某某市房地產(chǎn)綜合信息管理系統(tǒng)方案8章

1、第8章 房產(chǎn)辦公自動化系統(tǒng)隨著以電子計算機、通訊技術(shù)為代表的信息技術(shù)的發(fā)展，其應(yīng)用亦日益普及和深入。辦公信息處理作為機關(guān)、企事業(yè)單位的日常業(yè)務(wù)工作，正逐步進入到計算機管理的時代。由于它的滲透性和對經(jīng)濟的倍增作用，已經(jīng)成為現(xiàn)代化社會提高生產(chǎn)力，競爭力及經(jīng)濟成功的關(guān)鍵，成為推動或者制約一個國家和地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展的重要因素，為此國務(wù)院辦公廳下達了關(guān)于建設(shè)“全國行政首腦機關(guān)辦公決策服務(wù)系統(tǒng)”的文件，全國各省、市也相繼提出了信息發(fā)展規(guī)劃，并提出了實現(xiàn)辦公自動化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和管理科學(xué)化的目標(biāo)。自從九十年代以后，辦公自動化系統(tǒng)在我國獲得迅猛發(fā)展，從第一代個人辦公自動化系統(tǒng)，發(fā)展到第二代協(xié)同辦公自

2、動化，再發(fā)展到第三代知識管理系統(tǒng)，同時企業(yè)管理信息系統(tǒng)也獲得了廣泛的應(yīng)用。涌現(xiàn)出一大批從事辦公自動化軟件和信息管理軟件開發(fā)的公司，為推動我國信息化建設(shè)起了積極作用。進入21世紀(jì)，我國各級政府上網(wǎng)工程將全面啟動，對信息管理軟件的需求大增。政府上網(wǎng)工程包括兩個步驟：內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和電子政務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)。辦公自動化系統(tǒng)的使用對象為機關(guān)內(nèi)部的公務(wù)人員，電子政務(wù)系統(tǒng)的使用對象為相關(guān)企業(yè)和公眾。只有在實現(xiàn)內(nèi)部辦公信息化的基礎(chǔ)上，才能進行電子政務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)。知識經(jīng)濟時代的辦公已經(jīng)不再是簡單的文件處理和行政事務(wù)了，其目的在于達到整個組織機構(gòu)的最終目標(biāo)，這就需要依靠先進的管理思想和方法。從這個意義上說，

3、辦公實際上是一個知識管理的過程，由于電子商務(wù)時代的組織機構(gòu)的事務(wù)處理對象瞬息萬變，這就要求作為組織機構(gòu)日常信息處理基礎(chǔ)平臺的辦公自動化系統(tǒng)，能夠提供足夠的靈活應(yīng)變和開放交互能力。在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調(diào)和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)中都將得到更好的滿足。知識管理實際上是一種系統(tǒng)，是幫助組織機構(gòu)發(fā)現(xiàn)知道什么，如何定位擁有專門知識的人，如何傳遞這些知識，以及如何有效利用知識的系統(tǒng)。通過利用先進的協(xié)同辦公技術(shù)，能夠在恰當(dāng)?shù)臅r間，將正確的知識傳給正確的人，幫助組織機構(gòu)提高整體業(yè)務(wù)水平。辦公自動化系統(tǒng)是*市房產(chǎn)管理局的信息系統(tǒng)建設(shè)中的一個重要組成部，應(yīng)當(dāng)

4、納入系統(tǒng)的總體規(guī)劃和建設(shè)之中，以提高局管局的辦公管理水平。8.1 辦公自動化需求房產(chǎn)管理局對辦公自動化的除在業(yè)務(wù)方面有個性化需求外，還有通用的一面，一般來說，房產(chǎn)辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以日常辦公流程、信息發(fā)布、文檔資料管理、內(nèi)部虛擬交流平臺環(huán)境建設(shè)等為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動化應(yīng)用包括郵件、電子公告、公文管理、文檔資料管理、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，房產(chǎn)辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與Internet留有平滑的接口。8.1.1 強大的電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本

