在師范學院第二屆檔案和保密工作會議上的講話

1/6在師范學院第二屆檔案和保密工作會議上的講話同志們學院召開檔案和保密工作專題會議,表明此項工作的極端重要性和緊迫性。賈院長剛才的報告，總結了我院檔案工作發(fā)展狀況，分析了存在的問題，提出了相應的解決辦法和措施。我完全同意賈院長的意見。我希望全院各部門的領導和專、兼職檔案人員，結合各自的工作實際，把檔案工作抓緊、抓好，落到實處。建設合格本科院校,檔案工作是一個重要方面；20XX年教育部對我院進行評估時，檔案工作必須達到相應的水平。要從“迎評”的高度認識檔案工作的重要性，全面做好迎評檔案的積累和準備。所以,檔案工作絕不僅僅是檔案館和檔案員的事情,它關系到全院所有部門和全體工作人員,關系學院的生存和發(fā)展。在此，我想就依法治檔，加速歸檔，建設隊伍，改善條件等四個大的方面講幾點意見一、加強領導，依法治檔，加速歸檔檔案工作重要不重要，籠統(tǒng)地講，都說重要，但為什么重要，與其他工作相比又如何，恐怕就回答不了，或者不認為它是重要的事。其中一個根本問題是檔案意識問題，如果你連檔案是什么東西都很模糊，那怎么會重視它。因此，我想強調的第一點就是，加強領導，依法治檔，加速歸檔。2/6各級領導要提高檔案意識，檔案是歷史信息，是我們工作成績的記憶和痕跡。同時，它對現(xiàn)實工作和未來發(fā)展很大影響。所以，對檔案工作，學院要全力支持，學院檔案工作委員會要負起責任來，各個部門的領導也要負起責任來。抓好各自的兼職檔案員，督促他們收集整理好檔案資料，該交的一定要按要求及時、全面、準確地交到檔案館。有的部門負責的工作如“基建檔案、財務報表、設備、合同”等存在交叉歸檔時，要做到“工作、存檔兩不誤”。學院出資重新復制，原件全部交回檔案館，復印件留部門保管使用，不容許不交、拒交，甚至丟失檔案。這里，約定一個時間，一個月之內，重要檔案要全部歸檔檔案法有規(guī)定，拒交、丟失檔案要負法律責任。今后，我們要加強這方面的領導和管理，誰不按規(guī)定搞好檔案工作，就追究誰的責任。二、健全制度，狠抓落實，不折不扣的做好迎評檔案工作現(xiàn)實的問題是，有制度掛在墻上，落實不了，這個問題很嚴重。建立健全和落實規(guī)章制度是做好檔案工作的重要保證，制度落不到實處，一切都是空話，尤其是檔案歸檔難的問題，更要靠制度來解決。根據普通高等學校檔案管理辦法規(guī)定，“第一、學校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應在次年六月底前歸檔。第二、各教學部門和能按學年度歸檔的部門，應在次學年寒假前歸檔。第三、科研3/6基建等部門，應在項目完成后兩月內歸檔?！睋n案館的現(xiàn)有館藏，有的部門多年來不交檔案，這是一種不負責任的態(tài)度，長期下去，將會對檔案工作造成嚴重后果。目前學院所有不少重要檔案分散在各部門。就此我強調四點一、各級領導要帶頭遵守規(guī)章制度，督促做好各自的檔案工作；二、實行責任制，層層抓落實；三、檔案館的同志要負起指導責任，不能等、靠；四、今后要定期開展總結評比活動，每年表彰一些檔案工作做的好的部門和人員，對檔案工作不到位的部門和個人進行通報批評，使我院檔案工作與時俱進，不斷躍上新臺階。這里，我要強調一下，“迎評檔案”的重要性。教學、科研、人事、設備等部門要按規(guī)定建立完備的教學檔案、科研檔案、人事檔案、設備設施檔案，有關費用由學院支付。但部門不能耽誤學院的工作，整理這些檔案大量的是部門的事情，是迎評工作的核心內容，需要付出大量心血，必須從點滴及早積累。三、主動服務，高效利用，充分發(fā)揮檔案資料的重要作用搞檔案工作的同志有時埋怨領導不重視，這有客觀原因，因為學院的首要任務是搞好教學工作。