物資管理規(guī)定

廣州保利商用管理公司武漢分公司物資管理規(guī)定物資管理規(guī)定1 目的為加強(qiáng)公司各類物資的控制與保管，確保公司財(cái)產(chǎn)安全和使用效率；規(guī)范倉(cāng)庫(kù)管理，明確各部門(mén)職責(zé)，確保物資管理做到供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省2 范圍適用于公司除固定資產(chǎn)、低值易耗品外的所有物資管理工作3 職責(zé)3.1 行政部負(fù)責(zé)所有物資的采購(gòu)工作3.2 倉(cāng)管員負(fù)責(zé)抽有物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用手續(xù)的辦理和庫(kù)存物資的保管3.3 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資定期、不定期盤(pán)點(diǎn)4 工作內(nèi)容4.1 物資采購(gòu)4.1.1 公司的物資主要分為工程物資、辦公物資、印刷品及其他零星物資，由行政部負(fù)責(zé)采購(gòu)統(tǒng)籌4.1.2 物資的采購(gòu)分為零星采購(gòu)、簡(jiǎn)易比價(jià)采購(gòu)、詢報(bào)價(jià)采購(gòu)、招投標(biāo)采購(gòu)和競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)等五種采購(gòu)方法。各種采購(gòu)方法的適用范圍、具體采購(gòu)流程，詳見(jiàn)采購(gòu)管理費(fèi)用制度。4.2 物資入庫(kù)4.2.1 倉(cāng)管員須認(rèn)真做好物資的進(jìn)倉(cāng)前驗(yàn)收工作，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、品種逐一審核，做到準(zhǔn)確無(wú)誤，凡質(zhì)量不合格或偽劣產(chǎn)品，不予進(jìn)倉(cāng)；對(duì)已入倉(cāng)的要及時(shí)辦理退貨、退款手續(xù)4.2.2 倉(cāng)管員應(yīng)按已審批的采購(gòu)申請(qǐng)辦理物資的驗(yàn)收，在供應(yīng)商的送貨單上簽名確認(rèn)，留存客戶聯(lián)。未經(jīng)批準(zhǔn)的物資不予進(jìn)倉(cāng)。4.2.3 經(jīng)驗(yàn)收合格的物品，倉(cāng)管員開(kāi)具一式兩聯(lián)的入庫(kù)單用來(lái)記錄入庫(kù)物品的詳細(xì)信息（日期、收貨單號(hào)、供應(yīng)商名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等），倉(cāng)管員必須在入庫(kù)單上簽名，并貼好標(biāo)簽，將物品分類存放。4.2.4 倉(cāng)管員應(yīng)于收貨當(dāng)天將入庫(kù)單明細(xì)錄入海鼎系統(tǒng)。4.2.5 倉(cāng)管員應(yīng)在辦理入庫(kù)手續(xù)后將入庫(kù)單的第一聯(lián)留存，第二聯(lián)及送貨單客戶聯(lián)交經(jīng)辦部門(mén)人員，作為付款依據(jù)。4.3 物資出庫(kù)4.3.1 所有物資出庫(kù)一律憑一式三聯(lián)的領(lǐng)料單發(fā)貨，單件單價(jià)物資領(lǐng)用少于500元的，工程部經(jīng)理審批；單件單價(jià)物資領(lǐng)用大于500元（含本級(jí)數(shù)）小于1000元的，需項(xiàng)目分管負(fù)責(zé)人審批；單件單價(jià)物資領(lǐng)用大于1000元（含本級(jí)數(shù)）的，需項(xiàng)目總經(jīng)理審批。4.3.1.2 領(lǐng)料單注明日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途4.3.1.3 物資的領(lǐng)用應(yīng)遵循“以舊換新”的原則，個(gè)別特殊情況未能做到以舊換新的，應(yīng)有合理說(shuō)明，否則不予領(lǐng)用。4.3.1.4 特殊情況急需物品，由領(lǐng)料人填寫(xiě) 領(lǐng)料單，按權(quán)限口頭（或電話）請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，先領(lǐng)用出庫(kù)，事后補(bǔ)齊上述審批手續(xù)。