5、需求信息是辦公自動化、決策科學(xué)化的基礎(chǔ)。電子郵件系統(tǒng)作為信息傳遞與共享的工具和手段，滿足房產(chǎn)辦公自動化系統(tǒng)最基本的通信需求。從用戶使用習(xí)慣出發(fā)，電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的“門戶”。因為工作人員很容易養(yǎng)成一種工作習(xí)慣，每日查看自己的電子郵件信箱，閱讀處理有關(guān)信件；而且功能高級完整的電子郵件系統(tǒng)一般都具備新郵件到達提示功能。在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動化應(yīng)用

6、系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想，可以大大提高系統(tǒng)的用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。8.1.2 大量復(fù)合文檔型數(shù)據(jù)信息的需要處理辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此，未來房產(chǎn)辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。在這樣的文檔處理系統(tǒng)中，要處理的信息除包括傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型外，更多的是以各種格式化數(shù)據(jù)混合存在的形式出現(xiàn)的，很難將這些數(shù)據(jù)信息限定長度和格式；而且隨著辦公需求的進一步發(fā)展，多媒體信息也逐漸成為越來越重要的辦公數(shù)據(jù)信息；同時辦公自動化系統(tǒng)作為機關(guān)核心應(yīng)用系統(tǒng)，必然需要和機關(guān)工作人員日常使用的桌面應(yīng)用系統(tǒng)如Ms-Office以及機關(guān)其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)

7、、Web資源等等緊密集成，也就是說辦公自動化系統(tǒng)所處理的信息還包含了各種各樣的數(shù)據(jù)對象（如Word文件 、EXCEL文件等等）。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。8.1.3 工作流應(yīng)用廣泛所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務(wù)所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流

8、的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機關(guān)以及與機關(guān)的相關(guān)單位之間。 8.1.4 對協(xié)同工作和移動辦公的支撐在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。移動辦公也是房產(chǎn)辦公自動化軟件需求實施的重要功能。傳統(tǒng)的辦公自動

9、化系統(tǒng)限定了最終用戶只有在辦公室里才能訪問和利用信息?？墒?，辦公人員特別是領(lǐng)導(dǎo)由于其工作性質(zhì)，需要經(jīng)常外出，此時他就無法享受到信息技術(shù)帶來的好處，甚至還可能造成工作的延誤。所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。在網(wǎng)絡(luò)時代，對信息的利用已不僅僅

10、只是關(guān)注于信息本身了，為提高信息的利用率，必須而且也有了充分的技術(shù)可能性可以更好地支持人們的工作手段和習(xí)慣。所以辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。8.1.5 對系統(tǒng)安全性的保障要求辦公自動化系統(tǒng)所處理的信息一般涉及機關(guān)的機密，而且不同的辦公人員在不同的時刻對辦公信息的處理權(quán)限也是不同的，因此安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。當(dāng)然，安全性的完整實現(xiàn)有賴于制定和執(zhí)行嚴(yán)格的規(guī)章

11、制度與管理規(guī)程。 8.1.6 其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet的集成辦公自動化系統(tǒng)決不是獨立的應(yīng)用系統(tǒng)。在任何一個單位內(nèi)部都存在著其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，如MIS、專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)等等，它們與辦公自動化系統(tǒng)是互相聯(lián)系的，因此辦公自動化系統(tǒng)必須能夠集成單位內(nèi)部的其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)。此外，隨著Internet技術(shù)的普及和應(yīng)用，辦公自動化系統(tǒng)作為Intranet的重要應(yīng)用必須能夠與Internet相連接，包括電子郵件、Web發(fā)布等等，這不僅溝通了機關(guān)內(nèi)外的信息、對外宣傳了機關(guān)單位，而且還可以進一步提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，實現(xiàn)電子商務(wù)與參與電子社區(qū)。事實上，從用戶使用角度出發(fā)，“數(shù)據(jù)存訪中心”的概念可以最大限度地提高應(yīng)用