但是如果檔案部門的同志把工作做得很到位，領導能不重視嗎所以，我們要求大家要主動服務，做好檔案利用工作，充分顯示出自己的價值。檔案工作首先要圍繞學院的中心工作，要有超前意識，主動提供全面及時的服務。而不是等著別人來查4/6閱。這就要求編出一些高質量的實用的專題匯編，如檢索目錄、組織機構沿革、大事記等，還可以開辦一些展覽，把服務工作做到利用者前頭，同時，也要密切關注學院改革發(fā)展的重大問題和重大舉措，提供適時的服務。四、隊伍建設，重在素質目前，我院檔案工作人員存在兩大不足，第一是專職隊伍缺乏專業(yè)知識培訓，專業(yè)知識欠缺；第二是兼職隊伍不穩(wěn)。不穩(wěn)，就是人員換來換去固定不下來，造成業(yè)務生疏，不懂檔案工作程序步驟，歸檔不及時等弊端。這種局面已到了非改不可的程度，為此，要注意從三方面做好工作。一是各部門領導在考慮工作分工時，盡量不要經常變動兼職檔案人員，要保持隊伍的相對穩(wěn)定。同時，各部門領導要對本部門檔案工作進行領導，安排督促兼職檔案員按期收集、整理，按時交回檔案。各部門兼職檔案員要加強責任心，認真收集和整理本部門該歸檔的材料，尤其要注意平時日常工作中，及時收集、及時整理。保證在規(guī)定時間內，完整地移交檔案。二是學院要加強對檔案隊伍的管理，對檔案人員進行愛崗敬業(yè)教育，并控制老、中、青檔案隊伍的比例。創(chuàng)造出一個和諧、緊張有序的工作局面。檔案人員本身要耐得住寂寞，吃苦奉獻、埋頭苦干，這是檔案人員做好檔案工作的必備條件。三是加強專、兼職檔案人員的培訓。要有計劃地讓檔案人員參加省、市等部門組織的5/6檔案業(yè)務培訓和崗位技能培訓，掌握新知識。學院自己也可培訓。尤其要提倡終身學習的理念，鼓勵檔案人員自覺學習、鉆研檔案專業(yè)知識。目的就是通過多種辦法，提高檔案工作人員的整體素質，建設一支高素質的檔案隊伍。五、嚴格程序，注重保密各部門在健全制度的同時要規(guī)范管理，嚴格程序，加強保密，不折不扣地執(zhí)行上級和學院有關的制度規(guī)定?，F(xiàn)在實行政務公開，凡是公開了的文件材料都屬開放信息，不在保密范圍內。但是，有些文件涉及學院安全和政治影響，須在一定范圍控制的文件材料，則必須根據保密規(guī)定進行利用。比如重大人事調整、財務預決算、基建和設備招標標底、正在調查中的案件、上級標有密級的文件、關乎學院政治經濟安全的材料等。嚴禁任何人未經批準違反規(guī)定私自查閱、復印、傳播。個人的人事檔案未經學院許可，不得外借或復制。在這方面，我們是有深刻教訓的。要求所有師生員工甚至社會人士都必須服從上級和學院的有關保密規(guī)定，切實按章辦事，嚴格程序，規(guī)范管理，強化保密責任制，避免給學院工作造成損失。包括檔案工作在內的各項工作都務必要樹立保密意識，強化保密管理，特別是事關學院利益的檔案、公章、公文、機要等各個工作環(huán)節(jié)，都要切實落實保密責任制，一級抓一級，層層抓落實，責任到人，各負其責。要嚴肅責任追究制度，對不認真執(zhí)6/6行保密規(guī)定，工作不負責任，違規(guī)辦事，造成學院損失的，要追究當事人和單位負責人的責任。六、改善條件，實現(xiàn)數字化檔案管理數字化管理是檔案工作發(fā)展的方向，就我院的實際情況看，每年都要產生大量的電子文件，針對這個問題我們要多向兄弟院校學習，采取相應措施一、必須從現(xiàn)在開始收集電子檔案，并制定出管理辦法；二、學院將把檔案工作納入迎評工作總體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經費，逐步改善辦公條件，配備必要的現(xiàn)代化設施，為實施現(xiàn)代化管理做好準備；三、檔案工作人員要適應形勢需要，盡快掌握現(xiàn)代化管理