4.3.1.5 倉(cāng)管員根據(jù)領(lǐng)料單上所列品種，逐一核對(duì)后發(fā)放，倉(cāng)管員需在領(lǐng)料單上注明該領(lǐng)用物資是否“以舊換新”，領(lǐng)料單第一聯(lián)由領(lǐng)用部門(mén)留存，第二、第三聯(lián)由倉(cāng)管員留存。4.3.1.6 倉(cāng)管員根據(jù)領(lǐng)料單內(nèi)容錄入海鼎系統(tǒng)。4.3.1.7 倉(cāng)管員應(yīng)按月將領(lǐng)料單第二聯(lián)匯總后交由財(cái)務(wù)部核對(duì)。4.3.2 物品借用流程4.3.2.1 工具或設(shè)備類物資，如果員工借出后3天內(nèi)歸還的，不做出庫(kù)處理，僅辦理借用手續(xù)；否則應(yīng)該按物資領(lǐng)用流程辦理出庫(kù)手續(xù)，同時(shí)進(jìn)行借用登記。4.3.2.2 員工借用工具，應(yīng)該填寫(xiě)物資借用表，部門(mén)經(jīng)理審批后，倉(cāng)管員辦理借出手續(xù)。4.3.2.3 倉(cāng)管員對(duì)借用的物品應(yīng)根據(jù)規(guī)定的期限督促借用人按時(shí)歸還。4.3.3 以舊換新流程4.3.3.1 非消耗性物資嚴(yán)重?fù)p壞或因使用期限已滿等而無(wú)法繼續(xù)使用，需進(jìn)行更換的，使用人應(yīng)填寫(xiě) 舊物品回收單，列明物資不能使用的原因，領(lǐng)用時(shí)必須以舊換新。若遺失非消耗性物資，應(yīng)寫(xiě)（遺失證明），并按該物資的價(jià)值，按權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名確認(rèn)（200元以下由部門(mén)經(jīng)理及主管副總簽名，200元以上還需公司總經(jīng)理簽名，明確責(zé)任和處理意見(jiàn)）。4.3.3.2 舊物資統(tǒng)一由倉(cāng)管員處理，對(duì)于故障物資，則需結(jié)合物資保修期等情況進(jìn)行維修。經(jīng)修復(fù)的物資須重新入倉(cāng)，無(wú)法修復(fù)的由倉(cāng)管員統(tǒng)一報(bào)廢處理。4.3.3.3 倉(cāng)管員及領(lǐng)用人同時(shí)在舊物品回收單上簽名確認(rèn)4.4 報(bào)廢處理4.4.1 報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn)4.4.1.1 物資已到失效期，繼續(xù)使用存在安全隱患的；4.4.1.2 客觀原因造成物資已無(wú)使用價(jià)值，或損壞無(wú)法修復(fù)的；4.4.1.3 執(zhí)行（以舊換新）積累的廢舊物資4.4.1.4 按其他有關(guān)規(guī)定需報(bào)廢的4.4.2 物品報(bào)廢的流程4.4.2.1 倉(cāng)管員負(fù)責(zé)填寫(xiě)物品報(bào)廢單，物品報(bào)廢單應(yīng)列明處理（報(bào)廢）原因、原使用部門(mén)（人員）、使用期限、退庫(kù)時(shí)間、處置意見(jiàn)等。4.4.2.2 倉(cāng)管員應(yīng)將待報(bào)廢的物資列好清單，同時(shí)附上物品報(bào)廢單，經(jīng)行政人事部、財(cái)務(wù)部、物業(yè)中心經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一報(bào)廢處理4.5 保管管理4.5.1 倉(cāng)庫(kù)物品的存放分類及要求4.5.1.1 易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品：周圍無(wú)明火、遠(yuǎn)離熱源；擺放在地下、配備滅火器、保持包裝完好；庫(kù)房結(jié)構(gòu)堅(jiān)固；門(mén)窗封閉牢固。4.5.1.2 吸水性強(qiáng)，容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品：用經(jīng)過(guò)防水處理的貨架放置；放在干燥的地上或貨架上；配備防潮通風(fēng)設(shè)施。4.5.1.3 常用工具、材料和配件等：不規(guī)則物品、用盒或袋裝好后擺放；規(guī)則的物品整齊的擺放在貨架或地上；體積較大、體重較輕的可靠墻立放或掛在墻上。