12、系統(tǒng)的友好性和易用性。也就是說，用戶只需要訪問一個系統(tǒng)，就可以訪問到所有他所需要的信息，包括辦公信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、Internet數(shù)據(jù)。我們認為辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該成為這樣的“存訪中心”，也只有辦公自動化系統(tǒng)可以承擔(dān)這樣的角色。無疑，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展一定是既從功能上逐漸完善、強大，而且從易用性上也越來越友好和方便。8.2 辦公自動化系統(tǒng)模塊和功能組成8.2.1 應(yīng)用開發(fā)工具應(yīng)用開發(fā)工具指二次開發(fā)工具，無需編程，可以迅速構(gòu)建滿足本企業(yè)辦公信息管理需求的各類功能模塊、工作流應(yīng)用模塊、綜合查詢系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站。主要有應(yīng)用向?qū)?、流程向?qū)纱蟛糠纸M成。應(yīng)用向?qū)в糜陂_發(fā)各種簡單的信息管理

13、功能模塊，也可以定義對此模塊中的數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計功能等。系統(tǒng)管理員可以定義和修改它的表結(jié)構(gòu)、Web頁面格式、查詢視圖及分類統(tǒng)計表格式。流程向?qū)в糜陂_發(fā)工作流應(yīng)用模塊，凡是需要經(jīng)過流程審批的應(yīng)用模塊，都可以用此向?qū)順?gòu)建。管理員無需進行編程便能快捷地自定義出完全適合本單位各項辦公和管理需求的工作流程，使辦公事務(wù)處理規(guī)范化。采用流程向?qū)ч_發(fā)的模塊，具有保存處理人員修改筆跡、實現(xiàn)電子簽名，同時采用動畫和文本兩種方式實時監(jiān)控流轉(zhuǎn)的過程。根據(jù)工作需要，今后可方便地對流程進行修改，流程修改后歷史數(shù)據(jù)仍然可以查詢。單個流程的構(gòu)建有五個步驟：流程定義、表單定義、視圖定義、模板管理和審批常用語定義。系統(tǒng)管理員也可以

14、修改流轉(zhuǎn)文件的顯示格式。8.2.2 基本組件OA基本組件共包括多個功能模塊，分別為待辦工作、個性化設(shè)置、已完成工作、日常工作維護、電子郵件、日程安排、個人通訊錄、公共通訊錄、個人工作日志、公務(wù)委托、個性化設(shè)置、信使服務(wù)、組織機構(gòu)、公告板、留言板、在線研討、資料中心、新聞快訊、電子論壇、電子刊物、法律法規(guī)、規(guī)章制度、檔案管理、公文管理、會議管理、部門工作計劃與總結(jié)、人事管理、郵政編碼、航班時刻表、列車時刻表等。1、待辦工作待辦工作分為七類：郵件、公文、會議、其它辦公事宜(如審批流程)、一周安排、委托事宜、公告。當(dāng)未處理完待辦工作時，系統(tǒng)會進行提醒。2、已完成工作列表顯示最近三天完成的工作，也可以

15、對所有的工作進行查詢和刪除。3、工作維護日常工作維護是把日常工作中常用的欄目掛在一起，用戶就可以在一個菜單下完成所有的工作，方便實用?！叭粘９ぷ鳌毕喈?dāng)于個人工作桌面，而日常工作維護功能相當(dāng)于維護個人工作桌面。4、個性化設(shè)置利用個性化設(shè)置可進行頁面風(fēng)格及提醒風(fēng)格的設(shè)置。如:整體配色、菜單樹、提醒方式和提醒周期的選擇等。同時還可以對自己的“常用連接”進行維護以及設(shè)置自己的“個性化簽名”用于流程的審批中。5、電子郵件電子郵件系統(tǒng)主要用于解決公司內(nèi)部、公司之間及與互聯(lián)網(wǎng)之間的郵件通信，也就是基于Intranet和Internet郵件收發(fā)，把二網(wǎng)的郵件統(tǒng)一收發(fā)，集中管理。它包括6個功能：收件箱、發(fā)件箱、

