萬科物業(yè)-制度和檔案的建立與管理

1、制度和檔案的建立與管理1項目管理運作制度序號文件名稱序號文件名稱匚全管理類1安全管理員崗位管理程序8控制中心管理程序2安防員巡邏管理辦法9消防管理程序3臨時裝修現(xiàn)場監(jiān)控辦法10消防滅火作業(yè)指導書4高空作業(yè)管理辦法11消防設施使用作業(yè)指導書5突發(fā)事件處理辦法12安全管理員部管理程序6出入口管理程序13安全管理監(jiān)控程序7停車場管理程序環(huán)境管理費設備管理1清潔綠化管理工作程序1公用設施管理程序2地面打臘及污跡處理作業(yè)指導書2供配電設備保養(yǎng)維修作業(yè)指導書3公共設施清潔作業(yè)指導書3停送電管理作業(yè)指導書4辦公場所清潔作業(yè)指導書41千伏以下電力電纜保養(yǎng)作業(yè)指導書5清潔設備操作保養(yǎng)作業(yè)指導書5防雷網(wǎng)檢修及接地

2、電阻測試作業(yè)指導書6洗手間清潔作業(yè)指導書6各類泵保養(yǎng)維修作業(yè)指導書7環(huán)境消殺作業(yè)指導書7給排水系統(tǒng)異常情況處理作業(yè)指導書8收倒垃圾作業(yè)指導書8消防主機保養(yǎng)維修作業(yè)指導書9綠化養(yǎng)護作業(yè)指導書9電梯操作作業(yè)指導書10割灌機操作作業(yè)指導書10電梯保養(yǎng)維修作業(yè)指導書11剪草機操作作業(yè)指導書11小型空調器安裝保養(yǎng)維修作業(yè)指導書12清潔外包監(jiān)控辦法12小型柜式中央空調保養(yǎng)維修作業(yè)指導書13綠化檢查標準指導書13閉路監(jiān)控、安防系統(tǒng)維護保養(yǎng)作業(yè)指導書14消殺外包監(jiān)控作業(yè)指導書14樓宇自動控制系統(tǒng)維護保養(yǎng)作業(yè)指導書15園林綠化改造工程管理程序15加工維修工具（設備）操作作業(yè)指導書16清潔綠化工作檢查程序16升降

3、臺保養(yǎng)維修作業(yè)指導書2檔案資料建立與管理科學的.規(guī)的檔案管理能有效地為物業(yè)及公用設施的使用、維修、改建和各DOC專業(yè)資料. 項管理服務提供有效的質量記錄。本公司自成立以來，一貫重視檔案資料的建立 與管理工作。針對科交中心的物業(yè)管理形式，擬采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的 管理手段，配備專責檔案管理人員，建章建制，對所有檔案資料進行嚴格的、科 學的、集中的管理。2.1需建立的檔案、資料分類檢索2. 1.1需委托方提供的技術資料1）規(guī)劃圖2）竣工圖3）總平面圖4）單體建筑、結構、設備竣工圖5）消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖6）地質勘測報告7）開、竣工報告8）圖紙會審記錄9）工程設計變更通知及技術核定單

4、（包括質量事故處理記錄）10）隱蔽工程驗收簽證11）沉降觀察記錄12）竣工驗收證明書13）鋼材、水泥等主要材料的質量保證書14）新材料、構配件的鑒定合格證書15）水電、衛(wèi)生器具、電梯等設備的檢驗合格證書16）砂漿、混凝土試塊試壓報告17）供水的試壓報告18）綠化工程竣工圖紙及相關資料19）其他技術資料2. 1.2物業(yè)服務中心需建立的資料1）物業(yè)資料基本資料功能分區(qū)資料設備資料2）客戶資料部辦公人員名冊（可不提供）部各部門分布資料3）日常管理資料DOC專業(yè)資料.保潔綠化管理記錄綠化消殺記錄保安管理記錄日常巡查記錄交接班記錄值班記錄物資搬運放行記錄緊急事件處理記錄車輛管理記錄夜間查崗記錄閉路監(jiān)控系

5、統(tǒng)錄相帶車輛管理檔案車輛詳細資料停車場、地下車庫使用公約車輛出入及停放記錄臨時裝修管理檔案（可視具體情況）裝修通知書（附圖紙）裝修工程隊安全責任書臨時施工人員登記表施工單位營業(yè)執(zhí)照復印件維修服務檔案維修服務登記表維修服務回訪記錄設備管理檔案各類公用設施保養(yǎng)維修記錄各項機電設備保養(yǎng)維修及運行記錄設備分承包方維修保養(yǎng)記錄設備檢查記錄文化活動檔案各項活動計劃及實施記錄圖片及錄像新聞媒介報道剪集物業(yè)使用人反饋意見及各項建議 顧客意見調查、統(tǒng)計記錄DOC專業(yè)資料.服務質量回訪記錄顧客投訴及處理記錄員工管理檔案員工個人詳細資料員工業(yè)績考核記錄員工務管理檢查記錄培訓檔案各項培訓計劃及實施記錄培訓結果考核及跟

6、查記錄軍事訓練及消防演習記錄 行政文件政府部門文件與甲方往來函件公司及集團公司文件物業(yè)服務中心規(guī)章制度、通知、通報等文件物業(yè)服務中心獲得的榮譽2.2檔案、資料管理辦法檔案資料管理運作流程圖：2.2. 1檔案資料收、發(fā)管理程序 物業(yè)服務中心重要資料（如委托方提供的資料）接收 必須經(jīng)過物業(yè)服務中心總經(jīng)理 或其指定負責人驗收，完善交 接手續(xù)后方能分卷立檔。物業(yè)服務中心日常管理文件（如物業(yè)服務中心通知、通報等）按照本公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及 接收手續(xù)，并分卷立檔。2. 2.2檔案資料管理要求采用多種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、 照片、圖表等，并采用相適應的保管、

7、儲存方法。盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和利用。電腦文件由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類文件管理，定期清除過期失效 文件。原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類，并編制相應的文件目錄。當DOC專業(yè)資料. 文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關數(shù)據(jù)，以利查閱者及時找到有效的 文件。檔案的鑒定必須由物業(yè)服務中心總經(jīng)理或其指定人員負責，對檔案是否有 效、作廢、復印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權人士無 權決定。檔案組卷按不同業(yè)務性質分塊，以容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄, 并按不同業(yè)務部門分柜保存。專人負責檔案保管，做到檔案標識清晰，分類明確，易于查找；檔案出室必 須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情 況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽所導致的文件流失。檔案室保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質等要求，配置有效的滅火器材, 并放置適當?shù)母稍飫┯靡苑莱?，檔案管理人員需及時進行檢查和清理，保證文檔 保管條件符合公司文件管理要求。針對科交中心物業(yè)檔案資料特點，制定嚴格的檔案制度，對檔案資料的安全 管理向業(yè)