4.5.1.4 易碎、易損物品：體積較小或瓶裝物品，放置貨架的最底層、整齊的擺放在地上，體積較大應(yīng)靠墻立放，放置上方不懸掛物品，放置位置有膠墊。4.5.1.5 物資貨架貼上物資索引標(biāo)簽保利水城物資卡片，卡片內(nèi)容包含：類別編號(hào)、類別名稱、物資名稱，便于物料有效的查找、存放、領(lǐng)取、盤(pán)點(diǎn)工作。4.6 盤(pán)點(diǎn)管理4.6.1 每季度25日前，倉(cāng)管員應(yīng)分類別對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品進(jìn)行逐一盤(pán)點(diǎn)，并形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核。每個(gè)季度應(yīng)分別盤(pán)點(diǎn)不同類別的物資，原則上，一個(gè)會(huì)計(jì)年度應(yīng)該盤(pán)點(diǎn)完倉(cāng)庫(kù)全部物資。4.6.2 倉(cāng)管員應(yīng)根據(jù)當(dāng)月發(fā)生的入庫(kù)單、領(lǐng)料單，編制庫(kù)存物品進(jìn)耗存表。4.6.3 倉(cāng)管員應(yīng)在每月1日前將上月賬單及報(bào)表報(bào)送財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核。4.6.4 會(huì)計(jì)應(yīng)于每月不定期對(duì)物資進(jìn)行抽樣盤(pán)點(diǎn)，并形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核。4.6.5 每年12月25日前，財(cái)務(wù)部會(huì)同行政部對(duì)所有物資進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，并形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核。4.7 保管責(zé)任財(cái)務(wù)、物料管理人員、保管人有下列情況者，應(yīng)承擔(dān)處理和賠償責(zé)任：4.7.1 對(duì)所保管的財(cái)物有盜賣(mài)、調(diào)換或化公為私等營(yíng)私舞弊者；4.7.2 對(duì)所保管的財(cái)物未經(jīng)報(bào)準(zhǔn)而擅自移轉(zhuǎn)、調(diào)撥或損壞不報(bào)告者；4.7.3 未盡保管責(zé)任或由于過(guò)失致使財(cái)物遭受被竊、損失或盤(pán)虧者。4.8 其他管理規(guī)定4.8.1 物資損壞需維修時(shí)，不做出庫(kù)處理，但需填寫(xiě)物資維修登記表，登記物資的出庫(kù)維修及返倉(cāng)情況。4.8.2 原購(gòu)入物資按整件購(gòu)入，但出庫(kù)時(shí)按零配件出庫(kù)的，一律按整件物資辦理出庫(kù)手續(xù)，剩余零配件若為可用物資，則登記特殊物資出庫(kù)表，對(duì)出庫(kù)情況進(jìn)行描述，且需單獨(dú)存放，剩余零配件若為無(wú)法單獨(dú)使用物資，則做報(bào)廢處理。4.8.3 業(yè)務(wù)部門(mén)退回的、當(dāng)時(shí)狀態(tài)為可使用物資，不做入庫(kù)處理，但需登記舊物資回收單，建立入庫(kù)、領(lǐng)用手工臺(tái)賬。舊物資領(lǐng)用需填寫(xiě)領(lǐng)料單，但不需從系統(tǒng)打印出出庫(kù)單。5 相關(guān)文件5.1 BL2-D09采購(gòu)管理制度6 相關(guān)記錄6.1 BL4-E26 入庫(kù)單6.2 BL4-E28 領(lǐng)料單6.3 BL4-E29 物資借用表6.4 BL4-E30 舊物品回收單6.5 BL4-E31 物品報(bào)廢單6.6 BL4-E32 物資維修登記表6.7 BL4-E33 特殊物資出庫(kù)表項(xiàng)目公司倉(cāng)庫(kù)管員工作手冊(cè)第一條 復(fù)核工程物資申購(gòu)表 (一) 根據(jù)工程部編制的物資申購(gòu)表，與現(xiàn)時(shí)庫(kù)存量數(shù)量核對(duì)比較，對(duì)物資申購(gòu)量進(jìn)行增減，增減原則：超過(guò)基準(zhǔn)線的物資，減少申購(gòu)量；低于基準(zhǔn)線或庫(kù)存為零的物資，增加申購(gòu)量。 (二) 核對(duì)物資申購(gòu)表各項(xiàng)物資的單價(jià)，確保單價(jià)不超過(guò)框架協(xié)議。 第二條 物資驗(yàn)收入庫(kù) (一) 核對(duì)送貨單物資明細(xì)與已審批可購(gòu)買(mǎi)的明細(xì)是否一致，不一致則拒絕收貨。 (二) 計(jì)劃外的物資緊急采購(gòu)，需工程部經(jīng)理和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在緊急采購(gòu)單簽字審批后方可驗(yàn)收入庫(kù)，若工程部經(jīng)理與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不在公司的，必須在2天內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)。 (三) 檢驗(yàn)物資：檢驗(yàn)物資包裝完整性；核對(duì)物資品牌、規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)日期；清點(diǎn)數(shù)量與送貨單數(shù)量是否相符。 (四) 通知經(jīng)辦部門(mén)主管或組長(zhǎng)對(duì)物資質(zhì)量進(jìn)行檢查，經(jīng)辦部門(mén)檢驗(yàn)人需填寫(xiě)進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)。 (五) 檢驗(yàn)無(wú)誤后，將物資進(jìn)倉(cāng)上架，并分類別擺放。 (六) 根據(jù)送貨單錄入入庫(kù)單并打印。 第三條 物資出庫(kù) (一) 領(lǐng)用： 1. 倉(cāng)管員核對(duì)報(bào)修單及領(lǐng)料單是否最終審批，保修單需要工程部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，單筆領(lǐng)用物資少于500元的，工程部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批，單筆領(lǐng)用物資在500元（含本級(jí)數(shù)）的，需項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字審批。按照已審批的領(lǐng)料單明細(xì)在進(jìn)耗存系統(tǒng)錄入并打印領(lǐng)用出庫(kù)單。 2. 非消耗性物資：遵循“以舊換新”原則，先退回舊物資才能領(lǐng)用新物資，倉(cāng)管員及領(lǐng)料人同時(shí)在舊物品回收單簽名。如果舊物資丟失，需填寫(xiě)“遺失證明”，審批后方可領(lǐng)用新物資；消耗性物資：倉(cāng)管員按領(lǐng)用出庫(kù)單直接發(fā)放物資。 3. 領(lǐng)料人核對(duì)物資與領(lǐng)料單及領(lǐng)用出庫(kù)單表是否一致，一致則在領(lǐng)用出庫(kù)單簽名確認(rèn)領(lǐng)料，不一致則要求倉(cāng)管員重新?lián)Q貨。 4. 領(lǐng)料單及領(lǐng)用出庫(kù)單第一聯(lián)倉(cāng)管員留存，第二聯(lián)交領(lǐng)料人，第三聯(lián)交會(huì)計(jì)對(duì)賬。 (二) 借用： 1. 倉(cāng)管員借核對(duì)借用單是否最終審批，借用單需工程部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批。 2. 倉(cāng)管員按已審批的借用單明細(xì)直接發(fā)放物資。 3. 倉(cāng)管員及借用人在借用登記本簽名確認(rèn)，借用單第一聯(lián)倉(cāng)管員留存，第二聯(lián)交借用人，第三聯(lián)交會(huì)計(jì)對(duì)賬。 第四條 物資倉(cāng)儲(chǔ)管理 倉(cāng)管員負(fù)責(zé)物資倉(cāng)儲(chǔ)管理工作，確保物資完整，完好無(wú)缺，確保物資安全，沒(méi)有安全隱患。 第五條 物資及固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn) (一) 月末打印出物資進(jìn)耗存表，與行政一起盤(pán)點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存數(shù)，確