16、新郵件、垃圾箱、個人Internet郵箱設(shè)置。6、日程安排利用日程安排功能可把個人未來某段時間內(nèi)的工作進行安排，并可設(shè)置提醒服務(wù)。7、個人通訊錄個人通訊錄為每個辦公人員建立一個私人名片夾，辦公人員可以將經(jīng)常發(fā)生業(yè)務(wù)往來的人員及私人朋友等人員情況、通訊方式記錄在個人通訊錄中。8、公共通訊錄公共通訊錄提供組織機構(gòu)內(nèi)部及相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員、職務(wù)、崗位職能、辦公地點、通訊方式等信息，幫助辦公人員迅速進行業(yè)務(wù)交流，為新員工提供了解組織內(nèi)相關(guān)部門人員、崗位職能及通訊方式的途徑。9、工作日志個人工作日志是為個人辦公提供實現(xiàn)個人工作計劃、工作日記管理自動化為目的，建立個人工作日志檔案，總結(jié)經(jīng)驗，提高工作效率。1

17、0、公務(wù)委托用于將本人工作委托給他人處理，可以將欄目權(quán)限、電子郵件、日程安排、會議、公文等與流程有關(guān)的公務(wù)委托給他人處理。例如，某領(lǐng)導(dǎo)出差時，可將自己工作委托給副職或指定的某人。11、新聞快訊用于內(nèi)部新聞、快訊、評論、言論等信息在單位內(nèi)部的發(fā)布，并在第一時間內(nèi)以推送的方式、及時主動的提交給用戶閱讀。12、資料中心用于統(tǒng)一存放各種企業(yè)的資料、報表、文檔等信息；提供豐富的權(quán)限設(shè)置來控制對資料的存放、閱讀、刪除、評論得等操作。13、在線研討類似“網(wǎng)上路演示”的能夠提供一個比電子論壇與聊天室更為正式、專家坐堂式的虛擬交流環(huán)境進行專題討論。14、電子論壇提供一個虛擬的交流平臺，用戶單位內(nèi)部員工之間的信息

18、交流。15、口令修改用于修改個人的登錄口令。16、組織機構(gòu)用于發(fā)布本單位的組織機構(gòu)，包括部門劃分情況、人員組成、職務(wù)或崗位等信息。17、公告板用于發(fā)布單位公告、通知等信息，既可面向本單位發(fā)布公告，也可面向上級或下級且在不同地域的部門和用戶發(fā)布公告。18、留言板與公告板的功能相類似，主要區(qū)別在于公告板是有權(quán)限控制的，不是任何人都可以發(fā)布公告的，而留言板沒有權(quán)限控制，任何人都可以留言板上發(fā)布信息。19、電子刊物用于發(fā)布一些公用的刊物信息，如：網(wǎng)絡(luò)小說、友情鏈接、技術(shù)文章等等。20、信使服務(wù)以推送的方式，適時的把待辦工作與日程安排信息對用戶進行提醒?？稍O(shè)置各種提醒方式和提醒時間，也可在不進入信息平臺

19、的情況下照常進行任務(wù)的監(jiān)督與提醒。21、法律法規(guī)用于發(fā)布與本單位或本行業(yè)有關(guān)的一些法律法規(guī)和條例等等，以便于查詢。22、規(guī)章制度用于發(fā)布與本單位或本部門有關(guān)的一些規(guī)章制度和條例等等，以便于查詢。23、檔案管理檔案管理按內(nèi)容分可管理科技檔案、文書檔案、人事檔案及會計憑證，按介質(zhì)分可管理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案。檔案管理工作主要可以分兩部分：檔案組織和檔案管理。檔案組織是對日常辦公中形成的各種需要歸檔的紙質(zhì)文件資料（收文、發(fā)文、簽報、辦公會議紀(jì)要等）按類別進行立卷的組織，生成卷內(nèi)目錄、案卷目錄，主要實現(xiàn)檔案的收集、整理和組卷工作。檔案的管理主要指檔案的檢索、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作。24、公文管理公文管理包括收文管理和發(fā)文管理。公文管理是一個通用流程管理系統(tǒng)，即公文流轉(zhuǎn)。公文流轉(zhuǎn)以用于處理日常工作中的單位內(nèi)外部的各種公文，利用計算機網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計算機控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實現(xiàn)公文的處理。公文管理模塊相對傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性，用戶操作簡便易行。公文流轉(zhuǎn)包括了公文的發(fā)文草擬、發(fā)文審核、發(fā)文會簽、發(fā)文簽發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦、公文歸檔銷毀、公文查詢以及公文的流程監(jiān)控、公文催辦、公文