,95,低效率期,基本的工作分類接待訪客例行性事務電話聯(lián)絡,96,充分利用記事本,待辦瑣事物品清單,把腦子空下來，裝更有創(chuàng)造性的事情,97,運用MicrosoftOutlook,98,如何有效運用時間（一）,設定目標：工作起來才有方向感，并使所有的努力都向同一目標邁進，減少彷徨或猶豫。做好工作計劃：事先做好計劃可避免在壓力下工作，按計劃行事才不致錯亂緊張。設定優(yōu)先次序：要善于選定何項工作應先完成，哪些要優(yōu)先進行。持續(xù)追蹤進度：利用日記簿、效率手冊等工具對任務完成的時間和期限進行分段追蹤。有效授權并權責分明：紛亂常是浪費時間的主因，良好的分工合作可使工作更有效完成。,99,如何有效運用時間（二）,為突發(fā)事件預留時間：最好每天留出10%的時間以處理突發(fā)事物。開會要簡短有效：要設法使會議能有貢獻，并使與會者都能從會議中得到所需。訓練明確的溝通能力及指導能力：說話明確有力，暗示或隱瞞易造成誤解或誤會。避免過分勞累：勞累時工作常需花更多時間。設法使自己有安靜的時刻：每天空出半小時想想計劃，思考一些問題或激勵自己。文案工作系統(tǒng)化：將文案工作分類，集中處理。,100,減少時間浪費的技巧,電話強盜：請求簡單的表達，要求結論，或者說“你說的情況，我已經清楚了”,追求完美：一次決定，60分即可,會議強盜：確定主題、規(guī)定時間、站著開會,101,總結什么內容？,102,主管時間分配原則1、年/月/周/日拆分OR切割單位是重要方法之一；2、每日工作細分：記下今天要完成的1X項工作；按順序完成；其中不要有間歇或持續(xù)的。必須是今天完成；未完成的請當天加班完成。,103,時間管理的方法1、目標設定后，將目標拆分至周/日；2、提前模擬達成此目標所需相關資源、支持。上級的支持可節(jié)省時間。對于你自己無法改變的事情，不必浪費時間。,104,3、畫墻報。曲線圖。甘特圖(下頁詳細講解-好用工具）。4、合理使用記事本：每天計劃；備忘錄